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文檔簡介
《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》專業(yè)解讀與應用指導材料之1:“4組織環(huán)境-4.1理解組織及其環(huán)境”《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》4組織環(huán)境4.1理解組織及其環(huán)境組織應確定、證實并文件化各種外部和內(nèi)部因素,這些因素與其宗旨和戰(zhàn)略目標相關(guān),并影響其實現(xiàn)設(shè)施管理體系預期結(jié)果的能力。組織環(huán)境理解組織及其環(huán)境“理解組織及其環(huán)境”相關(guān)術(shù)語和定義解讀;組織環(huán)境:對組織建立和實現(xiàn)其設(shè)施管理目標的方法有影響的內(nèi)部和外部因素的組合;外部因素:指不在組織的直接控制或責任范圍內(nèi),但有可能潛在地影響組織運營和資源的因素。這些因素可能包括但不限于市場競爭、經(jīng)濟環(huán)境、法律法規(guī)變化、技術(shù)發(fā)展、社會文化因素等;內(nèi)部因素:指那些由組織直接控制并負責的因素。這些因素通常與組織的內(nèi)部運營和管理相關(guān),例如組織文化、戰(zhàn)略目標、資源分配、組織結(jié)構(gòu)、管理體系等;宗旨:組織存在的根本目的和核心理由,它定義了組織為什么存在以及它試圖實現(xiàn)的核心價值。在設(shè)施管理體系中,宗旨為設(shè)施管理活動提供了根本的方向和指引,確保所有設(shè)施管理活動都圍繞著這一核心目的展開;戰(zhàn)略目標:戰(zhàn)略目標是組織在較長時期內(nèi)期望實現(xiàn)的一系列具體、可衡量的目標,這些目標與組織的宗旨和愿景緊密相連,是組織戰(zhàn)略規(guī)劃的核心組成部分。在設(shè)施管理體系中,戰(zhàn)略目標為設(shè)施管理活動設(shè)定了具體的、可衡量的績效指標,以確保設(shè)施管理活動能夠有效地支持組織的整體戰(zhàn)略;與其宗旨相關(guān)的任何因素:指任何可影響設(shè)施管理體系范圍內(nèi)的戰(zhàn)略目標、資源、時間安排或任何服務(wù)交付方面的因素。這些因素與組織的核心使命、愿景和價值觀緊密相關(guān),直接影響設(shè)施管理體系的有效性和效率;設(shè)施管理體系的預期結(jié)果:應包含在一個識別其設(shè)施管理體系范圍的文件中,應以客觀的(可測量的)形式盡可能清楚地闡明設(shè)施管理服務(wù)有效交付所產(chǎn)生的關(guān)鍵成果。這些成果通常與設(shè)施管理服務(wù)的性能、效率、質(zhì)量、安全、合規(guī)性等方面相關(guān),是評價設(shè)施管理體系有效性的重要指標。設(shè)施管理體系預期結(jié)果包括但不限于:提供一個通用的平臺:設(shè)施管理體系為所有類型的組織提供了一個通用的平臺,使得不同組織在設(shè)施管理方面可以采用相同的方法和標準,便于交流、比較和改進;促進組織間的溝通與合作:無論是公共部門還是私人部門,設(shè)施管理體系都能促進組織之間在設(shè)施管理方面的溝通與合作,分享最佳實踐和經(jīng)驗,共同提升設(shè)施管理水平;改善安全、健康和福祉:確保設(shè)施環(huán)境的安全、衛(wèi)生和舒適性,預防職業(yè)傷害和疾病,提升員工和設(shè)施用戶的健康水平和工作滿意度;提高勞動生產(chǎn)力:通過優(yōu)化設(shè)施管理流程和方法,減少無效勞動和浪費,提高員工的工作效率和生產(chǎn)力;提高效率和有效性:通過科學規(guī)劃和有效管理設(shè)施資源,提高設(shè)施使用效率和運營效果,降低管理成本,提升組織的整體績效;提升組織的成本收益:通過設(shè)施管理體系的實施,優(yōu)化設(shè)施配置和運營策略,降低能耗和維護成本,提高設(shè)施資產(chǎn)的回報率和組織的成本收益;改進服務(wù)一致性:確保設(shè)施服務(wù)的質(zhì)量和水平在不同時間、不同地點和不同服務(wù)對象之間保持一致,提升組織的信譽和客戶滿意度;確保始終如一地滿足相關(guān)方需要和適用的要求:設(shè)施管理體系要求組織識別并理解相關(guān)方的需求和期望,確保設(shè)施服務(wù)始終如一地滿足這些需求和適用的法律法規(guī)、標準等要求;證實設(shè)施管理的有效及高效交付:通過設(shè)施管理體系的實施和持續(xù)改進,組織能夠證實其設(shè)施管理的有效性和高效性,確保設(shè)施服務(wù)能夠及時、準確地滿足需求組織的目標和要求;確保在全球競爭環(huán)境下保持可持續(xù)性:在全球競爭日益激烈的環(huán)境下,設(shè)施管理體系幫助組織通過持續(xù)改進和創(chuàng)新,保持其在設(shè)施管理方面的競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。能力維度提供通用平臺的能力-標準化能力:組織需要能夠?qū)⒃O(shè)施管理的流程、方法和標準統(tǒng)一起來,形成一套可復制、可推廣的體系-適應能力:盡管有通用平臺,但不同組織仍有其獨特性,因此組織需要具備根據(jù)自身實際情況對通用平臺進行適當調(diào)整的能力-交流與合作能力:在通用平臺上,組織之間需要能夠進行有效的交流與合作,分享最佳實踐和經(jīng)驗,這就要求組織具備良好的溝通和協(xié)作能力組織間溝通與合作能力-溝通能力:組織需要能夠清晰地表達自己的需求、期望和最佳實踐,同時也要能夠理解和接納其他組織的觀點和經(jīng)驗-合作能力:在溝通的基礎(chǔ)上,組織需要能夠與其他組織建立合作關(guān)系,共同開展設(shè)施管理活動,如聯(lián)合采購、共享資源等-學習與創(chuàng)新能力:組織需要具備良好的學習和創(chuàng)新能力,能夠從其他組織的最佳實踐中汲取營養(yǎng),并結(jié)合自身實際情況進行創(chuàng)新改善安全、健康和福祉的能力-安全管理能力:組織需要建立完善的安全管理制度和流程,確保設(shè)施環(huán)境的安全-健康管理能力:組織需要關(guān)注員工和設(shè)施用戶的健康需求,提供必要的衛(wèi)生設(shè)施和舒適的工作環(huán)境-應急響應能力:在發(fā)生突發(fā)事件時,組織需要能夠迅速、有效地進行應急響應,保障人員安全提高勞動生產(chǎn)力的能力-流程優(yōu)化能力:組織需要對現(xiàn)有的設(shè)施管理流程進行分析和優(yōu)化,消除冗余和浪費-技術(shù)應用能力:采用先進的設(shè)施管理技術(shù)和工具,提高管理效率和準確性-員工培訓與激勵能力:通過培訓提升員工的專業(yè)技能和工作效率,同時采取激勵措施激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造力提高效率和有效性的能力-資源規(guī)劃能力:對設(shè)施資源進行合理規(guī)劃和配置,確保資源的有效利用-成本控制能力:通過精細化管理降低設(shè)施管理的成本,提高成本效益-績效評價能力:建立科學的績效評價體系,對設(shè)施管理的效率和效果進行客觀評價提升組織的成本收益的能力-資產(chǎn)配置能力:對設(shè)施資產(chǎn)進行合理配置,確保資產(chǎn)的保值增值-節(jié)能減排能力:采取有效措施降低設(shè)施運營過程中的能耗和排放-財務(wù)分析能力:對設(shè)施管理的成本收益進行深入分析,為決策提供有力支持改進服務(wù)一致性的能力-服務(wù)標準化能力:制定統(tǒng)一的服務(wù)標準和流程,確保服務(wù)質(zhì)量和水平的一致性-質(zhì)量監(jiān)控能力:建立有效的質(zhì)量監(jiān)控體系,對設(shè)施服務(wù)進行實時監(jiān)控和評估-客戶反饋機制:建立客戶反饋機制,及時了解客戶需求和意見,不斷改進服務(wù)質(zhì)量確保始終如一地滿足相關(guān)方要求的能力-需求識別能力:通過市場調(diào)研、客戶訪談等方式,準確識別相關(guān)方的需求和期望-合規(guī)性管理能力:確保設(shè)施服務(wù)符合相關(guān)的法律法規(guī)和標準要求,避免法律風險-持續(xù)改進能力:根據(jù)相關(guān)方的反饋和法律法規(guī)的變化,對設(shè)施管理體系進行持續(xù)改進證實設(shè)施管理有效性與效率的能力-績效展示能力:通過數(shù)據(jù)、報告等形式,客觀展示設(shè)施管理的績效成果-審核與認證能力:接受第三方審核和認證機構(gòu)的審核,以證實設(shè)施管理體系的有效性和高效性-持續(xù)改進機制:建立持續(xù)改進機制,對設(shè)施管理體系進行不斷優(yōu)化和完善確保全球競爭環(huán)境下可持續(xù)發(fā)展的能力-創(chuàng)新能力:不斷探索新的設(shè)施管理理念、技術(shù)和方法,提升設(shè)施管理的水平和效率-風險管理能力:對可能影響設(shè)施管理體系的內(nèi)外部風險進行有效識別和管理,確保體系的穩(wěn)定運行-可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略:制定可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略,將設(shè)施管理體系與組織的長期發(fā)展目標相結(jié)合,實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展組織應確定、證實并形成文件各種外部和內(nèi)部因素;服務(wù)交付計劃與需求組織基本目標的一致性及其影響因素;服務(wù)交付計劃與需求組織基本目標的一致性:一個成功的組織在規(guī)劃和執(zhí)行設(shè)施管理服務(wù)時,應確保所有服務(wù)交付計劃緊密圍繞需求組織的基本目標展開,以實現(xiàn)兩者的協(xié)同與共贏;考慮外部和內(nèi)部因素及其正面和負面影響;類別因素正面要素/影響負面要素/影響外部因素法律法規(guī)環(huán)境遵守法律法規(guī),確保服務(wù)交付合法性,避免法律風險未能及時了解或遵守新法規(guī),導致服務(wù)交付受阻或面臨處罰技術(shù)環(huán)境利用最新設(shè)施管理技術(shù)和工具,提高服務(wù)交付效率和質(zhì)量技術(shù)落后或不適配,導致成本上升或無法滿足需求競爭環(huán)境分析競爭對手,制定差異化策略,提升市場競爭力忽視競爭環(huán)境變化,失去市場競爭力和客戶信任市場環(huán)境密切關(guān)注市場需求變化,靈活調(diào)整服務(wù)交付計劃對市場需求反應遲鈍,導致服務(wù)交付與需求脫節(jié)文化、社會和經(jīng)濟環(huán)境考慮文化、社會和經(jīng)濟因素,制定符合當?shù)丨h(huán)境的服務(wù)計劃忽視差異,導致服務(wù)交付與當?shù)丨h(huán)境格格不入內(nèi)部因素組織宗旨和使命服務(wù)交付計劃與組織宗旨和使命一致,體現(xiàn)核心價值觀和目標服務(wù)交付計劃與組織目標脫節(jié),影響組織形象和目標實現(xiàn)組織文化和價值觀積極文化激發(fā)員工積極性和創(chuàng)造力,提升服務(wù)質(zhì)量和效率消極文化導致員工士氣低落,影響服務(wù)交付執(zhí)行效果組織知識和績效利用內(nèi)部知識和經(jīng)驗,制定科學合理的服務(wù)交付計劃缺乏知識和經(jīng)驗支持,導致計劃制定不合理,執(zhí)行困難組織結(jié)構(gòu)和資源合理結(jié)構(gòu)和充足資源支持服務(wù)交付計劃順利實施結(jié)構(gòu)混亂或資源不足,導致計劃執(zhí)行不力,影響組織目標考慮與組織的宗旨相關(guān)的因素。組織宗旨與使命:組織的服務(wù)交付計劃應與其宗旨和使命相一致,體現(xiàn)組織的核心價值和長遠目標。社會責任與可持續(xù)發(fā)展:組織在制定服務(wù)交付計劃時,應考慮其社會責任和可持續(xù)發(fā)展要求,確保服務(wù)交付過程對環(huán)境、社會產(chǎn)生積極影響。理解組織及其環(huán)境的全面要素分析;確定和定義相關(guān)因素涉及一整套對需求組織的需要和要求相關(guān)的基本因素進行分析、理解并評審的過程。識別基本因素:內(nèi)部因素:包括組織的價值觀、文化、戰(zhàn)略、治理架構(gòu)、業(yè)務(wù)模式、知識和績效等。這些因素直接影響組織的運營方式和決策過程;外部因素:涵蓋法律環(huán)境、技術(shù)發(fā)展趨勢、國內(nèi)外經(jīng)濟形勢、市場競爭形勢等。這些外部因素可能對組織產(chǎn)生直接或間接的影響。理解因素間的相互關(guān)系;分析這些內(nèi)部和外部因素如何相互作用,共同影響設(shè)施管理體系的實施和效果;理解不同因素之間的依賴關(guān)系和潛在沖突,以便在制定管理體系時能夠綜合考慮并做出合理調(diào)整。評審因素的重要性和影響:評估每個因素對設(shè)施管理體系的預期結(jié)果、組織的戰(zhàn)略目標以及相關(guān)方需求的影響程度;確定哪些因素是關(guān)鍵的或具有決定性影響的,以便在管理體系的設(shè)計和實施中給予足夠的關(guān)注和資源投入。需要被納入考慮范圍的具體因素,它們共同構(gòu)成了組織及其環(huán)境的全面圖景。這包括:不動產(chǎn)和設(shè)施管理戰(zhàn)略:這是指導其設(shè)施管理活動的核心方針。這一戰(zhàn)略應明確組織在不動產(chǎn)和設(shè)施管理方面的長期目標和短期計劃,以及實現(xiàn)這些目標所需采取的策略和措施;建筑資產(chǎn)組合:指組織所擁有的各類建筑資產(chǎn)的集合。這包括建筑物的類型、數(shù)量、分布、使用狀況等。了解建筑資產(chǎn)組合有助于組織更好地規(guī)劃和管理其設(shè)施資源;資產(chǎn)及其實際狀況:指資產(chǎn)當前的運行狀態(tài)、維護情況、使用壽命等。對資產(chǎn)及其實際狀況的了解有助于組織評估資產(chǎn)的價值和風險,為設(shè)施管理決策提供依據(jù)。競爭環(huán)境:組織所處的市場競爭態(tài)勢,包括競爭對手的數(shù)量、實力、策略等。了解競爭環(huán)境有助于組織制定更具競爭力的設(shè)施管理策略,提升市場地位。其價值驅(qū)動因素(包括成本/效益分析):指影響組織設(shè)施管理決策的關(guān)鍵因素,如成本、效益等。通過成本/效益分析,組織可以評估不同設(shè)施管理方案的經(jīng)濟性,選擇最優(yōu)方案。任何對于資源靈活性的需要:指組織在應對市場變化、突發(fā)事件等方面的資源調(diào)配能力。了解組織對資源靈活性的需求有助于設(shè)施管理體系在設(shè)計和實施過程中更加注重資源的優(yōu)化配置和動態(tài)調(diào)整。業(yè)務(wù)風險和應急規(guī)劃:業(yè)務(wù)風險是指組織在運營過程中可能面臨的各種風險,如市場風險、技術(shù)風險等。應急規(guī)劃則是指針對這些風險制定的應對措施和預案。設(shè)施管理體系應充分考慮業(yè)務(wù)風險和應急規(guī)劃,確保組織在面臨風險時能夠迅速、有效地應對;需求組織內(nèi)運營方面的相互依賴關(guān)系:組織內(nèi)部各部門、各業(yè)務(wù)單元之間存在相互依賴關(guān)系。這種依賴關(guān)系要求設(shè)施管理體系在設(shè)計和實施過程中必須充分考慮各部門、各業(yè)務(wù)單元的需求和利益,確保設(shè)施管理活動的協(xié)調(diào)性和一致性;設(shè)施管理活動的任務(wù)關(guān)鍵程度:指這些活動對組織運營的重要性和影響程度。對于任務(wù)關(guān)鍵程度較高的設(shè)施管理活動,組織應給予更高的關(guān)注度和資源投入,確保其順利進行;各種供應鏈備選方案的可用性和可行性:指組織在面對供應鏈中斷、供應商變更等情況時,能夠選擇的替代方案及其實際可行性。設(shè)施管理體系應充分考慮供應鏈的風險和不確定性,制定靈活的供應鏈策略;組織方針(例如:環(huán)境方針和組織社會責任方針):組織方針是指導組織運營和發(fā)展的基本原則和方向。環(huán)境方針和組織社會責任方針則是組織在環(huán)境保護和社會責任方面的具體承諾和行動指南。設(shè)施管理體系應與組織方針保持一致,共同推動組織的可持續(xù)發(fā)展;法律法規(guī)要求和預期的法律變化:法律法規(guī)是組織運營必須遵守的外部規(guī)則。了解法律法規(guī)要求和預期的法律變化有助于組織規(guī)避法律風險,確保設(shè)施管理活動的合法性和合規(guī)性。組織文化和管理風格:這是組織內(nèi)部的行為規(guī)范和價值觀體現(xiàn)。設(shè)施管理體系應充分考慮組織文化和管理風格的影響,確保設(shè)施管理活動與組織的整體氛圍和管理理念相協(xié)調(diào);報告要求和管理信息系統(tǒng):報告要求是指組織對設(shè)施管理活動進行記錄和報告的規(guī)定和標準。管理信息系統(tǒng)則是支持設(shè)施管理活動信息化、數(shù)字化管理的工具和平臺。設(shè)施管理體系應建立完善的報告要求和管理信息系統(tǒng),提高設(shè)施管理的效率和透明度;組織目標:組織目標是組織運營和發(fā)展的根本追求。設(shè)施管理體系應以支持組織目標的實現(xiàn)為導向,確保設(shè)施管理活動與組織目標保持一致;創(chuàng)新:創(chuàng)新是推動組織發(fā)展和提升競爭力的關(guān)鍵因素。設(shè)施管理體系應鼓勵和支持創(chuàng)新思維和實踐,不斷探索新的設(shè)施管理方法和技術(shù),提高設(shè)施管理的水平和效果。對需求組織的需要和要求相關(guān)的基本因素影響分析類別因素子類別因素描述因素(正面/負面)影響外部因素競爭環(huán)境市場環(huán)境、競爭對手的行為和策略等正面:激勵組織提升設(shè)施管理效率和服務(wù)質(zhì)量,以增強競爭力;負面:可能導致價格戰(zhàn),增加成本壓力法律法規(guī)要求和預期的法律變化國家及地方的相關(guān)法律法規(guī)、政策導向及可能的法律變化正面:確保設(shè)施管理的合規(guī)性,降低法律風險;負面:法律變化可能增加合規(guī)成本,影響運營效率各種供應鏈備選方案的可用性和可行性供應鏈中的供應商、物流服務(wù)、原材料供應等外部資源的可用性和可行性正面:穩(wěn)定的供應鏈有助于降低成本,提高效率;負面:供應鏈中斷可能導致運營受阻,增加成本內(nèi)部因素不動產(chǎn)和設(shè)施管理戰(zhàn)略組織內(nèi)部對不動產(chǎn)和設(shè)施管理的長期規(guī)劃和戰(zhàn)略方向正面:為設(shè)施管理提供明確方向,促進資源合理配置;負面:缺乏戰(zhàn)略或戰(zhàn)略不清晰可能導致資源浪費或管理混亂建筑資產(chǎn)組合組織擁有的建筑物、設(shè)施等資產(chǎn)組合情況正面:合理的資產(chǎn)組合有助于降低管理成本,提高效率;負面:資產(chǎn)組合不合理可能導致管理復雜性和成本增加資產(chǎn)及其實際狀況組織內(nèi)部資產(chǎn)的數(shù)量、質(zhì)量、使用狀況等正面:良好的資產(chǎn)狀況有助于降低維護成本,提高運營效率;負面:資產(chǎn)狀況不佳可能導致維護成本增加,影響運營其價值驅(qū)動因素(包括成本/效益分析)影響資產(chǎn)價值的內(nèi)部因素,如成本效益分析等正面:成本效益分析有助于優(yōu)化資源配置,提高效益;負面:忽視成本效益分析可能導致資源浪費或成本超支任何對于資源靈活性的需要組織對資源調(diào)配和靈活性的內(nèi)部需求正面:資源靈活性有助于應對突發(fā)事件,提高管理效率;負面:資源靈活性不足可能導致應對突發(fā)事件的能力下降業(yè)務(wù)風險和應急規(guī)劃組織內(nèi)部對業(yè)務(wù)風險的識別和應急規(guī)劃能力正面:有助于減少突發(fā)事件對設(shè)施管理的影響,保障業(yè)務(wù)連續(xù)性;負面:缺乏應急規(guī)劃可能導致突發(fā)事件應對不力,影響運營需求組織內(nèi)運作方面的相互依賴關(guān)系組織內(nèi)部各部門、流程之間的依賴關(guān)系正面:有助于協(xié)調(diào)各部門和流程,提高整體效率;負面:依賴關(guān)系不明確可能導致協(xié)調(diào)和溝通成本增加,影響效率設(shè)施管理活動的任務(wù)關(guān)鍵程度設(shè)施管理活動在組織內(nèi)部的重要性和關(guān)鍵性正面:有助于優(yōu)先分配資源,確保關(guān)鍵任務(wù)的完成;負面:忽視非關(guān)鍵任務(wù)可能導致整體管理效果不佳企業(yè)方針(例如:環(huán)境方針和企業(yè)社會責任方針)組織內(nèi)部制定的環(huán)境方針、社會責任方針等正面:為設(shè)施管理提供指導和方向,增強企業(yè)形象和責任感;負面:缺乏明確方針可能導致管理活動與企業(yè)價值觀脫節(jié)組織文化和管理風格組織內(nèi)部的文化氛圍、管理風格和價值觀正面:積極的文化和管理風格有助于推動持續(xù)改進和創(chuàng)新;負面:消極的文化和管理風格可能阻礙設(shè)施管理的改進和創(chuàng)新報告要求和管理信息系統(tǒng)組織內(nèi)部對報告的要求和管理信息系統(tǒng)的使用情況正面:有助于監(jiān)控和評估設(shè)施管理的績效,及時發(fā)現(xiàn)問題并改進;負面:缺乏有效報告和管理信息系統(tǒng)可能導致管理效率低下組織目標組織內(nèi)部設(shè)定的長期和短期目標正面:為設(shè)施管理提供方向和動力,確保管理活動與企業(yè)戰(zhàn)略一致;負面:目標不明確或缺乏可行性可能導致管理活動偏離方向創(chuàng)新組織內(nèi)部對創(chuàng)新活動的重視程度和實際投入正面:創(chuàng)新有助于提升設(shè)施管理的效率和效果,推動持續(xù)改進;負面:忽視創(chuàng)新可能導致管理活動滯后于行業(yè)發(fā)展證實并文件化各種外部和內(nèi)部因素。組織應證實并文件化各種外部和內(nèi)部因素;組織應全面識別和記錄影響其設(shè)施管理活動的所有外部和內(nèi)部因素。這些因素可能包括但不限于市場環(huán)境、競爭對手、法規(guī)要求、技術(shù)進步、組織文化、戰(zhàn)略目標、內(nèi)部資源等。通過證實并文件化這些因素,組織可以更好地理解其運營環(huán)境,為后續(xù)的策略制定和決策提供依據(jù)。設(shè)施管理體系文件化的要求設(shè)施管理體系文件化的意義與作用;規(guī)范化管理:通過文件化記錄,組織可以實現(xiàn)對設(shè)施管理活動的規(guī)范化管理。這有助于確保各項活動的有序進行和標準化操作,提高管理效率和質(zhì)量;知識傳承與積累:文件化記錄是組織設(shè)施管理知識和經(jīng)驗的重要載體。通過不斷積累和完善文件內(nèi)容,組織可以實現(xiàn)知識的有效傳承和共享,為持續(xù)改進和創(chuàng)新提供有力支持;風險管理與控制:文件化記錄有助于組織對設(shè)施管理活動中的風險進行有效識別、評估和控制。通過明確各項活動的責任人、流程和標準等,組織可以降低風險發(fā)生的可能性和
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