上港物流應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計

PAGEPAGEI物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)需求分析作者單位：上海國際港務(wù)（集團）股份有限公司作者趙云川2012年6月內(nèi)容提要隨著國際航運及相關(guān)物流行業(yè)的發(fā)展，第三方物流企業(yè)的數(shù)量及規(guī)模日益壯大，其客戶量也隨之增多。企業(yè)應(yīng)收賬款也呈現(xiàn)出居高不下的態(tài)勢。為了更好地管理這些應(yīng)收賬款，填補應(yīng)收賬款管理的漏洞，所以開發(fā)了本物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)。論文論述了系統(tǒng)總體設(shè)計思想、功能模塊設(shè)計，給出了物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)各項業(yè)務(wù)流程。該系統(tǒng)主要包括：用戶登錄、單據(jù)管理、核銷處理、賬表分析、其他管理以及系統(tǒng)管理六大模塊。該系統(tǒng)具有較好的實用性，相信該系統(tǒng)的開發(fā)能夠?qū)Φ谌轿锪髌髽I(yè)的應(yīng)收賬款的管理起到至關(guān)重要的作用。關(guān)鍵字：第三方物流應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)實時監(jiān)控目錄一、緒論……………………1（一）物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計背景……………1（二）系統(tǒng)設(shè)計的意義及實現(xiàn)的目標(biāo)………………..1二、物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)需求分析……2（一）系統(tǒng)功能概述…………………..2（二）系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析……………..3（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖分析……………..7三、物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計…………9（一）系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)…………………..9（二）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計……………10四、問題分析及應(yīng)對……………………..12（一）系統(tǒng)設(shè)計難點………………..12（二）新問題分析及應(yīng)對…………..12參考文獻……………………15一、緒論（一）物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計背景應(yīng)收賬款是企業(yè)因賒銷商品、材料或提供勞務(wù)等而應(yīng)向購貨客戶或接受勞務(wù)的客戶收取的款項或墊付的運雜費以及承兌到期而未能收到貨款的商業(yè)承兌匯票等。目前我國應(yīng)收賬款的壞賬損失越來越多，此問題已嚴(yán)重影響了企業(yè)的正常經(jīng)營活動，制約了企業(yè)的生存與發(fā)展宋秀芹，2009：《宋秀芹，2009：《加強企業(yè)應(yīng)收賬款日常管理》，《理論界》，第12期。賒銷是物流企業(yè)常用的銷售手段，隨著第三方物流市場競爭日趨激烈，許多企業(yè)不得不采用賒銷即發(fā)放信用，或延長信用期等措施去攬取客戶，擴大市場占有率。伴隨著物流營業(yè)額的迅猛擴大，企業(yè)的逾期應(yīng)收賬款也呈居高不下的態(tài)勢，其潛在的財務(wù)風(fēng)險即壞賬風(fēng)險越來越成為物流業(yè)經(jīng)濟運行中的一大頑癥，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展帶來隱患許榮平、張延華，2010許榮平、張延華，2010：《物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理應(yīng)做好五門“功課”》，《財務(wù)與會計：理財版》，第4期。許多物流企業(yè)已結(jié)合自身實際，開發(fā)或購置適合業(yè)務(wù)和財務(wù)需要的計算機信息系統(tǒng)軟件。財務(wù)部門可以根據(jù)核算需要，將客戶應(yīng)收賬款信息實時傳輸?shù)截攧?wù)系統(tǒng)中，在進行相關(guān)處理后生成應(yīng)收賬款核算數(shù)據(jù)，以便及時掛賬、核銷各個客戶的每筆應(yīng)收賬款，隨時查詢分析應(yīng)收賬款的客戶狀況、發(fā)生額、核銷額、壞帳、余額及賬齡等。（二）系統(tǒng)設(shè)計的意義及實現(xiàn)的目標(biāo)本物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)是在傳統(tǒng)應(yīng)收賬款系統(tǒng)的基礎(chǔ)上加入信用管理，通過這個系統(tǒng)能夠使用戶實現(xiàn)在第三方物流企業(yè)對客戶應(yīng)收賬款的實時監(jiān)控及管理。他們可以通過此系統(tǒng)完成單據(jù)管理、單據(jù)核銷處理、賬表分析等功能對客戶信用進行評級，從而達到應(yīng)收賬款的實時監(jiān)控和良好的管理。二、物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)需求分析就拿集團的上港物流為例，它是以合同的形式，在物流渠道中獨立出來為供方和需方提供全部或部分運輸、船舶貨運代理、倉儲、加工、配送等綜合物流服務(wù)，一方面要及時向提供物流服務(wù)的船公司、車隊、場站等實際操作商及時支付賬款，另一方面又要給應(yīng)付賬款的物流客戶發(fā)放信用，即允許其延期支付，即目前物流行業(yè)多采用物流公司為客戶先墊付運費、雜費甚至稅費等各項費用，物流勞務(wù)完成后，物流公司按雙方約定的費用及實際操作中發(fā)生的費用，為客戶開具發(fā)票，客戶收到發(fā)票后，按發(fā)票金額向物流公司付款于開省、任斌：《于開省、任斌：《完善第三方物流企業(yè)應(yīng)收賬款信用管理體制的思考》，《工業(yè)審計與會計》。物流企業(yè)采取的是為客戶先墊付運費、雜費甚至稅費等各項費用。此時信用額度的控制對于應(yīng)收賬款的安全性就至關(guān)重要。所以在本應(yīng)收賬款系統(tǒng)中，分析信用額度成為了極為重要和與眾不同的一個模塊。（一）系統(tǒng)功能概述根據(jù)需求分析，系統(tǒng)共有以下功能。（1）發(fā)票處理。實現(xiàn)發(fā)票的錄入、查詢、編輯、刪除、審核、反審核。發(fā)票種類包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票，藍票、紅票等類型發(fā)票。審核通過時對應(yīng)客戶形成應(yīng)收賬款余額。（2）其他應(yīng)收單處理。實現(xiàn)其他應(yīng)收單的錄入、查詢、編輯、刪除、審核、反審核。審核通過時對應(yīng)客戶形成應(yīng)收賬款發(fā)生額及余額。（3）收款單處理。實現(xiàn)收款單的錄入、查詢、編輯、刪除、審核、反審核。審核通過時對應(yīng)客戶更新應(yīng)收賬款發(fā)生額及余額。（4）退款單處理。實現(xiàn)退款單的錄入、查詢、編輯、刪除、審核、反審核。審核通過時對應(yīng)客戶更新應(yīng)收賬款發(fā)生額及余額。（5）單據(jù)核銷處理。對同一客戶的應(yīng)收類單據(jù)與收款類單據(jù)之間進行鉤稽的處理，核銷更新應(yīng)收類單據(jù)與收款類單據(jù)的未核銷金額。不產(chǎn)生新的內(nèi)部單據(jù)也不產(chǎn)生憑證。核銷處理影響帳齡分析。（6）核銷日志管理。提供核銷查詢詢功能。（7）客戶應(yīng)收賬款余額表處理。顯示指定會計期間或指定時間段內(nèi)客戶的應(yīng)收款的期末余額。（8）客戶賬齡分析表處理。按照發(fā)生日期和應(yīng)收日期兩種基準(zhǔn)、單據(jù)和客戶兩種分析對象對應(yīng)收款的時間分布進行分析。（9）客戶信息管理。實現(xiàn)客戶信息的錄入、查詢、修改、刪除、打印?？蛻粜畔ǎ嚎蛻舸a、名稱、地址、聯(lián)系人、電話號碼、銀行賬號、發(fā)票寄往地。（10）合同管理。實現(xiàn)合同的錄入、查詢、修改、刪除、打印。合同信息包括：合同編號、客戶代碼、名稱、其他相關(guān)信息。（11）信用管理。根據(jù)客戶賬齡分析表、應(yīng)收賬款余額表進行評級。（二）系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程分析根據(jù)系統(tǒng)各項功能，得出系統(tǒng)總體流程。財務(wù)人員在拿到發(fā)票、應(yīng)收單時登陸系統(tǒng)錄入，在拿到收款單和退款單錄入同時也要馬上核銷單據(jù)并更新未核銷金額即應(yīng)收賬款余額。在期末或者需要時進入報表分析模塊進行報表的生成及處理。同時對新客戶的資料及合同信息進行錄入并對已有的客戶及其合同的數(shù)據(jù)變動進行更新。并做好客戶信用分析對客戶應(yīng)收賬款做到實時監(jiān)控。根據(jù)系統(tǒng)總體流程描述得到系統(tǒng)總體流程圖，如圖2.1所示。發(fā)票發(fā)票其它應(yīng)收單收款單退款單客戶信息合同客戶應(yīng)收賬款余額表客戶賬齡分析表信用報表分析單據(jù)核銷核銷日志應(yīng)收類單據(jù)收款類單據(jù)核銷處理形成應(yīng)收賬款余額更新應(yīng)收賬款余額其他管理圖2.1系統(tǒng)總流程圖財務(wù)人員在收到業(yè)務(wù)員開具的發(fā)票和其他應(yīng)收單時登陸系統(tǒng)，在系統(tǒng)中錄入發(fā)票及其他應(yīng)收單信息。需查詢、編輯或刪除發(fā)票和其他應(yīng)收單信息時，登陸系統(tǒng)先根據(jù)單據(jù)號查詢，然后編輯或刪除該單據(jù)。如果該單據(jù)的客戶為和公司有合同關(guān)系的結(jié)算客戶，則形成未核銷金額即應(yīng)收賬款余額。根據(jù)應(yīng)收類單據(jù)的功能描述得到應(yīng)收類單據(jù)系統(tǒng)流程圖，如圖2.2所示。開始開始登陸錄入？選擇應(yīng)收單種類錄入查詢？顯示編輯？客戶？YNYN編輯形成未核銷金額刪除？刪除YYNNY結(jié)束圖2.2應(yīng)收單業(yè)務(wù)流程圖財務(wù)人員在收到業(yè)務(wù)員開具的收款單和退款單時登陸系統(tǒng)，在系統(tǒng)中錄入收款單和退款單信息。需查詢、編輯或刪除收款單和退款單信息時，登陸系統(tǒng)先根據(jù)單據(jù)號查詢，然后編輯或刪除該單據(jù)。如果該單據(jù)的客戶為和公司有合同關(guān)系的結(jié)算客戶，查找到該客戶之前已形成的未核銷金額，進行核銷處理，更新未核銷金額即應(yīng)收賬款余額。根據(jù)收款類單據(jù)的功能描述得到應(yīng)收類單據(jù)系統(tǒng)流程圖，如圖2.3所示。開始開始登陸錄入？選擇收款單或退款單錄入查詢？顯示編輯？客戶？YNYN編輯更新未核銷金額刪除？刪除YYNNYNN結(jié)束圖2.3收款單業(yè)務(wù)流程圖完成收款單信息錄入后，需對原應(yīng)收單形成的未核銷金額進行核銷。登陸系統(tǒng)，進入核銷模塊，選擇客戶后，顯示該客戶的應(yīng)收單信息及未核銷金額。接著點擊核銷按鈕進行核銷。此時會更新客戶未核銷金額。并生成核銷日志。根據(jù)核銷處理的功能描述得到應(yīng)收類單據(jù)系統(tǒng)流程圖，如圖2.4所示。開始開始登陸選擇客戶顯示核銷內(nèi)容按核銷鍵更新原單據(jù)未核銷金額寫核銷日志結(jié)束圖2.4核銷處理業(yè)務(wù)流程圖（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖分析外部實體客戶下訂單數(shù)據(jù)處理傳輸?shù)酵獠繉嶓w業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員開具單據(jù)，單據(jù)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)儲存文件包括：發(fā)票、其他應(yīng)收單。最后信息反饋給外部實體財務(wù)人員。根據(jù)上述描述，應(yīng)收類單據(jù)數(shù)據(jù)流圖如圖2.5所示。開票業(yè)務(wù)員財務(wù)人員發(fā)票開票業(yè)務(wù)員財務(wù)人員發(fā)票其收應(yīng)收單訂單客戶外部實體客戶下訂單數(shù)據(jù)處理傳輸?shù)酵獠繉嶓w業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員開具單據(jù)，單據(jù)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)儲存文件包括：收款單、退款單。最后信息反饋給外部實體財務(wù)人員。根據(jù)上述描述，收款類單據(jù)數(shù)據(jù)流圖如圖2.6所示。開票業(yè)務(wù)員開票業(yè)務(wù)員財務(wù)人員收款單退款單客戶訂單外部實體財務(wù)人員對單據(jù)進行核銷處理，然后形成報表數(shù)據(jù)儲存文件，最后反饋給財務(wù)人員。根據(jù)上述描述，核銷及報表數(shù)據(jù)流圖如圖2.7所示。財務(wù)人員財務(wù)人員核銷報表圖2.7核銷及報表數(shù)據(jù)流圖三、物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)設(shè)計系統(tǒng)設(shè)計是根據(jù)系統(tǒng)分析報告中的系統(tǒng)邏輯模型綜合考慮各種約束，利用一切可利用的技術(shù)手段和方法進行具體設(shè)計，確定新系統(tǒng)的實施方案，解決系統(tǒng)怎么做的問題。本應(yīng)收賬款系統(tǒng)根據(jù)第三方物流企業(yè)的需要對客戶信息及合同管理，對日常單據(jù)進行錄入、管理及核銷，然后選擇會計期間對客戶應(yīng)收賬款做相應(yīng)的報表分析?，F(xiàn)在對系統(tǒng)的功能模塊及后臺數(shù)據(jù)庫做細致的分析。（一）系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)根據(jù)系統(tǒng)需求分析得出系統(tǒng)總體功能圖，如圖3.1所示。物流企業(yè)物流企業(yè)應(yīng)收賬款系統(tǒng)單據(jù)管理核銷管理賬表分析其他管理應(yīng)收類單據(jù)管理收款類單據(jù)管理單據(jù)核銷管理客戶應(yīng)收賬款余額表核銷日志管理客戶賬齡分析表客戶管理信用管理合同管理發(fā)票錄入發(fā)票管理其他應(yīng)收單錄入其他應(yīng)收單管理收款單錄入收款單管理退款單錄入退款單管理客戶信息錄入客戶信息管理合同錄入合同管理系統(tǒng)管理用戶管理系統(tǒng)維護用戶登錄圖3.1系統(tǒng)總體功能圖（二）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計（1）用戶登錄模塊本模塊是用戶進入系統(tǒng)的入口，用戶登錄時要經(jīng)過身份驗證，財務(wù)人員輸入名字和密碼即可登錄。（2）單據(jù)管理模塊本模塊是對應(yīng)收類和收款類單據(jù)的日常管理，分為4種單據(jù)的錄入和管理共8個子模塊。管理功能共有查詢、編輯、刪除、審核、反審核等功能。應(yīng)收單審核同時生成未核銷金額，即應(yīng)收賬款的余額。根據(jù)以上描述得出功能模塊圖如圖3.2所示。單據(jù)處理單據(jù)處理錄入單據(jù)查詢單據(jù)刪除單據(jù)編輯單據(jù)審核單據(jù)反審核單據(jù)單據(jù)管理圖3.2單據(jù)管理模塊圖（3）核銷處理模塊本模塊共分兩個子模塊，單據(jù)核銷和核銷日志。單據(jù)核銷模塊是對同一客戶單據(jù)金額進行核銷處理。以收款單的金額沖減應(yīng)收單的金額從而更新未核銷金額即應(yīng)收賬款的余額。核銷日志模塊可以查詢已完成的核銷內(nèi)容。（4）賬表分析模塊本模塊是對當(dāng)前應(yīng)收賬款以報表的形式進行分析，共分兩個子模塊，客戶應(yīng)收賬款余額表子模塊是反應(yīng)每個客戶當(dāng)前應(yīng)收賬款的余額?？蛻糍~齡分析表子模塊是以過濾出未完全核銷的應(yīng)收單據(jù)按照應(yīng)收賬款的發(fā)生日期和收款日期進行比較計算客戶的賬齡，判斷客戶應(yīng)收賬款歸屬哪個帳齡段。（5）其他管理模塊本模塊共分客戶、合同錄入管理和信用管理5個子模塊，客戶和合同的管理模塊實現(xiàn)客戶和其合同的查詢、修改、刪除功能，信用管理模塊具體根據(jù)回款金額比例和賬齡天數(shù)來得出共分A、B、C、D、E共5種等級。比如回款100%的定為A類客戶，90%~100%以上的定為B類客戶．80％~90%定為C類客戶以此類推，賬齡超出規(guī)定期限的降一個檔次。根據(jù)以上功能描述得出功能模塊圖如圖3.3所示。其他處理其他處理客戶管理查詢客戶刪除客戶修改客戶信用管理合同管理查詢合同刪除合同修改合同圖3.3其他管理模塊（6）系統(tǒng)管理模塊本模塊共有用戶管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)打印三個模塊，用戶管理模塊需用戶管理員身份進入才能使用。具有增加和刪除用戶及給用戶授權(quán)等功能。四、問題分析及應(yīng)對（一）系統(tǒng)設(shè)計難點（1）在需求分析過程中，對賬表分析及客戶信用管理模塊的設(shè)計是兩個難點。賬表分析牽涉到許多因素，比如對客戶賬齡的時間斷的確定并將其分類是一個難點，要編制相應(yīng)的程序加以完成。（2）在系統(tǒng)流程分析過程中，對核銷的業(yè)務(wù)流程的設(shè)計我再三思考，使其簡潔明了地達到預(yù)期的目標(biāo)。（二）新問題分析及應(yīng)對要完全管理好企業(yè)應(yīng)收賬款是不是建立了上述應(yīng)收賬款系統(tǒng)就足夠了呢？等案是否定的。作為會計信息系統(tǒng)，這樣的系統(tǒng)的功能僅限于人工會計的模擬，不僅成為企業(yè)內(nèi)部的信息孤島，而且與外部社會信息系統(tǒng)也相互阻隔，要知道再有效的信息也要有有效的傳輸媒介才能發(fā)揮最大的作用那么如何使信息的孤島變成一個擁有四通八達內(nèi)外環(huán)境的新系統(tǒng)呢？隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的逐步完善和發(fā)展，人們之間的通訊變得越來越便捷，企業(yè)可以開發(fā)網(wǎng)絡(luò)把企業(yè)內(nèi)部各部門連接起來，甚至建立與世界相聯(lián)系的通道，真正是網(wǎng)絡(luò)連著你、我、他通過intranet／internet技術(shù)極大的突破了傳統(tǒng)會計的時空限制，系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了內(nèi)部經(jīng)濟活動的實時跟蹤、反應(yīng)、處理，而且通過數(shù)字的遠程傳輸與查詢．使電子聯(lián)機實時報告成為可能，同時也將原來周期性的批處理業(yè)務(wù)活動方式變成為高效廉價而有效的電子通信方式等等。在信息技術(shù)特別是Internet技術(shù)飛速發(fā)展的今天．電子商務(wù)、網(wǎng)上購物、虛擬企業(yè)等新概念的出現(xiàn)更是對傳統(tǒng)封閉的信息系境提出了致命的挑戰(zhàn)。由此可見．伴隨著網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展和不斷普及。intranet／internet日益深入人心并得到廣泛的運用，毋庸置疑，廣域網(wǎng)、局域同對應(yīng)收賬款的管理也將起到巨大的推動作用。在這種情況下，現(xiàn)有的應(yīng)收賬款系統(tǒng)也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，急需加以完善以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時代的新要求．滿足對應(yīng)收賬款全方位管理的需要。新系統(tǒng)特點：支持其內(nèi)外平臺(Intranet／Internet)作用的發(fā)揮：功能支持與接口支持Internet作為該系統(tǒng)的外部平臺，主要發(fā)揮的作用是與企業(yè)外部的整個大環(huán)境建立聯(lián)系，比如說：通過因特網(wǎng)上的電子郵件管理來對應(yīng)收賬款進行跟蹤管理，移動辦公、遠程傳輸和查詢使應(yīng)收賬款即時信息成為可能俞麗輝、丁偉麗，2001俞麗輝、丁偉麗，2001：《開放平臺應(yīng)收帳款管理系統(tǒng)設(shè)計的初步設(shè)想》，《電子財會》，第2期。intranet作為該系統(tǒng)的內(nèi)部平臺，主要發(fā)揮的作用是架起企業(yè)內(nèi)部各部門之間、員工之間聯(lián)系的橋梁。比如說：設(shè)置業(yè)務(wù)員個人管理功能：在Intranet上營造應(yīng)收賬款管理“知識花園”，隨時使有關(guān)人員進行在線學(xué)習(xí)：通過Intranet上的信息傳遞，內(nèi)部討論組，加強應(yīng)收賬款的內(nèi)部協(xié)作管理：使集中核算成為可能。圖4.1intranet／internet應(yīng)收賬款系統(tǒng)全局圖說明：◎在Internet與Intranet之間設(shè)置防火墻，既可以防止內(nèi)部人員隨意訪問Internet，又有效的防御了來自網(wǎng)上的攻擊和惡意信息偷取?！蛟O(shè)置信息交換器作為Internet與會計信息系統(tǒng)的門戶主要是為了安全考慮，從Internet端遠程傳來的信息要確保無重復(fù)性和安全性，各式各樣要發(fā)往Internet的確認函、催款函在信息交換器中作以審查和核實，客戶查詢端所需的信息通過信息交換器發(fā)出，以確保信息的正確以及沒有非相關(guān)不必要的信息流出?！騃ntranet、信息交換器與應(yīng)收賬款系統(tǒng)之間設(shè)有輸入輸出通道來實現(xiàn)總部核算、相關(guān)人員查詢以及應(yīng)收賬款相關(guān)信息部門間流通。同時也要有授權(quán)權(quán)限管理和控制，防止信息的重復(fù)，也防止信息的隨意流動給企業(yè)造成損失。參考文獻[1]宋秀芹，2009：《加強企業(yè)應(yīng)收賬款日常管理》，理論界，第12期。[2]許榮平、張延華，2010：《物流企業(yè)應(yīng)