新時代基層水文檔案數(shù)字化管理實踐研究

摘要：新時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，為水文檔案數(shù)字化建設(shè)與管理奠定了良好基礎(chǔ)。加強基層水文檔案數(shù)字化管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)水文檔案資源的實時共享，還能夠有效保護水文檔案原件，不斷提高水文檔案的數(shù)字化管理水平。基于此，文章主要論述了新時期對基層水文檔案數(shù)字化管理的要求，解析水文檔案數(shù)字化管理的價值，并探索行之有效的數(shù)字化管理策略，旨在深入開展基層水文檔案數(shù)字化管理工作，推動水文事業(yè)更好地發(fā)展。關(guān)鍵詞：基層；水文檔案；數(shù)字化管理；實踐在新形勢下，我國經(jīng)濟和社會發(fā)展對水文工作提出了更高要求。水文檔案管理是水文工作的基礎(chǔ)，只有積極革新管理方式，建立數(shù)字化的檔案管理體系，發(fā)揮水文檔案的最大價值，才能為水文事業(yè)的快速發(fā)展提供堅實的保障?；鶎铀臋n案是記錄水文信息、服務(wù)水利建設(shè)的重要載體，加強對其數(shù)字化管理，可以實現(xiàn)水文檔案的在線檢索、在線閱覽等功能，大幅度提高水文檔案的利用效率。因此，為了提高企事業(yè)單位檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化水平，相關(guān)部門有必要強化對水文檔案的數(shù)字化管理實踐。一、新時期對基層水文檔案數(shù)字化管理的要求1.實現(xiàn)保存“水文記憶”功能水文檔案是對水文資料信息的保存，是水文部門生存發(fā)展的重要基礎(chǔ)。新時期的基層水文檔案數(shù)字化管理，需要通過數(shù)字化手段，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，確保檔案信息的長期保存和傳承，有效實現(xiàn)“水文記憶”功能。水文檔案的數(shù)字化管理可以有效保護珍貴的水文資料，為后人提供寶貴的歷史記錄，促進水文事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。2.確保水文檔案的完整性在新時代背景下，基層水文檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，需要通過完善的數(shù)字化流程和技術(shù)手段，確保檔案信息的完整性和真實性，防止信息丟失或被篡改。此外，當前各個地區(qū)的水文檔案管理發(fā)展存在不均衡現(xiàn)象，對計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有所差異，需要在實現(xiàn)數(shù)字化存儲的基礎(chǔ)上促進水文資源的共享。除此之外，水文部門需要建立檔案備份和恢復(fù)機制，確保在突發(fā)情況下能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，保障檔案信息的完整性。3.照顧檔案用戶的需求新形勢下，基層水文檔案數(shù)字化管理應(yīng)當尊重現(xiàn)實，充分考慮用戶對水文檔案信息的需求。通過優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)、提供在線閱讀等功能，方便用戶快速獲取所需的檔案信息，確保檔案部門更具現(xiàn)代化信息，從而更好地與水文科研要求相適應(yīng)。另外，在實際管理中，需要加強檔案信息的整合和加工，提供多樣化的檔案服務(wù)，滿足用戶的不同需求，進一步提升水文檔案的利用價值。二、新時代基層水文檔案數(shù)字化管理的價值1.有助于提升基層水文檔案管理成效在新時代背景下，信息技術(shù)在水文工作中得到廣泛應(yīng)用，電子檔案不斷增多，加強基層水文檔案數(shù)字化管理，有助于提升檔案管理成效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在存儲空間有限、檢索效率低下等問題，數(shù)字化管理能夠從根本上解決這些問題。通過構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案信息的快速錄入、分類和檢索，大幅縮短檔案的查找時間，提高工作效率。同時，數(shù)字化管理可以方便地實現(xiàn)檔案信息的共享，使多個部門或單位能夠同時訪問和利用同一份檔案，進一步提升檔案管理的成效。此外，數(shù)字化管理可以降低檔案管理成本，減少紙質(zhì)檔案的打印、存儲和維護成本，為基層單位節(jié)約大量的人力、物力和財力。2.有助于提高基層水文檔案管理質(zhì)量傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存和傳遞過程中容易損壞或遺失，水文檔案的數(shù)字化管理能夠讓管理人員從繁雜的工作中解脫出來，促使他們將更多精力投入檔案數(shù)字化建設(shè)中，保證檔案信息的準確性。通過采用先進的數(shù)字化技術(shù)和工具，可以對檔案信息標準化處理，確保信息的格式統(tǒng)一、內(nèi)容準確。另外，數(shù)字化管理可以加強檔案信息的整合和關(guān)聯(lián)，將分散的檔案信息整合，形成系統(tǒng)化的檔案信息庫，為水文研究和決策提供更加全面、準確的數(shù)據(jù)支持。3.有助于實現(xiàn)對檔案信息的異地利用水文檔案數(shù)字化管理能夠打破原來不能共享的諸多限制，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸和共享技術(shù)，將檔案信息傳輸?shù)饺魏涡枰牡胤?，實現(xiàn)檔案信息的異地查閱和利用，實現(xiàn)人文檔案信息的實時共享。這種管理方式不僅方便了檔案用戶的使用，提高了檔案信息的利用效率，還能夠推動水文檔案信息的交流和共享，促進不同地區(qū)之間的合作與交流。此外，在數(shù)字化管理下，水文檔案利用期間不再受時間的制約，用戶只需上網(wǎng)即可查詢所需的檔案信息，實現(xiàn)對檔案資料的有效利用。4.有助于更好地保護水文檔案原件傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在長時間保存和利用過程中容易受到磨損、污染和損壞等問題的困擾，可以通過數(shù)字化復(fù)制和備份技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式保存。這種管理方式可以避免對紙質(zhì)檔案原件的直接損傷，確保檔案信息的長期保存。此外，數(shù)字化管理可以加強檔案信息的保密性和安全性，通過采用加密技術(shù)和訪問控制等手段，能夠防止檔案信息被泄露和非法訪問。除此之外，數(shù)字化管理可以提高檔案信息的可靠性和穩(wěn)定性，通過定期備份和恢復(fù)機制，確保檔案數(shù)據(jù)在突發(fā)情況下能夠迅速恢復(fù)，保障檔案信息的完整性和可用性。三、新時代基層水文檔案數(shù)字化管理實踐策略水文檔案具有為水文事業(yè)提供可靠依據(jù)的功能，公眾對水文信息的需求不斷增加。新時期，新技術(shù)和新成果逐漸應(yīng)用到水文檔案管理工作中，促使水文檔案記錄內(nèi)容、記錄方式不斷發(fā)生改變，水文檔案載體逐步多樣化，這些變化都對檔案管理工作提出了更高要求。過去很長一段時間，水文檔案以紙質(zhì)為主，查找信息的速度較慢，難以實現(xiàn)共享，導(dǎo)致水文檔案的可利用性不高。為了改善這種情況，基層水文部門應(yīng)當加強檔案數(shù)字化管理，將水文檔案的價值最大化地發(fā)揮出來，推動水文事業(yè)的快速、穩(wěn)定發(fā)展。1.加大資金投入力度，完善水文檔案管理軟硬件設(shè)施在新時代背景下，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，在水文檔案數(shù)字化管理實踐中，基層水文部門應(yīng)當根據(jù)實際管理需要加大資金方面的投入力度，大力引進新技術(shù)和應(yīng)用軟件，促進相關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施的完善。水文部門應(yīng)當針對當前基層水文檔案管理的實際需求，制訂科學(xué)的資金投入計劃，確保資金充足并合理使用，具體包括設(shè)立專項資金用于購買先進的檔案管理軟硬件以及存儲設(shè)備設(shè)施等。其中，在軟件方面，應(yīng)當選擇功能齊全、操作便捷、安全可靠的檔案管理軟件，滿足基層水文檔案數(shù)字化管理的各項需求。這些軟件應(yīng)具備檔案信息的錄入、分類、檢索、共享等基本功能，能夠支持數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和加密等安全措施，確保檔案信息的完整性和安全性；在硬件方面，應(yīng)當配備高性能的計算機、掃描儀、打印機等設(shè)備，支持檔案信息的數(shù)字化處理和輸出。此外，還應(yīng)建設(shè)穩(wěn)定可靠的存儲系統(tǒng)，用于存儲大量的檔案數(shù)據(jù)，購買足夠的存儲設(shè)備設(shè)施，并構(gòu)建冗余備份機制，有效防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。除了購買設(shè)備設(shè)施和軟件外，基層水文部門還需要加強對設(shè)備設(shè)施的維護和更新，定期檢查和維護檔案管理軟硬件，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。隨著技術(shù)的不斷進步和檔案管理需求的變化，需要及時對軟硬件升級和更新，更好地滿足新的檔案管理需求。2.完善數(shù)字化管理法規(guī)與制度，實現(xiàn)依法治檔在基層人文檔案數(shù)字化管理中，通過制定和完善數(shù)字化管理法規(guī)與制度，不僅可以規(guī)范基層水文檔案的數(shù)字化管理行為，提高檔案管理的合規(guī)性和科學(xué)性，還能夠為檔案的長期保存和有效利用提供重要保障，推動基層水文檔案事業(yè)的健康發(fā)展。首先，制定全面、細致的檔案管理規(guī)定。應(yīng)當涵蓋檔案收集、整理、分類、存儲和利用等各個環(huán)節(jié)，明確各項工作的標準和要求。此外，該規(guī)定還應(yīng)當明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限，確保其在工作中能夠有法可依、有章可循；其次，針對數(shù)字化管理的特點制定專門的數(shù)字化操作流程和數(shù)據(jù)質(zhì)量標準。數(shù)字化操作流程應(yīng)當詳細規(guī)定檔案數(shù)字化的步驟、方法和技術(shù)要求，確保數(shù)字化過程的規(guī)范性和準確性。數(shù)據(jù)質(zhì)量標準需要明確檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求，包括數(shù)據(jù)的完整性、準確性和可讀性等，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量可靠；最后，加強相關(guān)法規(guī)制度的宣傳和執(zhí)行力度。水文部門應(yīng)當通過培訓(xùn)、講座等形式，加強對檔案管理人員的法規(guī)制度宣傳教育，增強其法規(guī)意識和執(zhí)行能力。此外，還應(yīng)建立健全監(jiān)督檢查機制，定期檢查和評估檔案管理工作，糾正和處罰違規(guī)行為，確保法規(guī)制度的嚴格執(zhí)行。3.完善水文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，強化對數(shù)據(jù)庫的科學(xué)管理基層水文檔案資料內(nèi)容較多，標準化與一致性相對較差，要想及時對已入庫的水文數(shù)據(jù)信息實行標準化處理，并對未入庫的水文數(shù)據(jù)入庫與校核，需要不斷完善水文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，加強對數(shù)據(jù)庫的科學(xué)管理，保證檔案數(shù)字化工作取得實效。其一，加強對水文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集工作。相關(guān)管理人員應(yīng)當從各個渠道廣泛收集水文數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的全面性和豐富性。對于收集到的數(shù)據(jù)，需要嚴格篩選和審核，確保數(shù)據(jù)的真實性和準確性；其二，加強對人文數(shù)據(jù)的整理、分類和存儲。相關(guān)人員應(yīng)當根據(jù)水文檔案的特點和管理需求，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)分類標準，將數(shù)據(jù)有序分類和整理。由于水文業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)數(shù)據(jù)較多，為了更好地實行數(shù)字化管理，水文部門應(yīng)當基于水文基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，建立專用數(shù)據(jù)庫，如水資源數(shù)據(jù)庫、防汛抗旱數(shù)據(jù)庫等；其三，重視對數(shù)據(jù)庫的科學(xué)管理。水文部門需要建立數(shù)據(jù)庫管理制度，明確數(shù)據(jù)庫的使用權(quán)限和管理責(zé)任，防止數(shù)據(jù)被非法訪問和篡改。另外，采用先進的數(shù)據(jù)管理方法和工具，對數(shù)據(jù)庫開展定期維護，確保數(shù)據(jù)的實時性和可用性。為了提高數(shù)據(jù)庫的管理水平，相關(guān)管理人員可以引入數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等先進技術(shù)，對水文數(shù)據(jù)展開深入分析和挖掘，為水文研究和決策提供有力的數(shù)據(jù)支持。4.加強信息系統(tǒng)安全管理，保證水文檔案信息安全在基層水文檔案數(shù)字化管理中，相關(guān)管理人員應(yīng)當樹立安全第一的意識，嚴格按照相關(guān)保密制度的規(guī)定開展工作，通過加強對水文信息系統(tǒng)的安全管理等，多維度保證水文檔案信息的安全。首先，采用先進的安全技術(shù)手段，保障水文檔案信息安全。例如，相關(guān)管理人員應(yīng)當設(shè)置防火墻系統(tǒng)，通過過濾和監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，有效防止外部惡意攻擊和非法訪問。利用加密技術(shù)對水文檔案信息實行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的數(shù)據(jù)安全性。此外，利用身份驗證和訪問控制機制，對訪問水文檔案信息的用戶實施嚴格的權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問操作；其次，建立完善的安全管理制度，保障水文檔案信息安全。水文部門應(yīng)當制定明確的信息安全管理制度，規(guī)范檔案管理人員的操作行為，確保在處理水文檔案時遵守相關(guān)安全規(guī)定。再次，建立安全審計和日志管理機制，記錄和監(jiān)控檔案管理人員的操作，便于及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全風(fēng)險；最后，制定應(yīng)急預(yù)案，科學(xué)應(yīng)對突發(fā)情況。水文部門應(yīng)當提前制定信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生安全事件時的響應(yīng)流程和處置措施。通過定期組織應(yīng)急演練和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的應(yīng)急響應(yīng)能力，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地應(yīng)對和處理安全問題。5.提高管理人員業(yè)務(wù)能力，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍基層水文檔案數(shù)字化建設(shè)涉及檔案資料管理、數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)、水文等專業(yè)知識，需要既懂計算機技術(shù)，又具備檔案管理與水文知識的復(fù)合型人才。新時期，水文檔案數(shù)字化建設(shè)對檔案管理人員提出了更高要求，管理人員需要熟悉新規(guī)定、豐富新知識，促進水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)。通過提高管理人員的業(yè)務(wù)能力，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理隊伍，可以為基層水文檔案數(shù)字化管理提供有力的人才保障，推動檔案管理工作的規(guī)范化和高效化開展。其一，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋數(shù)字化技術(shù)、檔案管理知識、水文專業(yè)知識等多個方面，確保管理人員能夠全面掌握數(shù)字化管理的相關(guān)知識與技能。通過多樣化的培訓(xùn)形式，如理論授課、實踐操作、案例分析等，不斷提高管理人員的實踐操作能力，更好地適應(yīng)時代發(fā)展對檔案工作的新要求；其二，引進和培養(yǎng)具備數(shù)字化管理經(jīng)驗的優(yōu)秀人才。基層水文部門可以通過公開招聘、選拔優(yōu)秀人才的方式，吸引更多具備數(shù)字化管理背景和經(jīng)驗的專業(yè)人才加入檔案管理隊伍。對于現(xiàn)有的檔案管理人員，水文部門應(yīng)當鼓勵他們繼續(xù)深造，提升自身的專業(yè)素質(zhì)和管理能力；其三，建立完善的激勵機制，調(diào)動管理人員的積極性?；鶎铀牟块T可以設(shè)立獎勵制度，表彰和獎勵在數(shù)字化管理