2024年會議室規(guī)章制度（三篇）

第2頁共2頁2024年會議室規(guī)章制度一、目標(biāo)本規(guī)定旨在規(guī)范會議室管理，確保其有效利用，以保證各類會議及其他相關(guān)工作的順利進(jìn)行，維持使用秩序，提高會議室的使用效率。二、適用范圍本規(guī)定適用于____惠科金揚公司的所有會議室管理活動。三、職責(zé)1.管理部承擔(dān)會議室的調(diào)度和維護(hù)工作，以保持室內(nèi)環(huán)境的整潔和設(shè)施的完好。2.管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督會議室的衛(wèi)生和設(shè)施管理。四、規(guī)定內(nèi)容1.會議室僅供本公司進(jìn)行會議、接待、商務(wù)研討、招聘等活動。各部門需提前在管理部登記，由管理部統(tǒng)一調(diào)度，防止時間沖突。未經(jīng)許可，不得擅自使用。如有特殊情況需要借用，需事先獲得管理部前臺行政人員的批準(zhǔn)。2.在使用會議室期間，各部門應(yīng)保持安靜，不得亂丟垃圾，禁止在會議室食用可能產(chǎn)生異味的食品，且不得隨意操作影音設(shè)備。如有損壞，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.使用過程中，各部門必須尊重公物，保持會議室的整潔，使用完畢后將所有設(shè)備歸位。會議室的影音設(shè)備由企業(yè)管理部行政人員負(fù)責(zé)監(jiān)管。4.管理部需確保會議室設(shè)施設(shè)備的完好，并安排清潔人員保持會議室的整潔，包括桌椅排列有序，地面干凈，以及花草的養(yǎng)護(hù)和枯葉清理。5.會議結(jié)束后，會議室預(yù)約人員需負(fù)責(zé)清理桌面衛(wèi)生，整理物品，并確保門窗關(guān)閉，空調(diào)和電器設(shè)備電源關(guān)閉，同時做好防火、防盜等安全措施。6.請遵循既定的會議室使用流程。五、注意事項1.所有使用會議室的人員都應(yīng)尊重并保護(hù)會議室的設(shè)施和物品，如有人為損壞，須按價賠償。2.會議室的使用需遵循客戶優(yōu)先、先登記后使用、先緊急后一般、先全局后部門的優(yōu)先級原則。3.投影儀等設(shè)備由專業(yè)人員調(diào)試，未經(jīng)許可不得擅自操作。如設(shè)備故障影響會議，應(yīng)及時通知網(wǎng)絡(luò)專員處理。4.會議室僅限于會議或接待客人，禁止進(jìn)行其他活動，如聊天、打電話、上網(wǎng)、休息等。六、會議室預(yù)約使用登記各部門應(yīng)根據(jù)實際需求，至少提前一天在“管理部”共享文件夾中的“會議室預(yù)約使用登記表”中填寫相關(guān)信息，以便及時協(xié)調(diào)和高效利用會議室。2024年會議室規(guī)章制度（二）1.管控目標(biāo)本規(guī)定旨在規(guī)范會議室使用流程，明確管理責(zé)任及相應(yīng)處罰措施，以提升工作效率和客戶服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。2.管控范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有參會人員。3.管控對象涉及的會議室包括一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓(xùn)室。4.管控內(nèi)容4.1會議安排4.1.1使用人需提前向辦公室報告會議時間、參會人員、參會人數(shù)、會議需求（如需多媒體設(shè)備或會議服務(wù)）等信息，以便進(jìn)行有效的會議地點安排和相關(guān)準(zhǔn)備工作。4.1.2部門如需召開緊急會議，應(yīng)立即通知辦公室，以確保對會議室使用情況的實時掌握，防止使用沖突。4.1.3行政管理員在收到預(yù)定通知后立即確認(rèn)安排，并登記會議室使用記錄（附錄），并將確認(rèn)信息反饋給預(yù)定人員。4.1.4對于總公司高級領(lǐng)導(dǎo)參與的會議、重要客戶訪問或總經(jīng)理指定需要提供服務(wù)的，行政管理員應(yīng)立即確認(rèn)并準(zhǔn)備，包括調(diào)整會議室溫度，視情況提供茶水、礦泉水、香煙、果盤等用品，并在會議進(jìn)行中持續(xù)跟進(jìn)服務(wù)。4.2會議紀(jì)要4.2.1部門內(nèi)部會議的會議紀(jì)要工作由各部門自行安排。4.2.2公司級會議或需呈報總經(jīng)理審閱的，由辦公室行政管理員制作會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后規(guī)定時間內(nèi)（具體時長）提交總經(jīng)理助理審批，審批通過后報總經(jīng)理。4.3部門職責(zé)4.3.1辦公室負(fù)責(zé)一樓會議室、三樓會議室及四樓培訓(xùn)室的管理工作，包括會議的安排、協(xié)調(diào)，現(xiàn)場清潔，以及附屬設(shè)備的調(diào)試、保養(yǎng)和維修。4.3.2會議室使用者應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)室內(nèi)設(shè)施完好及環(huán)境衛(wèi)生，并在會議結(jié)束后及時通知辦公室。5.罰則5.1未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)擅自安排會議的，將對部門負(fù)責(zé)人扣減當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.2因會議室安排不當(dāng)、協(xié)調(diào)失誤或物品準(zhǔn)備不充分影響會議進(jìn)行的，每次將對行政管理員扣減當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.3對于會議室設(shè)備、物品的損壞，由責(zé)任人按原價賠償，并扣除當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次；如責(zé)任不明確或相互推諉，由雙方共同賠償，并扣除當(dāng)事人當(dāng)月考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）/次。5.4因個人原因?qū)е聲h紀(jì)要延遲提交的，每次將對責(zé)任人扣減考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值）。5.5若因衛(wèi)生清理不及時、不徹底受到領(lǐng)導(dǎo)批評的，每次將對衛(wèi)生清理員扣減考核分?jǐn)?shù)（具體數(shù)值），情節(jié)特別嚴(yán)重的加倍扣減。6.責(zé)任部門辦公室7.監(jiān)督管理辦公室主任8.技術(shù)說明8.1本制度由辦公室負(fù)責(zé)制定和解釋，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。制度的修訂和終止遵循相同的批準(zhǔn)程序。8.2本制度自發(fā)布之日起實施。2024年會議室規(guī)章制度（三）一、制定目標(biāo):本規(guī)定旨在規(guī)范會議時間的安排，合理調(diào)度會議室資源，確保會議室的正常使用，同時便于前臺引導(dǎo)客戶至?xí)h室，減少客戶等待時間，以維護(hù)公司的專業(yè)形象。二、適用范圍:本制度適用于公司辦公大樓內(nèi)所有共享會議室的管理和使用。三、職責(zé):1.行政部前臺文員：全面負(fù)責(zé)會議室的日常管理工作，包括接收會議室使用申請及相關(guān)的協(xié)調(diào)工作，以及會后的整理、清潔檢查和維護(hù)。2.行政部寫字樓清潔工：負(fù)責(zé)會議室的日常5S工作。3.各部門：負(fù)責(zé)會議室的申請并遵守本規(guī)定，包括及時申請，會議中器材設(shè)備的準(zhǔn)備、保管與維護(hù)，以及會后的5S工作。四、操作流程:1.申請：各部門或個人使用會議室，需提前填寫《會議室使用申請表》并提交至前臺文員。申請時間需提前____小時，特殊情況或緊急會議可電話與前臺協(xié)商，每周固定的例會需在前臺登記備案。2.前臺文員收到申請后，應(yīng)在《會議室使用登記表》上及時登記，如有沖突，需與申請人協(xié)調(diào)。3.如會議室使用時間有變動，申請人需及時通知前臺文員。4.使用完畢，使用者需關(guān)閉所有設(shè)備，清理白板，歸置桌椅，并通知前臺文員。未完成清理工作達(dá)____次以上者，將由行政人事課進(jìn)行相應(yīng)處罰。5.前臺文員需定期檢查會議室的清潔度和設(shè)施完好性，并根據(jù)使用情況提出改進(jìn)建議。五、注意事項:1.使用人員需尊重會議室設(shè)施和物品，人為損壞需照價賠償。2.遵循客戶優(yōu)先，先登記先使用、先緊急后一般、先全局后部門的使用原則。3.未經(jīng)許可，不得擅自操作投影儀等設(shè)備，如有故障，通知電腦部處理。4.前臺文員需定期檢查會議室用品，如白板筆、打印紙等，確保設(shè)施正常。5.會議室僅限于會議或接待客人，禁止進(jìn)行其他活動。接待客人需在會議室進(jìn)