航天會議管理制度

航天會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為加強(qiáng)航天會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國航天法》及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合航天行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于航天系統(tǒng)內(nèi)各級單位召開的各類會議，包括但不限于工作例會、專題協(xié)調(diào)會、技術(shù)評審會等。

三、基本原則

1.會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格控制會議規(guī)模、時間和費(fèi)用。

2.會議組織應(yīng)遵循民主集中制原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，確保決策科學(xué)、合理。

3.會議內(nèi)容應(yīng)注重解決問題，提高工作質(zhì)量，禁止召開無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的會議。

四、會議分類

1.按照會議性質(zhì)，分為工作例會、專題協(xié)調(diào)會、技術(shù)評審會、座談會等。

2.按照會議級別，分為公司級會議、部門級會議、項(xiàng)目級會議等。

五、會議組織與管理

1.會議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)組織、籌備和實(shí)施。

2.會議組織者應(yīng)提前制定會議議程，明確會議主題、目標(biāo)、參會人員、時間、地點(diǎn)等。

3.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。

4.會議組織者應(yīng)確保會議資料齊全，并在會議前將相關(guān)資料發(fā)放給參會人員。

5.會議組織者應(yīng)做好會議記錄，并在會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要。

六、參會人員職責(zé)

1.參會人員應(yīng)按時參加會議，確因特殊情況不能參加者，應(yīng)提前向會議組織者請假。

2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，提出建設(shè)性意見和建議。

3.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持會場秩序，禁止隨意離場、喧嘩等行為。

4.參會人員應(yīng)保守會議秘密，未經(jīng)許可，不得泄露會議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

七、本制度的解釋權(quán)歸航天系統(tǒng)各級單位所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：根據(jù)工作需要，明確會議要解決的主要問題，確定會議主題和預(yù)期目標(biāo)。

2.制定會議議程：列出會議的主要議題、討論內(nèi)容、報告事項(xiàng)等，明確每項(xiàng)內(nèi)容的預(yù)計時間。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請與會議內(nèi)容相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員參加。

4.選擇會議時間和地點(diǎn)：避開參會人員的工作高峰期，選擇合適的會議時間和地點(diǎn)。

5.發(fā)送會議通知：提前一定時間將會議通知發(fā)送給參會人員，通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、議程、時間、地點(diǎn)、參會人員等。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照議程進(jìn)行會議：會議主持人引導(dǎo)會議討論，確保會議內(nèi)容有序進(jìn)行。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議內(nèi)容，包括主要發(fā)言、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)等。

三、會議討論與決策

1.會議議題討論：針對每個議題，由相關(guān)人員進(jìn)行匯報，參會人員充分發(fā)表意見，展開討論。

2.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，對議題進(jìn)行表決，形成決策。

3.對決策事項(xiàng)明確責(zé)任人、完成時限等，確保決策事項(xiàng)的落實(shí)。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項(xiàng)進(jìn)行總結(jié)。

2.對會議中提出的問題和建議進(jìn)行梳理，明確下一步工作計劃和改進(jìn)措施。

3.對參會人員表示感謝，對會議組織工作進(jìn)行評價。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束。

2.會議記錄人將會議紀(jì)要整理好后，及時發(fā)送給參會人員，以便大家了解會議內(nèi)容。

3.會議組織者對會議場地、設(shè)備等進(jìn)行檢查，確保場地干凈、設(shè)備完好。

六、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)會議決策事項(xiàng)，對責(zé)任人進(jìn)行督促，確保按期完成。

2.對會議中提出的問題和建議，進(jìn)行整改和落實(shí)，并及時反饋給相關(guān)人員。

3.對本次會議的效果進(jìn)行評估，為今后會議的組織和改進(jìn)提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理。

2.會議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會議主題、議程、討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時限等。

3.會議紀(jì)要由會議主持人審核后，及時發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)責(zé)任人。

4.會議紀(jì)要的發(fā)布形式可以是紙質(zhì)文檔、電子文檔或電子郵件等。

二、會議紀(jì)要的閱讀與確認(rèn)

1.參會人員和相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后的2個工作日內(nèi)閱讀完畢，并對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)。

2.如有對會議紀(jì)要內(nèi)容有異議或補(bǔ)充意見，應(yīng)在確認(rèn)時限內(nèi)向會議組織者提出。

三、會議決策事項(xiàng)的落實(shí)與跟蹤

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中明確的完成時限，制定具體實(shí)施計劃，并開始執(zhí)行。

2.會議組織者應(yīng)對決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項(xiàng)工作按計劃推進(jìn)。

3.如遇問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者報告，尋求支持和協(xié)助。

四、會議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與評估

1.責(zé)任人應(yīng)在完成決策事項(xiàng)后，向會議組織者提供完成情況報告。

2.會議組織者應(yīng)收集反饋信息，對會議決策事項(xiàng)的落實(shí)效果進(jìn)行評估。

3.對于未按期完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新明確責(zé)任人和完成時限。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照單位檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.需要查閱會議紀(jì)要的人員，應(yīng)按照單位相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。

3.會議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循保密原則，未經(jīng)許可不得泄露會議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

六、會議紀(jì)要落實(shí)情況的監(jiān)督與考核

1.會議組織者應(yīng)建立健全會議紀(jì)要落實(shí)情況的監(jiān)督機(jī)制，對責(zé)任人的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.將會議紀(jì)要落實(shí)情況納入單位績效考核體系，對責(zé)任人執(zhí)行不力的情況進(jìn)行問責(zé)。

3.對會議紀(jì)要落實(shí)工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或會議室管理部門提交申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議主題、預(yù)計參會人數(shù)、會議時間、所需設(shè)備等信息。

3.行政部門或會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知會議組織者。

二、會議室配置與維護(hù)

1.會議室應(yīng)配置必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，對損壞設(shè)備及時進(jìn)行維修或更換。

3.會議室環(huán)境應(yīng)保持整潔、安靜，室內(nèi)溫度、濕度適中，為參會人員提供舒適的環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘進(jìn)入會議室，檢查設(shè)備、資料準(zhǔn)備情況等。

2.參會人員應(yīng)按時進(jìn)入會場，遵守會議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或振動，不得在會場內(nèi)大聲喧嘩。

3.嚴(yán)禁在會議室吸煙、進(jìn)食，禁止亂扔垃圾，愛護(hù)會議室設(shè)施設(shè)備。

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)組織參會人員清理會場，關(guān)閉設(shè)備電源，確保會議室恢復(fù)原狀。

四、會議室保密管理

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保會議安全。

2.會議過程中，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容和決策事項(xiàng)。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)妥善保管會議資料，防止信息泄露。

五、會議室資源優(yōu)化利用

1.提高會議室使用效率，避免長時間占用會議室，減少空置現(xiàn)象。

2.鼓勵召開視頻會議，節(jié)省會議室資源，降低會議成本。

3.定期對會議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為會議室管理提供決策依據(jù)。

六、會議室管理責(zé)任與考核

1.明確會議室管理部門的管理職責(zé)，對會議室預(yù)訂、使用、維護(hù)等工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.建立會議室管理考核機(jī)制，對會議室使用效果、設(shè)備完好率、環(huán)境衛(wèi)生等方面進(jìn)行評估。

3.對會議室管理工作中的問題及時整改，持續(xù)優(yōu)化會議室管理流程，提高會議室