DB32-T 4837-2024 政務服務全程網辦電子文件單套歸檔規(guī)范

江蘇省地方標準DB32/T4837—2024政務服務全程網辦電子文件單套歸檔規(guī)范Specificationforelectronicdocumentsinglesetfilingofgovernmentservicewholecourseonlineprocessing2024-09-12發(fā)布2024-10-12實施江蘇省市場監(jiān)督管理局發(fā)發(fā)出布版Ⅰ前言 Ⅲ 2規(guī)范性引用文件 3術語和定義 4總體要求 5歸檔流程 6歸檔要求 7電子檔案單套管理要求 附錄A（資料性）政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表 參考文獻 Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由江蘇省數據局提出并組織實施。本文件由江蘇省政務服務標準化技術委員會歸口。本文件起草單位：蘇州工業(yè)園區(qū)行政審批局、蘇州市數據局（蘇州市政務服務管理辦公室）、蘇州工業(yè)園區(qū)一站式服務中心、蘇州工業(yè)園區(qū)檔案管理中心、蘇州市質量和標準化院。1DB32/T4837—2024政務服務全程網辦電子文件單套歸檔規(guī)范本文件規(guī)定了政務服務全程網辦電子文件單套歸檔的總體要求、歸檔流程、歸檔要求和電子檔案單套管理要求。本文件適用于對政務服務全流程在線辦理過程中的電子文件單套歸檔工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T42727—2023政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范DA/T13檔號編制規(guī)則DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范DA/T92—2022電子檔案單套管理一般要求DA/T93電子檔案移交接收操作規(guī)程3術語和定義GB/T42727—2023和DA/T92—2022界定的以及下列術語和定義適用于本文件。政務服務全程網辦governmentservicewholecourseonlineprocessing依托政府及其職能部門已建的政務服務平臺，為受理審批部門提供在線受理、網上審批、網上出件，并完成電子材料單套歸檔的政務服務全流程在線辦理模式。電子文件單套歸檔electronicdocumentsinglesetfiling僅以電子形式將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統(tǒng)整理的電子文件及元數據管理權限向檔案部門提交的過程。統(tǒng)一身份認證uniqueidentifyauthentication用戶通過使用同一套認證憑證，可訪問所有政務服務平臺上與該用戶身份對應的授權網絡應用的過程。2DB32/T4837—20244總體要求4.1政務服務全程網辦電子文件單套歸檔應遵循來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)、安全可靠的原則。涉密電子文件的單套歸檔應遵守國家保密規(guī)定。4.2政務服務全程網辦不產生紙質文件。電子文件的形成、單套歸檔和電子檔案管理均應通過安全可信的系統(tǒng)或電子設備實現。4.3滿足政務服務全程網辦電子文件單套歸檔要求的信息化系統(tǒng)，應符合DA/T92—2022中第7章的相關要求。4.4應建立政務服務全程網辦電子文件單套歸檔工作機制，明確職責分工：a）各級政務服務主管部門和檔案主管部門負責統(tǒng)籌協調政務服務全程網辦電子文件單套歸檔和電子檔案管理工作，研究制定相關政策、規(guī)章制度、業(yè)務規(guī)范和數據標準；b）各級政務服務主管部門依托符合國家相關規(guī)定、可互認互通的事項管理、身份認證、電子簽名（簽章）、電子印章等功能，支撐政務服務全程網辦電子文件單套歸檔全流程管理；c）各級政務服務機構承擔本級政務服務電子檔案管理的主體責任，制定本單位政務服務全程網辦電子文件單套歸檔工作的各項制度規(guī)定和責任分工。統(tǒng)籌優(yōu)化升級政務服務相關信息化系統(tǒng)，嵌入電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理功能，規(guī)范政務服務全程網辦電子文件的形成、辦理、歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作；d）各級檔案主管部門負責管轄本級政務服務全程網辦電子文件單套歸檔工作的監(jiān)督檢查，對工作機制建設、歸檔電子文件數據標準等進行針對性指導，審核政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限；e）各級國家綜合檔案館應明確政務服務電子檔案移交進館要求，配備滿足電子檔案長期保存及安全管理需要的信息化基礎設施、應用系統(tǒng)，保障政務服務電子檔案規(guī)范接收、長久保存和共享利用。4.5政務服務全程網辦電子文件單套歸檔宜采用在線實時歸檔方式。不具備在線歸檔條件的，可采用離線歸檔方式，歸檔時間最遲不應超過辦理完畢后的第二年6月底。4.6各級政務服務主管部門和檔案主管部門可參照DA/T92—2022中第10章的要求，聯合制定電子檔案單套管理可行性評估指標，組織電子檔案單套歸檔可行性評估。通過可行性評估的，可開展電子檔案單套管理。5歸檔流程政務服務全程網辦電子文件單套歸檔流程（見圖1）分為以下三個階段：a）事項配置階段：各級政務服務機構在本級檔案主管部門的指導下，制定《政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》（樣式見附錄A在源頭配置政務服務全程網辦事項申請材料、審批過程材料、審核結果材料并依據《政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表》，設置需歸檔材料的保管期限、利用權限、流轉路徑等；b）預歸檔階段：政務服務機構業(yè)務部門（以下簡稱“業(yè)務部門”）對政務服務全程網辦事項辦理過程中擬歸檔的電子文件組件及元數據進行收集、整理和清點，形成完整的歸檔信息包，經檢測合格后提交歸檔；c）正式歸檔階段：政務服務機構檔案部門（以下簡稱“檔案部門”）對接收到的歸檔信息包進行接收檢測、登記編目，形成政務服務電子檔案，并開展電子檔案單套管理。3DB32/T4837—2024圖1政務服務全程網辦電子文件單套歸檔流程6歸檔要求6.1事項配置階段6.1.1政務服務機構應梳理能實現全程網辦的政務服務事項，編制政務服務全程網辦事項清單。6.1.2在同級檔案主管部門的指導下，應根據事項清單，篩查出全程網辦的政務服務過程中有歸檔價值的電子文件，納入歸檔范圍，確定保管期限，制定“政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表”并提交同級檔案主管部門審核和備案。6.1.3應根據事項清單和“政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表”，在事項辦理源頭配置政務服務全程網辦事項的辦理材料及樣表等，設置歸檔范圍、歸檔材料目錄、保管期限、檔案利用權限等，設置歸檔材料的流轉路徑，并同步至業(yè)務辦理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)。6.2預歸檔階段6.2.1事項辦理在申報端，依托上級或本級的一體化政務服務平臺、條線業(yè)務系統(tǒng)等網上服務入口，使用統(tǒng)一身份認4DB32/T4837—2024證、電子簽名（簽章）、材料上傳和電子證照調用等功能，在審批端，使用統(tǒng)一身份認證、材料核驗、電子文件流轉、電子印章應用等功能，保證政務服務事項全流程在線受理審批。6.2.2文件收集6.2.2.1事項辦結后，應根據提前配置的歸檔范圍，實時自動采集相關的政務服務全程網辦電子文件組件及元數據，并符合以下規(guī)定：a）采集的元數據應完整、合規(guī)、可讀，符合GB/T42727—2023中第8章的規(guī)定；b）以數據共享形式從外部調用的電子證照及其元數據應一并采集；c）采集的電子文件組件存儲格式應符合GB/T42727—2023中第9章的規(guī)定。6.2.2.2應保證電子文件內容數據與元數據關聯。6.2.2.3應對不符合歸檔格式要求的電子文件進行格式轉換。6.2.2.4應保證電子文件在不同操作系統(tǒng)平臺間遷移與共享，且邏輯格式和內容信息保持一致。6.2.3.1應以件為單位將收集的政務服務全程網辦電子文件組件及其元數據按GB/T42727—2023中第7章的規(guī)定進行整理，以文件夾的形式進行規(guī)范組織和存儲，形成歸檔文件夾，并按預先設置的命名規(guī)則生成電子文件號對歸檔文件夾進行命名。6.2.4.1應對歸檔文件夾中的政務服務全程網辦電子文件組件及元數據的完整性、規(guī)范性等自動清點和技術檢測，標記清點檢測結果。6.2.4.2歸檔的政務服務全程網辦電子文件門類、保管期限、件數應與歸檔信息包中的歸檔材料信息相匹配，元數據應符合GB/T42727—2023中第8章的規(guī)定。6.2.4.3經清點，政務服務全程網辦電子文件組件及其元數據有缺失的應予以補充并重新整理。6.2.5形成歸檔信息包6.2.5.1應對電子文件內的電子簽名（簽章）進行固化處理，固化處理時應保留原電子簽名（簽章）的外觀和相關屬性信息。6.2.5.2將清點合格的政務服務全程網辦電子文件組件及元數據以歸檔文件夾為單位，按照DA/T48的相關要求進行封裝，形成歸檔信息包。6.2.6生成驗證信息6.2.6.1應使用數字簽名、可信時間戳、數字摘要等技術手段，生成可追溯的驗證信息。生成的驗證信息單獨保存，并與歸檔信息包建立關聯。6.2.6.2應記錄經辦人的操作行為，形成檔案全流程日志。6.2.7歸檔檢測6.2.7.1在提交歸檔前，業(yè)務部門應通過專業(yè)檢測工具或系統(tǒng)集成的檢測功能，對歸檔信息包進行真實性、完整性、可用性、安全性等技術檢測和驗證，記錄檢測時間、結果，不符合要求的歸檔信息包應重新整理。注：宜參照DA/T70—2018中4.1和5.1的相關要求進行。6.2.7.2應記錄歸檔檢測的過程信息，生成質量檢查報告，反饋檢測結果。5DB32/T4837—20246.2.8數據交換GB/T42727—2023中第10章的規(guī)定生成政務服務全程網辦電子文件數據交換目錄作為系統(tǒng)間交換憑據，保證數據交換前后的一致性。6.3正式歸檔階段6.3.1接收檢測6.3.1.1在登記編目前，檔案部門應對歸檔信息包的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測，對于不符合要求的歸檔信息包應退回重新整理，并注明退回原因。注：宜參照DA/T70—2018中4.2和5.2的相關要求進行。6.3.1.2應記錄政務服務電子檔案接收檢測的過程信息，生成質量檢查報告，反饋檢測結果。6.3.2登記編目6.3.2.1應將歸檔信息包按照GB/T18894的要求導入電子檔案管理系統(tǒng)預歸檔庫進行登記，并自動編制檔號，生成電子文件歸檔交接文據（歸檔登記表、歸檔目錄等）。6.3.2.2檔號應按DA/T13給出的規(guī)則，根據需要生成，由全宗號、檔案門類代碼、機構（問題）代碼等要素組成。6.3.2.3解析歸檔信息包中的基本信息元數據，自動生成歸檔目錄。應將政務服務電子檔案導入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫，由檔案部門進行電子檔案單套管理。電子檔案長期保存時應定期對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測。注：宜參照DA/T70—2018中4.3和5.3的相關要求進行。7電子檔案單套管理要求7.1檔案部門應按照GB/T18894—2016中第9章和第10章的要求，開展電子檔案的存儲、備份、利7.2電子檔案的單套管理應符合DA/T92—2022中第9章規(guī)定的安全管理要求。7.3屬于進館范圍的電子檔案，應按照DA/T93的相關要求向同級國家綜合檔案館移交電子檔案并附具開放利用意見。同級國家綜合檔案館接收時，應對電子檔案進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，辦理電子檔案移交接收手續(xù)。6DB32/T4837—2024（資料性）政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式見表A.1。表A.1政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表樣式單位政務服務全程網辦電子文件單套歸檔范圍和檔案保管期限表（年月）事項名稱業(yè)務名稱材料分類歸檔范圍保管期限檔案利用權限是否進館檔案開放控制屬性備注注1：材料分類根據政務服務全程網辦事項的不同，包括申請材料、審批過程材料和審核結果材料等。注2：歸檔范圍指各政務服務全程網辦事項擬歸檔的相關材