機(jī)關(guān)共用會(huì)議室管理制度

機(jī)關(guān)共用會(huì)議室管理制度第一章總則

為保證機(jī)關(guān)共用會(huì)議室的高效管理與使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，特制定本管理制度。

一、會(huì)議室使用原則

1.公共優(yōu)先原則：會(huì)議室使用應(yīng)遵循公共性、緊急性原則，優(yōu)先保證機(jī)關(guān)重要會(huì)議、集體活動(dòng)及突發(fā)事件應(yīng)急處理的需要。

2.預(yù)約使用原則：會(huì)議室使用需提前預(yù)約，并按照預(yù)約時(shí)間、場(chǎng)次使用，不得隨意占用或更改。

3.節(jié)約原則：會(huì)議組織者應(yīng)合理安排會(huì)議時(shí)間，減少無(wú)效、重復(fù)開(kāi)會(huì)，提高會(huì)議效率，降低會(huì)議成本。

二、會(huì)議室管理范圍

本管理制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部所有共用會(huì)議室，包括但不限于大會(huì)議室、小會(huì)議室、接待室等。

三、會(huì)議室管理責(zé)任

1.機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理和維護(hù)工作，確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備完好、環(huán)境整潔。

2.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開(kāi)及會(huì)議紀(jì)要的整理，并對(duì)會(huì)議的順利進(jìn)行負(fù)責(zé)。

3.所有參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室管理規(guī)定，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和環(huán)境。

四、會(huì)議室管理內(nèi)容

1.會(huì)議流程管理：明確會(huì)議的預(yù)約、召開(kāi)、簽到、表決、總結(jié)等環(huán)節(jié)，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議紀(jì)要管理：規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)、歸檔等工作，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理：定期檢查、維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

4.會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生管理：保持會(huì)議室整潔、衛(wèi)生，提供良好的會(huì)議環(huán)境。

五、違規(guī)處理

對(duì)違反本管理制度的行為，將視情節(jié)輕重，給予通報(bào)批評(píng)、取消會(huì)議室使用權(quán)等處理，并納入個(gè)人年度考核。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)解釋。全體機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議流程，特制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議預(yù)約

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、時(shí)間等因素，提前向機(jī)關(guān)辦公室提出會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)。

2.預(yù)約申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、日期、時(shí)間、會(huì)場(chǎng)布置要求等詳細(xì)信息，并明確會(huì)議優(yōu)先級(jí)。

3.機(jī)關(guān)辦公室收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)審核并反饋預(yù)約結(jié)果。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)等。

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議準(zhǔn)備工作等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議通知的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作。

2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注參會(huì)人員簽到情況，對(duì)未簽到人員及時(shí)了解原因。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議組織者應(yīng)按照預(yù)定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)、有序。

2.會(huì)議議程應(yīng)包括議題討論、決策表決、工作部署等環(huán)節(jié)。

3.會(huì)議組織者應(yīng)合理安排議題討論時(shí)間，鼓勵(lì)與會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表意見(jiàn)。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保決策的科學(xué)性、合理性。

2.會(huì)議表決時(shí)，應(yīng)明確表決事項(xiàng)、表決方式和表決結(jié)果。

3.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)記錄在會(huì)議紀(jì)要中，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)落實(shí)。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束時(shí)，會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，概括會(huì)議成果，明確下一步工作要求。

2.會(huì)議總結(jié)應(yīng)包括會(huì)議決策的貫徹落實(shí)、工作任務(wù)的分解與部署等內(nèi)容。

七、會(huì)議資料的收集與歸檔

1.會(huì)議組織者應(yīng)收集會(huì)議相關(guān)資料，包括會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員發(fā)言稿、表決結(jié)果等。

2.會(huì)議資料應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備日后查詢。

八、會(huì)議反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，向機(jī)關(guān)辦公室反饋會(huì)議情況，包括會(huì)議效果、存在的問(wèn)題等。

2.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)根據(jù)會(huì)議反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議室管理措施，提高會(huì)議服務(wù)質(zhì)量。

本章節(jié)所述會(huì)議流程規(guī)定，適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部所有共用會(huì)議室，全體機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)，強(qiáng)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤管理，提高機(jī)關(guān)工作效率，特制定以下規(guī)定：

一、會(huì)議紀(jì)要的記錄與整理

1.會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄工作，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議組織者審核無(wú)誤后，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)會(huì)議組織者審批，并報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可發(fā)布。

2.會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保參會(huì)人員和相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議決策內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，如有修改或補(bǔ)充，應(yīng)重新審批、發(fā)布。

三、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.會(huì)議組織者應(yīng)明確會(huì)議紀(jì)要中決策事項(xiàng)的執(zhí)行責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.執(zhí)行責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，制定具體實(shí)施方案，并按時(shí)推進(jìn)工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，了解工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的反饋，對(duì)已完成的事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估。

2.評(píng)估內(nèi)容包括：決策事項(xiàng)完成情況、工作質(zhì)量、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)將評(píng)估結(jié)果報(bào)告給主管領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整工作計(jì)劃。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與保管

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的保管應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，確保資料的安全和保密。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格審批程序，防止信息泄露。

六、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與問(wèn)責(zé)

1.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)未按期完成或落實(shí)不力的責(zé)任人進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

2.會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況納入個(gè)人和部門年度考核，作為評(píng)價(jià)工作績(jī)效的重要依據(jù)。

本章節(jié)所述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)規(guī)定，旨在強(qiáng)化會(huì)議決策的執(zhí)行力，提高機(jī)關(guān)工作效能，全體機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，共同推動(dòng)機(jī)關(guān)工作的持續(xù)改進(jìn)。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效利用，維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，創(chuàng)造良好的會(huì)議環(huán)境，特制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室使用應(yīng)遵循提前預(yù)約原則，未經(jīng)預(yù)約，不得擅自使用會(huì)議室。

2.會(huì)議組織者應(yīng)按照預(yù)定時(shí)間和場(chǎng)次使用會(huì)議室，不得隨意更改或占用。

3.會(huì)議室使用期間，參會(huì)人員應(yīng)保持秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律，禁止大聲喧嘩、吸煙等不文明行為。

二、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會(huì)議室過(guò)程中，如遇設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告機(jī)關(guān)辦公室，以便及時(shí)維修或更換。

3.參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，嚴(yán)禁擅自拆卸、損壞或攜帶出會(huì)議室。

三、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生管理

1.會(huì)議室使用前后，會(huì)議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)清潔衛(wèi)生，確保會(huì)議室整潔、舒適。

2.嚴(yán)禁在會(huì)議室亂丟垃圾、亂涂亂畫，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室衛(wèi)生。

3.機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行消毒、通風(fēng)，確保會(huì)議室空氣質(zhì)量。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，包括消防設(shè)施、電氣設(shè)備等，確保安全無(wú)隱患。

2.會(huì)議組織者應(yīng)了解會(huì)議室安全疏散路線，遇緊急情況時(shí)，確保參會(huì)人員迅速、有序撤離。

3.嚴(yán)禁在會(huì)議室存放易燃、易爆等危險(xiǎn)物品。

五、會(huì)議室鑰匙管理

1.會(huì)議室鑰匙由機(jī)關(guān)辦公室統(tǒng)一管理，借用鑰匙需履行相關(guān)手續(xù)，并在使用完畢后及時(shí)歸還。

2.嚴(yán)禁私自復(fù)制、轉(zhuǎn)借會(huì)議室鑰匙，違反規(guī)定者將追究相應(yīng)責(zé)任。

六、會(huì)議室臨時(shí)使用規(guī)定

1.如遇特殊情況，需臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)向機(jī)關(guān)辦公室提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

2.臨時(shí)使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)遵守本管理制度的相關(guān)規(guī)定，確保會(huì)議室的正常秩序。

本章節(jié)所述會(huì)議室管理規(guī)定，適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部所有共用會(huì)議室。全體機(jī)關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議室的正常運(yùn)行和良好環(huán)境。機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行，并對(duì)違規(guī)行為予以處理。

第五章附則

為確保本管理制度的實(shí)施效果，明確相關(guān)事項(xiàng)，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)解釋。

二、本管理制度適用于機(jī)關(guān)內(nèi)部所有共用會(huì)議室，機(jī)關(guān)各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

三、本管理制度的修改和廢止，由機(jī)關(guān)