DB3401T 232-2021 物業(yè)服務(wù)檔案管理規(guī)范

3401I本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定1物業(yè)服務(wù)檔案管理規(guī)范物業(yè)服務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖像、聲4基本要求——規(guī)范化：應(yīng)建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度，設(shè)置檔案管理的專兼職人員，明確檔案管理人員——信息化:應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)為主的智能化工具——專業(yè)化：在對物業(yè)服務(wù)檔案的類別劃分、保存期限、層級管理和制度建設(shè)方面，應(yīng)與物業(yè)服4.2應(yīng)具有滿足檔案管理所需要的設(shè)施設(shè)備和工具，包括但不限于：2——濕度計(jì)；——去濕機(jī)；4.3應(yīng)確保檔案實(shí)體安全和信息安全，根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進(jìn)——應(yīng)做好檔案防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防——檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)4.4應(yīng)建立檔案借閱、使用登記等制度，完善使用檔案相關(guān)審批手續(xù)，建立健全檔案使用臺(tái)賬，對檔——應(yīng)按照歸檔內(nèi)容的規(guī)定進(jìn)行收集；——應(yīng)核實(shí)材料的真實(shí)性、原始性，對于檔案管理中規(guī)定為復(fù)印件材料的，接受時(shí)應(yīng)與原始6.1.2物業(yè)服務(wù)單位應(yīng)收集的物業(yè)檔案包括但6.2.1應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)檔案內(nèi)容和性質(zhì)對物業(yè)服務(wù)檔案進(jìn)行編碼，檔案6.2.3應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案總目錄，并在關(guān)聯(lián)檔案36.3.1.1物業(yè)服務(wù)檔案宜實(shí)行電子檔案和紙質(zhì)檔案歸檔雙軌制，共享的電子檔案應(yīng)落實(shí)權(quán)限管理和網(wǎng)6.3.1.2物業(yè)紙質(zhì)檔案可通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)加工，轉(zhuǎn)化成數(shù)字圖像和數(shù)字文6.3.2.2檔案應(yīng)根據(jù)裝具的檔號(hào)、案卷碼、類別等的層級順序排列存6.4.1.1應(yīng)做好檔案登記工作，統(tǒng)一登記格式，規(guī)范登記的時(shí)6.4.1.2物業(yè)服務(wù)檔案信息應(yīng)定期匯總整理，根據(jù)實(shí)際情況和工作需要，宜以每月為周期，最長不超6.4.1.3物業(yè)服務(wù)檔案登記工作包括但不——其他應(yīng)予登記的事項(xiàng)。借閱檔案應(yīng)履行規(guī)定的登記手續(xù)，使用后應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)6.5.1.2檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、指標(biāo)、計(jì)量單位應(yīng)46.6.2.1應(yīng)定期對檔案進(jìn)行全面檢查，宜采用抽查的方式，檢查時(shí)應(yīng)采用逐卷進(jìn)行，應(yīng)詳細(xì)記錄。——檔案是否在有效期內(nèi)；6.6.3.2檔案的修復(fù)包括但不限于：去污、去酸、加固、檔案——對于重要設(shè)施設(shè)備的檔案資料，應(yīng)現(xiàn)場進(jìn)行核對確保一致；——對于實(shí)際檔案與目錄不一致、實(shí)物與檔案不致的情況，應(yīng)如實(shí)做好書面記錄，明確責(zé)任負(fù)責(zé)檔案工作的人員崗位變動(dòng)時(shí)應(yīng)按檔案管理要求進(jìn)行檔案交接，宜6.7.3.2物業(yè)服務(wù)企業(yè)與建設(shè)單位的檔案交接應(yīng)符合國家有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定，做到文件材料6.7.3.3物業(yè)服務(wù)企業(yè)退出時(shí)，應(yīng)將物業(yè)服務(wù)檔案資料整理完畢后編制移交清冊，在規(guī)定的時(shí)間，同業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)、進(jìn)駐物業(yè)服務(wù)企業(yè)做好交接，并在交接記錄和協(xié)議上簽字。6.7.3.4服務(wù)外包單位更迭時(shí)，交接雙方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊5678編碼結(jié)構(gòu)形式宜采用五段制，編碼由左到右排列，案卷碼為字母，其余各段均用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“—”隔開。其結(jié)構(gòu)為：“案卷碼”—“一級類目代碼”—“二級類目代碼”—“年度碼” 94.物業(yè)收費(fèi)許可證、物業(yè)業(yè)管理費(fèi)用公示、6.房屋勘丈平面圖、租金計(jì)算表、計(jì)算公式、匯3.供水、供電、供氣、供熱、通信、消防、網(wǎng)絡(luò)3.維護(hù)公共秩序中遇到各類事件應(yīng)急處理