秘書文檔管理課件項目二

項目二行文制度項目目標任務導向技能訓練技能訓練P16頁項目目標1．知識點◆行文關系的分類◆行文方向的確定◆行文方式的選擇◆行文規(guī)則的主要內(nèi)容2．技能要求◆能夠明確本組織與其他社會組織之間的行文關系

◆能夠根據(jù)不同的行文關系確定行文方向，選擇恰當?shù)男形姆绞健裟軌虬凑招形囊?guī)則的要求行文任務導向四、行文規(guī)則一、行文關系二、行文方向三、行文方式一、行文關系1.隸屬關系2.非隸屬關系（1）行政隸屬關系

（1）平行關系（2）不相隸屬關系

（2）業(yè)務指導關系二、行文方向（一）下行文（二）上行文（三）平行文（四）泛行文（一）下行文下行文，就是指具有隸屬關系的上級領導機關向所屬下級機關的行文，通常用于上級機關對下級機關的公務活動進行領導、指導或下達有關工作任務，告知某些事項。在行政公文中，下行文的文種居絕大多數(shù)。如命令、決定、通知、通告、批復等，都屬于下行文。（二）上行文上行文，就是指具有隸屬關系的下級機關對所屬上級機關的行文，通常用于下級機關向上級機關請示問題，報告工作情況等。在行政公文中，上行文的文種數(shù)量較少，較常用的主要有請示和報告。（三）平行文平行文，就是指沒有隸屬關系的社會組織之間的行文，通常用于沒有隸屬關系的社會組織之間相互聯(lián)系事情、商洽工作。在行政公文中，平行文的文種數(shù)量也比較少，最常用的就是函。（四）泛行文泛行文，就是既向發(fā)文機關的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定。在行政公文中，泛行文的文種數(shù)量也比較少，如公告等。三、行文方式1.逐級行文2.越級行文3.多級行文4.普發(fā)行文5.聯(lián)合行文6.橫向行文7.轉(zhuǎn)發(fā)行文8.授權行文1.逐級行文逐級行文是指上級向直接下級主送文件，下級收文后根據(jù)要求再向其直接下級主送文件；或是下級向直接上級主送文件，上級收文后根據(jù)需要再向其直接上級主送文件的行文方式，即逐級下達或逐級上傳文件。逐級行文是最基本的行文方式，無論是向下發(fā)布“命令（令）”、傳達“通知”，還是向上“請示”、“報告”，正常情況下都必須采用這一方式，它是維系正常的工作秩序，保持政令暢通、信息無阻的基本前提。

2.越級行文越級行文只能在某些特定的情況下使用，通常指：（6）領導機關越級了解情況、調(diào)查研究，或直接與基層單位聯(lián)系一般公務（1）突發(fā)性的天災人禍

（3）與直接上級有爭議（4）對直接上級的舉報、揭發(fā)（5）不涉及直接上級的職權范圍而與間接上級的職能有關的事項（2）直接上級不作為（7）相關單位直接向領導機關匯報情況，答復垂詢等3.多級行文多級行文是指上級機關將文件同時主送直接下級和間接下級，或是下級機關將文件同時主送直接上級和間接上級的行文方式。向下多級行文是很常見的，如國務院文件中有些文件是同時發(fā)到省、市、縣各級人民政府的。需要注意的是主送機關的排列順序，應將直接下級排在前，間接下級排在后；同級機關之間用“、”分開，不同級機關之間用“，”分開。向上多級行文不常用。使用時，往往是因為問題重大，需同時報請直接上級和更高領導機關并需得到兩級上級的批示時才使用。當然，向上多級行文不同于越級行文，它要將兩個上級機關并列主送，但要將直接上級排在前面，間接上級排在后面，中間用“并報”連接，如縣政府向省政府行文并報國務院。4.普發(fā)行文又稱為“直達基層組織和群眾的行文”，即將文件直接發(fā)向各基層組織或群眾的行文方式。這類文件通常是較高級別的黨政機關頒發(fā)法規(guī)制度和宣傳教育類文件，發(fā)放面大量廣，且不屬于保密范圍，并期望盡快和最大范圍地讓基層各級組織和群眾知曉，所以一般借助媒體或采用宣講、登報、張貼等形式廣為傳達，如公告、通告等。這種“經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關正式印發(fā)的公文具有同等的效力”（《辦法》第四十七條），因此，凡與文件內(nèi)容有關的單位和群眾均可依據(jù)執(zhí)行。5.聯(lián)合行文聯(lián)合行文即兩個或兩個以上的機關或部門對涉及各自職權范圍的事務以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文的行文方式。6.橫向行文橫向行文即同一系統(tǒng)內(nèi)的同級機關之間或者跨系統(tǒng)的機關之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式。凡同級機關或不相隸屬的機關之間需要商洽工作、詢問或答復問題、請求批準或答復審批事項，均不必考慮各自單位的級別和所屬系統(tǒng)，都可跨組織、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)直接向?qū)Ψ絾挝话l(fā)“函”。

7.轉(zhuǎn)發(fā)行文轉(zhuǎn)發(fā)行文是指一個機關（單位）轉(zhuǎn)發(fā)其他機關（單位）的文件，可分為批轉(zhuǎn)和直轉(zhuǎn)兩種情況。1．批轉(zhuǎn)批轉(zhuǎn)，是指上級機關批示并轉(zhuǎn)發(fā)下級機關的來文，重點在“批”上。通常情況下，上級機關是應下級機關的請求而批轉(zhuǎn)文件。批轉(zhuǎn)行文具有權威性，文件一經(jīng)批轉(zhuǎn)，就代表批轉(zhuǎn)機關的權威和意見。2．直轉(zhuǎn)直轉(zhuǎn)，是指一個機關直接轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、平級機關或不相隸屬機關的來文，重點在“轉(zhuǎn)”字上。直接轉(zhuǎn)發(fā)，可以是應來文機關的要求而轉(zhuǎn)發(fā)，也可以由轉(zhuǎn)發(fā)機關根據(jù)需要而主動轉(zhuǎn)發(fā)。8.授權行文授權行文是指通過委托授權，由其他機關或個人代表本機關、本部門對外行文。具體有三種情況：1．授權新聞機構行文如我國新華社經(jīng)我國政府授權向國內(nèi)外發(fā)布公告。2．授權律師行文如一些企事業(yè)單位授權律師公開發(fā)表聲明。3．授權秘書部門行文如黨政機關的辦公部門根據(jù)授權向下級黨政機關行文。四、行文規(guī)則（一）確有必要，注重效用（二）一般不能越級（三）聯(lián)合行文應級別相同（四）分清主送和抄送（五）請示要“一文一事”（六）“報告”不得夾帶請示事項（七）不能直送領導者個人（八）報刊發(fā)布視作正式公文（一）確有必要，注重效用這是公文處理基本原則在行文中的具體體現(xiàn)，也是國家行政機關行文的總原則。這一規(guī)則要求：制發(fā)文件應從實際需要出發(fā)，內(nèi)容已被綜合文件包含了的不再制發(fā)文件；可以用電話或其他方式解決問題的不發(fā)文件；能發(fā)短文件解決問題的不發(fā)長文件；可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；內(nèi)容相同或相似的文件可適當合并。（二）一般不能越級一般情況下，各級機關應按隸屬關系和職權范圍逐級行文。屬于特殊情況需要越級行文時，也應當盡可能地抄送給被越過的直接機關。（三）聯(lián)合行文應級別相同在實際工作中，有許多工作牽涉兩個或兩個以上機關，需要共同解決，這就需要聯(lián)合行文。聯(lián)合行文時，需要特別注意的是，聯(lián)合行文的機關必須級別相同。（四）分清主送和抄送機關行文都要有一定的行文對象，主要的行文對象就是主送機關，主送機關以外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關就是抄送機關。1．主送機關的確定行文時，應當根據(jù)公文內(nèi)容、行文關系及職權范圍確定主送機關。上行文應當堅持一個主送機關的做法，不能多頭主送。因為多頭主送往往會造成受文機關之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。2．抄送機關的確定（1）除主送機關外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應列為抄送機關；（2）向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；（五）請示要“一文一事”即一篇請示公文所提出的請示事項，必須在性質(zhì)上是單一的?！罢埵尽币笠晃囊皇?，主要是為了更好更快地解決實際工作中的問題。從文書管理的角度來看，一文多事也不便于機關文書部門按問題特征對公文進行整理歸檔，往往給日后的檔案管理和查考利用帶來困難。（六）“報告”不得夾帶請示事項這是提高工作效率的需要。報告是“閱件“，不需要批復，而請示是“辦件”，需要批復，兩者混雜，很容易誤事。（七）不能直送領導者個人一般情況下，下級