第06章-采購管理

第6章ERP的采購管理6.1采購管理面臨的困惑與問題

6.2采購管理的工作內(nèi)容6.3企業(yè)采購作業(yè)流程分析采購訂單采購詢價采購訂單變更采購收料采購?fù)肆喜少徑Y(jié)算6.1采購管理面臨的困惑與問題

信息不能共享采供雙方未建立穩(wěn)定的協(xié)作關(guān)系與預(yù)測和物料需求計劃結(jié)合不緊無法跟蹤采購情況缺乏制約缺乏對供應(yīng)商的評價和管理6.2采購管理的工作內(nèi)容確定需求

通過物料需求計劃系統(tǒng)，如MPS、MRP或再訂購點等計劃方法自動獲得采購建議計劃，或者手動輸入采購請求，如對于臨時性采購、非直接應(yīng)用于生產(chǎn)過程的物料等。詢價和選擇供應(yīng)商

采購部門接到采購申請后，如果采購物料是初次或間斷性購買，則會根據(jù)自己掌握的關(guān)于潛在供應(yīng)商的詳細(xì)資料，向相關(guān)供應(yīng)廠商提出供貨申請(口頭或書面形式)，要求提供產(chǎn)能、品質(zhì)、價格、交貨期限、付款條件等資料。簽訂采購訂單

與供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議、確定交貨數(shù)量和交貨日期；確定收貨地點、運輸方式；確定付款方式、地點和銀行賬號。并依據(jù)協(xié)議文件，手動或由計算機(jī)系統(tǒng)自動產(chǎn)生一份正式的采購訂單。采購訂單執(zhí)行與控制物料驗收和庫存管理發(fā)票確認(rèn)6.3采購管理作業(yè)流程分析采購管理作業(yè)流程：經(jīng)過MPS和MRP的自動規(guī)劃，或者采購人員手動輸入采購請求，產(chǎn)生計劃性采購訂單，經(jīng)過承辦單位審核后成為正式的采購訂單，然后再據(jù)此執(zhí)行(收料、檢驗、驗收入庫、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付賬款等)，并控制其結(jié)果。圖6.1采購管理的工作流程圖6.3.1采購訂單的作業(yè)流程圖6.2采購訂單的作業(yè)流程圖采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的采購合同或采購協(xié)議，一般應(yīng)包含采購項目、采購數(shù)量、價格、采購項目的簡短描述、交貨日期及請購部門等。6.3.2采購詢價圖6.3采購詢價的作業(yè)流程圖

供應(yīng)商針對擬定采購項目、提供報價。報價項目應(yīng)包含可靠度、交貨時間、可交貨數(shù)量、交貨質(zhì)量及價格等，以詢得最佳的采購條件，這樣的流程稱之為“詢價”。針對所收到的供應(yīng)商報價單，采購部門輸入電腦以供進(jìn)一步的條件及價格比較，并從中選擇最適合的條件價格與供應(yīng)商，以便簽定采購訂單。6.3.3采購訂單變更圖6.4采購訂單變更的作業(yè)流程圖對于已經(jīng)審核過的采購訂單，由于生產(chǎn)計劃變更或請購需求發(fā)生變動，在生產(chǎn)主管或請購者提出申請后，可對采購訂單進(jìn)行變更。6.3.4采購收料圖6.5采購收料的作業(yè)流程圖在采購物料送到時，采購部門需簽收相關(guān)文件及物料，并進(jìn)行各項工作，總稱為采購收料作業(yè)，在這項作業(yè)中，除了驗收采購物料的數(shù)量外，還包含對到貨單中價格的檢查。這種到貨檢驗可能有采購單(外購)或是制令單(內(nèi)制)等文件作為與到貨單中的進(jìn)貨明細(xì)的對照參考。到貨作業(yè)也可能包含質(zhì)量檢驗，萬一發(fā)現(xiàn)質(zhì)量檢驗結(jié)果不符標(biāo)準(zhǔn)，若物料屬于外購，則必須通知相關(guān)人員以決定是將采購物料退貨還是暫時凍結(jié)付款，若物料屬于內(nèi)制，則通知制造部門決定處理方式。6.3.5采購?fù)肆蠄D6.6采購?fù)肆系淖鳂I(yè)流程圖采購員需定時查詢來料不良倉中的材料庫存數(shù)，聯(lián)系供應(yīng)商，主動開單通知倉庫將不良料退還給供應(yīng)商。6.3.6采購結(jié)算圖6.7采購結(jié)算的作業(yè)流程圖采購結(jié)算也稱為采購報賬，是指采購核算人員根據(jù)外購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本。采購發(fā)票一般關(guān)聯(lián)外購入庫單開具，是應(yīng)付賬款的單據(jù)。發(fā)票必須與對應(yīng)的外購入庫單勾稽后，才真正確定為應(yīng)付賬款。關(guān)聯(lián)外購入庫單的發(fā)票在審核時可以自動勾稽。采購費用發(fā)票必須與具體的采購發(fā)票相關(guān)聯(lián)，否則應(yīng)使用“應(yīng)付款管理”的有關(guān)單據(jù)來處理，