公文寫作知識培訓筆記

公文寫作知識培訓筆記公文寫作知識培訓筆記公文概述什么是公文公文，即公務文書，是國家機關及其它社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。公文的特點公文的特點主要表現(xiàn)在以下五個方面：1．公文有法定的作者。2．公文有法定的權威。3．公文有特定的效用。4．公文有規(guī)范的體式。5．公文有規(guī)定的處理程序。公文的作用公文的作用主要表現(xiàn)在以下五個方面：1．領導與指導作用。2．行為規(guī)范作用。3．傳遞信息作用。4．公務聯(lián)系作用。5．憑據(jù)記載作用。公文的分類及文種2．從公文的行文關系上來劃分從一個單位的對外文件來說，可以按照他們的行文關系，文件去向，劃分為上行文、平行文和下行文三類。(1)上行文。是指下級機關、下級業(yè)務部門向它所屬的上級機關和上級業(yè)務主管部門所發(fā)送的公文，是自下而上的行文。(2)平行文。是指同級機關或者不相隸屬的；沒有領導與指導關系的機關之間的一種行文。(3)下行文。是指上級領導機關對所屬的下級機關的一種行文。3．從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分可將公文分為秘密文件、普通文件和公布文件。(1)秘密文件。是指內容涉及公司和國家的秘密，需要控制范圍和閱知對象的文件。(2)普通文件。是相對秘密文件而言的。這類普通文件閱范圍比較寬，但一般說來，只限于本機關或本組織內部，不對外公布。(3)公布文件。是指向人民群眾和國內外公開發(fā)布的文件。4．從公文制發(fā)機關的性質和作用來劃分可將公文分為法規(guī)文件、行政文件和公司的文件。(1)法規(guī)文件。是指由中央和地方各級權力機關、行政機制發(fā)的法律、法令和行政法規(guī)與規(guī)章文件。法規(guī)文件一般分為三種：法律文件、法令文件和行政法規(guī)與規(guī)章文件。(2)行政文件。主要是指國家機關在日常公務活動中所形成和使用的文件。(3)公司的文件。是指由公司或機關、組織形成和使用的文件．反映公司的領導、公司的工作和公司的建設等活動。從公文內容的性質和特點來劃分公文分為指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。(1)指揮性公文。是指上級領導機關對下級機關或群眾發(fā)用以領導和指導工作的公文。例如命令、指示、決定、意見、批復和政策性通知等。(2)規(guī)范性公文。是指由機關、組織、社會團體制定的要求員在活動，工作等方面嚴格遵守的行為規(guī)范，是一種兼有政策性和法規(guī)性的公文，例如條例、規(guī)定、辦法、細則、章程、規(guī)則等。(3)報請性公文。是下級機關向上級機關匯報工作、反映情況、請示問題時所使用的陳述性、請求性公文。例如請示、報告等。(4)知照性公文。是指機關單位發(fā)布的需要周知或遵守、以及各部門機關單位之間聯(lián)系工作，通報情況所使用的公文。例如公報、公告、知照性通知、通報、函等。(5)記錄性公文。是指各機關、組織用以記載公務活動以備查考的公文。如會議記錄、電話記錄、會議紀要、大事記、值班日志等。二、文種(公文的名稱)現(xiàn)行機關的行文，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關的職權范圍，所處的地位與發(fā)文的目的，正確地使用公文名稱，不能濫用。1993年11月21日，國務院辦公廳經(jīng)修訂后重新發(fā)布了《國家行政機關公文處理辦法》，將公文文種調整為現(xiàn)行的12類13種：命令(令)、議案、決定、指示、公告和通告、通知、通報、報告、指示、批復、函、會議紀要等。中共中央辦公廳1996年發(fā)布《中國共產黨機關公文處理條例》規(guī)定公司的機關公文種類有14種：決議決定指示意見通知通報公報報告請示批復條例規(guī)定函會議紀要公文寫作技巧公文寫作的最常見誤區(qū)1、用寫散文、小說的語氣寫作公文；用詞不慎或不會使用公文專用詞；2、以個人意志代替部門或團體意志；公文雖個人執(zhí)筆，卻應是集體的意見。3、用靜止的眼光起草公文，如在一些制度中竟出現(xiàn)了本程序由XXX領導審批的字樣。公文應是在一定時期內都能發(fā)生效用的文件。4、錯別字連天，標點號誤用，歧義句不少，讓執(zhí)行者摸不著頭腦，同時置疑起草公文的部門水平太低；5、起草公文未調查研究，僅是照本宣科，嚴重脫離實際；6、錯用文種，不清楚上行文、下行文等的含義，該報告領導知曉的卻用成了請示，平級單位應用函的用成了指示。7、政策水平差，對相關文件吃不透，匆忙下筆，起草的公文內容同其它文件相抵觸，使執(zhí)行者無所適從?！膶懽鞯牧蠼?、語句羅嗦一個孤僧獨自歸，關門閉戶掩柴扉。半夜三更子時分，杜鵑謝豹子歸啼2、時間不清現(xiàn)在而今眼目下,那時以往很久前3、態(tài)度不明也許似乎大概是，然而未必不見得4、歧義句我借他十塊錢。和妻子相比，我更喜歡狗兩個幼兒園的老師她是去年生的5、邏輯病句我司員工不得違反遲到、早退、曠課和組織紀律性不強等錯誤。在會議結束前,全體員工和中層領導都不得無故離開會議場地。我司已經(jīng)基本根除了提前到食堂就餐現(xiàn)象除不能到會的人員外,全體員工都來參加培訓了大家要提高警惕，防止偷盜的事件不再發(fā)生員工能否取得優(yōu)良成績，決定于平時的努力鉆研業(yè)務知識6、錯別字公文寫作技巧一、公文寫作是代機關立言，當慎之再慎公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動。公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。一般說來，公文起草的組織可以分別采用以下三種形式：1．由一人準備、選取材料并構思布局直至擬寫成文。2．由多人共同討論、構思和準備材料，最后由一人執(zhí)筆起草。3．由起草小組共同醞釀，多人分工執(zhí)筆，一人統(tǒng)稿貫穿全文。二、發(fā)揮公文效用，把好質量關公文質量主要體現(xiàn)在公文的思想內容和文字表達兩個方面。1．在思想內容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。2．在文字表達方面，應該結構嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。公文寫作既然要符合一定規(guī)則，又要寫出讓執(zhí)行者便于閱讀、便于理解的文采，所以說相當困難，以一句很形象的話形容：公文寫作是戴著腳鐐跳舞。三、以切關部門榮譽，切關員工利益的負責態(tài)度對待公文寫作公文是代機關立言，代表了機關的政策水平、是檢驗部門水平的載體。公文有一定時間性，延續(xù)性，不是可以隨意廢止、更改的，故寫作時應慎之更慎公文切不得反映個人風格、喜好，觀點，而應當是群體的意見，故調查研究很有必要！公文寫作的特點公文寫作同寫其它類文章一樣應該講究質量，注重效用文寫作又不同于其它種類的文章而有其鮮明的特點：1．被動寫作，遵命性強。2．對象明確，針對性強。3．集思廣益，群體性強。4．決策之作，政策性強。5．急迫之作，時限性強。6．講究格式，規(guī)范性強。公文寫作的基本要求公文寫作的上述特點，決定了公文寫作的基本要求：1．要保證公文內容在政治上的正確性。2．要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。3．在文字表述上準確、鮮明、生動，符合預防與邏輯。4．公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。5．要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。公文寫作步驟與方法一、明確發(fā)文主旨。即公文的主題或目的，通常包括內容：1．公文的中心內容是什么?2．根據(jù)公文內容，準備采用何種公文名稱。3．要明確公文發(fā)送范圍和閱讀對象。二、收集有關材料。即圍繞主題收集有關材料，進行一定的調查研究工作。1．收集、閱讀和研究有關部門的文件材料。2．深人下去，收集有關的實際材料。三、擬出寫作提綱四、認真起草正文1．把握公文主題，選好用好材料。2．觀點正確，情況確實。3．內容涉及的有關部門要經(jīng)過會商，取得一致意見4．文字表述要簡練，交代問題要清楚。五、反復檢查修改。1．關于主題的修改。2．關于觀點的修改。3．關于材料的修改。4．關于結構的修改。5．關于語言的修改。公文寫作時的“三?！迸c“五修改”一校、是否該行文，是否與現(xiàn)行文件相沖突；二校、文種正確與否，總體方向正確與否；三校、文件的結構、用句、用字是否恰當五修改（反復檢查修改）1．關于主題的修改。2．關于觀點的修改。3．關于材料的修改。4．關于結構的修改。5．關于語言、文字、標點的修改，以及打印后對打印稿的全面檢查修改。典型公文的寫作通知一、通知概述通知是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文?！掇k法》規(guī)定：“通知適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部?！蓖ㄖ且环N使用面極廣、以下行為主也可以平行的公文文種。二、通知的類型(一)發(fā)布性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及公司內規(guī)章制度。(二)批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文給所屬有關部門人員，讓他們周知或者執(zhí)行。(三)轉發(fā)性通知：用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文給所屬有關部門人員，讓他們周知或者執(zhí)行。(四)指示性通知：用于上級機關指示下級機關如何開展工作。(五)任免性通知：用于任免和聘用干部。(六)事務性通知用于處理日常工作中帶事務性的事情常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關部門或群眾。三、通知的寫作通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。(一)標題標題多采用“發(fā)文單位加事由加文種”或“事由加文種”兩種形式。批轉性、轉發(fā)性通知，標題中應標明“批轉”、“轉發(fā)”字樣，并要列出原發(fā)文單位和原文件名稱。(二)不同類型通知的正文有不同寫法：1．發(fā)布性通知的正文比較簡單，只要寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就行了。2．批轉性、轉發(fā)性通知，簡單的只要寫明批轉、轉發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。3．指示性通知寫法相對比較復雜。4．任免性通知寫法不復雜，一般只要寫明什么權力機構任命或免去什么人擔任什么職務就行了。5．事務性通知寫法也簡單，只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行了。通報一、通報概述通報是在一定范圍內表彰先進、批評錯誤、傳達事項的告知性文件?！掇k法》規(guī)定：“通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要或者情況?！薄稐l例》規(guī)定：“通報用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。通報的特點通報的主要特點有二：(一)周知性：即在發(fā)文范圍內讓所有人都知道所通報的情況。(二)指導性：通報的目的不僅僅是要讓群眾知道發(fā)生了什么事，更重要的是要群眾認清事情的性質，提高思想認識。通報的類型根據(jù)通報承擔的任務，可以把通報分為三類：(一)表彰先進型：用于表彰個體或群體的先進人物，公布他們的事跡，宣布給他們的獎勵，分析他們的先進思想，指出應該向他們學習什么。(二)批評錯誤型：用于批評犯錯誤的個人或群體，公布他們的錯誤事實，宣布給他們什么處分，分析錯誤的性質，指明應吸取的教訓。(三)傳達事項型：用于將領導掌握的精神或情況傳達下屬，以便下屬在開展工作、處理問題時做到心中有數(shù)。通報的寫作通報的正文，類型不同寫作時要注意的重點也不盡相同：1．表彰先進的通報，一般按介紹先進事跡、宣布表彰決定，分析先進思想，指明如何向先進學習這樣四個步驟寫。2．批評錯誤的通報，應把批評根據(jù)、錯誤事實、處分決定、錯誤性質、善后辦法五個方面寫清楚。3．傳達事項的通報，一般由兩部分組成：一部分是通報事項的情況或者精神，包括對事項的分析，如它的性質、重要性等等；另一部分是對下屬或群眾的要求、希望。第二部分要不要或要多少，視實際需要決定。報告一、報告概述報告是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文?！掇k法》規(guī)定：“報告適用于向上級機關匯報工作，反應情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。”報告的特點報告的主要特點有二：(一)重陳述。報告的主要任務是如實向上級陳述工作情況，事實和意見的陳述應當是報告的主要內容。(二)有主見。匯報工作不能只擺事實而沒有匯報者的觀點。匯報者在報告中，應當對所報告的事實，提出自己的看法。報告的類型按照內容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。綜合報告多屬例行報告，即每隔一定時間，如一季、半年、一年，下級必須將工作情況全面向上級匯報一次。專項報告是就某件事或某個問題專門寫的報告，多半是不定期的，根據(jù)實際的需要而撰寫。按照行文的目的的不同，報告可分為呈報性報告和呈轉性報告。呈報性報告的行文目的單純，即將有關情況報告上級，讓上級知道。呈轉性報告的行文目的不僅僅是匯報，它還要求上級機關在同意報告的情況下，將報告批轉或轉發(fā)給有關單位執(zhí)行。報告的寫作(一)陳述事實要清楚扼要。(二)表達觀點要精煉清晰。(三)語言要簡潔樸實。請示一、請示概述請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文?！掇k法》規(guī)定：“請示適用于向上級機關請求指示、批準?！闭埵镜奶攸c請示的特點主要有三：(一)超前性：請示必須在辦事之前。(二)說明性：請示的目的在于向上級說明情況，請求幫助。(三)單一性：請示必須堅持“一文一事”。請示的類型根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：(一)請求批準類：下級機關希望或打算做某件事，而批準權在上級機關，就要通過請示，請求批準。(二)請求幫助類：下級機關在權限范圍內可以辦的事情，因條件限制無法辦好，可以通過請示，請求上級幫助。(三)請求批轉類：一般是職能部門就與自己業(yè)務范圍有關的全局性工作，提出意見或建議，請求上級同意，并批轉各有關部門執(zhí)行。請示的寫作(一)要遵守行文規(guī)則。請示的行文規(guī)則，《辦法》和《條例》有明確的規(guī)定，綜合起來有四條：1．請示應當一文一事。2．請示一般只寫一個主送機關，女嘯同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。3．一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。4．受雙重領導的機關向上級機關請示，應當寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。(二)理由要充分，要求要合理。(三)格式要正確，語言要得體。請示的正文一般由請示理由、請示事項、結束語三個部分。請示理由要充分具體，具有說服力，一般自成段落，請示事項如涉及幾個方面，應分點列出，常用的結束語有“可否，請批示”、“當否、請指示”、“以上意見如無不妥，請批轉有關單位貫徹執(zhí)行”等。批復概述批復是答復下級機關請示事項的指示性公文?！掇k法》規(guī)定：“批復適用于答復下級機關的請示事項?！迸鷱偷奶攸c(一)針對性：針對請示這一文種，針對請示的機關，針對請示的問題。(二)指導性：批復針對請示表態(tài)或發(fā)表意見，對下級機關的工作有指導、規(guī)范作用，下級不能違背上級的批復。批復的類型(一)表態(tài)性批復：主要是答復請求批準類的請示，或同意，或不同意。(二)指示性批復：針對下級請示的事項或提出的問題，提出處理意見，帶有指導下級機關工作的性質。批復的寫作(一)要先回應后批復。批復是針對請示寫的，所以批復正文的開頭，一定要表示來文已經(jīng)收到。(二)態(tài)度要鮮明，措辭要明確。批復是指導性的，是下級行動的依據(jù)所以一定不能讓下級產生誤解。如果不同意下級的請示，一要說明原因。(三)要及時批復。批復的時間性較強，所以要及時處理各類請示件。函概述函是機關之間辦理日常公務的交往性公文?！掇k法》規(guī)定：“函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。”二、函的特點(一)形式靈活，適應性強。(二)務實性強。函的類型(一)商洽函：用于機關之間商洽工作、討論問題。(二)問復函：用于機關之間提出詢問和答復詢問。(三)請準函：用于向沒有隸屬關系的有關主管部門請求批準。(四)知照函：用于把自己管轄范圍的事項告訴有關的機構。平行機關和不相隸屬機關可以使用，上下級機關也可以使用。函的寫作(一)一事一函，直陳其事。函的正文，一般由緣由、事項、結語三部分組成。緣由是交代為什么要寫這封函；事項是說明商洽、詢問、答復、請求、知照的具體內容；結語是表達發(fā)函者的愿望，如：“請研究后函復“、“請批準”、“特此函告”等。(二)語言要平實、親切、自然。一切從工作需