工程EPC總承包項目信息文控管理方案

工程EPC總承包項目信息文控管理方案工程總承包項目信息文控管理在項目建設過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著項目的啟動、規(guī)劃、設計、采購、施工等項目生命周期階段的展開，與項目有關(guān)的各類信息會不斷地產(chǎn)生，項目信息文控管理的效率將直接影響項目管理其它環(huán)節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。良好的信息文控管理能保證項目各參與方內(nèi)部及相互之間順利的溝通，有利于工程總承包項目的順利實施。1．1工程總承包項目信息文控管理概述項目信息的收集整理、分析處理、上傳下達、分類歸檔是總承包項目信息文控管理的主要工作。項目信息最終以各類文件的形式存在，從而進行歸檔存儲。1．1．1項目信息的分類(1)按級別和層次劃分>上級部門的信息；>EPC總承包商項目經(jīng)理部的信息；>分包商的信息；>項目外部的其它信息。(2)按信息來源劃分>內(nèi)部信息：指EPC總承包商項目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。>外部信息：EPC總承包商項目經(jīng)理部與業(yè)主、監(jiān)理等單位之間的往來信息。(3)按形式劃分>各種書面文件，包括通知、報告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術(shù)文件。>傳真，傳真文件的有效性應視同傳真文件原件。>信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。>電子文件，當面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。>電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應以電話先行聯(lián)絡，必要時應以適當?shù)臅嫘问郊皶r予以確認。>會議紀要，指項目中的例會、專題會等會議的會議紀要。(4)項目文件的分類工程總承包項目文件要求采取先按文件來源單位不同進行分類，然后按管理要素及文件功能進行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進行分類，其詳細分類情況如表1．1所示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功能)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項目組文件1．管理文件1．決策立項、招投標、征地、文控信息、質(zhì)量、進度、費用、HSE、其它(規(guī)劃／細則、創(chuàng)優(yōu)計劃歸入質(zhì)量)。業(yè)主代表文件2．技術(shù)文件2．圖紙、設計、組織設計、方案／措施、各關(guān)鍵特殊作業(yè)指導書、其它。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件3．設計變更、采購變更、施工變更。監(jiān)理文件4．培訓考核4文控信息、質(zhì)量、HSE、進度、費用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實物清單及合同條款變更。供應商文件6．生產(chǎn)計劃6．總進度計劃、年／季，月計劃、征地計劃、物資計劃工作計劃、作業(yè)計劃、其它。各分包商文件7．通用公文7．通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請示、回復函、匯報、建議、報告、其它。本單位文件8．會議紀要8．協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、專題會、圖紙會審、設計交底、監(jiān)理例會、其他。9．工程報表9．施工報表(日報、周報、月報)、PMC，監(jiān)理報表(周報、月報)、人機料報表(日、周、月)。10．工程總結(jié)10．部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進度控制、費用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．簽認報審11．費用報審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進度報審(開停工、復工、計劃、延期)、質(zhì)量報審、HSE報審、文控信息報審。12．工程記錄報告12．信息文控、質(zhì)量、進度、費用、HSE、其它。13．資質(zhì)資產(chǎn)13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設備、儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關(guān)系的單位，按上述一級目錄表對文件進行選擇分類；對已建立的一級目錄均按收到該單位的文件進行二級分類；在二級目錄分類合理的基礎上，EPC總承包商還應進行文件三級目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進一步的細化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進行管理。1．1．2信息文控的編碼EPC總承包商制定統(tǒng)一的信息文控資料的編碼格式和要求，對總承包項目從投標、設計、采購、施工到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進行編碼，科學地管理項目信息文控，實現(xiàn)項目信息文控管理的標準化、規(guī)范化和統(tǒng)一。1．1．3信息文控管理的組織與職責分工(1)信息文控管理的組織EPC總承包商項目經(jīng)理部下設信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負責項目全部信息的匯總、控制和管理。在項目經(jīng)理部各部門再設置信息文控人員，負責該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構(gòu)成了項目文檔控制網(wǎng)絡，如圖1．1所示。(2)信息文控管理的職責分工1)EPC總承包商項目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項目經(jīng)理負責項目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項目經(jīng)理外出時可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負責本部門報批文件的簽發(fā)。2)信息文控中心>編制用于指導項目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負責該程序的應用和推廣。>將計算機技術(shù)應用于信息文控管理工作中，建立總承包項目管理信息系統(tǒng)，建立并維護計算機信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡，使信息可以及時準確的獲取、傳遞、更新、共享。>對項目文檔的準備、報批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進行有效的控制和管理，確保項目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。>負責項目實施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時存檔，提供項目文檔查閱及復印服務。>負責文檔整理分類，在項目結(jié)束后負責項目文檔的移交工作。>負責竣工文件的整理工作。>按合同要求負責項目其他參與方計算機系統(tǒng)的建立。3)各部門信息文控人員>各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。>根據(jù)要求及時提交各類文件狀態(tài)。負責本部門所有文檔的處理和最終歸檔。>負責接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。1．2工程總承包項目信息文控管理流程1．2．1項目信息的收集項目信息的收集是項目信息管理的基礎。在項目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項目全員信息管理意識，保證所收集信息的全面性、準確性和有效性。在項目信息收集過程中，要按照項目信息標準化的要求，形成標準的原始信息，為項目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲提供方便。信息的積累和管理應列入項目建設計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍之中，并有相應的檢查、控制及考核措施。(1)收集范圍凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有利用價值的各種載體的信息，都應收集齊全，歸入建設項目檔案。(2)收集時間應按信息形成的先后順序或項目完成情況及時收集。(3)各方職責>項目準備階段形成的前期信息應由業(yè)主各承辦機構(gòu)負責收集、積累并確保信息的及時性、準確性。>EPC總承包商負責項目建設過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時性、準確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關(guān)信息。>各分包商負責其分包項目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時性、準確性。>項目監(jiān)理負責監(jiān)督、檢查項目建設中信息收集、積累和齊全、完整、準確情況。>緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報，具體按照EPC總承包商項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關(guān)程序執(zhí)行。1．2．2項目信息的處理(1)外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認其有效性，進行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復印，原件存檔，復印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，或提交有關(guān)部門處理，必要時報送業(yè)主。(2)內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC總承包商項目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關(guān)各部，必要時報送業(yè)主。項目的所有信息資料，在使用前應由有關(guān)的責任部門或人員進行評審。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應及時與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。1．2．3項目信息的發(fā)送與回執(zhí)(1)項目信息的發(fā)送>發(fā)往外部的所有報批文件、信函、傳真、會議紀要等應使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門經(jīng)理、項目經(jīng)理簽字批準，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。>傳真應以固定的標識和格式明確文件主題、發(fā)文號、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對方回復的事項應明確回復時間和相關(guān)要求。發(fā)往外部的信函中要求對方回復的事項應明確要求回復時間和相關(guān)要求。>報批文件由各部門準備(內(nèi)容涉及其他部門時，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。>EPC總承包商項目經(jīng)理部與業(yè)主例會的會議紀要由信息文控中心整理完成，征求各部門意見后交業(yè)主審閱修改，無異議后雙方簽字認可，傳送各相關(guān)部門。(2)項目信息的回執(zhí)>各部門應按照職責要求，要及時準確地對接收到的項目信息及時進行處理及反饋。>各部門設置專門文控人員定時查看信息平臺通知欄和公文辦理模塊，定時查看信息、下載，系統(tǒng)自動回執(zhí)，并對系統(tǒng)自動回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。>技術(shù)類文件、程序類文件、管理類文件、設計變更、組織設計報批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時間在“文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進行分類歸檔。1．2．4項目信息的存儲總承包項目中流動的各類信息最終都會以各類文件的形式進行存儲保存。針對項目信息的存儲管理也即為對于項目文件的管理。(1)檔案管理基本要求>對于所有的項目竣工資料都要按項目文檔編碼體系要求進行編碼。>歸檔竣工資料要按照相關(guān)文件的編制要求，由EPC總承包商項目信息文控中心在開工前對文檔管理職責進行劃分。>要保證項目檔案資料的原始性及真實性，各部門都必須指定專人負責收集和整理。>項目資料的整理應按項目文檔管理程序要求，保證各部分之間有機聯(lián)系，分類科學、組卷合理。(2)項目文件的歸檔>歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)；必須記述和反映建設項目的全過程；必須真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備。>各部門完成本業(yè)務范圍的資料的收集、整理，移交信息文控中心進行分類、編號、整理、立卷、編目，經(jīng)EPC總承包商項目經(jīng)理審核簽認后，由項目信息文控中心存檔。>對于電子文件，文件的形成部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向信息文控中心移交，并按相應管理規(guī)定的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。>竣工資料的編制整理必須符合相關(guān)管理規(guī)定。(3)項目文件的借閱EPC總承包商