DB34∕T 2632-2016 水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編規(guī)程

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編規(guī)程RegulationsonthearrangementofwaterconseHYPERLINK2016-06-15發(fā)布2016-07-15實(shí)施安徽省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布本標(biāo)準(zhǔn)按照GB/T1.1—2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)由安徽省水利廳提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：安徽省駟馬山引江工程管理處。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：許實(shí)付、何效平、鄭小松、鄒金中、胡志琴、晁圣紅。工1水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編規(guī)程本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案整編規(guī)程的術(shù)語(yǔ)和定義、基本規(guī)定、歸檔文件及其質(zhì)量要求、項(xiàng)目文件立卷、項(xiàng)目文件歸檔與移交等內(nèi)容和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于大、中型水利工程，其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T10609.3技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法GB/T11821照片檔案管理規(guī)范GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。水利工程建設(shè)項(xiàng)目Waterconservancyprojectcons指在興建防洪、除澇、灌溉、發(fā)電、供水、水土保持、圍墾等項(xiàng)目形成固定資產(chǎn)的活動(dòng)中，按照一個(gè)總體設(shè)計(jì)、施工，獨(dú)立組成的，在經(jīng)濟(jì)上統(tǒng)一核算，行政上有獨(dú)立組織形式、實(shí)行統(tǒng)一管理的單位。指項(xiàng)目在前期、實(shí)施、竣王驗(yàn)收等各階段過程中形成的文字、圖表、南像等丕同形式和不同載體的X)I又J記錄。按照一定的原則，對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行鑒定、分類、組合、排列、編目、裝訂，使之有序化的過程。按照一定的原則和方法，將有保存價(jià)值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。2指項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在項(xiàng)目完成時(shí)向建設(shè)單位或受委托的承包單位提交經(jīng)整理的全部相應(yīng)文件；建設(shè)單位各部門將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的文件定期報(bào)送檔案管理部門。指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。指項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位根據(jù)合同(協(xié)議)和規(guī)定向業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位、項(xiàng)目主管部門及有關(guān)檔案管理部門提交有關(guān)項(xiàng)目檔案。4基本規(guī)定4.1項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)項(xiàng)目檔案整編工作負(fù)總責(zé)，并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、檢查和指導(dǎo)各參建單位對(duì)形成文件材料的收集、整理、歸檔工作。4.2在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確各參建單位職責(zé)范圍內(nèi)形成的文件材料整理、歸檔責(zé)任。4.3建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)程要求，負(fù)責(zé)各自形成的項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔工作。4.4項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。4.5項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)程，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，制定更加具體的項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類方案和整5歸檔文件及其質(zhì)量要求其他用5.1歸檔范圍其他用5.1.1在項(xiàng)目的前期至項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等全過程建設(shè)活動(dòng)中，形成具有保存利用價(jià)值的不同載體的文件，均應(yīng)收集齊全、整理立卷后歸檔。5.1.2電子文件的歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求。5.1.3聲像資料的歸檔應(yīng)符合GB/T11821的要求。5.1.4項(xiàng)目文件歸檔范圍及保管期限應(yīng)執(zhí)行附錄A。5.2歸檔文件質(zhì)量要求5.2.1項(xiàng)目文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應(yīng)完備，內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，應(yīng)與工程實(shí)際相符合。35.2.2項(xiàng)目文件應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水等耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計(jì)算機(jī)輸出文字和圖紙應(yīng)使用激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，不應(yīng)使用色帶式打印機(jī)和熱敏打印機(jī)。5.2.3項(xiàng)目文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。5.3竣工圖的編制質(zhì)量要求5.3.1項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認(rèn)責(zé)任。并加蓋紅色“竣工圖章”,式樣見附錄C。5.3.2竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，簽字(蓋章)手續(xù)完備，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況。5.3.3竣工圖應(yīng)編制總說明及各專業(yè)的編制說明，敘述竣工圖編制原則，各專業(yè)目錄及編制情況。5.3.4竣工圖的更改要求：a)按施工圖施工沒有變動(dòng)的，須在施工圖上加蓋并簽署“竣工圖章”;b)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署“竣工圖章”;c)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào)，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署“竣工圖確認(rèn)章”,式樣見附錄C。6項(xiàng)目文件立卷6.1立卷原則、流程、方法與要求6.1.1立卷原則遵循水利工程文件的自然形成規(guī)律和專業(yè)的特征，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，滿足案卷的成套性和系統(tǒng)性要求，便于檔案的保管和利用。6.1.2立卷流程流e)排列案卷，裝盒上架；f)制作案卷目錄，編制檢索工具。6.1.3立卷方法a)項(xiàng)目前期文件應(yīng)按建設(shè)程序、形成單位及有機(jī)聯(lián)系等進(jìn)行立卷；b)項(xiàng)目管理文件應(yīng)按項(xiàng)目建設(shè)單位成立后的建設(shè)管理程序、管理文件內(nèi)容等進(jìn)行立卷；c)項(xiàng)目監(jiān)理文件應(yīng)按招標(biāo)標(biāo)段，結(jié)合文件內(nèi)容或?qū)I(yè)、階段等進(jìn)行立卷；d)項(xiàng)目施工文件應(yīng)按招標(biāo)標(biāo)段，結(jié)合單位工程、分部工程、單元工程或文件內(nèi)容、專業(yè)進(jìn)行立卷；專業(yè)承(分)包施工的分部、子分部(分項(xiàng))工程應(yīng)分別單獨(dú)立卷。4e)項(xiàng)目竣工圖應(yīng)按項(xiàng)目、單項(xiàng)工程、單位工程分專業(yè)進(jìn)行立卷；f)項(xiàng)目階段驗(yàn)收文件應(yīng)按合同項(xiàng)目、專項(xiàng)工程、階段工程、單位工程分別立卷；g)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件應(yīng)按建設(shè)項(xiàng)目、專項(xiàng)工程分別立卷；h)科研課題按項(xiàng)目以階段立卷；i)成冊(cè)、成套的項(xiàng)目文件、宜保持其原有形態(tài)；j)通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可單獨(dú)立卷或放入相應(yīng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容文件中合并立卷。6.1.4立卷要求a)案卷內(nèi)項(xiàng)目文件應(yīng)齊全、完整，簽字(蓋章)手續(xù)完備；b)不同幅面的工程圖紙，應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，且符合GB/T10609.3的要求；c)涉密項(xiàng)目文件應(yīng)單獨(dú)立卷保管，密級(jí)變更、解密及利用，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理；d)案卷不宜過厚，文字材料卷厚度不宜超過20mm,圖紙卷厚度不宜超過50mm。6.2案卷和卷內(nèi)文件排列6.2.1項(xiàng)目文件按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列，卷內(nèi)文件一般應(yīng)按文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。6.2.2案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不應(yīng)分開，并應(yīng)按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印件在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。6.2.3圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙應(yīng)按圖號(hào)順序排列。6.2.4項(xiàng)目案卷宜按本規(guī)范附錄A的類別和順序排列。6.3案卷編目6.3.1卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫a)卷內(nèi)文件均應(yīng)按有效書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開始。各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)；b)頁(yè)號(hào)編寫位置單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角；。c)成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一冊(cè)的，宜按一冊(cè)一卷組卷，可不編頁(yè)號(hào)；d)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。6.3.2卷內(nèi)目錄編制a)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前使式樣宜符合參規(guī)范附錄B圖B45的要求；b)卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：——序號(hào)應(yīng)以一份文件為單位編寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注；——文件編號(hào)應(yīng)填寫文件形成單位的文件文號(hào)、圖紙的圖號(hào)，設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)，協(xié)議、合同編號(hào)等；——責(zé)任者應(yīng)填寫文件的直接形成單位或個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，應(yīng)選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用——文件題名應(yīng)填寫文件標(biāo)題的全稱。當(dāng)文件無標(biāo)題時(shí)或題名不全面，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容擬寫標(biāo)題；——日期應(yīng)填寫文件的形成日期，一份文件中如有多個(gè)單位或人員簽署意見形成多個(gè)日期，應(yīng)填寫最終日期，竣工圖應(yīng)填寫最終審定日期。日期中“年”應(yīng)用四位數(shù)字表示，“月”和“日”應(yīng)分別用兩位數(shù)字表示；——頁(yè)次應(yīng)填寫文件在卷內(nèi)所排的起止頁(yè)號(hào)；5a)卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后，式樣應(yīng)符合本規(guī)范附錄B圖B.6的要求；c)立卷人應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名，立卷日期應(yīng)填寫完成立卷時(shí)間；d)檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名，檢查日期應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間；e)互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體的類型；f)檔號(hào)填寫方法同6.3.4中b)款。a)案卷封面應(yīng)采用內(nèi)封面形式，也可印刷在卷盒的正表面(封面樣式見附錄B圖B.1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同);b)檔號(hào)應(yīng)由項(xiàng)目號(hào)、類別號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫；c)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)類型名稱等d)立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷的單位或部門；e)起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的最早形成日期和最遲形成日期；f)保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。當(dāng)同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件a)案卷脊背印在卷盒的側(cè)面，脊背式樣見附錄B圖B.2;b)案卷脊背應(yīng)由檔號(hào)、案卷題名構(gòu)成，由檔案保管單位填寫，填寫方法同6.3.4規(guī)定；6.3.6卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面宜采用70g以上白色書寫紙制作，幅面應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅6.4.1案卷文件裝訂6.4.1案卷文件裝訂6.4.2裝訂形式a)裝訂采用三孔一線式，應(yīng)在案卷的左側(cè)裝訂，裝訂線距左邊緣10mm～20mm,不得壓卷內(nèi)文字內(nèi)容，上、下孔距上、下邊緣60mm,中孔位于裝訂線中點(diǎn)。b)一個(gè)案卷文件紙張幅面大小不一致，小于A4幅面的，無法進(jìn)行一次裝訂(如小冊(cè)子),可按件號(hào)順序，同樣采用三孔一線式在左側(cè)裝訂，裝訂單面文件要裱糊成A4幅面大小，每件文件的右上角應(yīng)蓋檔號(hào)章，檔號(hào)章式樣見附錄B圖B.8。6c)圖紙可不裝訂，折疊成A4幅面，每件文件的右上角應(yīng)蓋檔號(hào)章。a)卷盒的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度可為20、30、40、50mm。卷盒式樣見附錄B圖B.3,卷盒展開式樣見附錄B圖B.4;b)卷夾的外表尺寸應(yīng)為310mm×220mm,厚度宜為20mm～30mm;a)案卷目錄式樣宜符合本規(guī)程附錄B圖B.7的要求；b)檔號(hào)填寫符合6.3.4中第b)款；c)案卷題名填寫符合6.3.4中第c)款；d)立卷單位填寫符合6.3.4中第d)款；e)起止日期填寫符合6.3.4中第e)款；f)保管期限填寫符合6.3.4中第f)款；g)密級(jí)填寫符合6.3.4中第f)款；7.1.1項(xiàng)目文件歸檔可由項(xiàng)目建設(shè)單位根據(jù)實(shí)際情況確定?？煞蛛A段在單項(xiàng)工程或單位工程完工后向雙方簽字、蓋章后方可交接。7.1.3勘察設(shè)計(jì)、施不及監(jiān)理單位需向本單位歸檔的文件，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定和要求立卷歸檔。7.2.1項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，向運(yùn)行管理單位7.2.2項(xiàng)目建設(shè)單位與運(yùn)行管理單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容7.2.3列入檔案管理機(jī)構(gòu)接收范圍的工程項(xiàng)目，勘察、設(shè)計(jì)、施工單位應(yīng)根據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，7(規(guī)范性附錄)歸檔文件檔案部門1規(guī)劃報(bào)告書、附件、附圖、報(bào)批文件及審批文件。項(xiàng)目建議書、附件、附圖、報(bào)批文件及審批文件?？尚行匝芯繄?bào)告書、附件、附圖、報(bào)批文件及審批文件。初步設(shè)計(jì)報(bào)告書、附件、附圖、報(bào)批文件及審批文件。各階段的鑒定、實(shí)驗(yàn)等專題報(bào)告。招標(biāo)設(shè)計(jì)文件。技術(shù)設(shè)計(jì)文件。施工圖設(shè)計(jì)文件。招標(biāo)文件、招標(biāo)修改文件、招標(biāo)補(bǔ)遺及答疑文件。采成招標(biāo)代理工作報(bào)告或評(píng)標(biāo)工作報(bào)告。招標(biāo)備案請(qǐng)示、招標(biāo)工作報(bào)告及競(jìng)爭(zhēng)性文件材料。移民征地申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件及紅線圖(包括土地圖、坐標(biāo)圖8表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門有關(guān)工程建設(shè)管理的各種合同、協(xié)議書。有關(guān)工程建設(shè)計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃和調(diào)整計(jì)劃有關(guān)投資、進(jìn)度、質(zhì)量、安全控制文件材料。劃、協(xié)議書。工程建設(shè)管理涉及的有關(guān)重要往來文件。工程建設(shè)項(xiàng)目劃分的報(bào)、批文件。出國(guó)考察報(bào)告及外國(guó)技術(shù)人員提供的有關(guān)文件材料單位工程驗(yàn)收建設(shè)管理工作報(bào)告進(jìn)場(chǎng)通知、合同項(xiàng)目開工令(開工申請(qǐng))、分部工程開工通知(分部工程開工申請(qǐng))。施工人員進(jìn)場(chǎng)報(bào)審(施工項(xiàng)目部成立的文件、公章啟用函、管理制度等)。施工設(shè)備進(jìn)場(chǎng)報(bào)審資料。施工專項(xiàng)技術(shù)方案報(bào)、批材料。工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要。建筑材料(水泥、石子、砂、土等)質(zhì)量證明材料及試驗(yàn)報(bào)告。混凝土(砂漿)試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告。設(shè)備材料、零部件質(zhì)量證明材料及試驗(yàn)報(bào)告?；A(chǔ)處理、基礎(chǔ)正程施工、樁基立程、皮地基驗(yàn)槽記錄。設(shè)備及管線焊接、清洗、試壓、通氣、消毒等記錄及試驗(yàn)報(bào)告。隱蔽工程驗(yàn)收記錄記載工程或設(shè)備變化狀態(tài)(測(cè)試、沉降、位移、測(cè)記錄。絕緣、接地電阻等性能測(cè)試、校核記錄。電器裝置操作、聯(lián)動(dòng)實(shí)驗(yàn)記錄。9表A.1(續(xù))歸檔文件流域機(jī)構(gòu)檔案部門工程質(zhì)量檢查自評(píng)材料(單元、分部、單位工程質(zhì)量評(píng)定表)長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期反映工程建設(shè)原貌及建設(shè)過程中重要階段或事件監(jiān)理部成立的文件、人員機(jī)構(gòu)、崗位責(zé)任制、長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期監(jiān)理通知，協(xié)調(diào)會(huì)審紀(jì)要，監(jiān)理工程師指令長(zhǎng)期工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實(shí)驗(yàn)記錄、報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期施工質(zhì)量檢查分析評(píng)估、工程質(zhì)量事故、施長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期設(shè)備采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)查、考察報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期設(shè)備采購(gòu)、監(jiān)造工作總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門設(shè)備安裝調(diào)試記錄、測(cè)定數(shù)據(jù)、性能鑒定協(xié)議書、委托書、合同試驗(yàn)記錄、圖表、照片實(shí)驗(yàn)分析、計(jì)算、整理數(shù)據(jù)階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定十長(zhǎng)期安全操作規(guī)程、事故分析報(bào)告表A.1(續(xù))歸檔文件檔案部門工程概算、預(yù)算、決算、審計(jì)文件及標(biāo)底、合同價(jià)等說明