2024年公司會議管理規(guī)定（二篇）

第7頁共7頁2024年公司會議管理規(guī)定5.3.1會議的召開需經(jīng)過詳盡的審議，包括會議議程、主要內(nèi)容及參會人員的范圍等環(huán)節(jié)。5.3.2財務(wù)部門負責(zé)對會議的資金使用計劃及費用預(yù)算進行審核，并依據(jù)相關(guān)批準(zhǔn)文件進行費用核銷。5.3.3辦公室負責(zé)初步審查會議執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、會議地點以及預(yù)期費用等事項。5.3.4二類會議由公司相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；一類會議則需由公司主要負責(zé)人審批。5.3.5在公司辦公樓內(nèi)召開的常規(guī)性或臨時性會議，不包含在年度會議計劃內(nèi)。各部門需提前一周提出會議申請，報至辦公室，由辦公室統(tǒng)一安排。若需使用同一會議室，遵循先申請先安排的原則。會議當(dāng)天，會議召集單位應(yīng)指派專人到場，負責(zé)擺放桌卡、聯(lián)絡(luò)參會單位，并確保會議的順利進行。5.4會議組織5.4.1會議組織的分工如下：5.4.1.1一類會議以及承辦的政府、集團、股份會議由辦公室主導(dǎo)組織，包括起草會議通知、制作會務(wù)指南、安排餐飲住宿、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話等，相關(guān)業(yè)務(wù)部門需配合完成相關(guān)工作。5.4.1.2二類會議由各主辦部門負責(zé)組織，辦公室提供必要的協(xié)助。5.4.1.3三類會議原則上由各主辦部門自行組織。5.4.2會議資料管理：5.4.2.1辦公室負責(zé)整理印制公司主要領(lǐng)導(dǎo)的講話材料，其他專業(yè)類材料由各部門自行整理、印制和發(fā)放。建議采用統(tǒng)一格式制作會議指南和匯報材料。會議辦公用品由辦公室統(tǒng)一購置，相關(guān)費用計入會議費用。5.4.2.2會議資料歸檔應(yīng)包含會議申請、通知、指南、簽到表、材料、聲像資料的紙質(zhì)和電子版。承辦部門需保存會議聲像資料，并在會議結(jié)束后填寫會議存檔文件交接單，連同會議資料一并提交至辦公室檔案室。5.5會議費用5.5.1會議費用預(yù)算涵蓋會議費和主辦單位需統(tǒng)一支付的參會人員住宿費。5.5.2會議費包括接送、餐飲、場地租賃、會標(biāo)、印刷等非住宿費用，主辦單位不得額外收取會議費、資料費等。5.5.3會議費和參會人員住宿費用標(biāo)準(zhǔn)參照公司《五項費用管理規(guī)定》執(zhí)行。5.5.4會議結(jié)束后，主辦單位憑《會議費用審批單》及有效票據(jù)向財務(wù)部門申請核銷會議費用，財務(wù)部門根據(jù)最終審批的確認數(shù)進行核銷。5.5.5會議費用預(yù)算的下達及調(diào)整遵循公司《預(yù)算管理程序》。6.流程7.相關(guān)文件7.1相關(guān)的公司體系文件7.1.1《五項費用管理規(guī)定》7.1.2《預(yù)算管理程序》7.2相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和依據(jù)性文件8.記錄8.1會議費用審批單附錄附錄A會議要求A.1各類會議應(yīng)遵循務(wù)實、節(jié)約、簡樸的原則，注重實際效果，不安排與會議無關(guān)的活動。會議文件和材料一般采用普通紙張黑白印刷，不發(fā)放額外的參考材料、宣傳材料及紀(jì)念品等。會場布置應(yīng)簡潔大方，注重實用性。A.2各類會議應(yīng)嚴格控制參會人員范圍，不得隨意延長會期，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超預(yù)算執(zhí)行。禁止將會議費用轉(zhuǎn)嫁給其他單位。A.3會議應(yīng)遵循精簡原則，內(nèi)容可合并的會議應(yīng)盡量一次召開，提倡使用視頻會議形式。會議需按年度計劃和預(yù)算進行，避免無計劃和無預(yù)算的會議。A.4各類會議必須遵守HSE規(guī)定、保密紀(jì)律和宣傳報道要求。A.5會議應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，選擇公司內(nèi)部或附近石油系統(tǒng)內(nèi)的賓館召開，嚴格限制在高消費地區(qū)、旅游景點召開會議。A.6視頻會議要求1.設(shè)有視頻會議終端的單位，應(yīng)指定專人負責(zé)設(shè)備管理，并確保人員穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知信息中心。2.接到視頻會議通知后，應(yīng)及時通知設(shè)備管理人員，按預(yù)定時間開啟設(shè)備，做好會前調(diào)試和會場準(zhǔn)備工作，確保設(shè)備運行良好，影像、聲音效果最佳，會場環(huán)境符合公司要求。3.視頻會議期間，技術(shù)管理部門需有專人值守，協(xié)調(diào)處理技術(shù)問題，未經(jīng)許可不得擅自接入其他會場，保持會場安靜，非特殊情況不得關(guān)閉話筒，確保熱線電話暢通。4.各分會場的視頻終端及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備應(yīng)保持固定的網(wǎng)絡(luò)線路和網(wǎng)址，不得擅自2024年公司會議管理規(guī)定（二）會議管理制度第三章會議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié)會議的組織第三十一條會議的批準(zhǔn)1.臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，而公司級大型會議則需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2.本制度已明確規(guī)定的會議，應(yīng)嚴格按照既定程序進行批準(zhǔn)。第三十二條多部門聯(lián)合會議的組織對于涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由總裁辦公室負責(zé)聯(lián)系并備案會議情況。若需總裁辦公室協(xié)調(diào)安排的，則由總裁辦公室進行統(tǒng)一調(diào)度與安排。第三十三條會議組織的全面性會議組織工作包括但不限于：會議通知的發(fā)布、會議時間、地點的確定、會議議程的制定、會議主持人的指定、參會人員的邀請、會場的布置與安排、會議設(shè)施的準(zhǔn)備、會議材料的起草與分發(fā)、會議記錄、會議錄音錄像攝影等，以及會場橫幅的懸掛、會議宣傳等工作。第三十四條會議通知的規(guī)范性1.會議應(yīng)提前通知，一般會議應(yīng)至少提前半個工作日以電話或其他有效方式通知參會人員，大型會議則需提前更多工作日進行通知。2.會議通知內(nèi)容應(yīng)全面，包括但不限于會議的具體時間、地點、參會人員名單、會議的主要內(nèi)容及參會要求等。第四十四條會議準(zhǔn)備的充分性1.確保會議通知的準(zhǔn)確無誤，以促使應(yīng)到人員按時參會。2.做好會場的布置與安排工作，包括會場環(huán)境的整潔、設(shè)施的檢查與維修，以及必要的服務(wù)人員和用品的準(zhǔn)備。3.安排專人引導(dǎo)和組織參會人員有序入場。4.對于重要接待會議，應(yīng)制定詳細的會議及接待方案，方案內(nèi)容應(yīng)涵蓋接機接站、車輛調(diào)度、餐飲住宿、橫幅席卡、攝影攝像、公共活動等各個環(huán)節(jié)的安排。第二節(jié)會議室的管理與服務(wù)第三十五條會議室管理的責(zé)任主體會議室由總裁辦公室負責(zé)全面管理。第三十六條日常管理的內(nèi)容會議室的日常管理包括但不限于：會議室的安排使用、環(huán)境衛(wèi)生的保持、設(shè)施設(shè)備的維護與管理、以及提供必要的會議服務(wù)等。第三十七條會議前后的準(zhǔn)備工作會議室應(yīng)在會議召開前規(guī)定時間內(nèi)完成各項準(zhǔn)備工作，確保會議順利進行；會議結(jié)束后，也應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成會場的清潔工作。如遇特殊情況，可根據(jù)實際情況進行靈活調(diào)整。第四章會議資料管理第一節(jié)會議紀(jì)要的整理與印發(fā)第三十八條會議紀(jì)要的整理與下發(fā)1.總裁辦和會議組織部門負責(zé)周例會、月例會、季度會議、年終總結(jié)會、專題會議及對外接待會議等會議紀(jì)要的整理工作，并確保其與公司規(guī)章制度具有同等效力。2.專題會議應(yīng)根據(jù)實際安排整理會議紀(jì)要。3.其他各類會議可視情況整理成會議紀(jì)要或其他形式的簡報等。第三十九條會議紀(jì)要的簽發(fā)流程周例會、月例會、季度會議、年終總結(jié)會結(jié)束后，總裁辦公室應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，并報公司總經(jīng)理審核簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀(jì)要則由會議組織部門及時整理，并報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后印發(fā)。會議紀(jì)要的發(fā)放范圍應(yīng)限于參加會議的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。第四十條整理與印發(fā)的時效性會議紀(jì)要的整理和印發(fā)工作應(yīng)在規(guī)定的工作日內(nèi)完成，除非遇到特殊情況。若會議紀(jì)要涉及保密內(nèi)容，應(yīng)指派專人直接送達簽收，以確保信息安全。第二節(jié)會議資料的存檔第四十一條存檔的全面性各類會議資料均須存檔。周例會、月例會、季度會議、年終總結(jié)會、專題會議及對外接待會議等會議資料由總裁辦公室負責(zé)按季度分類存檔；其他會議資料則由各承辦部門自行存檔。第四十二條重大會議資料的特別存檔對于公司重大會議等會議資料，應(yīng)實行“一會一存”制度。存檔內(nèi)容應(yīng)包括會議通知、會議記錄、文字及宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀(jì)要等。第五章會議精神的督辦第四十三條督辦責(zé)任主體總裁辦公室負責(zé)對周例會、月例會、季度會議及有關(guān)專題會議的重大決定事項進行督辦。第四十四條決議的執(zhí)行與配合對于會議的決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認真履行，并嚴格按照會議要求的時間完成。相關(guān)部門和人員應(yīng)給予必要的支持與配合