公司印信管理制度

公司印信管理制度1.目的和適用范圍本規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范和管理公司的印信，確保印信在使用過(guò)程中的安全性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。適用范圍包含公司全部部門(mén)和員工。2.定義2.1公司印信：指公司名章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等與公司身份和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有關(guān)的印章。2.2印信保管人：指被授予印信保管責(zé)任的員工。2.3印信使用人：指被授權(quán)使用印信的員工。3.印信申請(qǐng)與核發(fā)3.1印信申請(qǐng)3.1.1公司各部門(mén)在有需要的情況下，可以向公司行政部門(mén)申請(qǐng)印信。3.1.2印信申請(qǐng)包含申請(qǐng)用途、所需種類及數(shù)量等信息，并需經(jīng)上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。3.2印信核發(fā)3.2.1經(jīng)核準(zhǔn)后，行政部門(mén)依據(jù)申請(qǐng)人供應(yīng)的信息，核發(fā)相應(yīng)的印信。3.2.2核發(fā)的印信包含印章、印油和印信使用手冊(cè)。3.2.3每個(gè)印信都有唯一的編號(hào)和記錄，行政部門(mén)需對(duì)印信的核發(fā)、使用和更改進(jìn)行認(rèn)真記錄。3.3印信使用期限3.3.1印信的使用期限一般為一年，逾期需重新申請(qǐng)核發(fā)。3.3.2如因特殊情況需要提前或延期使用期限，需向公司行政部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.印信的保管和使用4.1印信保管4.1.1印信保管人應(yīng)將印信存放在安全、防潮、防火的專用印信柜中，并負(fù)責(zé)印信的保管、維護(hù)和使用。4.1.2每位印信保管人只能保管一套印信，不得交叉使用，保證印信的獨(dú)立性。4.1.3印信保管人應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管印信柜的鑰匙，并定期更換密碼，并及時(shí)上報(bào)行政部門(mén)備案。4.2印信使用4.2.1只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的員工才略使用印信，未經(jīng)授權(quán)嚴(yán)禁私自使用印信。4.2.2印信使用人在使用印信前，應(yīng)核實(shí)印信的正確性、完整性和合法性，并依照使用手冊(cè)中的規(guī)定正確使用印信。4.2.3印信使用人在使用印信時(shí)，應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，不得濫用印信、盜用印信或?qū)⒂⌒庞糜诜欠ㄓ猛尽?.2.4印信使用人應(yīng)對(duì)印信的安全負(fù)責(zé)，離崗時(shí)應(yīng)將印信妥當(dāng)保管，不得隨便放置在他人可接觸的地方。4.2.5針對(duì)每次印信使用，印信使用人應(yīng)填寫(xiě)印信使用記錄，包含使用日期、使用事由、使用人簽字等，并及時(shí)報(bào)備行政部門(mén)。5.印信的更改和廢止5.1印信更改5.1.1如需更改印信的類型、數(shù)量或編號(hào)等信息，需向公司行政部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)上級(jí)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.1.2更改后的印信需在使用前經(jīng)過(guò)行政部門(mén)確實(shí)認(rèn)和授權(quán)。5.2印信廢止5.2.1如顯現(xiàn)印信遺失、損壞或過(guò)期等情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部門(mén)，并依照相關(guān)程序進(jìn)行廢止和重新核發(fā)。5.2.2即使印信沒(méi)有遺失、損壞或過(guò)期等情況，每年底行政部門(mén)都會(huì)進(jìn)行印信的庫(kù)存清點(diǎn)和檢查，并依據(jù)情況決議是否進(jìn)行廢止和重新核發(fā)。6.違規(guī)處理6.1對(duì)于未經(jīng)授權(quán)擅自使用印信、濫用印信、私自留用印信、使用非法印信等違反本制度規(guī)定的行為，公司將依據(jù)公司紀(jì)律處分規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于警告、記過(guò)、停職、開(kāi)除等。如涉及法律問(wèn)題，將追究法律責(zé)任。6.2對(duì)于安全保管欠妥導(dǎo)致印信遺失、損壞等情況的發(fā)生，印信保管人將承當(dāng)相應(yīng)的責(zé)任，并依照公司相關(guān)制度進(jìn)行追責(zé)。7.附則7.1印信保管人和印信使用人應(yīng)接受公司相關(guān)部門(mén)的培訓(xùn)，了解和掌握相關(guān)制度和規(guī)定，確保能夠正確使用和保管印