總經(jīng)理辦公室日常辦公管理辦法

4、總經(jīng)理辦公室日常辦公管理辦法總經(jīng)理辦公室日常辦公管理辦法總辦質(zhì)字為規(guī)范總經(jīng)理辦公室(以下簡(jiǎn)稱：總辦)日常工作，達(dá)到高效、及時(shí)、節(jié)約及為各部門服務(wù)的目的，特制定本制度。一、工作職責(zé)1．負(fù)責(zé)公司文件檔案的管理及行政公文的制作、收發(fā)、上傳下達(dá)，檢查宣貫效果并向公司主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；2．負(fù)責(zé)管理總臺(tái)調(diào)度、商務(wù)中心，安排來(lái)訪賓客接待、會(huì)務(wù)活動(dòng)，確保工作質(zhì)量符合規(guī)定要求；3．負(fù)責(zé)公司指揮部辦公區(qū)域、員工宿舍、招待所、鳥苑的環(huán)境衛(wèi)生保潔及提供后勤保障；4．負(fù)責(zé)公司企業(yè)標(biāo)識(shí)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、制作、應(yīng)用、解釋，以滿足公司對(duì)外宣傳要求；5．負(fù)責(zé)公司內(nèi)部管理制度的制定并監(jiān)督實(shí)施，調(diào)查和處理各部（辦）違章違紀(jì)與員工事故，向分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理匯報(bào)，并按月將處理結(jié)果通報(bào)體系管理部門；二、控制要求1．接待員（1）會(huì)議室①每天早上檢查茶葉、礦泉水、紙巾備份，檢查茶具、煙灰缸是否清潔干凈；檢查照明燈、排氣扇、空調(diào)機(jī)是否正常；②每天早上將暖水瓶灌滿開水、清潔外殼，同時(shí)，泡好茶水備用；③接到會(huì)務(wù)通知時(shí)，及時(shí)在會(huì)議室布置文具、茶具、礦泉水、紙巾盒、煙灰缸，安裝擺放投影儀等視頻設(shè)備，并做好會(huì)務(wù)服務(wù)工作；④每次會(huì)議結(jié)束后，立即清理打掃會(huì)議室。文具、茶具、視頻設(shè)備、煙灰缸清理到位，桌面清潔，椅子擺齊，空調(diào)機(jī)、排氣扇、照明燈關(guān)閉；⑤嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨便讓外人進(jìn)入辦公會(huì)議室；⑥當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)接見重要客人或開會(huì)時(shí)，不得離崗，應(yīng)勤觀察，掌握接見或會(huì)議狀況，及時(shí)配合和服務(wù)；（2）前臺(tái)（詳見《公司來(lái)訪賓客接待服務(wù)操作規(guī)程》）①熱情接待來(lái)訪者，已預(yù)約的客人引領(lǐng)進(jìn)會(huì)議室或大廳入座，送上熱茶，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管；②對(duì)未預(yù)約客人，應(yīng)委婉而迅速地了解清楚來(lái)訪者身份，來(lái)訪目的和具體要求，并立即報(bào)告上級(jí)主管；③禮貌接聽前臺(tái)電話及時(shí)傳呼被叫人，若被叫人不在應(yīng)做好電話記錄，盡快轉(zhuǎn)達(dá)通知被叫人。同時(shí)，要堅(jiān)持盡量不使領(lǐng)導(dǎo)受到外界不必要電話干擾的原則。領(lǐng)導(dǎo)外出或未接電話時(shí)，須根據(jù)對(duì)方的身份和要求決定如何處理，不得直接將電話掛斷；④做好來(lái)訪客人記錄，注明時(shí)間、客人身份、人數(shù)、接待人等細(xì)節(jié)；⑤隨時(shí)保持接待茶幾及前臺(tái)衛(wèi)生清潔，定期將電話機(jī)擦拭消毒，接待客人完畢及時(shí)清潔茶幾，清理煙灰缸；⑥若有大型會(huì)議，應(yīng)協(xié)助相關(guān)人員搬運(yùn)，調(diào)試音頻設(shè)備；（3）招待所管理（見《招待所管理辦法》）；（4）每日下班前，做好總辦工作人員考勤記錄；（5）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；2．保潔員（1）會(huì)議室①每日清掃桌面、地面、窗臺(tái)、圖板、開關(guān)面板、儲(chǔ)物柜；②每日拖洗地板1次；③每周擦拭靠背椅1次；④每月月底擦拭內(nèi)窗玻璃1次；（2）辦公區(qū)①每日清掃接待臺(tái)、茶具、地面、窗臺(tái)、辦公隔板、字紙簍、垃圾筒；②每日擦拭圖板、燈箱、報(bào)紙架、雨傘架；③每日拖洗地板1次；④每周2次清潔花盆并澆灌室內(nèi)盆景；⑤每月擦拭內(nèi)窗玻璃，大門玻璃1次；（3）總經(jīng)理辦公室①每日清掃桌面、地面、天花板、家用電器、茶具、內(nèi)窗玻璃、開關(guān)面板，字紙簍，垃圾桶；②每日清洗衛(wèi)生間，含洗手臺(tái)、玻璃鏡、坐便器；③每周2次澆灌盆景及花卉；（4）公共衛(wèi)生間①每日沖洗蹲位及小便池，用拖把擦拭地面；②每日擦拭玻璃鏡，用潔廁液刷洗洗手池，清潔開關(guān)面板；③每周用潔廁液刷洗蹲位及小便池，清洗肥皂架；④每月擦拭內(nèi)外窗玻璃一次；（5）收集整理指揮部生活垃圾，進(jìn)行分類整理，對(duì)于可回收垃圾，協(xié)調(diào)采購(gòu)供應(yīng)部送賣回收站。所得費(fèi)用，上交財(cái)務(wù)管理部；3．文員（1）按照《會(huì)議管理制度》完成會(huì)議相關(guān)工作；（2）公文處理①收文處理1）收文登記。將公文的名稱，發(fā)文機(jī)關(guān)及數(shù)量等有關(guān)事項(xiàng)登記編號(hào)；2）擬辦。將公文進(jìn)行來(lái)文編號(hào)及登記，呈辦公室主任簽寫擬辦意見；3）批辦。將寫有擬辦意見的公文呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批；4）承辦。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示對(duì)公文做出處理；②發(fā)文處理1）登記。在分發(fā)公文前，登記相關(guān)事項(xiàng)；2）分發(fā)。要根據(jù)文件的機(jī)要性采用不同的方式發(fā)放；3）立卷、歸檔；③檔案工作1）收集。凡對(duì)公司發(fā)展有關(guān)的文件資料都應(yīng)按一定要求收集歸檔；2）整理。把文件檔案分門別類系統(tǒng)化地存放，方便查閱；3）鑒定。對(duì)失去了保存的價(jià)值的文件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，按檔案管理的要求進(jìn)行鑒定、銷毀；4）統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)檔案收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況；5）保管；（4）每月月底對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行清潔；（5）每月1～10號(hào)負(fù)責(zé)結(jié)清公司上月辦公電話話費(fèi)；（6）按程序辦理辦公用品的請(qǐng)購(gòu)、保管、發(fā)放工作，保證日常辦公后勤用品15天左右的備用量。（7）做好相關(guān)會(huì)議的記錄工作，并整理成會(huì)議記錄呈送領(lǐng)導(dǎo)；（8）根據(jù)報(bào)障情況，協(xié)調(diào)物業(yè)保障部門進(jìn)行維修；（9）積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；4．宿舍管理員（1）根據(jù)宿舍實(shí)際員工入住情況，制定調(diào)整宿舍衛(wèi)生值日表，并根據(jù)《員工宿舍管理規(guī)定》進(jìn)行宿舍管理；（2）每日上午7:40-8:40檢查宿舍衛(wèi)生，及衛(wèi)生用具是否損壞，及時(shí)補(bǔ)充衛(wèi)生用具；（3）每周檢查一次照明燈、電視機(jī)、熱水器、水龍頭是否正常；（4）員工更換、搬出宿舍以及離職時(shí)，應(yīng)收回所配房間鑰匙；5．商務(wù)中心文員（見《商務(wù)中心日常工作管理辦法》）；6．總臺(tái)值班員（見《總臺(tái)日常工作規(guī)程》）；三、日常要求1．請(qǐng)假制度

（1）總辦人員如遇特殊事件，不能正常上班的，需提前當(dāng)面向部門主管請(qǐng)示，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可辦理正常的休假或調(diào)班手續(xù)；

（2）如遇突發(fā)事件，不能提前請(qǐng)假的，應(yīng)用電話或其他方式向部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并于上班后，補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。2．辦公衛(wèi)生及環(huán)境制度

（1）辦公室應(yīng)保持干凈、整潔、清新；（2）各辦公人員應(yīng)對(duì)本人辦公所屬區(qū)域負(fù)責(zé)，作到方便時(shí)隨時(shí)打掃，隨時(shí)清理；

（3）辦公室內(nèi)應(yīng)保持清凈，不得在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、打鬧、做與工作無(wú)關(guān)事項(xiàng)；3．電腦使用制度

（1）辦公電腦僅供正常辦公使用；（2）除正常查詢相關(guān)工作資料外，不得登陸非法網(wǎng)站，禁止網(wǎng)上聊天；4．用電制度

（1）部門成員應(yīng)加強(qiáng)安全意識(shí)，安全用電，節(jié)約用電，不得使用正常辦公設(shè)備以外的電器；

（2）照明用電應(yīng)使用合理，應(yīng)節(jié)約每一度電量，養(yǎng)成人走關(guān)燈關(guān)風(fēng)扇的良好習(xí)慣；（3）最后下班者有義務(wù)檢查各辦公用電設(shè)備的電源是否切斷；4．保密制度

（1）辦公室任何人員都應(yīng)恪盡職守，對(duì)公司文件、資料、及其他需保密性事件都負(fù)有保密義務(wù)，在任何情形下，都不得泄露公司機(jī)密；

（2）各辦公桌面應(yīng)保持整潔干凈，工作結(jié)束后各文件性資料應(yīng)按次序擺放整齊，不得隨意置于桌面上，長(zhǎng)時(shí)間不用的文件應(yīng)交檔案管理人員封存；6．值班制度（1）值班實(shí)行午間值班及晚間值班制度；（2）值班時(shí)間①午間值班時(shí)間：12：00—14：00；②晚間值班時(shí)間：18：00—21：00；（3）值班人員負(fù)責(zé)值班期間的接待及一般事件處理，遇重大事件及重要賓客突然來(lái)訪，應(yīng)及時(shí)通知總辦主任；（4）值班人員臨走前應(yīng)關(guān)閉電燈、電腦、風(fēng)扇及窗戶（有員工加班時(shí)，應(yīng)叮囑加班員工臨走前做好相應(yīng)事務(wù)）；（5）值班員應(yīng)填寫值班記錄表，記錄當(dāng)班期間的重要事宜及為完成事宜，以便接班人員了解情況；四、附錄附錄A總辦質(zhì)字〔2008〕02.A總辦值班電話記錄附錄B總辦質(zhì)字〔2008〕02.B公文處理箋附錄C總辦質(zhì)字〔2008〕02.C指揮部公共衛(wèi)生間衛(wèi)生驗(yàn)收表附錄D《文件收發(fā)登記表》見程序文件附錄E《考勤記錄表》見程序文件以上記錄表格由體系管理員制發(fā)，相關(guān)人員形成記錄，后交資料員歸檔保存。編制：批準(zhǔn)：年月日更改記錄頁(yè)次更改年號(hào)更改標(biāo)記更改人/日期附錄A總辦值班電話記錄總辦質(zhì)字〔2008〕02.A來(lái)電時(shí)間來(lái)電人姓名及單位來(lái)電內(nèi)容處理情況備注附錄B公文處理箋總辦質(zhì)字〔2008〕02.B來(lái)文單位收文號(hào)來(lái)文號(hào)密級(jí)收文日期份數(shù)此文已發(fā)公文標(biāo)題擬辦意見公司領(lǐng)導(dǎo)批示處理情況注：簽批時(shí)，請(qǐng)用簽字筆，并簽署姓名、時(shí)間，以便存檔。附錄C指揮部公共衛(wèi)生間衛(wèi)生驗(yàn)收表總辦質(zhì)字〔2008〕02.C日期責(zé)任人清潔項(xiàng)目驗(yàn)收意見驗(yàn)收人驗(yàn)收日期備