DB3707∕T 112-2024 濰坊市退役士兵人事檔案管理服務(wù)規(guī)范

ICS03.080.99CCSA203707ServicespecificationforpersonnelfilemanagementofretiredsoldiersinWeifaIDB3707/T112—2024前言 2規(guī)范性引用文件 3術(shù)語(yǔ)和定義 4管理要求 5檔案審核 6檔案收集 7檔案整理 8檔案保管 9檔案利用 10檔案轉(zhuǎn)遞 11檔案數(shù)字化 附錄A（資料性）登記表（簿）格式 10附錄B（規(guī)范性）退役士兵人事檔案目錄 12附錄C（規(guī)范性）檔案清理整理復(fù)制驗(yàn)收登記表 14附錄D（規(guī)范性）退役士兵人事檔案移交申請(qǐng)表 15附錄E（規(guī)范性）退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單 16參考文獻(xiàn) DB3707/T112—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專(zhuān)利的責(zé)任。本文件由濰坊市退役軍人事務(wù)局提出。本文件由濰坊市退役軍人事務(wù)局歸口。本文件起草單位：濰坊市退役軍人服務(wù)中心、濰坊市人才發(fā)展集團(tuán)有限公司。本文件主要起草人：李曉強(qiáng)、馬騁、李許燕、劉子傳、劉超、王榕。1DB3707/T112—2024濰坊市退役士兵人事檔案管理服務(wù)規(guī)范本文件規(guī)定了退役士兵人事檔案管理機(jī)構(gòu)和人員要求、檔案交接審核、檔案材料收集鑒別歸檔、檔案整理、檔案保管、檔案利用服務(wù)、檔案轉(zhuǎn)遞、檔案數(shù)字化等內(nèi)容。本文件適用于指導(dǎo)退役士兵（由政府安排工作的除外）人事檔案管理服務(wù)工作的開(kāi)展。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T33870干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T18檔案著錄規(guī)則DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T68檔案服務(wù)外包工作規(guī)范JGJ25檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1退役士兵retiredsoldiers從中國(guó)人民解放軍依法退出現(xiàn)役的軍士和義務(wù)兵。本文件中退役士兵包含逐月領(lǐng)取退役金退役軍士、自主就業(yè)退役士兵、分散供養(yǎng)退役軍人、自謀職業(yè)退役士兵以及靈活就業(yè)退役士兵和視為放棄安排工作待遇退役士兵、視為放棄安置待遇退役士兵等。3.2退役士兵人事檔案personnelfilesofretiredsoldiers在退役士兵服役、安置、學(xué)習(xí)、就業(yè)等方面形成的，反映退役士兵個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、工作實(shí)績(jī)、遵紀(jì)守法、家庭狀況、社會(huì)關(guān)系以及安置、優(yōu)撫、社保認(rèn)定等情況的歷史記錄材料。4管理要求4.1退役士兵人事檔案管理應(yīng)遵循以下原則：2DB3707/T112—2024a)依規(guī)依法、全面從嚴(yán)；b)分類(lèi)歸集、屬地管理；c)循序漸進(jìn)、應(yīng)轉(zhuǎn)盡轉(zhuǎn)；d)真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范；e)方便利用、安全保密。4.2退役軍人事務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案工作。包括但不限于：a)協(xié)調(diào)會(huì)同教育、財(cái)政、人力資源社會(huì)保障以及軍隊(duì)相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好退役士兵人事檔案管理利用工作；b)研究制定退役士兵人事檔案實(shí)施辦法，加強(qiáng)日常監(jiān)督指導(dǎo)，建立退役士兵人事檔案管理工作考評(píng)機(jī)制，促進(jìn)退役士兵人事檔案管理工作質(zhì)量提升；c)負(fù)責(zé)接收移交本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案，并按規(guī)定對(duì)檔案材料進(jìn)行審核。4.3縣市區(qū)退役軍人服務(wù)中心在所屬退役軍人事務(wù)主管部門(mén)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)安置的退役士兵人事檔案的日常管理利用工作。包括但不限于：a)負(fù)責(zé)《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實(shí)施前，存放在鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街道）、人民武裝部、公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及授權(quán)管理流動(dòng)人員人事檔案機(jī)構(gòu)等單位的退役士兵人事檔案的有序轉(zhuǎn)接；b)負(fù)責(zé)退役士兵人事檔案的收集、整理、保管等日常管理工作；c)提供退役士兵人事檔案查借閱等利用服務(wù)工作；d)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)退役士兵人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)；e)負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房建設(shè)管理。4.4應(yīng)配備專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)退役士兵人事檔案的管理。專(zhuān)職人員應(yīng)符合以下要求：a)政治可靠、遵紀(jì)守法、責(zé)任心強(qiáng)；b)具備相應(yīng)學(xué)歷及檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)；c)熟悉人力資源和社會(huì)保障政策法規(guī)；d)掌握計(jì)算機(jī)基本知識(shí)，并能熟練操作。5檔案審核5.1審核范圍安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織審核管理范圍內(nèi)的退役士兵人事檔案，包括退役后部隊(duì)直接移交的、存放在其他機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)接的以及本人自行保管移交的，確保退役士兵基本信息齊全完整。退役士兵退役時(shí)由部隊(duì)移交地方的檔案，應(yīng)由安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)在對(duì)檔案材料進(jìn)行審核后予以接收，并于1個(gè)月內(nèi)整理歸檔。5.2審核重點(diǎn)退役士兵人事檔案重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：a)入伍材料；b)黨（團(tuán)）員材料；c)軍銜、職務(wù)晉升（調(diào)整）材料；d)學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e)傷殘?jiān)u定材料；f)退出現(xiàn)役材料；3DB3707/T112—2024g)安置去向材料；h)獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料；i)生活待遇材料；j)考核考察材料；k)結(jié)婚材料；l)獨(dú)生子女材料；m)其他需要審核的檔案材料。5.3有關(guān)處理5.3.1入伍批準(zhǔn)、義務(wù)兵注冊(cè)、軍士退役時(shí)本銜級(jí)注冊(cè)相關(guān)證表缺失時(shí)，應(yīng)提供中央軍委政治工作部統(tǒng)一制發(fā)的《士兵檔案材料證明信》。5.3.2在檔案審核過(guò)程中，軍地雙方應(yīng)加強(qiáng)溝通，在各自職責(zé)范圍內(nèi)為對(duì)方審檔核查提供便利和協(xié)助。5.3.3對(duì)檔案材料蓄意作假偽造的，由軍隊(duì)按照有關(guān)規(guī)定認(rèn)定和處理后進(jìn)行移交。5.3.4對(duì)退役士兵弄虛作假騙取安置待遇的，由縣級(jí)以上退役軍人事務(wù)部門(mén)和相關(guān)部門(mén)取消相關(guān)待遇。5.3.5在審核退役士兵人事檔案時(shí)，安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)相關(guān)材料缺失、損毀的，應(yīng)按照檔案來(lái)源原則，及時(shí)向軍隊(duì)相關(guān)部門(mén)、原檔案管理機(jī)構(gòu)反饋，軍隊(duì)相關(guān)部門(mén)和原檔案管理機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定補(bǔ)充完善后，再予以移交。6檔案收集6.1收集要求6.1.1退役士兵移交地方后新產(chǎn)生的人事檔案材料，應(yīng)由安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，及時(shí)收集歸檔。安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)與退役士兵本人、軍隊(duì)相關(guān)部門(mén)及原存檔機(jī)構(gòu)的聯(lián)系，遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規(guī)范的原則，主要收集本文件6.2列出的范圍內(nèi)的材料，并根據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定，不斷充實(shí)完善檔案內(nèi)容。6.1.2收集歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫(xiě)規(guī)范、手續(xù)完6.1.3歸檔材料宜為原件，證書(shū)、證件等特殊情況需用復(fù)印件歸檔的，應(yīng)一并審核原件，由材料制作單位注明復(fù)印時(shí)間并加蓋公章后歸檔。6.1.4注意維護(hù)檔案材料歷史原貌，不應(yīng)在檔案材料上更改、加蓋校對(duì)章，確需更正的重要內(nèi)容應(yīng)形成書(shū)面說(shuō)明，與原始材料一并存檔審查。6.2收集范圍退役士兵人事檔案收集范圍包括以下方面：a)黨（團(tuán)）員材料；b)職務(wù)晉升（調(diào)整）、退休、辭職、辭退等材料；c)學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；d)傷病殘?jiān)u定材料；e)工資、待遇材料；f)其他需要?dú)w檔材料。6.3收集渠道4DB3707/T112—2024退役士兵人事檔案收集包括以下渠道：a)通過(guò)用人單位收集考核、晉升、調(diào)整工資級(jí)別、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)、離退休等材料；b)通過(guò)各級(jí)教育部門(mén)收集學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)銜、學(xué)習(xí)成績(jī)、在校表現(xiàn)等方面的材料；c)通過(guò)業(yè)務(wù)部門(mén)和科技管理部門(mén)收集業(yè)務(wù)成績(jī)、技術(shù)發(fā)明、成果鑒定等材料；d)通過(guò)紀(jì)律監(jiān)察部門(mén)、司法部門(mén)、行政監(jiān)察部門(mén)、公安部門(mén)收集個(gè)人違法亂紀(jì)所受的黨內(nèi)外處分、刑事判決書(shū)、個(gè)人檢查以及撤銷(xiāo)處分、平反決定等材料；e)向退役士兵本人和其他有關(guān)單位收集按規(guī)定應(yīng)予歸檔的人事材料。6.4收集方式退役士兵人事檔案收集包括以下方式：a)定向收集，應(yīng)根據(jù)退役士兵個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的實(shí)際情況，向經(jīng)常產(chǎn)生人事檔案材料的單位和部門(mén)實(shí)行定向收集；b)定時(shí)收集，應(yīng)根據(jù)形成材料部門(mén)的工作活動(dòng)規(guī)律和人事檔案的產(chǎn)生特點(diǎn)，定時(shí)收集新產(chǎn)生的人事檔案材料；c)追蹤收集，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案或掌握的線(xiàn)索進(jìn)行追蹤收集，將一次事件或一項(xiàng)活動(dòng)中形成的與當(dāng)事人有關(guān)的人事材料收集齊全。6.5材料鑒別6.5.1對(duì)符合歸檔材料范圍及要求的材料，應(yīng)在《退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.1）上登記。6.5.2對(duì)不屬于歸檔范圍的材料，應(yīng)退回本人或材料形成單位。6.5.3對(duì)不符合鑒別要求的材料，應(yīng)告知材料形成單位重新制作或補(bǔ)辦手續(xù)。7檔案整理7.1整理要求7.1.1應(yīng)按照分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊的要求整理檔案。7.1.2整理退役士兵人事檔案時(shí)，不應(yīng)私自涂改、抽取或偽造檔案材料，不應(yīng)擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。7.1.3檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)保守秘密法》等有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，嚴(yán)防丟失檔案資料、泄漏檔案內(nèi)容，確保檔案安全。7.2整理程序7.2.1分類(lèi)退役士兵人事檔案包含十三類(lèi)材料：a)第一類(lèi)：入伍材料；b)第二類(lèi)：黨（團(tuán)）員材料；c)第三類(lèi)：軍銜、職務(wù)晉升（調(diào)整）材料；d)第四類(lèi)：學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；e)第五類(lèi)：傷殘?jiān)u定材料；f)第六類(lèi)：退出現(xiàn)役材料；5DB3707/T112—2024g)第七類(lèi)：安置去向材料；h)第八類(lèi)：獎(jiǎng)勵(lì)懲處材料；i)第九類(lèi)：生活待遇材料；j)第十類(lèi)：考核考察材料；k)第十一類(lèi)：結(jié)婚材料；l)第十二類(lèi)：獨(dú)生子女材料；m)第十三類(lèi)：其他材料。7.2.2排序退役士兵人事檔案按本文件7.2.1所示順序排列，每一類(lèi)按材料內(nèi)容的形成時(shí)間及主次關(guān)系來(lái)進(jìn)行排列，具體排列方法有以下兩種：a)時(shí)間排序法，即按材料形成時(shí)間先后排列；b)內(nèi)容排序法，即按材料的內(nèi)容以及材料間的內(nèi)在聯(lián)系排序，主要的、重要的材料放在前面。7.2.3編目7.2.3.1編號(hào)7.2.3.2包括大類(lèi)號(hào)、順序號(hào)及頁(yè)號(hào)，編制方法如下：a)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)及頁(yè)號(hào)，一律用鉛筆編寫(xiě)，每份材料的右上角編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)，如3-1表示第三類(lèi)的第一份材料；b)頁(yè)碼，每份材料獨(dú)自編頁(yè)碼，每單面為一頁(yè)，凡有填寫(xiě)項(xiàng)目的，不論是否填了內(nèi)容，均應(yīng)計(jì)頁(yè)，標(biāo)注在材料正面右下角或背面左下角的空白位置。7.2.3.3目錄7.2.3.3.1目錄內(nèi)容包括序號(hào)、材料名稱(chēng)、材料形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)和備注，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（見(jiàn)附錄B）：a)序號(hào)，即填寫(xiě)大類(lèi)號(hào)、順序號(hào)；b)材料名稱(chēng)，根據(jù)每份材料題目（標(biāo)題）填寫(xiě)，無(wú)題目的應(yīng)擬定，題目過(guò)長(zhǎng)可適當(dāng)簡(jiǎn)化；c)形成時(shí)間，宜填寫(xiě)材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間；d)頁(yè)數(shù)，按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。7.2.3.3.2具體要求包括：a)按照類(lèi)別排列順序及檔案材料目錄格式，逐類(lèi)逐份地進(jìn)行填寫(xiě)；b)目錄內(nèi)容全部為機(jī)打，字體為楷體12號(hào)字不加粗，打印要工整，內(nèi)容準(zhǔn)確清楚，目錄打印完成后，應(yīng)檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤；c)打印目錄時(shí)，每類(lèi)目錄之后，須留出兩個(gè)空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。7.2.4修整7.2.4.1修整內(nèi)容包括：a)拆除大頭針、曲別針、訂書(shū)針等易氧化（生銹）金屬品；b)對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、折皺、卷角的材料予以修整、加工；c)將材料按順序排列整齊，盡量要求兩邊齊，至少確保左齊下齊。7.2.4.2修整方法包括：a)裱糊法，小于A4紙型（297mm*210mm）的需裱糊，襯紙一律用A4紙；b)折疊法，紙張較大，則可以按A4紙型大小予以折疊。6DB3707/T112—20247.2.5裝訂7.2.5.1裝訂要求包括：a)檔案材料應(yīng)裝訂成卷，裝訂后的檔案目錄應(yīng)在卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，將原檔案袋規(guī)范折疊，與裝訂后的紙質(zhì)檔案一同裝盒；b)統(tǒng)一使用規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)檔案盒，檔案盒側(cè)簽須書(shū)寫(xiě)檔案人的姓名、檔案號(hào)，書(shū)寫(xiě)字體為楷體不加粗26號(hào)字，檔案盒正面姓名簽須書(shū)寫(xiě)檔案人姓名，書(shū)寫(xiě)字體為楷體加粗26號(hào)字，書(shū)寫(xiě)姓名不應(yīng)用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。7.2.5.2具體做法包括：a)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤；b)把全卷材料理齊，檔案材料應(yīng)做到兩面整齊，以左邊和下邊兩面為齊；c)材料左邊應(yīng)留有25mm的裝訂邊，按照靠左下對(duì)齊的方式打3孔裝訂，中間孔距上、下孔（從孔中心算起）83mm，下孔距材料底邊54mm，孔中心距左邊沿12mm，孔直徑為5mm；檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊。7.2.6驗(yàn)收入庫(kù)退役士兵人事檔案整理裝訂成卷后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)兩次審核合格后，初審、復(fù)審人員分別在《檔案清理整理復(fù)制驗(yàn)收登記表》（見(jiàn)附錄C）上簽字確認(rèn)。8檔案保管8.1檔案庫(kù)房及設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合JGJ25的要求。8.2檔案保管相關(guān)制度8.2.1建立檔案出入庫(kù)登記制度，檔案利用出庫(kù)時(shí)應(yīng)登記，利用結(jié)束后當(dāng)天入庫(kù)保存。8.2.2建立定期盤(pán)庫(kù)制度，定期將檔案實(shí)物與檔案名冊(cè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解8.2.3建立定期整理制度，每?jī)赡昙姓硪淮?，整理時(shí)替換下的舊檔案目錄不應(yīng)銷(xiāo)毀，須作為文書(shū)資料立卷保存。8.2.4建立檔案工作交接制度，檔案工作人員更換時(shí)，須對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，辦好交接手續(xù)。8.2.5建立保管使用回避制度，檔案工作人員不應(yīng)保管、接觸本人及與其有夫妻、直系血親關(guān)系、三代以?xún)?nèi)旁系血親以及近姻親關(guān)系的人員檔案，相關(guān)檔案應(yīng)由所在單位指定專(zhuān)人保管。8.2.6建立檔案安全管理制度，檔案庫(kù)房鑰匙一般配備兩套，分別由專(zhuān)職和兼職檔案工作人員負(fù)責(zé)保管，不應(yīng)轉(zhuǎn)借他人，其他人員不應(yīng)接觸、保管。檔案管理人員應(yīng)做到人離燈滅、關(guān)窗、落鎖，嚴(yán)禁在庫(kù)房及整理室吸煙，消除火災(zāi)隱患。8.3檔案存放方式8.3.1檔案裝具的排放及編號(hào)應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：a)檔案裝具的排放應(yīng)整齊一致、橫豎成行，應(yīng)符合相關(guān)國(guó)家規(guī)定，做到避光通風(fēng)，不應(yīng)緊靠墻壁；b)所有檔案裝具應(yīng)按統(tǒng)一順序依次進(jìn)行排列編號(hào)，每一列按從左到右順序，每一柜按照從上到下順序，采用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編號(hào)。7DB3707/T112—20248.3.2檔案的排架及存放應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：a)檔案的存放方式應(yīng)按柜和格編號(hào)順序存放，同一格內(nèi)從左至右順序排放，同一柜內(nèi)從上到下順序排放；b)死亡人員檔案應(yīng)分開(kāi)保管，并在《死亡人員檔案登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.2）上登記。9檔案利用9.1檔案查借閱9.1.1查借閱服務(wù)要求9.1.1.1應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的單位或個(gè)人提供檔案查借閱服務(wù)。9.1.1.2查借閱人不應(yīng)涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不應(yīng)泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。9.1.1.3查借閱人不應(yīng)擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。需要從檔案中取證的，應(yīng)說(shuō)明理由，經(jīng)審核同意后復(fù)制或拍攝。9.1.1.4只準(zhǔn)查閱部分內(nèi)容的，不應(yīng)翻閱全部檔案，閱后經(jīng)管檔人員檢驗(yàn)，當(dāng)面歸還。9.1.1.5退役士兵人事檔案一般不予外借，因紀(jì)檢監(jiān)察等特殊情況確需借出使用的，必須履行嚴(yán)格的審批程序，限期歸還；歸還時(shí)應(yīng)利用數(shù)字檔案逐卷逐頁(yè)進(jìn)行核對(duì)，沒(méi)有建立數(shù)字檔案的，借出前應(yīng)通過(guò)拍照、掃描等方式留存副本，以便檔案歸還時(shí)檢查核對(duì)。9.1.2查借閱范圍有下列用途之一的，經(jīng)批準(zhǔn)后可以查借閱退役士兵人事檔案：a)辦理人事變動(dòng)、政治審查、組織處理、工資待遇、退休等組織人事工作；b)學(xué)歷提升、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定等；c)辦理社會(huì)保險(xiǎn)、公證；d)辦理案件；e)經(jīng)批準(zhǔn)進(jìn)行的編史修志、撰寫(xiě)大事記或人物傳記、舉辦展覽或紀(jì)念活動(dòng)等；f)其他需查借閱退役士兵人事檔案的事由。9.1.3查借閱程序包括：a)管檔人員應(yīng)審核查借閱單位或個(gè)人的查借閱審批材料，查借閱事由、查借閱人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料；b)應(yīng)根據(jù)需要確定提供的檔案材料，并在《退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.3）上登記；c)提供查閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)將檔案交查閱人在閱檔室查閱，如需摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)審核摘錄檔案內(nèi)容，與原文核對(duì)無(wú)誤后，寫(xiě)明出處及日期，并加蓋公章；d)提供借閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)告知借閱人歸還期限，原則上應(yīng)當(dāng)天歸還，逾期使用者辦理續(xù)借手續(xù)；e)應(yīng)檢查核對(duì)歸還檔案，核對(duì)無(wú)誤并在《退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.3）上填寫(xiě)歸還時(shí)間后入庫(kù)保存。9.2檔案復(fù)印8DB3707/T112—2024管檔人員應(yīng)審核復(fù)印事由、經(jīng)辦人身份及單位介紹信等有關(guān)證明材料；并在《退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.4）上登記；復(fù)印件上應(yīng)注明復(fù)印用途及日期，并加蓋保管單位公章。9.3其他相關(guān)服務(wù)應(yīng)提供檔案政策咨詢(xún)、信息查詢(xún)等與檔案工作相關(guān)的服務(wù)。10檔案轉(zhuǎn)遞10.1基本要求10.1.1退役士兵人事檔案應(yīng)隨著管理權(quán)限的變化及時(shí)轉(zhuǎn)遞，退役士兵考錄至機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企事業(yè)單位的，其檔案轉(zhuǎn)遞至具有檔案保管權(quán)限的所在單位人事部門(mén)管理。10.1.2轉(zhuǎn)遞時(shí)應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送達(dá)，嚴(yán)禁本人自行攜帶。10.1.3轉(zhuǎn)遞的退役士兵人事檔案，材料應(yīng)齊全，不應(yīng)扣留材料。10.2檔案轉(zhuǎn)入10.2.1退役士兵人事檔案由其他單位轉(zhuǎn)入時(shí)，接收單位收到檔案后，填寫(xiě)《退役士兵人事檔案接收登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.5）。10.2.2退役士兵因特殊情況由本人自行保管的人事檔案，實(shí)行一事一批，按照個(gè)人申請(qǐng)、縣級(jí)審批的程序辦理。根據(jù)個(gè)人意愿，可交由安置地退役軍人事務(wù)部門(mén)管理。具體按照如下程序辦理：a)由退役士兵本人向安置地縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，如實(shí)填寫(xiě)《退役士兵人事檔案移交申請(qǐng)表》（見(jiàn)附錄D），并對(duì)其人事檔案材料的真實(shí)性作出承諾，申請(qǐng)書(shū)和申請(qǐng)表須由本人親筆簽名；b)安置地縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)與申請(qǐng)人共同啟封其人事檔案（已啟封的須由申請(qǐng)人書(shū)面說(shuō)明原因并按規(guī)定進(jìn)行復(fù)印，供后續(xù)審核使用，人事檔案復(fù)印件須由本人簽字確認(rèn)，由安置地縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)與申請(qǐng)人當(dāng)面密封其人事檔案，雙方簽字后加蓋公章暫存；c)安置地縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)委托所屬退役軍人服務(wù)中心根據(jù)人事檔案復(fù)印件信息商有關(guān)部門(mén)僅對(duì)申請(qǐng)人退役軍人身份信息進(jìn)行核實(shí)，申請(qǐng)人屬于退役軍人的，縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)及時(shí)作出審批，按規(guī)定存放其人事檔案，不屬于退役軍人的，不予批準(zhǔn)，并書(shū)面向申請(qǐng)人說(shuō)明理由、通知取檔。10.2.3退役士兵本人自行保管的人事檔案，移交后應(yīng)另冊(cè)管理。退役士兵根據(jù)審核交接后的人事檔案提出相關(guān)待遇申請(qǐng)等事項(xiàng)的，安置地縣級(jí)退役軍人事務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照一事一審的原則，與軍地有關(guān)部門(mén)對(duì)相應(yīng)檔案材料另行審核。10.3檔案轉(zhuǎn)出檔案接收單位發(fā)出調(diào)檔函至轉(zhuǎn)出單位；轉(zhuǎn)出單位同意后，按本文件5.2的審核重點(diǎn)整理檔案材料，并填寫(xiě)《退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）》（參見(jiàn)附錄A表A.6）；轉(zhuǎn)出單位填寫(xiě)《退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（見(jiàn)附錄E），安排檔案移交；接收單位收到檔案后，出具檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)至轉(zhuǎn)出單位。11檔案數(shù)字化11.1基本要求9DB3707/T112—202411.1.1對(duì)退役士兵人事檔案進(jìn)行著錄加工及數(shù)字化，應(yīng)符合DA/T18、DA/T31、GB/T33870的要求。11.1.2對(duì)于《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實(shí)施后新接收的退役士兵人事檔案，應(yīng)在接收檔案后6個(gè)月內(nèi)完成數(shù)字化工作。11.1.3對(duì)于《山東省退役軍人人事檔案管理辦法》實(shí)施后從各部門(mén)按規(guī)定接收的歷年退役士兵人事檔案，由退役軍人事務(wù)部門(mén)指導(dǎo)所屬退役軍人服務(wù)保障機(jī)構(gòu)按要求完成人事檔案數(shù)字化工作。11.1.4采取外包方式開(kāi)展數(shù)字化加工的，嚴(yán)格限定服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)提供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，應(yīng)遵循DA/T68的規(guī)定。11.2數(shù)字化加工安全11.2.1退役士兵人事檔案移交加工時(shí)，應(yīng)清點(diǎn)、核對(duì)，辦理交接手續(xù)。正在數(shù)字化加工的檔案應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，每天入柜保存，不應(yīng)在工位上留存過(guò)夜，加工完畢的檔案應(yīng)及時(shí)歸還入庫(kù)。11.2.2數(shù)字化加工過(guò)程應(yīng)建立流程單，流程單包括檔案號(hào)、工序、經(jīng)手人、時(shí)間等，流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。11.2.3應(yīng)開(kāi)展檔案數(shù)字化專(zhuān)項(xiàng)保密教育，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育和技能培訓(xùn)。11.2.4檔案資料的數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，并派專(zhuān)人全程監(jiān)管。涉密的檔案資料數(shù)字化工作應(yīng)在專(zhuān)門(mén)場(chǎng)所進(jìn)行。11.2.5存儲(chǔ)退役士兵電子檔案的信息系統(tǒng)應(yīng)有完善的后臺(tái)管理機(jī)制，支持查閱、復(fù)制、打印等操作記錄可追蹤。11.2.6加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格區(qū)分退役士兵電子檔案涉密與非密，并定期進(jìn)行檢查。11.3退役士兵人事檔案管理系統(tǒng)11.3.1建設(shè)原則應(yīng)符合實(shí)用性、規(guī)范性、安全性原則。11.3.2建設(shè)內(nèi)容退役士兵人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容包括但不限于：a)系統(tǒng)建設(shè)：包括基本信息、電子檔案等模塊；b)檔案信息的服務(wù)：通過(guò)信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)退役士兵人事檔案服務(wù)利用；c)數(shù)據(jù)庫(kù)備份與維護(hù)：根據(jù)檔案數(shù)據(jù)情況，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。11.3.3功能需求11.3.3.1基本功能：系統(tǒng)設(shè)置功能、權(quán)限功能、檔案日常管理功能、服務(wù)利用功能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能等。11.3.3.2拓寬功能：除基本功能之外根據(jù)用戶(hù)需要設(shè)置的新功能。如信息對(duì)接功能、數(shù)據(jù)共享功能、為日常業(yè)務(wù)工作開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支撐等。DB3707/T112—2024附錄B（資料性）附錄C登記表（簿）格式A.1退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）見(jiàn)表A.1。表A.1退役士兵人事檔案歸檔材料登記表（簿）A.2死亡人員檔案登記表（簿）見(jiàn)表A.2。表A.2死亡人員檔案登記表（簿）A.3退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）見(jiàn)表A.3。表A.3退役士兵人事檔案查借閱登記表（簿）A.4退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）見(jiàn)表A.4。表A.4退役士兵人事檔案復(fù)印登記表（簿）DB3707/T112—2024A.5退役士兵人事檔案接收登記表（簿）見(jiàn)表A.5。表A.5退役士兵人事檔案接收登記表（簿）A.6退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）見(jiàn)表A.6。表A.6退役士兵人事檔案轉(zhuǎn)出登記表（簿）DB3707/T112—2024附錄E（規(guī)范性）附錄F退役士兵人事檔案目錄F.1退役士兵人事檔案目錄見(jiàn)表B.1。表B.1退役士兵人事檔案目錄年月日一二三四五六DB3707/T112—2024表B.1退役士兵人事檔案目錄（續(xù)）年月日七八九十十一DB3707/T112—2024附錄H（規(guī)范性）附錄I檔案清理整理復(fù)制驗(yàn)收登記表I.1檔案清理整理復(fù)制驗(yàn)收登記表見(jiàn)表C.1。表C.1檔案清理整理復(fù)制驗(yàn)收登記表檔案人姓名：工作單位：年月日DB3707/T112—2024附錄K（規(guī)范性）附錄L退役士兵人事檔案移交申請(qǐng)表L.1退役士兵人事檔案移交申請(qǐng)表見(jiàn)表D