會議工作室社團管理制度

會議工作室社團管理制度第一章總則

一、為了加強會議工作室社團的管理，提高會議效率，保障會議的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力，根據(jù)社團實際情況，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于會議工作室社團（以下簡稱“社團”）召開的各類會議，包括但不限于理事會、常務(wù)會、專題會等。

三、社團會議應(yīng)遵循以下原則：

1.議題明確、重點突出，確保會議高效、務(wù)實；

2.會前充分準(zhǔn)備，保證會議質(zhì)量；

3.會中充分討論，形成共識，確保決策民主、科學(xué)；

4.會后及時總結(jié)，跟蹤落實，確保決策執(zhí)行到位。

四、社團成員應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，積極參與會議，認(rèn)真履行職責(zé)，共同推進社團工作。

五、社團應(yīng)定期對本管理制度進行修訂和完善，以適應(yīng)社團發(fā)展和工作需要。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實施，社團成員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、廣泛宣傳、嚴(yán)格遵守。如有違反，將按照相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和議題，明確會議目標(biāo)；

2.制定會議議程，合理分配會議時間；

3.確定參會人員范圍，通知參會人員，并在會議前至少三天將會議議程及相關(guān)資料送達參會人員；

4.安排會議場地、設(shè)備、資料、茶水等服務(wù)保障工作；

5.對于重大會議，應(yīng)提前組織預(yù)備會，對議題進行充分醞釀。

二、會議召開

1.會議主持人按議程主持會議，確保會議有序進行；

2.會議開始時，主持人介紹會議主題、目標(biāo)和議程，明確會議要求；

3.與會人員圍繞議題展開討論，各抒己見，充分發(fā)表意見和建議；

4.會議主持人根據(jù)討論情況，引導(dǎo)與會人員形成共識，必要時可進行表決；

5.會議記錄人認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，特別是決策事項、責(zé)任人和完成時限。

三、會議決策

1.會議主持人對討論情況進行總結(jié)，明確決策事項；

2.對于重大決策，應(yīng)進行表決，表決方式可為舉手、口頭或書面；

3.表決結(jié)果應(yīng)及時公布，并記錄在案；

4.會議決策應(yīng)充分尊重少數(shù)意見，對于不同意見，應(yīng)予以記錄并在會議紀(jì)要中體現(xiàn)。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進行總結(jié)，強調(diào)決策事項和責(zé)任人；

2.與會人員對會議效果進行評價，提出改進意見；

3.會議記錄人整理會議紀(jì)要，將會議結(jié)果及時通知未參會人員；

4.會議結(jié)束后，會議紀(jì)要應(yīng)在三個工作日內(nèi)完成審批流程，并發(fā)送給全體與會人員。

五、會議資料的歸檔

1.會議紀(jì)要、表決結(jié)果、會議照片等資料應(yīng)及時歸檔，以備查閱；

2.對于涉及機密內(nèi)容的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理；

3.會議資料的歸檔工作由專人負(fù)責(zé)，確保資料完整、準(zhǔn)確、安全。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與審批

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容及時整理會議紀(jì)要，明確列出會議決策事項、責(zé)任人和完成時限；

2.會議紀(jì)要應(yīng)全面、準(zhǔn)確、簡明扼要地反映會議內(nèi)容，特別是決策結(jié)果和重要觀點；

3.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)提交給會議主持人審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤；

4.審核通過的會議紀(jì)要，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給全體與會人員，以便跟蹤落實。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要明確的任務(wù)和要求，制定具體的執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作；

2.會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤監(jiān)督，確保決策落到實處；

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議主持人匯報，尋求支持和幫助；

4.會議主持人應(yīng)定期組織會議，對執(zhí)行情況進行評估，并根據(jù)實際情況調(diào)整工作計劃。

三、會議紀(jì)要的反饋與改進

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)完成工作任務(wù)，并向會議主持人匯報執(zhí)行情況；

2.會議主持人應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估，對存在的問題提出改進意見；

3.根據(jù)會議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對相關(guān)管理制度和流程進行修訂完善，以提高會議質(zhì)量和決策執(zhí)行力；

4.定期對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進行總結(jié)，分析存在的問題，為今后會議的召開提供借鑒。

四、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要經(jīng)過審批后，應(yīng)按照規(guī)定進行歸檔，以便查閱和追溯；

2.建立會議紀(jì)要查閱制度，確保會議紀(jì)要的安全、保密和便捷使用；

3.對于重要會議紀(jì)要，應(yīng)定期進行復(fù)習(xí)和回顧，以提高團隊對決策事項的認(rèn)識和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前至少三個工作日向會議室管理部門提交申請；

2.申請應(yīng)包括會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細(xì)信息；

3.會議室管理部門根據(jù)申請情況進行統(tǒng)籌安排，確保會議室資源合理分配；

4.若會議室資源緊張，按照申請?zhí)峤坏南群箜樞蜻M行安排。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格遵守預(yù)定時間，不得提前占用或延遲退場；

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食；

3.使用會議室時，應(yīng)愛護室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，如遇問題及時向管理部門報修；

4.會議室內(nèi)不得私拉亂接電源線，確保用電安全；

5.嚴(yán)禁在會議室內(nèi)進行違反法律法規(guī)、公司規(guī)定的行為。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常維護、保養(yǎng)和更新，確保設(shè)備正常運行；

2.會議前，會議組織者應(yīng)提前檢查設(shè)備是否正常，如有問題及時與管理部門聯(lián)系；

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉，并恢復(fù)原狀；

4.對于特殊設(shè)備使用，會議組織者應(yīng)提前向管理部門申請，并接受相關(guān)培訓(xùn)。

四、會議室清潔與安全

1.會議室管理部門負(fù)責(zé)定期對會議室進行清潔和消毒，保證會議環(huán)境整潔；

2.會議室內(nèi)應(yīng)配置必要的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全；

3.會議組織者應(yīng)關(guān)注會議室內(nèi)人員安全，遇到緊急情況及時采取措施；

4.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室內(nèi)設(shè)施進行安全檢查，消除安全隱患。

五、會議室保密工作

1.對于涉及機密內(nèi)容的會議，應(yīng)選擇具備保密條件的會議室；

2.會議組織者應(yīng)提醒與會人員注意保密事項，并在會議室內(nèi)設(shè)置保密提示；

3.會議室管理部門應(yīng)加強會議室內(nèi)監(jiān)控設(shè)備的管理，確保會議內(nèi)容的安全；

4.嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對涉及機密的會議資料、記錄等進行妥善保管。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。