第3章-賬務(wù)處理子系統(tǒng)

第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)

▅3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)概述

▅3.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析

▅3.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始設(shè)置

▅3.4賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

▅3.5賬務(wù)處理子系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理

會計信息系統(tǒng)第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)賬務(wù)處理子系統(tǒng)是企業(yè)財務(wù)及管理軟件的核心模塊。賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其它系統(tǒng)成并行關(guān)系。賬務(wù)系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。與應(yīng)收款、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、薪資系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)以及庫存管理系統(tǒng)的接口，接收其他系統(tǒng)生成的憑證；與報表管理系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)、財務(wù)分析系統(tǒng)的接口，提供財務(wù)數(shù)據(jù)生成財務(wù)報表及其他財務(wù)分析表。財務(wù)分析系統(tǒng)向總賬系統(tǒng)提供預(yù)算數(shù)據(jù)，對總賬系統(tǒng)中的填制憑證進(jìn)行預(yù)算控制。2024/10/12第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)概述3.1.1賬務(wù)處理程序概述 3.1.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)的主要內(nèi)容 3.1.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的目標(biāo) 2024/10/13第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.1.1賬務(wù)處理程序概述賬務(wù)處理程序，又稱會計核算組織程序或會計核算形式，是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表相結(jié)合的方式，包括賬簿組織和記賬程序。賬簿組織是指會計憑證和會計賬簿的種類、格式，會計憑證與賬簿之間的聯(lián)系方法；記賬程序是指由填制、審核原始憑證到填制、審核記賬憑證，登記日記賬、明細(xì)分類賬和總分類賬，編制財務(wù)報表的工作程序和方法等。

企業(yè)常用的賬務(wù)處理程序主要有記賬憑證賬務(wù)處理程序、匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序和科目匯總表賬務(wù)處理程序，它們之間的主要區(qū)別為登記總分類賬的依據(jù)和方法不同。2024/10/14第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)1．記賬憑證賬務(wù)處理程序記賬憑證賬務(wù)處理程序是指對發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，先根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證填制記賬憑證，再直接根據(jù)記賬憑證登記總分類賬的一種賬務(wù)處理程序。記賬憑證賬務(wù)處理程序的特點(diǎn)是直接根據(jù)記賬憑證對總分類賬進(jìn)行逐筆登記。記賬憑證賬務(wù)處理程序的優(yōu)點(diǎn)是簡單明了，易于理解，總分類賬可以較詳細(xì)地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況；缺點(diǎn)是登記總分類賬的工作量較大。該賬務(wù)處理程序適用于規(guī)模較小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較少的單位。2024/10/15第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序是指先根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證填制記賬憑證，定期根據(jù)記賬憑證分類編制匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉(zhuǎn)賬憑證，再根據(jù)匯總記賬憑證登記總分類賬的一種賬務(wù)處理程序。匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序的特點(diǎn)是先根據(jù)記賬憑證編制匯總記賬憑證，再根據(jù)匯總記賬憑證登記總分類賬。匯總記賬憑證賬務(wù)處理程序的優(yōu)點(diǎn)是減輕了登記總分類賬的工作量；缺點(diǎn)是當(dāng)轉(zhuǎn)賬憑證較多時，編制匯總轉(zhuǎn)賬憑證的工作量較大，并且按每一貸方賬戶編制匯總轉(zhuǎn)賬憑證，不利于會計核算的日常分工。該賬務(wù)處理程序適合于規(guī)模較大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較多的單位。2024/10/16第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．科目匯總表賬務(wù)處理程序科目匯總表賬務(wù)處理程序，又稱記賬憑證匯總表賬務(wù)處理程序，是指根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表，再根據(jù)科目匯總表登記總分類賬的一種賬務(wù)處理程序。科目匯總表賬務(wù)處理程序的特點(diǎn)是先將所有記賬憑證匯總編制成科目匯總表，然后以科目匯總表為依據(jù)登記總分類賬?？颇繀R總表賬務(wù)處理程序的優(yōu)點(diǎn)是減輕了登記總分類賬的工作量，易于理解，方便學(xué)習(xí)，并可做到試算平衡;缺點(diǎn)是科目匯總表不能反映各個賬戶之間的對應(yīng)關(guān)系，不利于對賬目進(jìn)行檢査。該賬務(wù)處理程序適用于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較多的單位。2024/10/17第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.1.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)的主要內(nèi)容賬務(wù)處理子系統(tǒng)主要進(jìn)行憑證處理和賬簿管理,其中融合了多賬套管理、日常賬務(wù)、賬簿管理、出納管理、輔助管理賬簿、自動轉(zhuǎn)賬、綜合査詢方式等功能。會計憑證在會計工作中有著極為重要的作用，對企業(yè)所發(fā)生的任何業(yè)務(wù)都必須取得原始憑證,并依據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證。為了對企業(yè)的資金運(yùn)動進(jìn)行全面、系統(tǒng)、連續(xù)的反映，必須以會計憑證為依據(jù)，對企業(yè)所發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照一定的規(guī)則，在會計賬薄中進(jìn)行登記。會計賬薄以審核無誤的會計憑證為依據(jù)，用以全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記載各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。會計賬簿簡稱賬薄。企業(yè)、事業(yè)等單位都應(yīng)該根據(jù)國家會計制度的規(guī)定設(shè)置和登記會計賬簿。2024/10/18第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.1.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)會計賬務(wù)處理的計算機(jī)自動化之后，加強(qiáng)了會計核算各種方法之間的聯(lián)系，賬務(wù)處理在整個會計核算工作中的地位更加突出，賬務(wù)處理子系統(tǒng)成為整個會計信息系統(tǒng)的核心。企事業(yè)單位開展會計信息化工作,一般都是從賬務(wù)處理系統(tǒng)開始,逐步啟用薪資、固定資產(chǎn)、采購、存貨、銷售、成本等其他業(yè)務(wù)核算子系統(tǒng)。2024/10/19第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.1.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的目標(biāo)賬務(wù)處理子系統(tǒng)的目標(biāo)可概括為：1.及時、準(zhǔn)確地采集和輸入各種憑證，保證進(jìn)入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)及時、正確、全面和完整；2.高效、正確地完成記賬過程；3.隨時輸出某個時期內(nèi)任意會計科目發(fā)生的所有業(yè)務(wù)，隨時輸出各個會計期間的各種賬表，為企業(yè)管理提供信息；4.建立賬務(wù)處理子系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的及時傳遞和共享。2024/10/110第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)分析3.2.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的特點(diǎn) 3.2.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程 3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu) 2024/10/111第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的特點(diǎn)1．規(guī)范性強(qiáng)、一致性好，易于實(shí)現(xiàn)通用化會計賬務(wù)處理軟件是按復(fù)式記賬的原理編制設(shè)計的，復(fù)式記賬法是世界通用的會計記賬方法,盡管不同的單位由于業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同而選擇不同的會計賬務(wù)處理程序，但最終的賬簿格式和內(nèi)容都基本相同。正因?yàn)槿绱?，無論是在國內(nèi)還是國外，市場上都可見到種類繁多的會計賬務(wù)處理軟件。2024/10/112第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的特點(diǎn)2．綜合性強(qiáng)、業(yè)務(wù)處理全面賬務(wù)處理子系統(tǒng)除直接采集部分原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工外,還要接收其他子系統(tǒng)處理后的綜合性數(shù)據(jù)并進(jìn)一步處理，以求得反映企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)活動的總括性會計信息。同時它也要為其他子系統(tǒng)提供必要的數(shù)據(jù)，因此系統(tǒng)的輸入輸出數(shù)據(jù)量大,數(shù)據(jù)存儲量大，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求髙,與其他子系統(tǒng)的接口也比較多。2024/10/113第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的特點(diǎn)3．系統(tǒng)的安全和可靠性要求高由于賬務(wù)處理子系統(tǒng)包括企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)活動的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理，因此在設(shè)計中必須設(shè)置嚴(yán)密的內(nèi)部控制和安全保密措施,以保證系統(tǒng)的安全和可靠性。自動化會計信息系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的實(shí)施已由人工控制轉(zhuǎn)為人與計算機(jī)共同控制,所以在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計時要特別重視各功能模塊的控制措施的設(shè)計,賬務(wù)處理子系統(tǒng)尤其重要。2024/10/114第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.2賬務(wù)處理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程1．手工賬務(wù)處理流程手工賬務(wù)處理通過設(shè)置會計科目、復(fù)式記賬方法、填制會計憑證和審核會計憑證、登記賬簿等一系列會計核算方法有機(jī)地結(jié)合，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不斷地歸類、匯總和綜合，取得會計核算信息。同時形成各種賬務(wù)處理程序。2024/10/115第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)1．手工賬務(wù)處理流程手工賬務(wù)處理程序的步驟如下：（1）檢查原始憑證，分析經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；（2）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；（3）登記序時賬、現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬；（4）登記各種明細(xì)賬；（5）編制科目匯總表；（6）登記總分類賬；（7）試算平衡并對賬；（8）調(diào)整和結(jié)賬；（9）編制報表。2024/10/116第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．自動化賬務(wù)處理流程使用計算機(jī)進(jìn)行會計業(yè)務(wù)核算以后，會計核算的“憑證－賬簿－報表”這一基本模式并沒有發(fā)生改變。利用計算機(jī)處理以后，減少了手工會計中的重復(fù)轉(zhuǎn)抄，同時數(shù)據(jù)容易保存和使用。數(shù)據(jù)查詢更加方便，而且可以進(jìn)行復(fù)雜的查詢。更重要的是計算機(jī)賬務(wù)處理，不僅完成了會計核算工作，還為管理工作提供了大量的依據(jù)和信息，使會計核算向會計管理轉(zhuǎn)變。計算機(jī)賬務(wù)處理數(shù)據(jù)流程圖如圖3-1所示。2024/10/117第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．自動化賬務(wù)處理流程其主要數(shù)據(jù)文件格式如下：（1）科目表（科目代碼，科目名稱，科目助記碼，科目類別，科目性質(zhì)，科目級別）（2）科目匯總表（科目代碼，會計期間，余額方向，期初余額，借方發(fā)生額，貸方發(fā)生額）（3）憑證表（會計期間，憑證類型，憑證號，憑證日期，憑證摘要，借方金額，貸方金額，制單員，審核員，會計主管）2024/10/118第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系

賬務(wù)處理子系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行又可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)，與其他系統(tǒng)傳遞相關(guān)的數(shù)據(jù)和憑證。主要包括：應(yīng)收款管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)以及報表管理系統(tǒng)等。（1）應(yīng)收款管理與應(yīng)付款管理系統(tǒng)應(yīng)收款管理與應(yīng)付款管理中的所有憑證都傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，賬務(wù)處理子系統(tǒng)可從應(yīng)收款管理與應(yīng)付款管理中引入期初余額，應(yīng)收款管理以及應(yīng)付款管理與賬務(wù)處理子系統(tǒng)進(jìn)行對賬。（2）固定資產(chǎn)系統(tǒng)固定資產(chǎn)系統(tǒng)根據(jù)折舊分配表生成的憑證傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)可與賬務(wù)處理子系統(tǒng)進(jìn)行對賬。2024/10/119第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系（3）薪資管理系統(tǒng)薪資管理系統(tǒng)將工資計提、分?jǐn)偨Y(jié)果自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)。（4）采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)與存貨核算系統(tǒng)采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)以及存貨核算系統(tǒng)伴隨日常業(yè)務(wù)的發(fā)生與變動所產(chǎn)生的記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)。（5）成本管理系統(tǒng)成本管理系統(tǒng)引用賬務(wù)處理子系統(tǒng)提供的應(yīng)計入生產(chǎn)成本的間接費(fèi)用（制造費(fèi)用）或其他費(fèi)用數(shù)據(jù)。成本管理系統(tǒng)將成本核算結(jié)果自動生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳遞到賬務(wù)處理子系統(tǒng)。（6）報表管理子系統(tǒng)賬務(wù)處理子系統(tǒng)為報表處理子系統(tǒng)提供財務(wù)數(shù)據(jù)生成財務(wù)報表。2024/10/120第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的關(guān)系

由此可見，在會計信息系統(tǒng)之中，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是整個集成系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。應(yīng)收款管理系統(tǒng)、應(yīng)付款管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)以及報表管理系統(tǒng)均以其為中心進(jìn)行信息的傳遞和匯總等處理。2024/10/121第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)4．賬務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖2024/10/122第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖

3-1計算機(jī)賬務(wù)處理數(shù)據(jù)流程圖3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)

賬務(wù)處理子系統(tǒng)是財務(wù)及企業(yè)管理軟件“財務(wù)”系統(tǒng)中一個核心子系統(tǒng)，它的主要功能包括：基本設(shè)置、憑證管理、出納管理、賬簿管理、輔助核算管理和期末處理等。1．基本設(shè)置根據(jù)需要建立賬務(wù)應(yīng)用環(huán)境，將通用賬務(wù)處理子系統(tǒng)變成適合實(shí)際需要的專用系統(tǒng)。如設(shè)置會計科目、設(shè)置外幣及匯率、期初余額的錄入、憑證類別及結(jié)算方式的定義，以及各類輔助核算項(xiàng)目的定義等。賬務(wù)處理子系統(tǒng)系統(tǒng)功能如圖3-2所示。2．憑證管理通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看最新余額等功能，加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時管理和控制。完成憑證的錄入、審核、記賬、查詢、打印，以及出納簽字、常用憑證定義等。2024/10/123第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)

3．出納管理為出納人員提供一個集成的辦公環(huán)境，加強(qiáng)對現(xiàn)金及銀行存款的管理。查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、資金日報表，進(jìn)行支票登記和管理，進(jìn)行銀行對賬并編制銀行余額調(diào)節(jié)表。4．賬簿管理強(qiáng)大的查詢功能使整個系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)總賬、明細(xì)賬、憑證聯(lián)查，并可查詢包含未記賬憑證的最新數(shù)據(jù)?？呻S時提供如下標(biāo)準(zhǔn)賬表：（1）總賬、余額表；（2）序時賬、明細(xì)賬、多欄賬、以及能夠同時查詢上級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細(xì)數(shù)據(jù)的月份綜合明細(xì)賬；（3）日記賬、日報表。2024/10/124第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)

5．輔助核算管理（1）個人往來管理個人往來核算主要用來核算企業(yè)與本企業(yè)員工之間資金往來業(yè)務(wù)。進(jìn)行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。提供個人借款明細(xì)賬,催款單,余額表,賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。（2）部門核算部門核算是企業(yè)實(shí)現(xiàn)立體交叉核算的方式之一。通常把成本和損益類科目設(shè)置為按部門核算。不僅可以核算出這些賬戶在一個會計期間內(nèi)總的發(fā)生額，而且能夠核算出其在各個部門的發(fā)生情況。主要為了考核部門費(fèi)用收支的發(fā)生情況，及時地反映控制部門費(fèi)用的支出，對各部門的收支情況加以比較，便于進(jìn)行部門考核。提供各級部門總賬、明細(xì)賬的查詢，并對部門收入與費(fèi)用進(jìn)行部門收支分析等功能。2024/10/125第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)

5．輔助核算管理（3）項(xiàng)目管理項(xiàng)目核算是使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會計核算后，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)立體交叉核算和管理的又一體現(xiàn)。用于生產(chǎn)成本、在建工程等業(yè)務(wù)的核算，以項(xiàng)目為中心為使用者提供各項(xiàng)目的成本、費(fèi)用、收入、往來等匯總與明細(xì)情況以及項(xiàng)目計劃執(zhí)行報告等，也可用于核算科研課題、專項(xiàng)工程、產(chǎn)成品成本、旅游團(tuán)隊、合同、訂單等等。提供項(xiàng)目總賬、明細(xì)賬及項(xiàng)目統(tǒng)計表的查詢。（4）往來管理主要進(jìn)行客戶和供應(yīng)商往來款項(xiàng)的發(fā)生、清欠管理工作，及時掌握往來款項(xiàng)的最新情況。提供往來款的總賬、明細(xì)賬、催款單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。2024/10/126第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.2.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)基本的功能結(jié)構(gòu)

6．月末處理自動完成月末分?jǐn)?、計提、對?yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。 進(jìn)行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報告。靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能、各種取數(shù)公式可滿足各類業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬工作。2024/10/127第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)賬務(wù)處理子系統(tǒng)系統(tǒng)初始化系統(tǒng)控制憑證管理出納管理賬簿管理輔助核算管理期末處理圖3-2賬務(wù)處理子系統(tǒng)功能圖3.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始設(shè)置3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置 3.3.2會計科目設(shè)置 3.3.3定義外幣及匯率 3.3.4錄入期初余額 3.3.5憑證類別設(shè)置 3.3.6其他設(shè)置 2024/10/128第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始設(shè)置在建立賬套之后，啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)的時候，還需要對賬務(wù)處理子系統(tǒng)進(jìn)一步初始化，建立適合于用戶自己的應(yīng)用環(huán)境，使賬務(wù)處理子系統(tǒng)成為符合需要的專用系統(tǒng)。賬務(wù)處理子系統(tǒng)的初始化主要包括：控制功能設(shè)置、會計科目設(shè)置、定義外幣及匯率、錄入期初余額、憑證類別設(shè)置以及其他設(shè)置。3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置首次啟用一個新建賬套的賬務(wù)處理子系統(tǒng)或啟用一個賬務(wù)處理子系統(tǒng)之后，都可以對賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能作進(jìn)一步的設(shè)置。賬務(wù)處理系統(tǒng)部分控制功能設(shè)置如圖3-3所示。2024/10/129第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置2024/10/130第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-3賬務(wù)系統(tǒng)控制功能設(shè)置3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置

1．憑證控制設(shè)置（1）制單控制：在填制憑證時，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的控制。制單序時控制：制單時，憑證編號必須按日期順序排列。選擇此項(xiàng)和“系統(tǒng)編號”，制單時憑證編號必須按日期順序排列，11月16日編制16號憑證，10月17日只能開始編制17號憑證，即制單序時。資金及往來赤字控制：制單時，當(dāng)“資金及往來科目”或“全部科目”的最新余額出現(xiàn)負(fù)數(shù)時，系統(tǒng)將予以提示?？梢允褂闷渌到y(tǒng)受控科目：若某科目為其他系統(tǒng)的受控科目（如：客戶往來科目為應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)的受控科目），一般說來，為了防止重復(fù)制單，應(yīng)只允許其受控系統(tǒng)來使用該科目進(jìn)行制單，賬務(wù)處理子系統(tǒng)是不能使用此科目進(jìn)行制單的，但如果用戶希望在總賬系統(tǒng)中也能使用這些科目填制憑證，則應(yīng)選擇此項(xiàng)。修改他人填制的憑證：在制單時可修改別人填制的憑證。支票控制：在制單時錄入了未在支票登記簿中登記的支票號，系統(tǒng)將提供登記支票登記簿的功能。制單權(quán)限控制到科目：在制單時，操作員只能用具有相應(yīng)制單權(quán)限的科目制單。2024/10/131第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置

（2）憑證控制：處理憑證時，系統(tǒng)能夠進(jìn)行的操作控制。打印憑證頁腳姓名：在打印憑證時，自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。憑證審核控制到操作員：允許對審核憑證權(quán)限作進(jìn)一步細(xì)化，如只允許某操作員審核其本部門的操作員填制的憑證，而不能審核其他部門操作員填制的憑證。并應(yīng)通過“明細(xì)權(quán)限”去作進(jìn)一步的設(shè)置。出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：含有現(xiàn)金、銀行科目的憑證必須由出納人員對其核對簽字后才能記賬。（3）憑證編號方式控制：填制憑證時，按照憑證類別按月自動編制憑證編號，即“系統(tǒng)編號”，或在制單時手工錄入憑證編號，即“手工編號”。（4）現(xiàn)金流量參照科目：用來設(shè)置現(xiàn)金流量錄入界面的參照內(nèi)容和方式。“現(xiàn)金流量科目”選項(xiàng)選中時，系統(tǒng)只參照憑證中的現(xiàn)金流量科目；“對方科目”選項(xiàng)選中時，系統(tǒng)只顯示憑證中的非現(xiàn)金流量科目?！白詣语@示”選項(xiàng)選中時，系統(tǒng)依據(jù)前兩個選項(xiàng)將現(xiàn)金流量科目或?qū)Ψ娇颇孔詣语@示在指定現(xiàn)金流量項(xiàng)目界面中，否則需要手工參照選擇。2024/10/132第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置

2．賬簿設(shè)置用來調(diào)整各種賬簿的輸出方式及打印要求等。（1）打印位數(shù)寬度：定義正式賬簿打印時各欄目的寬度，包括摘要、金額、外幣、數(shù)量、匯率、單價。（2）明細(xì)賬（日記賬、多欄賬）打印輸出方式：打印正式明細(xì)賬、日記賬或多欄賬時，按年排頁還是按月排頁。（3）憑證、正式賬每頁打印行數(shù)：可對明細(xì)賬、日記賬、多欄賬的每頁打印行數(shù)進(jìn)行設(shè)置。（4）明細(xì)賬查詢權(quán)限控制到科目：允許對查詢和打印權(quán)限作進(jìn)一步控制。例如僅允許某操作員具有部分科目明細(xì)賬的查詢或打印權(quán)限，而不具有另一部分科目明細(xì)賬的查詢或打印權(quán)限。2024/10/133第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置3．憑證打印設(shè)置（1）合并憑證顯示、打印：選擇此項(xiàng)，則在填制、查詢憑證時在科目明細(xì)賬顯示或打印時憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示，并在明細(xì)賬顯示界面提供是否“合并顯示”的選項(xiàng)。（2）打印憑證的制單、出納、審核、記賬等人員姓名：在打印憑證時，是否自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名。（3）打印包含科目編碼：在打印憑證時，是否自動打印科目編碼。（4）打印轉(zhuǎn)賬通知書：在打印轉(zhuǎn)賬通知書時選擇哪種列示方式，“按科目”、“按部門”、“按客戶或供應(yīng)商”三種只能選取一種。（5）憑證、正式賬每頁打印行數(shù)（老打印控件適用）：“憑證打印行數(shù)”可對憑證每頁的行數(shù)進(jìn)行設(shè)置，“正式賬每頁打印行數(shù)”可對明細(xì)賬、日記賬、多欄賬的每頁打印行數(shù)進(jìn)行設(shè)置。雙擊表格或按空格對行數(shù)直接修改即可。2024/10/134第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置4．預(yù)算控制設(shè)置（1）預(yù)算管理系統(tǒng)：該選項(xiàng)由預(yù)算管理系統(tǒng)控制?？蛇x擇在憑證保存時進(jìn)行預(yù)算控制，或在審核時進(jìn)行預(yù)算控制。憑證保存進(jìn)行預(yù)算控制時，可進(jìn)一步選擇是否在憑證作廢時控制。（2）專家財務(wù)評估：該選項(xiàng)從專家財務(wù)評估取數(shù)，選擇該項(xiàng)，則制單時，當(dāng)某一科目下的實(shí)際發(fā)生數(shù)導(dǎo)致多個科目及輔助項(xiàng)的發(fā)生數(shù)及余額總數(shù)超過預(yù)算數(shù)與報警數(shù)的差額，則報警。（3）超出預(yù)算允許保存：選擇“預(yù)算控制”中財務(wù)分析系統(tǒng)的預(yù)算控制選項(xiàng)后此項(xiàng)才起作用，從財務(wù)分析系統(tǒng)取預(yù)算數(shù)，如果制單輸入分錄時超過預(yù)算也可以保存超預(yù)算分錄，否則不予保存。2024/10/135第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置5．權(quán)限設(shè)置（1）操作員進(jìn)行金額權(quán)限控制：選擇此項(xiàng)，可以對不同級別的人員進(jìn)行金額大小的控制，例如財務(wù)主管可以對5萬元以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制單，一般財務(wù)人員只能對2萬元以下的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)制單，這樣可以減少由于不必要的責(zé)任事故帶來的經(jīng)濟(jì)損失。（2）出納憑證必須經(jīng)由出納簽字：若要求現(xiàn)金、銀行科目憑證必須由出納人員核對簽字后才能記賬，則選擇“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”。（3）允許修改、作廢他人填制的憑證：若選擇了此項(xiàng)，在制單時可修改或作廢別人填制的憑證，否則不能修改。如選擇“控制到操作員”，則要在系統(tǒng)管理的“數(shù)據(jù)權(quán)限”設(shè)置中設(shè)置用戶權(quán)限，再選擇此項(xiàng)，權(quán)限設(shè)置有效。選擇此項(xiàng)，則在填制憑證時，操作員只能對相應(yīng)人員的憑證進(jìn)行修改或作廢。（4）可查詢他人憑證：如允許操作員查詢他人填制的憑證，則選擇“可查詢他人憑證”如選擇“控制到操作員”，則要在系統(tǒng)管理的“數(shù)據(jù)權(quán)限”設(shè)置中設(shè)置用戶權(quán)限，再選擇此項(xiàng)，權(quán)限設(shè)置有效。如選擇此項(xiàng)，則在憑證查詢時，操作員只能查詢具有相應(yīng)人員的憑證查詢權(quán)限。2024/10/136第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置6．其他設(shè)置（1）外幣核算：如果您的企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，則應(yīng)選擇相應(yīng)的匯率方式——固定匯率、浮動匯率?！肮潭▍R率”即在制單時，一個月只按一個固定的匯率折算本位幣金額?！案訁R率”即在制單時，按當(dāng)日匯率折算本位幣金額。（2）本位幣：可以在這里顯示核算的本位幣的幣符和幣名，例如：如果企業(yè)核算本位幣是人民幣，那么幣符為“RMB”，幣名為“人民幣”。

2024/10/137第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

建立會計科目是會計核算方法之一，財務(wù)軟件一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目；明細(xì)科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：（1）會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從賬務(wù)系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。（2）會計科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級而無上級；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細(xì)科目，以提供總括和詳細(xì)的會計核算資料。（3）會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級明細(xì)科目。一級科目名稱要符合國家標(biāo)準(zhǔn)，明細(xì)科目名稱要通俗易懂。（4）設(shè)置會計科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個子系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。2024/10/138第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

在賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，為了便于計算機(jī)識別和處理會計數(shù)據(jù)，需要對每一個會計科目進(jìn)行編碼。典型的編碼種類主要包括三種，分別為：順序編碼、區(qū)間編碼和層次編碼。

順序編碼是一種用連續(xù)數(shù)字代表編碼對象的代碼。例如：對人員類別進(jìn)行編碼時，用1表示經(jīng)理人員，用2表示生產(chǎn)人員，用3表示技術(shù)人員，用4表示銷售人員等。順序編碼的優(yōu)點(diǎn)是簡單，易于管理，但順序編碼無邏輯基礎(chǔ)，本身不能說明任何信息特征。故而會計科目的編碼極少采取順序編碼的方式。

區(qū)間編碼是把整個編碼系統(tǒng)分成多個分組，形成多個區(qū)間，每個區(qū)間是一組，每組中的代碼值都有特定的含義，總賬科目編碼即采用了區(qū)間編碼方法。例如，現(xiàn)行的會計科目編碼體系中（2007年新會計制度）,總賬科目編碼的位數(shù)是四位，將這四位數(shù)字進(jìn)行分組,則分別表示了會計科目的類別。其中，區(qū)間“1001”（庫存現(xiàn)金科目）至“1901”（待處理財產(chǎn)損溢）表示:“資產(chǎn)類”科目；區(qū)間“2001”（短期借款）至“2901”（遞延所得稅負(fù)債）表示“負(fù)債類”科目。區(qū)間編碼的優(yōu)點(diǎn)是信息處理可靠，排序、分類、檢索方便，但區(qū)間編碼有時會產(chǎn)生長碼,編碼中可能會出現(xiàn)多余碼的現(xiàn)象。2024/10/139第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

層次編碼是以分類對象的從屬關(guān)系為排列順序的一種代碼。編碼分為多個層次，與對象的分類層次相對應(yīng)。會計科目編碼中，對明細(xì)科目的編碼通常采用了層次編碼方法。例如:某企業(yè)會計科目的編碼方案為“4-2-2”，準(zhǔn)備將固定資產(chǎn)進(jìn)行編碼，固定資產(chǎn)科目當(dāng)前為三級核算，則在層次編碼方式中，“固定資產(chǎn)——生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)——生產(chǎn)線”科目的編碼方案為如下所示：1601固定資產(chǎn)160101固定資產(chǎn)——生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)16010101固定資產(chǎn)——生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)——生產(chǎn)線

以上8位編碼分為3層含義，第一層編碼4位“1601”，是總賬科目“固定資產(chǎn)”的編碼；第二層編碼2位“01”，是固定資產(chǎn)大類“生產(chǎn)經(jīng)營用固定資產(chǎn)”的科目編碼；第三層編碼2位“01”，是固定資產(chǎn)明細(xì)科目“生產(chǎn)線”的編碼。2024/10/140第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

一般來說，為了充分體現(xiàn)計算機(jī)管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對以往的一些科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮計算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強(qiáng)化企業(yè)的核算和管理工作。當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項(xiàng)目通過設(shè)置明細(xì)科目來進(jìn)行核算管理；而對于一個往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴(yán)格的企業(yè)來說，應(yīng)該采用賬務(wù)處理子系統(tǒng)提供的輔助核算功能進(jìn)行管理，即將這些明細(xì)科目的上級科目設(shè)為未級科目并設(shè)為輔助核算科目，然后將這些明細(xì)科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細(xì)賬上。2024/10/141第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

例如：未使用輔助核算功能，科目設(shè)置為：2024/10/142第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)科目編碼科目名稱科目編碼科目名稱1122應(yīng)收賬款5001生產(chǎn)成本112201北京石化公司500101A產(chǎn)品112202天津銷售分公司50010101

直接材料……

50010102

直接人工1221其他應(yīng)收款……

122101差旅費(fèi)應(yīng)收款500102B產(chǎn)品12210101王堅50010201

直接材料12210102李默50010202

直接人工122102私人借款……

12210201王堅6602管理費(fèi)用12210202李默660201辦公費(fèi)……

66020101A部門1604在建工程66020102B部門160401工程物資660202

差旅費(fèi)16040101A部門66020201A部門16040102B部門66020202B部門……

……3.3.2會計科目設(shè)置那么，在使用賬務(wù)處理系統(tǒng)的輔助核算功能進(jìn)行核算時，可將科目設(shè)置為：2024/10/143第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)科目編碼科目名稱輔助核算1122應(yīng)收賬款客戶往來1221其他應(yīng)收款

122101差旅費(fèi)應(yīng)收款個人往來122102私人借款個人往來1604在建工程

160401工程物資部門項(xiàng)目5001生產(chǎn)成本

500101直接材料項(xiàng)目核算500102

直接人工項(xiàng)目核算6602管理費(fèi)用

660201辦公費(fèi)部門核算3.3.2會計科目設(shè)置

設(shè)置會計科目體系的主要功能包括增加會計科目、修改會計科目、刪除會計科目以及設(shè)置會計科目輔助項(xiàng)目等，如圖3-4所示。2024/10/144第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-4建立會計科目圖3-4中級次即科目級次，以數(shù)字1、2、3、4、5、6表示，數(shù)字即代表科目級次,如“1”代表一級科目，“2”代表二級科目。級次由系統(tǒng)根據(jù)科目編碼自動定義。3.3.2會計科目設(shè)置

1．增加會計科目增加會計科目，主要涉及到科目編碼、科目名稱、科目類型、科目性質(zhì)、賬頁格式和科目輔助核算等內(nèi)容，如圖3-5所示。2024/10/145第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-5增加會計科目3.3.2會計科目設(shè)置

（1）科目編碼：科目編碼應(yīng)是科目全碼，即從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。其中，各級科目編碼必須唯一,且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細(xì)科目。科目編碼中的一級科目編碼必須符合現(xiàn)行的會計制度。通常，通用商品化會計核算系統(tǒng)在建立賬套時，會自動裝入規(guī)范的一級會計科目。（2）科目名稱：科目名稱是指本級科目名稱。通常分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號（-）、正斜杠（\），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱?？颇恐形拿Q和英文名稱不能同時為空。（3）科目類型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時，科目類型分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、共同、成本、損益六類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設(shè)置。2024/10/146第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

（4）賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。（5）助記碼：用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如:管理費(fèi)用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。通?？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。（6）科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。（7）輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。2024/10/147第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

部門核算是企業(yè)實(shí)現(xiàn)立體交叉核算的方式之一。通常把成本和損益類科目設(shè)置為按部門核算。不僅可以核算出這些賬戶在一個會計期間內(nèi)總的發(fā)生額，而且能夠核算出其在各個部門的發(fā)生情況。為企業(yè)降低成本提高利潤，從而為提高企業(yè)管理水平提供了依據(jù)。在把會計科目設(shè)置為按“部門核算”之后，還需要建立部門檔案。在日常賬務(wù)處理中，如果此類科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會提示按檔案中存檔的部門核算。個人往來核算主要用來核算企業(yè)與本企業(yè)員工之間資金往來業(yè)務(wù)。例如，其他應(yīng)收款和其他應(yīng)付款科目。通常，在總賬科目下，按業(yè)務(wù)類型劃分設(shè)立明細(xì)科目，并把明細(xì)科目的輔助核算類型設(shè)置為“個人往來”核算，然后建立個人檔案。在日常賬務(wù)處理中，如果此類科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會提示按檔案中存檔個人核算。2024/10/148第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

客戶往來核算和供應(yīng)商往來核算用于核算企業(yè)與外部資金往來業(yè)務(wù)，如應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款和預(yù)付賬款。這些科目核算的業(yè)務(wù)涉及到企業(yè)的債權(quán)債務(wù)，與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益密切相關(guān)，企業(yè)對此類業(yè)務(wù)的核算和管理要求也不斷提高?？梢园褢?yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款和預(yù)付賬款總賬科目或根據(jù)需要建立的明細(xì)科目的輔助核算類型設(shè)置為“客戶往來”或“供應(yīng)商往來”，然后建立客戶和供應(yīng)商檔案。在日常賬務(wù)處理中，如果此類科目有發(fā)生額，系統(tǒng)會提示按檔案中建立的客戶或供應(yīng)商核算。項(xiàng)目核算是使用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行會計核算后，企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)立體交叉核算和管理的又一體現(xiàn)。以產(chǎn)品銷售收入為例，如果企業(yè)有多個產(chǎn)品，由多個銷售部銷售，企業(yè)需要了解總的銷售收入，同時還要掌握各產(chǎn)品的銷售收入、不同產(chǎn)品在各個銷售部門的銷售收入以及各銷售部門的銷售收入。為此，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體需要在總賬科目下建立明細(xì)科目，把明細(xì)科目的輔助核算類型設(shè)置為按“項(xiàng)目核算”和分“部門核算”，然后建立項(xiàng)目檔案。2024/10/149第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.1賬務(wù)處理子系統(tǒng)的控制功能設(shè)置設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點(diǎn)：由于根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，同一總賬科目下的明細(xì)科目可設(shè)置不同類型的輔助核算，故而一般僅對末級科目設(shè)置輔助核算。例如：“1221其他應(yīng)收款”下設(shè)有明細(xì)科目“122101應(yīng)收單位款”和“122102應(yīng)收個人款”，應(yīng)對“122101應(yīng)收單位款”設(shè)置“客戶往來”輔助核算，對“122102應(yīng)收個人款”設(shè)置“個人往來”輔助核算，而對總賬科目“1221其他應(yīng)收款”不設(shè)置輔助核算。一個科目可同時設(shè)置兩種專項(xiàng)核算，如：管理費(fèi)用既想核算各部門的使用情況也想了解各項(xiàng)目的使用情況，那么，可以同時設(shè)置部門核算和項(xiàng)目核算。個人往來核算不能與其他輔助核算一同設(shè)置，客戶往來與供應(yīng)商往來核算不能一同設(shè)置。輔助核算賬類必須設(shè)在末級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在末級和上級科目同時設(shè)置輔助核算賬類。但若只在上級科目設(shè)置輔助核算賬類，其末級科目沒有設(shè)置輔助核算賬類，系統(tǒng)將不會進(jìn)行輔助核算。在設(shè)置輔助核算時應(yīng)盡量慎重，因?yàn)椋绻颇恳延袛?shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算類型進(jìn)行修改，那么，很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。2024/10/150第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置

（8）其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。（9）外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有“有外幣核算”要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，（10）數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件、噸等。設(shè)置數(shù)量核算，則需輸入數(shù)量和單價由系統(tǒng)計算金額。2024/10/151第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.2會計科目設(shè)置2．科目修改當(dāng)科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進(jìn)行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除所有與該科目有關(guān)的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改。修改完畢后要將余額及憑證補(bǔ)上。已使用的科目不能增加下級。3．科目查詢準(zhǔn)確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。4．科目刪除對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非末級科目。2024/10/152第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.3定義外幣及匯率

匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)有外幣業(yè)務(wù)，要進(jìn)行外幣及匯率的設(shè)置。外幣及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率值，并不決定在制單時使用固定匯率還是浮動匯率，在制單時使用固定匯率還是浮動匯率由賬簿初始化設(shè)置決定。如果使用固定匯率，則應(yīng)在每月月初錄入記賬匯率（即期初匯率），月末計算匯兌損益時錄入調(diào)整匯率（即期末匯率）；如果使用浮動匯率，則應(yīng)每天在此錄入當(dāng)日匯率。2024/10/153第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.4錄入期初余額

在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機(jī)，以保證歷史數(shù)據(jù)的完整性。這些賬簿基礎(chǔ)數(shù)據(jù)主要分為以下三組：會計科目年初數(shù)、啟用時的會計科目期初余額、會計科目累計發(fā)生額等。若企業(yè)是在年初建立賬套，由于會計科目累計發(fā)生額為零，而會計科目期初余額就是會計科目年初數(shù)，所以期初余額只有年初數(shù)這一組數(shù)據(jù)。假如是年中啟用賬務(wù)處理子系統(tǒng)，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚，即需要輸入上述全部三組余額數(shù)據(jù)。但是，

實(shí)際操作時，用戶只需輸入上述三組數(shù)據(jù)中的兩組數(shù)據(jù)，根據(jù)會計等式關(guān)系，系統(tǒng)可以自動計算得到第三組數(shù)據(jù)，以便于用戶與手工賬薄數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保期初余額輸入的正確性。具體到哪兩組數(shù)據(jù)，不同會計軟件的要求可能有所不同。例如，某企業(yè)2017年7月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2017年6月末各科目的期末余額及1-6月的累計發(fā)生額計算出來，準(zhǔn)備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。2024/10/154第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.4錄入期初余額1．總賬期初余額錄入

期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機(jī)中的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號輸入。2024/10/155第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.4錄入期初余額2．輔助科目期初余額錄入在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入含客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細(xì)期初余額。在賬務(wù)處理系統(tǒng)中，只能錄入這些科目的總余額，若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項(xiàng)目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項(xiàng)目的總余額。2024/10/156第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.5憑證類別設(shè)置

許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：（1）記賬憑證（2）收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證（3）現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證（4）現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證（5）自定義憑證類別

某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：借方必有：制單時，此類憑證借方至少有一個限制科目有發(fā)生額。例如，收款憑證的借方應(yīng)有“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。貸方必有：制單時，此類憑證貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額。例如，付款憑證的貸方應(yīng)有“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。2024/10/157第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.5憑證類別設(shè)置憑證必有：制單時，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個限制科目有發(fā)生額。憑證必?zé)o：制單時，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個限制科目有發(fā)生額。無限制：制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可參照輸入，但不能重復(fù)錄入。需要注意的是科目之間分隔所用逗號須在英文狀態(tài)中輸入的逗號，即使用半角逗號。在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置；已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。2024/10/158第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.6其他設(shè)置1．定義結(jié)算方式用來建立和管理企業(yè)在經(jīng)營活動中所涉及到的結(jié)算方式。它與財務(wù)結(jié)算方式一致，如現(xiàn)金結(jié)算、支票結(jié)算等。結(jié)算方式最多可以分為2級。結(jié)算方式編碼級次的設(shè)定在建賬的編碼部分中進(jìn)行。定義結(jié)算方式的內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱和票據(jù)管理標(biāo)志。結(jié)算方式編碼：用以標(biāo)識某結(jié)算方式。必須按照結(jié)算方式編碼級次的先后順序來進(jìn)行錄入，錄入值必須唯一。一般結(jié)算方式編碼可以用數(shù)字0~9或字符A~Z表示。結(jié)算方式名稱：根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，必須錄入所用結(jié)算方式的名稱，錄入值必須唯一。票據(jù)管理標(biāo)志：即是否使用支票登記簿，以輔助銀行出納對銀行結(jié)算的管理?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，通過單擊復(fù)選框來選擇某結(jié)算方式下的票據(jù)是否要進(jìn)行票據(jù)管理。企業(yè)的會計業(yè)務(wù)中均有與銀行的資金結(jié)算業(yè)務(wù)，且這類業(yè)務(wù)需要經(jīng)常對賬。一般情況下，銀行的各種結(jié)算方式相對穩(wěn)定，且結(jié)算方式種類有限。為便于管理和提高銀行自動對賬的效率，賬務(wù)系統(tǒng)一般要求用戶設(shè)置與銀行的資金結(jié)算方式。2024/10/159第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.6其他設(shè)置2．自定義項(xiàng)的設(shè)置在賬務(wù)系統(tǒng)中，各企業(yè)所使用的各類原始單據(jù)（如發(fā)票、憑證、出入庫單等）和常用基礎(chǔ)信息（如客戶、供應(yīng)商和存貨）中的項(xiàng)目可能會因?yàn)槠髽I(yè)自身的原因出現(xiàn)一些差異，為滿足企業(yè)的不同要求，系統(tǒng)為各類原始單據(jù)和基礎(chǔ)信息設(shè)置了自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)，以便設(shè)置一些系統(tǒng)沒有提供、但又需要的特殊項(xiàng)目，這樣在使用時就能夠靈活自由地錄入一些輔助信息。系統(tǒng)預(yù)先定義好了最多可設(shè)置的自定義項(xiàng)和自由項(xiàng)。就自定義項(xiàng)而言，是針對單據(jù)、客戶、供應(yīng)商和存貨；而自由項(xiàng)只針對存貨而言，一個自定義項(xiàng)目只能定義一個屬性，但一個自由項(xiàng)可以定義多個屬性，2024/10/160第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.3.6其他設(shè)置3．常用憑證及常用摘要定義（1）常用憑證定義：在企業(yè)日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，會出現(xiàn)大量的同類業(yè)務(wù)，反映這些業(yè)務(wù)的會計憑證的分錄格式一致，不同的僅僅是發(fā)生額。為方便這類憑證的輸入，可以預(yù)先定義這類憑證的分錄格式，即常用憑證。將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時會計業(yè)務(wù)需要。定義常用憑證時即要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。 （2）常用摘要定義：常用摘要是系統(tǒng)為方便以后憑證輸入，幫助用戶規(guī)范摘要而設(shè)定的功能。用戶可以通過常用摘要定義功能，定義本企業(yè)常用摘要，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用。

常用摘要定義編號、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目，調(diào)用常用摘要可以在輸入摘要時直接輸摘要編號或參照輸入，這些信息（數(shù)據(jù)）可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補(bǔ)充。至此，賬務(wù)系統(tǒng)的初始化工作結(jié)束，接下來的將是賬務(wù)系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理工作。2024/10/161第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理3.4.1憑證管理 3.4.2記賬 3.4.3科目匯總 3.4.4出納管理 3.4.5賬務(wù)處理子系統(tǒng)的輸出 2024/10/162第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4賬務(wù)處理子系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

初始化設(shè)置工作完成之后，可以開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理工作。日常賬務(wù)處理工作主要包括編制憑證、審核憑證、記賬、結(jié)賬、賬簿管理和報表管理等業(yè)務(wù)。憑證管理包括：填制憑證、修改憑證、打印憑證、出納簽字、審核憑證、憑證匯總、記賬等。3.4.1憑證管理1．憑證類型記賬憑證是賬務(wù)處理系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，也是所有信息主要來源之一。賬務(wù)處理系統(tǒng)中的記賬憑證主要有三類。（1）手工編制憑證。指根據(jù)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及其原始憑證編制的記賬憑證。（2）機(jī)制憑證。指已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計算機(jī)處理的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)對原始憑證進(jìn)行處理后編制的記賬憑證。（3）自定義轉(zhuǎn)賬憑證。指賬務(wù)系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)機(jī)內(nèi)已有的數(shù)據(jù)產(chǎn)生的記賬憑證。通常是用戶定義的、從賬簿取數(shù)的期末轉(zhuǎn)賬憑證。2024/10/163第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．操作流程

憑證管理包含的內(nèi)容和操作流程如圖3-6所示。2024/10/164第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-6憑證管理操作流程填制憑證出納簽字審核憑證憑證匯總表記賬出納憑證是否3．填制憑證

記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，也是賬務(wù)處理子系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源。在實(shí)行計算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整十分重要。在實(shí)際工作中，用戶可直接在計算機(jī)上根據(jù)審核無誤準(zhǔn)予報銷的原始憑證填制記賬憑證(即前臺處理)，也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理），用戶采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況確定。一般來說業(yè)務(wù)量不多或基礎(chǔ)較好或使用網(wǎng)絡(luò)版的用戶可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機(jī)并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。填制憑證中的主要項(xiàng)目如圖3-7所示。2024/10/165第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-7填制憑證3．填制憑證

通常，一張憑證中可填寫的行數(shù)是沒有限制的，可以是簡單分錄，也可以是復(fù)合分錄，但每一張憑證應(yīng)該只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，不可把記錄不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的分錄填入一張憑證。記賬憑證的基本要素包括:憑證類別、編制憑證的日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要、會計科目和明細(xì)科目的名稱、金額、憑證的編號、所有原始憑證和其他資料的張數(shù)、有關(guān)人員的簽字。（1）憑證類別輸入憑證類別字。憑證類別是在初始化時設(shè)置的。如果沒有設(shè)置憑證類別，則此處為空。此后，系統(tǒng)將自動生成憑證編號。（2）憑證編號

一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從001號開始，對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)提示了一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出，如果只有一個人制單或使用單用戶版制單時憑證右上角的憑證號即是正在填制的憑證的編號。系統(tǒng)同時也自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五筆分錄，當(dāng)憑證不只一頁，系統(tǒng)自動在憑證號后標(biāo)出憑證頁數(shù)。如果在啟用賬套時或在賬簿設(shè)置時，設(shè)置憑證編號方式為“手工編號”，則可以手工錄入憑證編號。2024/10/166第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．填制憑證（3）制單日期

系統(tǒng)自動取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或按參照輸入。（4）憑證自定義項(xiàng)

憑證自定義項(xiàng)是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)行保存。（5）憑證內(nèi)容輸入本張憑證的每一筆分錄。每筆分錄由摘要、科目、發(fā)生金額組成。摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，摘要要求簡潔明了。科目：科目必須輸入末級科目。科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。如果輸入的科目名稱有重名現(xiàn)象時，系統(tǒng)會自動提示重名科目供選擇。輔助信息：根據(jù)科目屬性輸入相應(yīng)的輔助信息。如部門、個人、項(xiàng)目、客戶、供應(yīng)商、數(shù)量、自定義項(xiàng)等。所錄入的輔助信息將在憑證下方的備注中顯示。當(dāng)需要對所錄入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改時，可用鼠標(biāo)雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進(jìn)行修改。2024/10/167第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．填制憑證

如果該科目要進(jìn)行數(shù)量核算，則屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。如果該科目要進(jìn)行外幣核算，系統(tǒng)自動將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。若科目為銀行科目，那么，還應(yīng)輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來結(jié)算方式，“票號”應(yīng)輸入結(jié)算號或支票號，“票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對賬。

2024/10/168第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．填制憑證

對于要使用“支票登記簿”功能的用戶，若希望在制單時也可進(jìn)行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項(xiàng)”中設(shè)置“支標(biāo)控制”選項(xiàng)，那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿，在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負(fù)數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。當(dāng)憑證全部錄入完畢后，應(yīng)保存憑證。在保存憑證時，系統(tǒng)會自動校驗(yàn)本張憑證借貸方金額是否平衡，如果不平，系統(tǒng)將提示并不予保存此憑證。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號將不能修改。2024/10/169第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)4．修改憑證

（1）修改憑證

可以對憑證的制單日期、附單據(jù)數(shù)、摘要、科目、外幣、匯率、金額，輔助項(xiàng)信息等進(jìn)行修改。若在【賬簿選項(xiàng)】中設(shè)置了“制單序時”的選項(xiàng)，那么，您在修改制單日期時，不能在上一編號憑證的制單日期之前。1月份制的憑證不能將制單日期改為2月份的日期。若在【賬簿選項(xiàng)】中設(shè)置了“不允許修改、作廢他人填制的憑證”，則不能修改他人填制的憑證。如果某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響“支票登記簿”中的內(nèi)容。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進(jìn)行修改。2024/10/170第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)4．修改憑證

（2）作廢和恢復(fù)作廢憑證可以作廢憑證，作廢之后的憑證左上角顯示“作廢”字樣。作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。已作廢的憑證，可以恢復(fù)，取消其作廢標(biāo)志，并將憑證恢復(fù)為有效憑證。（3）整理憑證憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。2024/10/171第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)4．修改憑證

（4）制作紅字沖銷憑證記賬之后的憑證是不能修改的，如果發(fā)現(xiàn)記賬之后的憑證有錯誤需要修改，就需要制作紅字沖銷憑證，沖銷需要修改的已記賬憑證，然后制作一張正確憑證。在制作紅字沖銷憑證時，輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保存管理。因此，對錯誤憑證進(jìn)行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種?！盁o痕跡”修改，即系統(tǒng)內(nèi)不保存任何修改的線索和審計痕跡。下列兩種情況下，系統(tǒng)能夠?qū)斎氲膽{證實(shí)現(xiàn)無痕跡修改：第一、對已經(jīng)輸入但未審核的記賬憑證可以直接修改；第二、已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改，但可以先取消審核后再進(jìn)行修改?！坝泻圹E”修改，即系統(tǒng)通過保存錯誤憑證和更正憑證的方式留下審計痕跡。若已記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯，是不能再修改的，對此類錯誤的修改要求留下審計線索。這時可以采用制作紅字沖銷憑證或者補(bǔ)充登記進(jìn)行更正。2024/10/172第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)5．審核憑證

為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證是審核操作員按照財會制度，對制單操作員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。審核員和制單員不能是同一個人。審核操作員除了需要具有憑證審核權(quán)限外，還需要具有對待審核憑證制單員所制憑證的審核權(quán)，這個權(quán)限在“明細(xì)權(quán)限”中設(shè)置。憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消審核簽字只能由審核人自己進(jìn)行。采用手工制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機(jī)器中的憑證進(jìn)行審核。作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯。已標(biāo)錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標(biāo)錯后才能審核。2024/10/173第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.2記賬

計算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中的記賬和手工會計中的登記賬簿的意義是相同的，都是一個數(shù)據(jù)歸集、匯總的過程，以便能全面、系統(tǒng)地反映企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的變動情況。但由于采用計算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，因此，記賬的原理和過程又有所不同。計算機(jī)賬務(wù)處理中的記賬過程首先是一個數(shù)據(jù)傳遞的過程，把經(jīng)過審核簽章的、要求記賬的記賬憑證從錄入憑證數(shù)據(jù)庫文件中，傳遞到記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中。經(jīng)過記賬的憑證是不能修改的，也就是記賬憑證數(shù)據(jù)庫文件中的數(shù)據(jù)是不能修改的，由此形成了會計核算系統(tǒng)穩(wěn)定的數(shù)據(jù)。其次，把記賬憑證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)分別向各相應(yīng)賬戶歸集、匯總，以便查詢和輸出賬簿時使用。每個會計期間的憑證，可以分批、分期記賬，因此記賬功能可以使用多次。每次記賬時，所選擇的記賬憑證必須是經(jīng)過審核簽章的憑證。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。在記賬過程中，不得中斷退出。在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。所選范圍內(nèi)的憑證如有未審核憑證時，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍。2024/10/174第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.3科目匯總

憑證匯總是按條件對記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張科目匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。2024/10/175第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.4出納管理

出納管理是賬務(wù)處理子系統(tǒng)為出納人員提供的一套管理工具，在用友U8V10.1軟件中也可單獨(dú)啟用出納管理模塊。主要功能包括：出納簽字；查詢和打印現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報；登記和管理支票登記簿；錄入銀行對賬單，進(jìn)行銀行對賬，輸出余額調(diào)節(jié)表，并可對銀行長期未達(dá)賬提供審計報告。

1．出納簽字出納憑證涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，所以應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。企業(yè)可根據(jù)實(shí)際需要決定是否要對出納憑證進(jìn)行出納簽字管理，若不需要此功能，可在初始化設(shè)置中取消“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”的設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進(jìn)行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進(jìn)行。2024/10/176第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.4出納管理

2．日記賬及資金日報表日記賬通常是指現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。在手工會計中，日記賬都是會計人員逐日、逐筆根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序登記的，計算機(jī)賬務(wù)處理中，日記賬由計算機(jī)自動登記，日記賬的作用只是用于輸出。要輸出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，要求在系統(tǒng)初始化時，現(xiàn)金會計科目和銀行存款會計科目必須選擇“日記賬”標(biāo)記，即表明該科目要登記日記賬。所以，如果需要，任何一個會計科目都可以輸出日記賬。資金日報表是反映現(xiàn)金和銀行存款日科目當(dāng)日借貸方發(fā)生額及余額情況的報表。2024/10/177第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.4出納管理3．支票登記手工記賬時，銀行出納員通常使用支票領(lǐng)用登記簿來登記和管理領(lǐng)用的支票。計算機(jī)賬務(wù)處理系統(tǒng)中，也為銀行出納員提供了支票登記簿，用以詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報銷等信息。4．銀行對賬銀行對賬是出納管理的一項(xiàng)重要工作。銀行對賬的目的在于消除由于時間差導(dǎo)致的銀行與企業(yè)賬面不一致的情況。由于在實(shí)際業(yè)務(wù)中，銀行對賬工作通常在期末進(jìn)行，故而銀行對賬環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)介紹放在賬務(wù)處理子系統(tǒng)期末處理中再做介紹。2024/10/178第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3.4.5賬務(wù)處理子系統(tǒng)的輸出

會計核算的基本目的是對內(nèi)、對外提供企業(yè)的各種財務(wù)信息，以加強(qiáng)管理提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為此目的賬務(wù)系統(tǒng)設(shè)計了多種會計信息的輸出功能供用戶使用。1．賬務(wù)系統(tǒng)輸出方式在賬務(wù)系統(tǒng)中信息輸出的方式有三種：屏幕顯示輸出、打印機(jī)打印輸出以及磁盤驅(qū)動器輸出。（1）通過屏幕顯示輸出，通常稱為查詢。查詢的內(nèi)容包括憑證查詢、賬簿查詢、匯總表查詢，以及各種輔助項(xiàng)目的查詢。（2）通過打印機(jī)打印輸出，通常稱為打印。在賬務(wù)系統(tǒng)中凡是可以查詢到的內(nèi)容都可以打印。打印輸出按照打印方式的不同可以分為套打和完全打印。其中套打指采用按一定格式印好的專用打印紙進(jìn)行打印工作。打印時只打印有關(guān)數(shù)據(jù)不打印表格線。這種打印方式打印速度快，賬頁標(biāo)準(zhǔn)美觀，還可以節(jié)約打印頭的壽命，但需要使用專用打印紙且打印的技術(shù)要求較高。完全打印指需要輸出的全部內(nèi)容都由打印機(jī)打印，這種方式應(yīng)用簡單但打印速度慢。使用哪種方式由用戶自己決定。2024/10/179第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)1．賬務(wù)系統(tǒng)輸出方式

應(yīng)該注意的是，并不是所有的賬務(wù)系統(tǒng)都有套打的功能。即使有套打功能的軟件使用的打印紙通常也只能在軟件生產(chǎn)單位才能買到。（3）通過磁盤驅(qū)動器輸出，通常稱為備份。由于備份功能對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全有重要意義，又與系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)功能有密切聯(lián)系，因此備份不光是信息輸出的一種方式而且是系統(tǒng)維護(hù)的重要功能。需要說明的是，賬務(wù)系統(tǒng)的所有輸出功能都只供用戶了解所需的會計信息使用，所有的輸出功能都不具備修改能力。輸出過程發(fā)現(xiàn)輸出的會計信息內(nèi)容上有錯誤，只能在修改功能中進(jìn)行。2024/10/180第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．記賬憑證的輸出

（1）記賬憑證的輸出

記賬憑證是賬務(wù)系統(tǒng)最主要和最基本的數(shù)據(jù)來源，因此賬務(wù)系統(tǒng)中記賬憑證的數(shù)量往往很多。對記賬憑證進(jìn)行查詢和打印時，為了提高查詢的速度一般需要給出查詢條件。通常賬務(wù)系統(tǒng)允許的條件有：按日期，類別，憑證編號進(jìn)行查詢，或者按科目代碼，摘要關(guān)鍵字，發(fā)生額進(jìn)行查詢。通?？梢园磫蝹€條件進(jìn)行查詢，也可按幾個條件組合進(jìn)行綜合查詢。由于多數(shù)單位在使用通用賬務(wù)系統(tǒng)時都采用輸入手工編制并審核無誤的記賬憑證的方法，因此記賬憑證的輸出主要是對憑證進(jìn)行查詢。一般只在查證某些問題時才對憑證進(jìn)行少量的打印。這種打印一般采用完全打印方式輸出。通常憑證打印功能與查詢功能在一起，對查詢的內(nèi)容需要打印時只要操作對應(yīng)的功能鍵即可打印。對于直接在計算機(jī)上根據(jù)原始憑證編制記賬憑證的單位，按現(xiàn)行制度規(guī)定所有的憑證就必須全部打印了。需要注意的是作為會計檔案保存的記賬憑證應(yīng)該是審核后的記賬憑證，因此記賬憑證應(yīng)審核后或記賬后再打印。由于系統(tǒng)中的記賬憑證可能處于不同的處理狀態(tài)，因此憑證的查詢分兩種情況：一種是包括未記賬憑證在內(nèi)的所有記賬憑證查詢，一種是已記賬的記賬憑證的查詢。2024/10/181第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)2．記賬憑證的輸出

（2）科目匯總表的輸出為了提供某一科目某一時間范圍的發(fā)生額和余額，系統(tǒng)提供了憑證匯總功能。憑證匯總同樣需要輸入?yún)R總條件和匯總憑證的范圍。運(yùn)行憑證匯總功能，系統(tǒng)自動進(jìn)行憑證匯總并將產(chǎn)生的科目匯總表顯示在屏幕上。需要打印時，操作對應(yīng)的功能鍵系統(tǒng)即可將結(jié)果打印輸出?？颇繀R總分已記賬憑證、未記賬憑證和所有憑證匯總?cè)N情況，并允許選擇憑證類型進(jìn)行查詢和打印。結(jié)果如圖3-8所示。2024/10/182第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-8科目匯總表2．記賬憑證的輸出

在計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中憑證匯總的目的主要是提供用戶需要的綜合信息。另外多數(shù)企業(yè)裝訂記賬憑證時在每本記賬憑證前裝訂一張該本憑證的匯總表以方便對憑證檔案作嚴(yán)格的管理。這與手工處理會計業(yè)務(wù)，匯總記賬憑證是為了登記總賬完全不同。在計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中記賬和憑證匯總完全無關(guān)，這也是計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)與手工方式記賬的重要區(qū)別之一。2024/10/183第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-8科目匯總表3．賬簿輸出

賬簿輸出分日報單輸出，日記賬輸出，明細(xì)賬輸出、總賬輸出和輔助賬輸出，每種輸出均有查詢和打印兩種輸出方式。查詢輸出方法與憑證查詢使用方法類似，使用時用戶需要輸入查詢條件。系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的條件在屏幕上顯示需要的賬簿內(nèi)容。需要打印時，用戶可以操作對應(yīng)功能鍵，系統(tǒng)即將用戶需要的賬簿內(nèi)容打印出來。由于制度規(guī)定采用計算機(jī)替代手工記賬的單位也需要保存文字的會計憑證和賬簿，結(jié)賬前和結(jié)賬后打印的賬簿應(yīng)該有所區(qū)別。因此多數(shù)賬務(wù)系統(tǒng)軟件，除了在賬簿查詢功能中設(shè)有打印功能供用戶打印查詢需要的賬簿內(nèi)容外，還設(shè)置了單獨(dú)的賬簿打印功能供用戶打印全部結(jié)賬后的賬簿。這種打印功能用戶不能選擇打印范圍，運(yùn)行后系統(tǒng)自動打印制度規(guī)定的全部賬簿。不是根據(jù)結(jié)賬數(shù)據(jù)打印的賬簿，系統(tǒng)一律作有特殊標(biāo)記。為了減少明細(xì)賬的打印工作量，一些通用軟件設(shè)置了＂滿頁打印＂功能，該功能可控制系統(tǒng)對某些明細(xì)科目不足一頁的部分留待以后打?。脩艨筛鶕?jù)會計制度的規(guī)定選擇使用該功能。賬簿輸出的格式由科目設(shè)置中的賬類所決定，可以輸出三欄式、數(shù)量金額式、復(fù)幣式、多欄式等用戶需要各種賬簿。也可以輸出各種日報單。和手工不同的是，計算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)在任何一級會計科目都可以輸出對應(yīng)賬簿。2024/10/184第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．賬簿輸出

（1）總賬輸出總賬輸出不僅可以查詢和打印各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可以查詢和打印所有二至六級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。（2）余額表余額表用于查詢統(tǒng)計和打印各級科目的本期發(fā)生額、累積發(fā)生額和余額等。傳統(tǒng)的總賬是以總賬科目分頁設(shè)賬，而余額表則可以輸出某月或某幾個月的所有總賬科目或明細(xì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計發(fā)生額、期末余額。如圖3-9所示。在實(shí)行計算機(jī)記賬后，建議用余額表代替總賬。余額表適用范圍包括：輸出總賬科目、明細(xì)科目的某一時期內(nèi)的本期發(fā)生額，累計發(fā)生額和余額；輸出某科目范圍的某一時期內(nèi)的本期發(fā)生額，累計發(fā)生額和余額；按某個余額范圍內(nèi)輸出科目的余額情況；統(tǒng)計功能，不僅可以查詢統(tǒng)計人民幣金額賬還可查詢統(tǒng)計外幣和數(shù)量發(fā)生額和余額；查詢包含未記賬憑證在內(nèi)的最新發(fā)生額及余額。2024/10/185第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)3．賬簿輸出2024/10/186第3章賬務(wù)處理子系統(tǒng)圖3-9余額表3．賬簿輸出（3）明細(xì)賬用于平時查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。賬務(wù)系統(tǒng)通常提供三種明細(xì)賬的查詢格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。普通明細(xì)賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細(xì)賬；按科目排序明細(xì)賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生的末級科目排序的明細(xì)賬；月份綜合明細(xì)賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細(xì)數(shù)據(jù)的綜合明細(xì)賬，使用戶對各級科目的數(shù)據(jù)關(guān)系一目了然。（4）序時賬