《ISO 41001-2018 設(shè)施管理- 管理體系 要求及使用指南》專業(yè)解讀與應(yīng)用指導(dǎo)材料之14：“7支持-7.5 成文信息”（雷澤佳編制-2024）

《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》專業(yè)解讀與應(yīng)用指導(dǎo)材料之14：“7支持-7.5成文信息”《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》7.5成文信息7.5.1總則組織的設(shè)施管理體系應(yīng)包括：——本文件要求的成文信息；——組織確定的、為確保設(shè)施管理體系有效性所須的成文信息。注：不同組織的設(shè)施管理體系成文信息的多少和詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過(guò)程的復(fù)雜性及其相互作用：——人員能力。支持成文信息總則成文信息的定義：需由組織控制和保持的信息及其載體；信息及其載體：成文信息不僅僅指信息本身，還包括承載這些信息的載體。載體可以是紙質(zhì)文件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、視頻、音頻等多種形式；組織控制和保持：組織應(yīng)對(duì)成文信息進(jìn)行管理和維護(hù)，確保其可用性、準(zhǔn)確性和完整性。組織應(yīng)建立相應(yīng)的機(jī)制來(lái)創(chuàng)建、存儲(chǔ)、檢索、修改和銷毀成文信息?？沙尸F(xiàn)任何形式或介質(zhì)：成文信息可以以任何形式或介質(zhì)呈現(xiàn)，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖片、視頻等。這種多樣性使得組織可以根據(jù)實(shí)際需要選擇最適合的信息呈現(xiàn)方式?？蓙?lái)自任何來(lái)源：成文信息可以來(lái)自組織內(nèi)部，如設(shè)施管理部門、人力資源部門等；也可以來(lái)自組織外部，如供方、客戶、政府機(jī)構(gòu)等。無(wú)論來(lái)源如何，組織都需要對(duì)其進(jìn)行有效管理和利用。成文信息的具體示例，包括：設(shè)施管理體系及其相關(guān)過(guò)程：如設(shè)施管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等，這些文件構(gòu)成了設(shè)施管理體系的基礎(chǔ)；為了組織運(yùn)行而創(chuàng)建的信息：如項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等，這些信息支持組織的日常運(yùn)營(yíng)和管理；已實(shí)現(xiàn)結(jié)果的證據(jù)：如檢驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試數(shù)據(jù)、驗(yàn)收記錄等，這些記錄為組織提供了已實(shí)現(xiàn)結(jié)果的客觀證據(jù)。成文信息的重要性。支持體系運(yùn)行：成文信息是設(shè)施管理體系的重要組成部分，它支持體系的有效運(yùn)行。通過(guò)明確的成文信息，組織可以確保設(shè)施管理活動(dòng)的一致性和可追溯性，從而提高管理效率和質(zhì)量；確保活動(dòng)有效性：成文信息不僅記錄了設(shè)施管理活動(dòng)的要求和流程，還提供了執(zhí)行這些活動(dòng)的指導(dǎo)和依據(jù)。它確保所有相關(guān)方都能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行操作，從而避免誤解和錯(cuò)誤，保證設(shè)施管理活動(dòng)的有效性。組織的設(shè)施管理體系應(yīng)包括；ISO41001要求的成文信息：指ISO41001標(biāo)準(zhǔn)中明確規(guī)定的、組織在建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)設(shè)施管理體系過(guò)程中必須形成和保留的文件或記錄，見(jiàn)《ISO41001要求的成文信息清單》；ISO41001要求的成文信息清單條款標(biāo)題對(duì)成文信息（文件化）要求類別成文信息功能描述4.3確定設(shè)施管理體系的范圍范圍應(yīng)作為成文信息可獲取文件明確設(shè)施管理體系的邊界和適用性，確保范圍的可追溯性和可理解性。4.2理解相關(guān)方的需要和期望組織應(yīng)確定并文件化：與設(shè)施管理體系有關(guān)的相關(guān)方；這些相關(guān)方的要求；滿足要求的輸出；為了實(shí)現(xiàn)這些輸出所需的輸入；用于保持要求實(shí)時(shí)更新的過(guò)程。文件記錄和理解相關(guān)方的需求和期望，確保設(shè)施管理體系的有效性和相關(guān)性。4.4設(shè)施管理體系組織應(yīng)保留設(shè)施管理體系所需的成文信息。文件記錄設(shè)施管理體系的建立、實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)過(guò)程，確保體系的完整性和可追溯性。5.2方針設(shè)施管理方針應(yīng)可作為成文信息獲取。文件明確設(shè)施管理的原則和方向，確保方針在組織內(nèi)部的溝通和理解。5.3組織的角色、職責(zé)和權(quán)限最高管理者應(yīng)確保相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限作為成文信息在組織內(nèi)部得到溝通和理解。文件記錄組織內(nèi)各崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保職責(zé)的明確和有效溝通。6.2設(shè)施管理目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)的策劃組織應(yīng)保留有關(guān)設(shè)施管理目標(biāo)的成文信息。文件記錄設(shè)施管理的具體目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)路徑，確保目標(biāo)的可測(cè)量性和可達(dá)成性。7.2能力組織應(yīng)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔⒆鳛槟芰Φ淖C據(jù)。記錄記錄組織及其人員的能力情況，確保能力的符合性和持續(xù)改進(jìn)。8.1運(yùn)行的策劃和控制文件化的運(yùn)行過(guò)程宜包括：關(guān)系管理；資源管理，包括能力的規(guī)劃；服務(wù)水平說(shuō)明和協(xié)議；項(xiàng)目管理。組織應(yīng)保持必要的成文信息，以確認(rèn)過(guò)程已經(jīng)按策劃進(jìn)行。文件/記錄記錄設(shè)施管理體系的運(yùn)行過(guò)程和關(guān)鍵活動(dòng)，確保過(guò)程的有效控制和可追溯性。9.1監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)組織應(yīng)保留適當(dāng)?shù)某晌男畔?，作為監(jiān)視和測(cè)量結(jié)果的證據(jù)。記錄記錄設(shè)施管理體系的績(jī)效數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，為持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。9.2內(nèi)部審核組織應(yīng)保留成文信息，作為實(shí)施審核方案和審核結(jié)果的證據(jù)。記錄記錄內(nèi)部審核的過(guò)程和結(jié)果，確保設(shè)施管理體系的符合性和有效性。9.3管理評(píng)審組織應(yīng)保留成文信息，作為管理評(píng)審結(jié)果的證據(jù)。記錄記錄管理評(píng)審的輸出和決定，確保設(shè)施管理體系的持續(xù)適宜性、充分性和有效性。10.1不符合和糾正措施組織應(yīng)保留成文信息作為下列事項(xiàng)的證據(jù)：不符合的性質(zhì)以及所采取的任何后續(xù)措施；任何糾正措施的結(jié)果。記錄記錄不符合項(xiàng)的處理過(guò)程和糾正措施的實(shí)施情況，防止不符合項(xiàng)的再次發(fā)生。10.3持續(xù)改進(jìn)組織應(yīng)持續(xù)改進(jìn)設(shè)施管理體系的適宜性、充分性和有效性，并保留相關(guān)成文信息。文件/記錄記錄持續(xù)改進(jìn)的過(guò)程和成果，推動(dòng)設(shè)施管理體系的不斷完善。組織所確定的、為確保設(shè)施管理體系有效性所需的成文信息：根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求、管理目標(biāo)和設(shè)施特點(diǎn)，確定并保留一些額外的成文信息，以確保設(shè)施管理體系的有效運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。包括但不限于：設(shè)施資產(chǎn)清單和記錄；包括設(shè)施內(nèi)所有重要資產(chǎn)（如設(shè)備、家具、建筑物等）的詳細(xì)信息，如資產(chǎn)編號(hào)、名稱、規(guī)格、位置、制造商、購(gòu)買日期、保修期限等；資產(chǎn)的使用狀況、維護(hù)記錄、維修歷史等。設(shè)施維護(hù)計(jì)劃和保養(yǎng)記錄；定期的設(shè)施維護(hù)計(jì)劃，包括預(yù)防性維護(hù)、大修計(jì)劃、更新改造計(jì)劃等；每次維護(hù)或保養(yǎng)活動(dòng)的記錄，包括維護(hù)日期、維護(hù)人員、維護(hù)內(nèi)容、使用的材料、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及解決方案等。設(shè)施運(yùn)行數(shù)據(jù)和分析報(bào)告；設(shè)施運(yùn)行過(guò)程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)記錄，如能源消耗、設(shè)備運(yùn)行時(shí)間、故障率等；對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行的分析報(bào)告，用于識(shí)別設(shè)施運(yùn)行中的問(wèn)題和改進(jìn)機(jī)會(huì)。設(shè)施服務(wù)水平和協(xié)議；與設(shè)施服務(wù)供方簽訂的服務(wù)水平協(xié)議（SLA），明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)時(shí)間等；內(nèi)部服務(wù)提供的相關(guān)協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)，確保服務(wù)的一致性和質(zhì)量。相關(guān)方的需求和期望記錄；記錄設(shè)施使用者、需求組織、監(jiān)管部門等相關(guān)方的需求和期望，確保設(shè)施管理活動(dòng)能夠滿足這些要求；定期對(duì)相關(guān)方進(jìn)行滿意度調(diào)查，并記錄調(diào)查結(jié)果和改進(jìn)措施。風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和評(píng)估報(bào)告；設(shè)施管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)和監(jiān)控計(jì)劃；定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃進(jìn)行評(píng)估和更新，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。組織內(nèi)部的溝通記錄和報(bào)告；設(shè)施管理部門與內(nèi)部其他部門之間的溝通記錄，如會(huì)議紀(jì)要、郵件往來(lái)等；定期向高層管理者匯報(bào)設(shè)施管理績(jī)效和改進(jìn)措施的報(bào)告。設(shè)施管理政策和程序；組織制定的設(shè)施管理政策，明確設(shè)施管理的目標(biāo)、原則和要求；詳細(xì)的設(shè)施管理程序文件，如設(shè)備采購(gòu)程序、維護(hù)程序、安全管理程序等。應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)計(jì)劃；針對(duì)設(shè)施管理中可能出現(xiàn)的緊急情況（如火災(zāi)、自然災(zāi)害、設(shè)備故障等）制定的應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)計(jì)劃；應(yīng)急演練的記錄和評(píng)估報(bào)告，確保應(yīng)急計(jì)劃的有效性。持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃和記錄。設(shè)施管理體系的持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃，包括改進(jìn)目標(biāo)、措施、責(zé)任人和時(shí)間表等。持續(xù)改進(jìn)活動(dòng)的記錄和評(píng)估報(bào)告，證明設(shè)施管理體系在不斷優(yōu)化和提升。不同組織的設(shè)施管理體系成文信息的多少和詳略程度可以不同，取決于；組織的規(guī)模及其活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；組織規(guī)模：組織的規(guī)模直接影響其設(shè)施管理體系的復(fù)雜性和所需成文信息的多少。大型組織由于擁有更多的員工、更廣泛的業(yè)務(wù)范圍和更復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)，通常需要更詳細(xì)和全面的成文信息來(lái)支持其設(shè)施管理體系的運(yùn)行。這些成文信息可能涵蓋各種政策、程序、指南和標(biāo)準(zhǔn)，以確保各部門和團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)調(diào)和一致性；活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)類型：不同類型的活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)對(duì)設(shè)施管理體系的要求不同，因此所需的成文信息也會(huì)有所差異。例如，一個(gè)提供高科技產(chǎn)品制造服務(wù)的組織可能需要詳細(xì)的設(shè)備維護(hù)手冊(cè)、操作指南和質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，以確保產(chǎn)品的質(zhì)量和生產(chǎn)效率。而一個(gè)提供辦公空間租賃服務(wù)的組織則可能更關(guān)注空間規(guī)劃、環(huán)境管理和客戶服務(wù)流程等方面的成文信息。過(guò)程的復(fù)雜性及其相互作用；過(guò)程的復(fù)雜性；過(guò)程的復(fù)雜性定義：指組織內(nèi)設(shè)施管理活動(dòng)所涉及的過(guò)程數(shù)量、相互依賴關(guān)系以及每個(gè)過(guò)程的內(nèi)在復(fù)雜性。這包括過(guò)程的層次結(jié)構(gòu)、流程步驟、決策點(diǎn)、輸入輸出關(guān)系等；影響：過(guò)程的復(fù)雜性直接影響設(shè)施管理體系成文信息的數(shù)量和詳略程度。復(fù)雜性越高的過(guò)程，通常需要更詳細(xì)的成文信息來(lái)描述其流程、標(biāo)準(zhǔn)、控制要求和操作指南，以確保過(guò)程的可控性和一致性。相互作用。過(guò)程的相互作用定義：指設(shè)施管理體系內(nèi)不同過(guò)程之間的相互影響和依賴關(guān)系。這包括順序關(guān)系（一個(gè)過(guò)程的輸出是另一個(gè)過(guò)程的輸入）、并行關(guān)系（多個(gè)過(guò)程同時(shí)進(jìn)行并相互影響）以及反饋關(guān)系（一個(gè)過(guò)程的結(jié)果影響之前或之后的過(guò)程）；影響：過(guò)程的相互作用要求設(shè)施管理體系的成文信息能夠清晰地描述這些關(guān)系，以確保組織能夠有效地協(xié)調(diào)和管理這些過(guò)程。這可能需要制定跨過(guò)程的流程圖、接口標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)機(jī)制等成文信息，以促進(jìn)不同部門或團(tuán)隊(duì)之間的溝通和協(xié)作。人員能力。人員能力對(duì)成文信息需求的影響；能力水平差異：不同組織的人員能力水平存在差異，這直接影響到對(duì)成文信息的需求程度。能力較強(qiáng)的員工可能能夠更快地理解和適應(yīng)設(shè)施管理體系的要求，因此需要較少的詳細(xì)成文信息。相反，能力較弱的員工可能需要更多的指導(dǎo)和詳細(xì)成文信息來(lái)確保他們能夠正確執(zhí)行任務(wù)；培訓(xùn)與發(fā)展：組織應(yīng)重視員工的能力培訓(xùn)和發(fā)展，以提高他們對(duì)設(shè)施管理體系的理解和執(zhí)行能力。隨著員工能力的提升，組織可以逐步減少成文信息的詳略程度，鼓勵(lì)員工更多地依靠自身的判斷和經(jīng)驗(yàn)來(lái)執(zhí)行任務(wù)。成文信息應(yīng)適應(yīng)人員能力。定制化成文信息：組織應(yīng)根據(jù)員工的能力水平定制成文信息的內(nèi)容和詳略程度。對(duì)于新員工或能力較弱的員工，應(yīng)提供詳細(xì)、易懂的成文信息，幫助他們快速掌握設(shè)施管理體系的要求和操作流程。對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的員工，則可以提供更簡(jiǎn)潔、更高級(jí)的成文信息，以便他們能夠更好地發(fā)揮自身的專業(yè)能力；持續(xù)更新與改進(jìn)：隨著員工能力的不斷提升和設(shè)施管理體系的不斷完善，組織應(yīng)持續(xù)更新和改進(jìn)成文信息。確保成文信息始終與人員能力相匹配，既不過(guò)于冗長(zhǎng)復(fù)雜，也不過(guò)于簡(jiǎn)略以致于無(wú)法提供足夠的指導(dǎo)。建立成文信息需要涉及考慮下列事項(xiàng)：為確保設(shè)施管理體系和設(shè)施管理活動(dòng)有效性所需的成文信息；設(shè)施管理體系的有效性；目標(biāo)明確性：成文信息應(yīng)明確設(shè)施管理體系的目標(biāo)，包括長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的具體路徑和措施；流程規(guī)范性：詳細(xì)描述設(shè)施管理活動(dòng)的流程，包括各個(gè)環(huán)節(jié)的輸入、輸出、負(fù)責(zé)人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保流程的可操作性和可追溯性；風(fēng)險(xiǎn)控制：識(shí)別并評(píng)估設(shè)施管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的控制措施，并通過(guò)成文信息明確這些風(fēng)險(xiǎn)和控制措施。設(shè)施管理活動(dòng)的有效性操作指南：為設(shè)施管理活動(dòng)提供詳細(xì)的操作指南，包括操作步驟、注意事項(xiàng)、安全規(guī)范等，確保員工能夠正確、高效地執(zhí)行任務(wù)；績(jī)效指標(biāo)：設(shè)定可量化、可衡量的績(jī)效指標(biāo)，通過(guò)成文信息明確這些指標(biāo)的計(jì)算方法、評(píng)估周期和責(zé)任人，以便對(duì)設(shè)施管理活動(dòng)的效果進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)；持續(xù)改進(jìn)：建立持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制，通過(guò)成文信息記錄和分析設(shè)施管理活動(dòng)的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因、制定改進(jìn)措施，并跟蹤改進(jìn)效果。確保有效性所需的成文信息政策、方針和目標(biāo)：組織應(yīng)制定并發(fā)布設(shè)施管理的政策、方針和目標(biāo)，明確設(shè)施管理的方向和重點(diǎn)。這些政策、方針和目標(biāo)應(yīng)成為設(shè)施管理體系的基石，指導(dǎo)所有設(shè)施管理活動(dòng)；程序、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄：針對(duì)設(shè)施管理活動(dòng)的各個(gè)過(guò)程，組織應(yīng)制定詳細(xì)的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄表格。這些成文信息應(yīng)明確每個(gè)過(guò)程的輸入、輸出、活動(dòng)順序、責(zé)任分配、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等，確保員工能夠按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行操作；績(jī)效指標(biāo)和報(bào)告：為了監(jiān)控和評(píng)估設(shè)施管理活動(dòng)的有效性，組織應(yīng)建立績(jī)效指標(biāo)和報(bào)告機(jī)制。這些成文信息應(yīng)明確績(jī)效指標(biāo)的定義、計(jì)算方法、評(píng)估周期、報(bào)告格式等，確?？?jī)效管理的科學(xué)性和規(guī)范性。針對(duì)設(shè)施管理體系、特定設(shè)施或設(shè)施服務(wù)的各項(xiàng)要素有哪些不同類型的成文信息；設(shè)施管理體系層面的成文信息設(shè)施管理方針和目標(biāo)；設(shè)施管理方針：這是組織最高管理者正式發(fā)布的關(guān)于設(shè)施管理的意圖和方向，應(yīng)明確、可獲取，并與組織戰(zhàn)略方向相一致；設(shè)施管理目標(biāo)：這些目標(biāo)應(yīng)與設(shè)施管理方針保持一致，是可測(cè)量的，并反映了組織在設(shè)施管理方面的期望成果。設(shè)施管理體系手冊(cè)：手冊(cè)應(yīng)詳細(xì)描述設(shè)施管理體系的范圍、結(jié)構(gòu)、過(guò)程和相互作用，以及體系如何滿足ISO41001的要求；程序文件：手冊(cè)中應(yīng)包含或引用相關(guān)的程序文件，這些文件描述了特定設(shè)施管理活動(dòng)的執(zhí)行步驟、職責(zé)分配和控制要求。特定設(shè)施或設(shè)施服務(wù)層面的成文信息。設(shè)施描述和規(guī)格；設(shè)施基本信息：包括設(shè)施的位置、面積、用途、設(shè)計(jì)參數(shù)等基本信息；設(shè)施服務(wù)規(guī)格：明確設(shè)施服務(wù)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，如維護(hù)頻率、清潔標(biāo)準(zhǔn)、安全規(guī)范等。設(shè)施運(yùn)行和維護(hù)手冊(cè)；操作指南：為設(shè)施運(yùn)行和維護(hù)人員提供詳細(xì)的操作指南，包括設(shè)備操作、故障排除、維護(hù)保養(yǎng)等步驟；應(yīng)急預(yù)案：制定應(yīng)對(duì)突發(fā)事件（如火災(zāi)、地震、設(shè)備故障等）的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急響應(yīng)流程和責(zé)任人。設(shè)施服務(wù)合同和協(xié)議；服務(wù)合同：與外部服務(wù)供方簽訂的設(shè)施服務(wù)合同，明確服務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算方式等條款；服務(wù)水平協(xié)議（SLA）：內(nèi)部或外部服務(wù)供方之間關(guān)于設(shè)施服務(wù)水平的協(xié)議，明確服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、問(wèn)題解決時(shí)間等關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)。設(shè)施資產(chǎn)管理記錄。資產(chǎn)清單：記錄設(shè)施內(nèi)所有資產(chǎn)的信息，包括資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、位置、使用狀態(tài)等；維護(hù)記錄：記錄資產(chǎn)的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員、維護(hù)結(jié)果等。所需的信息在一個(gè)設(shè)施和另一個(gè)設(shè)施之間，或者在一個(gè)組織和另一個(gè)組織之間有多大程度的不同，而什么樣的程度是適用于每個(gè)設(shè)施或每個(gè)組織的；不同設(shè)施或組織間的差異性；設(shè)施類型與功能：不同類型的設(shè)施（如辦公樓、工廠、醫(yī)院等）具有不同的運(yùn)營(yíng)需求和特點(diǎn)，因此所需的成文信息內(nèi)容和重點(diǎn)也會(huì)有所不同；組織規(guī)模與結(jié)構(gòu)：大型組織和小型組織、單一設(shè)施組織和多設(shè)施組織，其管理體系的復(fù)雜程度和所需支持的信息類型也會(huì)有所差異；運(yùn)營(yíng)環(huán)境與風(fēng)險(xiǎn)：不同設(shè)施和組織面臨的運(yùn)營(yíng)環(huán)境、法規(guī)要求、風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)等各不相同，這也會(huì)影響所需成文信息的具體內(nèi)容和詳細(xì)程度。信息內(nèi)容與程度的適用性；定制化需求：每個(gè)設(shè)施或組織應(yīng)根據(jù)其獨(dú)特的運(yùn)營(yíng)需求和特點(diǎn)，定制化地制定所需的成文信息。這包括確定哪些信息是必需的、哪些信息是可選的，以及信息的詳細(xì)程度；靈活性與可擴(kuò)展性：成文信息體系應(yīng)具備足夠的靈活性和可擴(kuò)展性，以適應(yīng)設(shè)施或組織未來(lái)可能的變化和發(fā)展。例如，隨著設(shè)施規(guī)模的擴(kuò)大或運(yùn)營(yíng)環(huán)境的改變，可能需要增加新的信息類型或提高現(xiàn)有信息的詳細(xì)程度?？紤]因素。法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)要求：確保成文信息符合相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和指南要求，特別是與設(shè)施管理直接相關(guān)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)方需求：考慮設(shè)施或組織的相關(guān)方（如業(yè)主、租戶、員工、供方等）對(duì)成文信息的需求和期望，確保信息能夠滿足他們的合理要求；實(shí)際操作便利性：成文信息應(yīng)易于理解、查找和使用，以便設(shè)施管理人員和相關(guān)人員能夠高效地完成工作。通過(guò)確保所維護(hù)的信息與設(shè)施和設(shè)施管理活動(dòng)的復(fù)雜性成比例而獲益；設(shè)施與設(shè)施管理活動(dòng)的復(fù)雜性；設(shè)施復(fù)雜性：設(shè)施本身的復(fù)雜性涉及多個(gè)方面，如設(shè)施規(guī)模、功能多樣性、技術(shù)先進(jìn)性、使用年限等。不同復(fù)雜程度的設(shè)施對(duì)信息的需求也不同，復(fù)雜的設(shè)施可能需要更詳細(xì)、更全面的信息支持；設(shè)施管理活動(dòng)復(fù)雜性：設(shè)施管理活動(dòng)包括日常維護(hù)、大中修、改造升級(jí)、能源管理、環(huán)境管理等多個(gè)方面。這些活動(dòng)的復(fù)雜性和頻繁程度直接影響所需信息的種類和數(shù)量。信息與維護(hù)復(fù)雜性成比例；信息詳細(xì)程度：對(duì)于復(fù)雜的設(shè)施和管理活動(dòng)，應(yīng)提供更為詳細(xì)、具體的信息。這包括設(shè)施的詳細(xì)技術(shù)參數(shù)、維護(hù)歷史記錄、故障分析報(bào)告等，以便管理人員能夠準(zhǔn)確了解設(shè)施狀況，制定有效的管理策略；信息覆蓋范圍：信息的覆蓋范圍應(yīng)與設(shè)施和管理活動(dòng)的范圍相匹配。對(duì)于大型、多功能的設(shè)施，應(yīng)提供全面的信息支持，包括設(shè)施各個(gè)部分、各個(gè)系統(tǒng)的詳細(xì)信息；而對(duì)于小型、功能單一的設(shè)施，則可以適當(dāng)簡(jiǎn)化信息內(nèi)容。獲益分析。提高管理效率：通過(guò)確保信息與設(shè)施和管理活動(dòng)的復(fù)雜性成比例，可以避免信息冗余和不足的問(wèn)題，提高管理效率。管理人員可以更快地找到所需信息，做出準(zhǔn)確決策，減少不必要的時(shí)間和資源浪費(fèi)；降低管理風(fēng)險(xiǎn)：詳細(xì)、全面的信息支持有助于降低管理風(fēng)險(xiǎn)。管理人員可以及時(shí)了解設(shè)施狀況和管理活動(dòng)的效果，發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題并采取有效措施加以解決，從而避免事故的發(fā)生和損失的擴(kuò)大；支持持續(xù)改進(jìn)：成比例的信息還為持續(xù)改進(jìn)提供了有力支持。通過(guò)對(duì)信息的分析和總結(jié)，管理人員可以發(fā)現(xiàn)管理過(guò)程中的不足之處，提出改進(jìn)措施并不斷優(yōu)化管理體系，提升設(shè)施管理水平和組織績(jī)效。對(duì)將在設(shè)施生命周期內(nèi)管理和維護(hù)的成文信息進(jìn)行識(shí)別和定義；識(shí)別和規(guī)定將在設(shè)施生命周期內(nèi)管理和維護(hù)的成文信息；全面梳理：應(yīng)對(duì)設(shè)施管理的全過(guò)程進(jìn)行全面梳理，包括設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、報(bào)廢等各個(gè)階段。明確每個(gè)階段可能產(chǎn)生的成文信息類型和數(shù)量；分類歸納：將梳理出的成文信息按照其性質(zhì)和用途進(jìn)行分類歸納，如技術(shù)文件、管理文件、法律法規(guī)文件、合同文件等；重要性評(píng)估：對(duì)每類成文信息的重要性進(jìn)行評(píng)估，確定哪些信息是關(guān)鍵信息，需要重點(diǎn)管理和維護(hù)；制定規(guī)范：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，制定成文信息的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確各類信息的格式、內(nèi)容、存儲(chǔ)方式、保管期限等要求；持續(xù)更新：設(shè)施生命周期內(nèi)，成文信息可能會(huì)隨著設(shè)施狀態(tài)的變化而更新或增減。因此，需要建立持續(xù)更新的機(jī)制，確保成文信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。將在設(shè)施生命周期內(nèi)管理和維護(hù)的成文信息包括但不限于以下幾個(gè)方面：技術(shù)文件：如設(shè)施的設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、設(shè)備說(shuō)明書、操作規(guī)程等，這些文件是設(shè)施建設(shè)和運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)；管理文件：如設(shè)施的管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃等，這些文件指導(dǎo)設(shè)施管理的日常運(yùn)作；法律法規(guī)文件：與設(shè)施建設(shè)和運(yùn)營(yíng)相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，這些文件是設(shè)施管理必須遵守的依據(jù)；合同文件：與設(shè)施建設(shè)和運(yùn)營(yíng)相關(guān)的各類合同、協(xié)議等，這些文件明確了各方的權(quán)利和義務(wù)；維護(hù)記錄：設(shè)施運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的維護(hù)、保養(yǎng)、檢修、故障處理等記錄，這些文件是評(píng)估設(shè)施狀態(tài)、制定維護(hù)計(jì)劃的重要依據(jù)；安全文件：與設(shè)施安全相關(guān)的各類文件，如安全操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案、安全評(píng)估報(bào)告等，這些文件確保設(shè)施運(yùn)營(yíng)的安全性和穩(wěn)定性。組織對(duì)設(shè)施負(fù)責(zé)的責(zé)任期限；組織對(duì)設(shè)施負(fù)責(zé)的責(zé)任期限：組織在設(shè)施管理中所承擔(dān)的責(zé)任有一個(gè)明確的時(shí)間范圍。組織應(yīng)在這個(gè)期限內(nèi)，對(duì)設(shè)施的管理、維護(hù)、更新等所有活動(dòng)負(fù)責(zé)，并確保相關(guān)信息的完整記錄；責(zé)任期限的確定：責(zé)任期限的確定通?；谠O(shè)施的使用壽命、租賃合同、法律法規(guī)要求或組織內(nèi)部的決策。組織應(yīng)明確其責(zé)任期限，并在這一期限內(nèi)確保設(shè)施的安全、高效運(yùn)行；成文信息的持續(xù)更新：在責(zé)任期限內(nèi)，設(shè)施的狀態(tài)、管理要求等可能會(huì)發(fā)生變化。因此，組織需要定期對(duì)成文信息進(jìn)行更新，以反映設(shè)施管理的最新情況。這包括更新設(shè)施的技術(shù)參數(shù)、維護(hù)記錄、法律法規(guī)要求等；信息的可追溯性：責(zé)任期限的要求還強(qiáng)調(diào)了信息的可追溯性。無(wú)論設(shè)施的管理權(quán)如何變化，之前的管理記錄、維護(hù)記錄等信息都應(yīng)得到妥善保存，以便在需要時(shí)能夠迅速查閱和追溯；風(fēng)險(xiǎn)管理與合規(guī)性：考慮責(zé)任期限還有助于組織進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和合規(guī)性評(píng)估。組織可以基于責(zé)任期限來(lái)制定長(zhǎng)期的管理策略，確保設(shè)施在整個(gè)生命周期內(nèi)都符合相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求。根據(jù)需求組織的業(yè)務(wù)要求和其他符合性要求，在設(shè)施處置后或與需求組織的合同關(guān)系結(jié)束后的任何特定期間內(nèi)對(duì)成文信息進(jìn)行維護(hù)的任何要求；根據(jù)需求組織的業(yè)務(wù)要求：成文信息的維護(hù)應(yīng)緊密貼合需求組織的實(shí)際業(yè)務(wù)需求。不同的組織可能有不同的業(yè)務(wù)重點(diǎn)和管理要求，成文信息應(yīng)能夠支持組織的業(yè)務(wù)決策，即使在設(shè)施處置或合同關(guān)系結(jié)束后，也需保留相關(guān)信息以滿足組織的后續(xù)需求，因此成文信息的維護(hù)策略也需要相應(yīng)地進(jìn)行調(diào)整。其他符合性要求：成文信息的維護(hù)應(yīng)滿足其他合規(guī)性要求，如法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。這些要求可能隨著時(shí)間和環(huán)境的變化而變化，因此成文信息的維護(hù)也需要保持動(dòng)態(tài)更新。設(shè)施處置后或合同關(guān)系結(jié)束后的維護(hù)要求：在設(shè)施處置（如出售、報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓等）或與需求組織的合同關(guān)系結(jié)束后，組織應(yīng)評(píng)估是否需要繼續(xù)維護(hù)某些成文信息；特定期間內(nèi)對(duì)成文信息的維護(hù)可能包括信息的存儲(chǔ)、備份、更新、檢索等，以確保信息的可用性和完整性；組織應(yīng)制定明確的策略和流程，確保在設(shè)施處置或合同關(guān)系結(jié)束后，成文信息能夠得到妥善處理和維護(hù)。評(píng)價(jià)和適當(dāng)技術(shù)的使用。評(píng)價(jià)；目的：評(píng)價(jià)的目的是確保所選技術(shù)能夠滿足組織的需求，支持設(shè)施管理體系的運(yùn)行，并符合相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求；內(nèi)容：評(píng)價(jià)應(yīng)涵蓋技術(shù)的功能、性能、安全性、易用性、兼容性、成本效益等方面。組織需要評(píng)估不同技術(shù)的優(yōu)缺點(diǎn)，選擇最適合自身需求的技術(shù)；過(guò)程：評(píng)價(jià)過(guò)程應(yīng)包括需求分析、技術(shù)比較、試點(diǎn)測(cè)試、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等環(huán)節(jié)。通過(guò)系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，組織可以做出明智的決策，選擇合適的技術(shù)來(lái)支持成文信息的建立和管理。適當(dāng)技術(shù)的使用：技術(shù)選擇：組織應(yīng)根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果選擇適當(dāng)?shù)募夹g(shù)來(lái)建立和管理成文信息。這些技術(shù)可能包括文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算平臺(tái)、電子簽名系統(tǒng)等；技術(shù)應(yīng)用：在技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，組織應(yīng)確保技術(shù)的正確配置、有效運(yùn)行和及時(shí)更新。同時(shí)，組織還應(yīng)為員工提供必要的培訓(xùn)和支持，使他們能夠熟練掌握和使用這些技術(shù)；技術(shù)監(jiān)控：組織應(yīng)建立技術(shù)監(jiān)控機(jī)制，定期評(píng)估技術(shù)的性能和安全性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。此外，組織還應(yīng)關(guān)注技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，適時(shí)更新和升級(jí)技術(shù)，以確保成文信息的長(zhǎng)期可用性和安全性。創(chuàng)建和更新成文信息涉及：確保適當(dāng)?shù)目刂拼胧┑轿?，以保證信息適用于組織的需要；適當(dāng)?shù)目刂拼胧哼m當(dāng)?shù)目刂拼胧┦侵敢幌盗兄荚诖_保成文信息質(zhì)量、安全性和有效性的方法和程序。這些措施應(yīng)覆蓋成文信息的全生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、修訂和廢止等各個(gè)環(huán)節(jié)?？刂拼胧┛赡馨ǖ幌抻冢涸L問(wèn)控制：限制對(duì)成文信息的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查看和修改信息；版本控制：對(duì)成文信息進(jìn)行版本管理，確保使用的是最新的有效版本，并避免使用過(guò)時(shí)的信息；審核和批準(zhǔn)：在成文信息發(fā)布前進(jìn)行嚴(yán)格的審核和批準(zhǔn)流程，確保其符合組織的要求和標(biāo)準(zhǔn)；變更管理：對(duì)成文信息的任何變更都進(jìn)行記錄、審批和通知，確保相關(guān)方能夠及時(shí)獲得最新信息；安全保護(hù)：采取適當(dāng)?shù)陌踩胧?，保護(hù)成文信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、泄露、篡改或破壞。保證信息適用于組織的需要：需求識(shí)別：在創(chuàng)建和更新成文信息之前，應(yīng)充分識(shí)別和理解組織的需求，包括業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求、相關(guān)方期望等；信息質(zhì)量：確保成文信息的內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡(jiǎn)潔，易于理解和使用。信息應(yīng)使用適當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言、格式和術(shù)語(yǔ)，避免產(chǎn)生歧義或誤解；適用性評(píng)估：定期對(duì)成文信息進(jìn)行適用性評(píng)估，確保其仍然符合組織的當(dāng)前需求和未來(lái)發(fā)展方向。如果發(fā)現(xiàn)信息不再適用或需要更新，應(yīng)及時(shí)采取行動(dòng)進(jìn)行修訂或廢止。確認(rèn)這些控制措施能有效地確保支持設(shè)施管理活動(dòng)的人員正在使用經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的、準(zhǔn)確的和最新的信息?？刂拼胧┑挠行裕航M織應(yīng)建立一套有效的控制措施，以確保成文信息的質(zhì)量和安全。這些措施可能包括信息審批流程、版本控制、訪問(wèn)權(quán)限管理等，以防止未經(jīng)授權(quán)的信息修改和泄露；使用經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的信息：所有用于設(shè)施管理活動(dòng)的成文信息必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的批準(zhǔn)，確保其符合組織政策和標(biāo)準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)的信息不得被使用，以避免誤導(dǎo)和錯(cuò)誤決策；準(zhǔn)確性和最新性：成文信息必須保持準(zhǔn)確和最新，以反映當(dāng)前的設(shè)施管理狀況和要求。組織應(yīng)定期審查和更新信息，及時(shí)剔除過(guò)時(shí)或錯(cuò)誤的內(nèi)容，添加新的要求和指導(dǎo)；支持設(shè)施管理活動(dòng)的人員：這些控制措施應(yīng)針對(duì)所有參與設(shè)施管理活動(dòng)的人員，無(wú)論他們處于哪個(gè)層級(jí)或部門。確保每個(gè)人都能夠訪問(wèn)到正確和最新的信息，是提升設(shè)施管理效率和效果的關(guān)鍵?！禝SO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》7.5.2創(chuàng)建和更新信息創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模骸獦?biāo)識(shí)和說(shuō)明(例如：標(biāo)題、日期、作者或索引編號(hào))；——格式(例如：語(yǔ)言、軟件版本、圖表)和介質(zhì)(例如：紙質(zhì)、電子)；——評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。創(chuàng)建和更新信息創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶?biāo)識(shí)和說(shuō)明(例如：標(biāo)題、日期、作者或索引編號(hào))；標(biāo)題：每個(gè)成文信息都應(yīng)有一個(gè)清晰、準(zhǔn)確的標(biāo)題，以概括其主要內(nèi)容或目的。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠迅速傳達(dá)信息的核心要點(diǎn)；日期：成文信息應(yīng)包含創(chuàng)建或更新的日期，以便于追蹤信息的變化和更新情況。日期信息有助于確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；作者：對(duì)于需要明確責(zé)任歸屬的成文信息，應(yīng)注明作者或編制人員，以便于后續(xù)溝通和責(zé)任追究；索引編號(hào)：為了便于信息的檢索和管理，組織可以為成文信息分配唯一的索引編號(hào)。索引編號(hào)應(yīng)具有一定的邏輯性和規(guī)律性，以便于快速定位和查找；其他標(biāo)識(shí)和說(shuō)明內(nèi)容,如：版本控制信息；版本號(hào)：每次對(duì)成文信息進(jìn)行修訂時(shí)，都應(yīng)更新其版本號(hào)，以便于區(qū)分不同版本的內(nèi)容；修訂記錄：記錄每次修訂的日期、修訂內(nèi)容概述以及修訂者信息，以便于追溯和審查。審批和修訂記錄：對(duì)于需要審批的成文信息，應(yīng)記錄審批人、審批時(shí)間和審批結(jié)果。對(duì)于修訂后的信息，應(yīng)記錄修訂內(nèi)容、修訂人和修訂時(shí)間，以便于追溯信息的變化歷程；安全分類和訪問(wèn)權(quán)限；安全分類：根據(jù)成文信息的敏感程度和安全要求，對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悾ㄈ绻_、內(nèi)部使用、機(jī)密等）；訪問(wèn)權(quán)限：明確不同用戶或用戶組對(duì)成文信息的訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全和合規(guī)性。分發(fā)和存儲(chǔ)信息；分發(fā)對(duì)象：明確成文信息的分發(fā)對(duì)象，包括內(nèi)部用戶和外部相關(guān)方；存儲(chǔ)要求：規(guī)定成文信息的存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置和存儲(chǔ)期限等要求。頁(yè)碼和目錄：對(duì)于較長(zhǎng)的文檔，應(yīng)添加頁(yè)碼和目錄，便于讀者快速定位所需信息。目的和適用范圍；目的：簡(jiǎn)要說(shuō)明成文信息的編制目的和預(yù)期用途；適用范圍：明確成文信息適用的設(shè)施、活動(dòng)、過(guò)程或項(xiàng)目等范圍。關(guān)鍵詞或標(biāo)簽：為成文信息添加關(guān)鍵詞或標(biāo)簽，以便于在電子文檔管理系統(tǒng)中進(jìn)行快速檢索和分類；引用和參考文獻(xiàn)：對(duì)于引用的數(shù)據(jù)、觀點(diǎn)或研究結(jié)果，應(yīng)明確標(biāo)注來(lái)源，確保信息的可追溯性和準(zhǔn)確性。引用文件和參考資料：列出成文信息中引用的外部文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或參考資料等，以便于讀者查閱和驗(yàn)證；附錄和附件：如果成文信息包含附錄或附件，應(yīng)明確列出并簡(jiǎn)要說(shuō)明其內(nèi)容。格式(例如；語(yǔ)言、軟件版本、圖表)和介質(zhì)(例如；紙質(zhì)、電子)；格式；語(yǔ)言：成文信息應(yīng)使用清晰、準(zhǔn)確、無(wú)歧義的語(yǔ)言編寫，以便于理解和使用。對(duì)于多語(yǔ)言組織，應(yīng)確保主要使用組織內(nèi)部通用的語(yǔ)言，并提供必要的翻譯版本以滿足不同語(yǔ)言背景員工的需求；軟件版本：如果成文信息以電子形式存在，應(yīng)明確其適用的軟件版本，以確保在不同設(shè)備和平臺(tái)上的一致性和兼容性；圖表：適當(dāng)使用圖表、流程圖、示意圖等可視化工具，可以直觀地展示復(fù)雜信息，提高信息的可讀性和理解度。結(jié)構(gòu)布局：信息的結(jié)構(gòu)應(yīng)清晰合理，包括標(biāo)題、副標(biāo)題、段落、列表等，以便于讀者快速瀏覽和理解信息內(nèi)容；排版：字體、字號(hào)、行距等排版元素應(yīng)統(tǒng)一且易于閱讀，避免使用過(guò)于復(fù)雜或花哨的排版樣式；符號(hào)和縮寫：使用的符號(hào)和縮寫應(yīng)明確其含義，并在必要時(shí)提供解釋或說(shuō)明。顏色和標(biāo)記：適當(dāng)使用顏色和標(biāo)記來(lái)突出關(guān)鍵信息或區(qū)分不同類型的內(nèi)容。介質(zhì)：紙質(zhì)：紙質(zhì)介質(zhì)具有物理存在感，便于攜帶和翻閱，適合需要頻繁參考或在沒(méi)有電子設(shè)備的情況下使用的場(chǎng)景；電子：電子介質(zhì)（如PDF、Word文檔、在線數(shù)據(jù)庫(kù)等）便于快速搜索、復(fù)制、分發(fā)和版本控制，適合需要廣泛傳播、實(shí)時(shí)更新或遠(yuǎn)程訪問(wèn)的場(chǎng)景。云存儲(chǔ)：利用云計(jì)算技術(shù)，將成文信息存儲(chǔ)在云端服務(wù)器上，實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程訪問(wèn)和共享。云存儲(chǔ)具有容量大、易擴(kuò)展、成本低等優(yōu)點(diǎn)；移動(dòng)存儲(chǔ)：如U盤、移動(dòng)硬盤等，便于信息的攜帶和傳輸。移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)具有體積小、重量輕、存儲(chǔ)速度快等優(yōu)點(diǎn)；；社交媒體和協(xié)作平臺(tái)：如企業(yè)微信、釘釘、Slack等，這些平臺(tái)不僅可以用于信息的即時(shí)通訊和共享，還可以實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作、任務(wù)分配和進(jìn)度跟蹤等功能；音頻和視頻：對(duì)于某些復(fù)雜或難以用文字描述的信息，可以通過(guò)音頻和視頻的形式進(jìn)行記錄和傳播。音頻和視頻介質(zhì)具有直觀、生動(dòng)、易于理解等優(yōu)點(diǎn)；專業(yè)軟件和管理系統(tǒng)：如設(shè)施管理系統(tǒng)（FMS）、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)施管理（CAFM）系統(tǒng)等，這些軟件和管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)施管理成文信息的集中存儲(chǔ)、管理和分析，提高信息的管理效率和利用價(jià)值；其他特殊介質(zhì)：根據(jù)信息的特定需求，可能還需要使用其他特殊的介質(zhì)，如微縮膠片、光盤等。評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。評(píng)審：評(píng)審是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，旨在評(píng)估成文信息的質(zhì)量、準(zhǔn)確性和適用性。這包括檢查信息是否完整、準(zhǔn)確、清晰，并且與設(shè)施管理體系的要求和組織的目標(biāo)保持一致。評(píng)審應(yīng)由具備相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行，他們能夠?qū)π畔⒌挠行院蛯?shí)用性做出客觀判斷；批準(zhǔn)：批準(zhǔn)是評(píng)審過(guò)程的延伸，它表示經(jīng)過(guò)評(píng)審的成文信息已經(jīng)被組織內(nèi)部具有相應(yīng)權(quán)限的人員或機(jī)構(gòu)認(rèn)可，并允許其正式發(fā)布和使用。批準(zhǔn)過(guò)程通常涉及對(duì)評(píng)審結(jié)果的復(fù)核，確保沒(méi)有遺漏或錯(cuò)誤，并確認(rèn)信息符合組織的政策和程序；保持適宜性和充分性：通過(guò)評(píng)審和批準(zhǔn)，組織可以確保成文信息不僅在當(dāng)前是準(zhǔn)確和適用的，而且能夠隨著設(shè)施管理體系的發(fā)展和外部環(huán)境的變化保持其適宜性和充分性。組織應(yīng)定期審查和更新成文信息，以確保其繼續(xù)滿足組織的需求和期望。為了讓設(shè)施管理體系有效運(yùn)行，組織應(yīng)確保其所確定的、需要的且宜以文件形式歸檔的信息：容易搜索；組織應(yīng)確保所有以文件形式歸檔的信息能夠被輕松且快速地檢索到。這意味著需要建立一套有效的文件管理系統(tǒng)，包括清晰的目錄結(jié)構(gòu)、合理的分類標(biāo)簽以及高效的搜索工具。這樣，當(dāng)需要查找特定信息時(shí)，無(wú)論是設(shè)施管理人員還是其他相關(guān)人員，都能夠迅速定位到所需內(nèi)容，從而提高工作效率和響應(yīng)速度。清晰明確；歸檔的信息必須清晰明確，易于理解。這要求信息在表達(dá)上準(zhǔn)確無(wú)誤，避免使用含糊不清或容易產(chǎn)生歧義的措辭。同時(shí)，信息的格式和排版也應(yīng)整潔規(guī)范，便于閱讀。清晰明確的信息能夠減少誤解和溝通障礙，確保設(shè)施管理體系中的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠準(zhǔn)確理解和執(zhí)行相關(guān)要求。以能夠使用的格式和介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)；組織應(yīng)根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，選擇合適的格式和介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，對(duì)于需要頻繁查閱和修改的信息，可以選擇電子文檔格式進(jìn)行存儲(chǔ)，以便實(shí)現(xiàn)快速檢索和編輯；對(duì)于需要長(zhǎng)期保存且不易更改的信息，則可以選擇紙質(zhì)文檔或光盤等介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)。此外，還應(yīng)確保所選格式和介質(zhì)與組織的軟硬件環(huán)境相兼容，以便能夠順利讀取和使用這些信息。適用于并足夠滿足預(yù)期目的。歸檔的信息必須能夠滿足設(shè)施管理體系的預(yù)期目的和實(shí)際需求。這要求組織在收集、整理和歸檔信息時(shí)，要充分考慮設(shè)施管理活動(dòng)的特點(diǎn)和要求，確保所歸檔的信息具有針對(duì)性和實(shí)用性。同時(shí)，還要根據(jù)設(shè)施管理體系的發(fā)展和變化，及時(shí)更新和完善歸檔信息，以確保其始終能夠滿足組織的需要。。如果沒(méi)有進(jìn)行充分的計(jì)劃和維護(hù)，則會(huì)存在信息無(wú)法使用或得不到使用的風(fēng)險(xiǎn)。充分的計(jì)劃；信息需求分析：在創(chuàng)建信息之前，組織應(yīng)進(jìn)行信息需求分析，明確需要哪些信息來(lái)支持設(shè)施管理體系的運(yùn)行。這包括理解設(shè)施管理的目標(biāo)、過(guò)程、活動(dòng)以及相關(guān)的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求；信息結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：基于信息需求分析的結(jié)果，組織應(yīng)設(shè)計(jì)合理的信息結(jié)構(gòu)，包括信息的分類、編碼、存儲(chǔ)格式和訪問(wèn)權(quán)限等。這有助于確保信息的組織性和系統(tǒng)性，便于后續(xù)的管理和維護(hù)；信息創(chuàng)建流程：制定清晰的信息創(chuàng)建流程，明確信息創(chuàng)建的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、審批流程和質(zhì)量要求。這可以確保信息創(chuàng)建的規(guī)范性和高效性。維護(hù)的重要性；定期更新：設(shè)施管理體系是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)，隨著組織內(nèi)外部環(huán)境的變化，相關(guān)信息也需要不斷更新。組織應(yīng)建立定期更新機(jī)制，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；質(zhì)量控制：在信息更新過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，包括信息的審核、校對(duì)和驗(yàn)證等環(huán)節(jié)。這可以確保信息的真實(shí)性和可靠性，避免誤導(dǎo)決策；安全管理：信息的安全性也是維護(hù)的重點(diǎn)之一。組織應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)和定期備份等，以保護(hù)信息的機(jī)密性、完整性和可用性。風(fēng)險(xiǎn)分析。如果沒(méi)有進(jìn)行充分的計(jì)劃和維護(hù)，組織將面臨信息無(wú)法使用或得不到使用的風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)可能表現(xiàn)為以下幾種形式：信息缺失：由于計(jì)劃不充分或維護(hù)不到位，可能導(dǎo)致關(guān)鍵信息的缺失，影響設(shè)施管理體系的正常運(yùn)行；信息過(guò)時(shí)：信息未能及時(shí)更新，導(dǎo)致所依據(jù)的信息過(guò)時(shí)，無(wú)法反映當(dāng)前的實(shí)際情況，從而誤導(dǎo)決策；信息混亂：信息組織不當(dāng)或管理不善，可能導(dǎo)致信息混亂無(wú)序，難以快速定位所需信息，降低工作效率。信息泄露：安全措施不到位，可能導(dǎo)致敏感信息泄露，給組織帶來(lái)?yè)p失和風(fēng)險(xiǎn)?！禝SO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》7.5.3成文信息的控制設(shè)施管理體系和本文件所要求的成文信息應(yīng)予以控制，以確保：a)在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；b)得到妥善保護(hù)(例如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失)。為了控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：——達(dá)到支持需求組織目標(biāo)所需的信息水平；——實(shí)施信息治理要求；——分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；——存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持易讀性；——變更控制(例如：版本控制)；——保留和處置；——避免對(duì)于過(guò)期信息的非預(yù)期使用；——成文信息和數(shù)據(jù)的保護(hù)。組織應(yīng)識(shí)別其確定的策劃和運(yùn)行設(shè)施管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，適當(dāng)時(shí)，應(yīng)對(duì)其予以控制。注：對(duì)成文信息的“訪問(wèn)”可能意味著僅允許查閱，或意味著經(jīng)允許或授權(quán)可同時(shí)查閱并更改成文信息。成文信息的控制設(shè)施管理體系和ISO41001標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息應(yīng)予以控制，以確保：在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；在需要的場(chǎng)合：指那些成文信息被實(shí)際使用或參考的具體環(huán)境或情境。在設(shè)施管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和過(guò)程中，每當(dāng)需要參考、使用或依據(jù)成文信息來(lái)做出決策、執(zhí)行任務(wù)或評(píng)估效果時(shí)，這些場(chǎng)合都應(yīng)能夠方便地獲取到相關(guān)的成文信息。包括但不限于：設(shè)施管理的日常運(yùn)營(yíng)、決策制定、項(xiàng)目執(zhí)行、變更管理、應(yīng)急響應(yīng)、審核與評(píng)審、培訓(xùn)與教育、溝通與交流等；在需要的時(shí)機(jī)：強(qiáng)調(diào)成文信息的時(shí)間敏感性。成文信息的提供要與實(shí)際工作的進(jìn)度、節(jié)點(diǎn)或特定事件緊密相連。這意味著成文信息應(yīng)在關(guān)鍵時(shí)刻及時(shí)出現(xiàn)，以支持設(shè)施管理人員和相關(guān)人員做出正確的判斷和行動(dòng)。確保成文信息均可獲得；建立信息分類與編碼系統(tǒng)：對(duì)成文信息進(jìn)行合理的分類和編碼，以便快速檢索和定位。制定信息存儲(chǔ)與檢索流程：明確成文信息的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)方式以及檢索路徑，確保相關(guān)人員能夠按照流程快速獲取所需信息。提供多渠道訪問(wèn)方式：除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外，還可以利用電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等多種渠道提供成文信息的訪問(wèn)方式，以滿足不同場(chǎng)合和時(shí)機(jī)的需求。定期審查與更新信息：定期審查成文信息的完整性和準(zhǔn)確性，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性和適用性。確保成文信息均可適用。信息內(nèi)容與組織需求相匹配：：確保成文信息的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，與設(shè)施管理的實(shí)際情況和ISO41001標(biāo)準(zhǔn)的要求保持一致，避免信息冗余或缺失；信息格式與要求相符合：根據(jù)ISO41001標(biāo)準(zhǔn)的要求和組織的實(shí)際情況，確定成文信息的格式和模板，確保信息的規(guī)范性和一致性；信息審批與發(fā)布流程嚴(yán)格：建立嚴(yán)格的成文信息審批與發(fā)布流程，確保信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。在信息發(fā)布前，應(yīng)進(jìn)行充分的審核和確認(rèn)，以避免誤導(dǎo)或錯(cuò)誤信息的傳播；持續(xù)監(jiān)視與評(píng)價(jià)信息適用性：隨著設(shè)施管理體系的運(yùn)行和外部環(huán)境的變化，持續(xù)監(jiān)控和評(píng)估成文信息的適用性。如果發(fā)現(xiàn)信息不再適用或存在缺陷，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂或更新，以確保信息的有效性和指導(dǎo)性。得到妥善保護(hù)(例如；防止泄密、不當(dāng)使用或缺失)。妥善保護(hù)成文信息以防止泄密；成文信息泄密：指未經(jīng)授權(quán)將組織內(nèi)部敏感或機(jī)密信息透露給外部人員或組織的行為。涉及需要保密的成文信息通常包括但不限于以下幾類：設(shè)施布局與結(jié)構(gòu)信息：包括但不限于建筑物的平面圖、樓層布局、緊急疏散圖、安全通道位置等。這些信息對(duì)于確保設(shè)施的安全運(yùn)行和人員疏散至關(guān)重要，一旦泄露可能會(huì)被惡意利用；設(shè)備維護(hù)與運(yùn)行信息：包括設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、維護(hù)記錄、故障診斷報(bào)告、維修手冊(cè)等。這些信息對(duì)于設(shè)備的正常運(yùn)行和維護(hù)至關(guān)重要，泄露可能導(dǎo)致設(shè)備被惡意破壞或影響設(shè)備的正常運(yùn)行；安全與風(fēng)險(xiǎn)管理信息：包括安全操作規(guī)程、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案、安全審計(jì)報(bào)告等。這些信息對(duì)于保障設(shè)施內(nèi)人員的生命財(cái)產(chǎn)安全至關(guān)重要，泄露可能導(dǎo)致安全風(fēng)險(xiǎn)增加；財(cái)務(wù)與合同信息：包括設(shè)施管理相關(guān)的預(yù)算、成本分析、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等。這些信息涉及組織的經(jīng)濟(jì)利益和商業(yè)秘密，泄露可能對(duì)組織造成重大經(jīng)濟(jì)損失；個(gè)人與敏感信息：包括設(shè)施使用人員、員工、供方、合作伙伴等的個(gè)人信息（如姓名、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼等）以及敏感數(shù)據(jù)（如健康記錄、交易記錄等）。這些信息涉及個(gè)人隱私和權(quán)益，泄露可能引發(fā)法律糾紛和信譽(yù)損害；知識(shí)產(chǎn)權(quán)與專有技術(shù)信息：包括設(shè)施管理過(guò)程中涉及的軟件、專利、技術(shù)秘密等。這些信息是組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力所在，泄露可能導(dǎo)致技術(shù)被復(fù)制或侵權(quán)；戰(zhàn)略與決策信息：包括設(shè)施管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、決策報(bào)告、市場(chǎng)分析等。這些信息涉及組織的未來(lái)發(fā)展方向和戰(zhàn)略部署，泄露可能對(duì)組織的競(jìng)爭(zhēng)地位造成不利影響。防止措施。實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制：確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員能夠訪問(wèn)敏感信息，通過(guò)密碼保護(hù)、身份驗(yàn)證等方式控制訪問(wèn)權(quán)限；加強(qiáng)信息安全意識(shí)培訓(xùn)：提高員工對(duì)信息安全重要性的認(rèn)識(shí)，明確泄密的嚴(yán)重后果，增強(qiáng)員工的信息保護(hù)意識(shí)；采用加密技術(shù)：對(duì)電子存儲(chǔ)的敏感信息進(jìn)行加密處理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和復(fù)制；定期安全審計(jì)：通過(guò)定期審查信息訪問(wèn)日志、監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的泄密風(fēng)險(xiǎn)。妥善保護(hù)成文信息以防止不當(dāng)使用；不當(dāng)使用：指授權(quán)人員在獲得成文信息后，未按照組織規(guī)定的用途或方式進(jìn)行使用，導(dǎo)致信息被濫用或誤用；這可能包括未經(jīng)授權(quán)更改信息、將信息用于個(gè)人利益、違反組織政策等；防止措施；明確信息使用政策：制定清晰的信息使用政策，明確信息的用途、使用范圍和使用方式，確保員工了解并遵守相關(guān)規(guī)定；實(shí)施監(jiān)督與檢查：通過(guò)定期檢查、內(nèi)部審計(jì)等方式，監(jiān)督員工對(duì)成文信息的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不當(dāng)使用行為；強(qiáng)化責(zé)任追究：對(duì)違反信息使用政策的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，形成有效的威懾力。妥善保護(hù)成文信息以防止缺失；“缺失”指組織在需要時(shí)無(wú)法找到或訪問(wèn)到關(guān)鍵的成文信息，導(dǎo)致決策失誤、運(yùn)營(yíng)中斷或效率降低等問(wèn)題；這可能是由于信息丟失、損壞或存儲(chǔ)不當(dāng)?shù)仍蛟斐傻?；防止措施；?shí)施信息備份與恢復(fù)計(jì)劃：定期對(duì)關(guān)鍵成文信息進(jìn)行備份，并建立災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，確保在信息丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)；優(yōu)化信息存儲(chǔ)與管理：采用統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，對(duì)成文信息進(jìn)行分類、歸檔和存儲(chǔ)，確保信息的完整性和易于檢索性；定期檢查與更新：定期對(duì)存儲(chǔ)的成文信息進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)丟失、損壞或過(guò)期的信息，確保信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。保護(hù)成文信息和數(shù)據(jù)。組織應(yīng)采取措施保護(hù)信息，包括：制定監(jiān)管協(xié)議；監(jiān)管協(xié)議：組織應(yīng)制定一套明確的監(jiān)管協(xié)議，規(guī)范對(duì)成文信息和數(shù)據(jù)的管理和使用。這些協(xié)議應(yīng)明確信息使用的權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)，確保所有涉及信息使用的人員都清楚自己的職責(zé)和權(quán)限范圍；監(jiān)管協(xié)議是保護(hù)成文信息和數(shù)據(jù)的第一道防線。通過(guò)制定和執(zhí)行這些協(xié)議，組織可以確保信息的使用符合既定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，減少信息泄露和濫用的風(fēng)險(xiǎn)。培訓(xùn)信息用戶；對(duì)所有控制程序中的信息用戶進(jìn)行培訓(xùn)：組織應(yīng)對(duì)所有有權(quán)訪問(wèn)和使用成文信息和數(shù)據(jù)的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們了解監(jiān)管協(xié)議的內(nèi)容，掌握正確的信息使用方法和技巧，并明確違反協(xié)議可能帶來(lái)的后果；培訓(xùn)是提高信息用戶安全意識(shí)和操作技能的重要途徑。通過(guò)培訓(xùn)，組織可以確保信息用戶能夠正確使用信息，避免誤操作或惡意行為導(dǎo)致的信息泄露和濫用。為了控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：達(dá)到支持需求組織目標(biāo)所需的信息水平；理解需求組織的目標(biāo)：組織應(yīng)明確理解需求組織的目標(biāo)和戰(zhàn)略方向。這包括但不限于組織的長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、短期業(yè)務(wù)目標(biāo)、運(yùn)營(yíng)效率提升、成本控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的內(nèi)容；識(shí)別關(guān)鍵信息需求：基于對(duì)需求組織目標(biāo)的理解，組織應(yīng)進(jìn)一步識(shí)別為了實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)所需的關(guān)鍵成文信息。這可能包括但不限于政策文件、程序手冊(cè)、操作規(guī)程、記錄表格、報(bào)告模板等；確定信息的內(nèi)容和格式：組織應(yīng)確定成文信息的具體內(nèi)容和格式，以確保其能夠準(zhǔn)確、清晰地傳達(dá)所需的信息。這包括信息的結(jié)構(gòu)化布局、使用的語(yǔ)言、圖表和數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)方式等；保證信息的準(zhǔn)確性和完整性：成文信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并且完整無(wú)缺。組織應(yīng)建立相應(yīng)的審核和批準(zhǔn)機(jī)制，確保在成文信息發(fā)布前，其內(nèi)容和格式已經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查，并符合需求組織的要求；確保信息的可訪問(wèn)性和可用性：成文信息應(yīng)易于獲取和使用。組織應(yīng)確保所有相關(guān)人員都能夠方便地訪問(wèn)到所需的成文信息，并且這些信息在需要時(shí)能夠迅速提供；定期更新和維護(hù)：隨著需求組織目標(biāo)和戰(zhàn)略方向的變化，以及設(shè)施管理體系的不斷發(fā)展和改進(jìn)，成文信息也需要定期更新和維護(hù)。組織應(yīng)建立相應(yīng)的機(jī)制，確保成文信息始終與需求組織的實(shí)際情況保持一致；實(shí)施信息安全措施：在控制成文信息的過(guò)程中，組織還需要關(guān)注信息安全問(wèn)題。這包括采取適當(dāng)?shù)拇胧┍Ｗo(hù)成文信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用、披露、中斷、修改或銷毀等威脅。實(shí)施信息治理要求；信息治理：指對(duì)組織內(nèi)部信息的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、共享、保護(hù)和銷毀等全生命周期進(jìn)行管理的過(guò)程。在設(shè)施管理體系中，實(shí)施信息治理要求能夠確保成文信息的有序管理，提高信息的使用效率，降低信息風(fēng)險(xiǎn)，從而支持設(shè)施管理體系的有效運(yùn)行；明確信息治理的目標(biāo)，包括：確保成文信息的準(zhǔn)確性、完整性、一致性和可追溯性；提高成文信息的可用性，方便用戶快速獲取所需信息；保護(hù)成文信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用、披露、修改或銷毀；促進(jìn)組織內(nèi)部的信息共享和協(xié)同工作，提高運(yùn)營(yíng)效率；符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)信息管理的要求。制定信息治理政策：組織應(yīng)制定明確的信息治理政策，闡述信息治理的目標(biāo)、原則、要求和責(zé)任分配。該政策應(yīng)得到最高管理者的批準(zhǔn)和支持，并在組織內(nèi)部廣泛宣傳和實(shí)施；建立信息治理框架：基于信息治理政策，組織應(yīng)建立信息治理框架，明確成文信息管理的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工、流程規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。這包括確定信息管理者、信息所有者、信息使用者等角色及其職責(zé)，以及制定信息分類、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、備份、恢復(fù)、銷毀等流程規(guī)范。實(shí)施信息治理措施，包括：對(duì)成文信息進(jìn)行分類和標(biāo)識(shí)，明確其重要性、保密性、使用范圍等屬性；建立安全的存儲(chǔ)環(huán)境，確保成文信息的物理安全和邏輯安全；實(shí)施訪問(wèn)控制，限制對(duì)成文信息的訪問(wèn)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和泄露；定期對(duì)成文信息進(jìn)行備份和恢復(fù)測(cè)試，確保信息的可靠性和可用性；對(duì)成文信息的創(chuàng)建、修改、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、分發(fā)、使用、存儲(chǔ)、銷毀等全生命周期進(jìn)行記錄和監(jiān)控；開展信息安全培訓(xùn)和教育，提高員工的信息安全意識(shí)和技能。分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用信息；分發(fā)；組織應(yīng)確保成文信息能夠被正確、及時(shí)地分發(fā)到需要它的部門和人員手中。這包括設(shè)施管理政策、程序、標(biāo)準(zhǔn)、指南、記錄等所有與設(shè)施管理相關(guān)的成文信息。分發(fā)方式應(yīng)多樣化，以適應(yīng)不同部門和人員的需求，如電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)站、紙質(zhì)文件等。訪問(wèn)；組織應(yīng)確定哪些人員或部門需要訪問(wèn)查看特定的成文信息。這通常基于職責(zé)、權(quán)限和工作需要來(lái)確定；執(zhí)行適合信息價(jià)值的信息訪問(wèn)控制：組織應(yīng)確定誰(shuí)有權(quán)更新、更改或刪除信息，這通常限于具有相應(yīng)權(quán)限的管理人員或?qū)I(yè)人員；允許查看，但不許編輯或復(fù)制：對(duì)于某些敏感或機(jī)密的信息，組織可以設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，允許用戶查看信息內(nèi)容，但禁止編輯或復(fù)制信息；允許復(fù)制，但不許編輯：對(duì)于某些需要共享但不需要修改的信息，組織可以設(shè)定權(quán)限，允許用戶復(fù)制信息，但禁止編輯信息內(nèi)容；有編輯數(shù)據(jù)的權(quán)限：對(duì)于需要修改或更新的信息，組織應(yīng)授予相關(guān)人員編輯數(shù)據(jù)的權(quán)限，并明確修改的目的和范圍；有修改過(guò)程的權(quán)限：對(duì)于涉及流程或程序的信息，組織應(yīng)授予相關(guān)人員修改過(guò)程的權(quán)限，以確保流程的順暢和高效。允許并有權(quán)刪除信息：在特定情況下，如信息已過(guò)時(shí)或不再需要，組織應(yīng)允許并授權(quán)相關(guān)人員刪除信息，以避免冗余和混淆。了解什么時(shí)間以及以何種頻率需要獲得可供使用的信息也是至關(guān)重要的，這有助于組織合理地安排信息更新和分發(fā)計(jì)劃；訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，以確保信息的保密性和完整性。只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感或機(jī)密信息；對(duì)于訪問(wèn)權(quán)限的管理，組織應(yīng)建立明確的審批流程和記錄機(jī)制，以便追溯和審計(jì)。檢索；組織應(yīng)提供便捷的檢索工具和方法，使人員能夠快速地找到所需的成文信息；檢索系統(tǒng)應(yīng)具有良好的用戶體驗(yàn)，如搜索功能強(qiáng)大、界面友好等；組織還應(yīng)定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和維護(hù)，以提高檢索效率和準(zhǔn)確性。使用；成文信息的使用應(yīng)符合組織的規(guī)定和目的，不得用于非法或不當(dāng)用途；使用人員應(yīng)了解成文信息的意義、用途和使用方法，以便正確地應(yīng)用它們來(lái)支持設(shè)施管理活動(dòng)。執(zhí)行信息備份和檢索/恢復(fù)過(guò)程。信息備份是防止信息丟失和損壞的重要手段。組織應(yīng)定期對(duì)成文信息進(jìn)行備份，并將其存儲(chǔ)在安全、可靠的地方；備份頻率應(yīng)根據(jù)信息的重要性和更新頻率來(lái)確定，以確保信息的及時(shí)恢復(fù)；當(dāng)發(fā)生信息丟失、損壞或系統(tǒng)故障時(shí)，組織應(yīng)能夠迅速地進(jìn)行信息檢索和恢復(fù)，以確保設(shè)施管理活動(dòng)的連續(xù)性和有效性；檢索/恢復(fù)過(guò)程應(yīng)經(jīng)過(guò)測(cè)試和驗(yàn)證，以確保其可靠性和可用性。存儲(chǔ)和防護(hù)信息，包括保持易讀性；存儲(chǔ)信息；目的：確保成文信息能夠被安全、有序地保存，以便在需要時(shí)能夠迅速找到并使用；措施：組織應(yīng)建立專門的存儲(chǔ)系統(tǒng)或檔案庫(kù)，用于存放設(shè)施管理的各類成文信息，如政策、程序、標(biāo)準(zhǔn)、記錄等；要求：存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備良好的組織結(jié)構(gòu)和檢索功能，以便人員能夠方便地查找和獲取所需信息。防護(hù)信息；目的：防止成文信息在存儲(chǔ)過(guò)程中受到損壞、丟失或泄露，確保其保密性、完整性和可用性；措施：物理防護(hù)：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)存放在干燥、防火、防潮的環(huán)境中，避免受到自然災(zāi)害或人為破壞；數(shù)字防護(hù)：對(duì)于電子文件，應(yīng)采取加密、備份、防火墻等安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、修改或刪除；權(quán)限管理：無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子文件，都應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能查看或修改。保持易讀性。目的：確保存儲(chǔ)的成文信息在需要時(shí)能夠被輕松地閱讀和理解；措施：格式規(guī)范：制定統(tǒng)一的文件格式和排版標(biāo)準(zhǔn)，確保信息呈現(xiàn)清晰、一致；定期審核：定期檢查存儲(chǔ)的成文信息，確保其清晰可讀，無(wú)損壞或模糊現(xiàn)象；更新維護(hù)：對(duì)于過(guò)時(shí)的或不再適用的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或刪除，確保存儲(chǔ)的信息始終是最新的、有效的。實(shí)施變更控制（例如版本控制）；實(shí)施變更控制的目的；確保所有成文信息在修訂或更新時(shí)都遵循一致的程序和標(biāo)準(zhǔn)；防止未經(jīng)授權(quán)的變更導(dǎo)致信息混亂或失效；保持成文信息與設(shè)施管理體系的當(dāng)前狀態(tài)和業(yè)務(wù)需求相一致。變更控制的措施。版本控制：為每項(xiàng)成文信息分配唯一的版本號(hào)，并在每次修訂時(shí)更新版本號(hào)；這有助于追蹤信息的變更歷史，并確保使用者能夠獲取到最新版本的信息；變更控制程序：制定并執(zhí)行一套明確的變更控制程序，該程序應(yīng)包括以下關(guān)鍵步驟：變更申請(qǐng)：任何需要修訂或更新成文信息的請(qǐng)求都應(yīng)提交給相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核；審核與批準(zhǔn)：負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行仔細(xì)審核，確保變更符合設(shè)施管理體系的要求和業(yè)務(wù)需求；審核通過(guò)后，應(yīng)獲得適當(dāng)級(jí)別的批準(zhǔn)；修訂與發(fā)布：在變更獲得批準(zhǔn)后，應(yīng)對(duì)成文信息進(jìn)行修訂，并更新版本號(hào)；修訂后的信息應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有相關(guān)方；溝通與培訓(xùn)：確保所有受影響的人員都了解變更的內(nèi)容，并接受必要的培訓(xùn)以確保他們能夠正確理解和應(yīng)用新的信息；記錄與跟蹤：記錄每次變更的詳細(xì)信息，包括變更原因、批準(zhǔn)人、修訂內(nèi)容、發(fā)布日期等，以便進(jìn)行后續(xù)的跟蹤和審核。保留和處置信息，以避免對(duì)于過(guò)期信息的非預(yù)期使用；保留信息；保留信息的目的；確保設(shè)施管理活動(dòng)的可追溯性：通過(guò)保留相關(guān)成文信息，組織可以追蹤和驗(yàn)證設(shè)施管理活動(dòng)的歷史記錄，確?；顒?dòng)的合規(guī)性和有效性；支持持續(xù)改進(jìn)：保留成文信息可以為設(shè)施管理體系的評(píng)審、改進(jìn)和決策提供依據(jù)，幫助組織識(shí)別問(wèn)題、分析原因并采取糾正措施。保留信息的原則；完整性：保留的成文信息應(yīng)完整無(wú)缺，能夠全面反映設(shè)施管理活動(dòng)的實(shí)際情況；準(zhǔn)確性：信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免誤導(dǎo)或產(chǎn)生誤解。可訪問(wèn)性：保留的信息應(yīng)易于檢索和訪問(wèn)，以便在需要時(shí)能夠迅速獲取。保留信息的范圍；應(yīng)包括所有與設(shè)施管理體系相關(guān)的成文信息，如政策、程序、標(biāo)準(zhǔn)、記錄等；特別是那些對(duì)設(shè)施管理活動(dòng)具有重要影響或具有法律要求的信息，更應(yīng)嚴(yán)格保留。保留信息的范圍期限。根據(jù)信息的性質(zhì)和重要性確定保留期限。例如，法律法規(guī)要求保留的信息應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保留；對(duì)于沒(méi)有具體法規(guī)要求的信息，組織應(yīng)根據(jù)自身需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定合理的保留期限。處置信息。處置信息的原則；避免非預(yù)期使用：處置信息時(shí)應(yīng)確保過(guò)期或不再需要的信息不會(huì)被誤用或?yàn)E用，以免造成不良影響或損失；環(huán)保與合規(guī)：處置信息時(shí)應(yīng)符合環(huán)保要求和法律法規(guī)規(guī)定，避免對(duì)環(huán)境造成污染或違反相關(guān)法律法規(guī)。處置信息的程序。評(píng)估與審批：在處置信息前，應(yīng)對(duì)信息的價(jià)值和必要性進(jìn)行評(píng)估，并經(jīng)過(guò)適當(dāng)級(jí)別的審批；分類處理：根據(jù)信息的性質(zhì)和保密要求進(jìn)行分類處理。例如，對(duì)于敏感或機(jī)密信息應(yīng)采取特殊的保密措施進(jìn)行處置；記錄與跟蹤：記錄處置信息的詳細(xì)信息，如處置時(shí)間、方式、責(zé)任人等，并進(jìn)行跟蹤以確保處置工作的有效性和合規(guī)性。組織還需要制定信息保留、信息處理和信息銷毀的決策，包括：了解組織和需求組織關(guān)于信息保留的方針；了解組織方針：組織應(yīng)首先明確自身對(duì)于信息保留的政策和方針。這包括確定哪些信息需要長(zhǎng)期保留，哪些信息可以定期清理，以及保留信息的目的和用途；了解需求組織方針：設(shè)施管理組織還需要了解需求組織（即設(shè)施服務(wù)的最終用戶或客戶）對(duì)于信息保留的要求和方針。這有助于確保設(shè)施管理組織所保留的信息與需求組織的期望保持一致?！贫ㄓ糜谙拗七^(guò)期信息或被替代信息過(guò)度累積的方針；限制過(guò)期信息累積：組織應(yīng)制定明確的方針，以限制過(guò)期信息在系統(tǒng)中的過(guò)度累積。這可以通過(guò)設(shè)置信息保留期限、定期清理過(guò)期信息等方式實(shí)現(xiàn)；限制被替代信息累積：對(duì)于被新版本或更新信息所替代的舊信息，組織同樣需要制定方針來(lái)限制其累積。這有助于確保系統(tǒng)中信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性?！_定高度詳細(xì)信息的保留時(shí)間限制；高度詳細(xì)信息的特殊性：高度詳細(xì)的信息往往包含更多的敏感內(nèi)容和業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，因此其保留時(shí)間需要特別關(guān)注；設(shè)定保留時(shí)間限制：組織應(yīng)根據(jù)信息的敏感性和業(yè)務(wù)需求，為高度詳細(xì)信息設(shè)定合理的保留時(shí)間限制。這有助于在保護(hù)信息安全的同時(shí)，確保信息的及時(shí)更新和清理。用于定期檢查重復(fù)信息并允許刪除不必要的信息副本的方法。定期檢查重復(fù)信息：為了避免信息冗余和降低存儲(chǔ)成本，組織應(yīng)定期檢查系統(tǒng)中是否存在重復(fù)的信息。這可以通過(guò)使用信息檢索工具、數(shù)據(jù)清洗技術(shù)等方式實(shí)現(xiàn)。允許刪除不必要的信息副本：在發(fā)現(xiàn)重復(fù)信息后，組織應(yīng)制定明確的流程和政策，允許并鼓勵(lì)刪除不必要的信息副本。這有助于確保系統(tǒng)中信息的唯一性和準(zhǔn)確性。組織應(yīng)識(shí)別其確定的策劃和運(yùn)行設(shè)施管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，并在適當(dāng)時(shí)對(duì)其予以控制。識(shí)別外部成文信息：外部成文信息定義：指組織在策劃和運(yùn)行設(shè)施管理體系過(guò)程中，需要從外部獲取并使用的文件化信息。這些信息可能包括但不限于：法律法規(guī)：與設(shè)施管理相關(guān)的國(guó)家法律法規(guī)、地方性法規(guī)、行業(yè)規(guī)范等，如建筑法規(guī)、消防安全法規(guī)、環(huán)境保護(hù)法規(guī)等；標(biāo)準(zhǔn)與指南：國(guó)際、國(guó)家或行業(yè)發(fā)布的設(shè)施管理標(biāo)準(zhǔn)、指南和最佳實(shí)踐，如ISO41001系列標(biāo)準(zhǔn)、各類設(shè)施管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)等；合同與協(xié)議：與設(shè)施管理相關(guān)的各類合同、協(xié)議和備忘錄，如設(shè)施服務(wù)合同、供方合同、租賃合同等；政策與指令：來(lái)自政府部門、上級(jí)組織或相關(guān)利益方的政策、指令和通知，如安全政策、環(huán)保政策、健康政策等；外部審核報(bào)告：第三方機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)施管理體系進(jìn)行的審核、評(píng)估報(bào)告，如ISO41001認(rèn)證審核報(bào)告；市場(chǎng)與行業(yè)動(dòng)態(tài)：與設(shè)施管理相關(guān)的市場(chǎng)趨勢(shì)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、技術(shù)革新等信息，以幫助組織及時(shí)調(diào)整策略和提升管理水平。必要性：識(shí)別這些外部成文信息是確保設(shè)施管理體系符合相關(guān)要求、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的基礎(chǔ)。例如，設(shè)施管理組織需要了解并遵守相關(guān)的建筑法規(guī)、消防安全規(guī)定等，以確保設(shè)施的安全性和合規(guī)性。確定必需性；組織應(yīng)評(píng)估哪些外部成文信息對(duì)于設(shè)施管理體系的策劃和運(yùn)行是必需的。這要求組織對(duì)自身的業(yè)務(wù)需求、管理目標(biāo)、外部環(huán)境等有深入的理解和分析；必需性的判斷應(yīng)基于信息的關(guān)聯(lián)性、重要性和時(shí)效性。只有那些與設(shè)施管理體系緊密相關(guān)、對(duì)實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)有重要影響、且需要及時(shí)更新的信息，才應(yīng)被視為必需。識(shí)別其確定的策劃和運(yùn)行設(shè)施管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息；需求分析：組織應(yīng)明確設(shè)施管理體系的策劃和運(yùn)行需求，包括管理目標(biāo)、業(yè)務(wù)范圍、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等；信息源梳理：根據(jù)需求分析的結(jié)果，梳理可能包含所需成文信息的信息源，如政府網(wǎng)站、行業(yè)協(xié)會(huì)、標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布機(jī)構(gòu)、專業(yè)咨詢公司等；信息收集：通過(guò)訂閱、購(gòu)買、下載等方式，從梳理出的信息源中收集相關(guān)的成文信息；信息評(píng)估：對(duì)收集到的成文信息進(jìn)行評(píng)估，判斷其是否滿足設(shè)施管理體系策劃和運(yùn)行的需求，以及信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性和權(quán)威性；信息整合：將評(píng)估后確定必需的成文信息進(jìn)行整合，形成設(shè)施管理體系的外部成文信息庫(kù)?？刂仆獠砍晌男畔ⅲ嚎刂颇康模簩?duì)外部成文信息的控制旨在確保其準(zhǔn)確性、可用性、安全性和合規(guī)性，防止因信息錯(cuò)誤、缺失或泄露等導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)?？刂拼胧航⒖刂瞥绦颍褐贫ǔ晌男畔⒖刂频某绦蛭募?，明確信息識(shí)別、收集、評(píng)估、整合、分發(fā)、更新、存儲(chǔ)和處置的流程和要求；獲取與驗(yàn)證：確保從可靠來(lái)源獲取外部成文信息，并進(jìn)行必要的驗(yàn)證，以確保其真實(shí)性和有效性；分發(fā)與存儲(chǔ)：將驗(yàn)證后的信息及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員或部門，并建立有效的存儲(chǔ)機(jī)制，便于信息的檢索和使用；更新與維護(hù)：定期檢查和更新外部成文信息，確保其與時(shí)俱進(jìn)，反映最新的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求等；權(quán)限管理：對(duì)外部成文信息的訪問(wèn)和使用設(shè)置適當(dāng)?shù)臋?quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取或篡改信息；保留與處置：根據(jù)信息的重要性和時(shí)效性，制定合理的保留和處置策略，避免信息的冗余和泄露?！禝SO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》《ISO41001-2018設(shè)施管理-管理體系要求及使用指南》7.5.4設(shè)施管理信息和數(shù)據(jù)要求組織應(yīng)確定用于支持其設(shè)施管理體系和組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的信息要求。為此：a)組織應(yīng)考慮：●設(shè)施管理的角色和職責(zé)，●設(shè)施管理過(guò)程、程序和活動(dòng)，●已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要性，●與相關(guān)方(包括服務(wù)供方)的信息交換，●信息的質(zhì)量、可用性和管理對(duì)組織決策制定的影響。b)組織應(yīng)確定：●已識(shí)別數(shù)據(jù)的屬性，●已識(shí)別數(shù)據(jù)的質(zhì)量，●如何以及何時(shí)收集、分析和評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)；c)組織應(yīng)規(guī)定、實(shí)施并保持用于管理其信息和數(shù)據(jù)的過(guò)程；d)組織應(yīng)確定與整個(gè)組織資產(chǎn)管理相關(guān)的財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)和非財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)一致性的要求；e)組織應(yīng)確保財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)、技術(shù)信息和數(shù)據(jù)與其他相關(guān)的非財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)之間的一致性和可追溯性，其所需達(dá)到的程度要既滿足適用的要求，又考慮相關(guān)方的要求及組織目標(biāo)。設(shè)施管理信息和數(shù)據(jù)要求組織應(yīng)確定用于支持其設(shè)施管理體系和組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的信息要求。信息要求的目的：信息要求是為了確保設(shè)施管理體系能夠高效運(yùn)行，并幫助組織達(dá)成其既定的目標(biāo)。這些信息包括但不限于設(shè)施的狀態(tài)、維護(hù)記錄、能源消耗、安全記錄等。信息要求的確定過(guò)程；識(shí)別信息需求：全面梳理設(shè)施管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確每個(gè)環(huán)節(jié)需要哪些信息來(lái)支持其有效運(yùn)行。這些信息可能包括設(shè)施狀態(tài)數(shù)據(jù)、維護(hù)記錄、用戶反饋、市場(chǎng)趨勢(shì)等；相關(guān)方溝通：與設(shè)施管理體系相關(guān)的相關(guān)方，如設(shè)施使用者、維護(hù)人員、管理層等，進(jìn)行溝通，了解他們對(duì)信息的需求和期望，確保所確定的信息要求能夠全面覆蓋各方的需求；風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇評(píng)估：在確定信息要求時(shí)，組織應(yīng)考慮潛在的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇。例如，對(duì)于可能影響設(shè)施運(yùn)行的風(fēng)險(xiǎn)因素，組織需要收集相關(guān)的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和信息以便及時(shí)應(yīng)對(duì)；同時(shí)，對(duì)于可能提高設(shè)施管理效率的機(jī)遇，組織也需要相應(yīng)的信息來(lái)支持決策；確定信息種類和格式：根據(jù)信息需求，確定所需信息的種類（如數(shù)值型數(shù)據(jù)、文本型描述、圖像資料等）和格式（如報(bào)表、圖表、數(shù)據(jù)庫(kù)等），以便于信息的收集、存儲(chǔ)、分析和使用；明確信息來(lái)源：確定信息的來(lái)源渠道，包括內(nèi)部來(lái)源（如設(shè)施管理部門、使用部門等）和外部來(lái)源（如供方、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府部門等），確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性；建立信息管理系統(tǒng)：根據(jù)需要，建立或完善信息管理系統(tǒng)，以便對(duì)信息進(jìn)行有效的收集、存儲(chǔ)、處理、分析和報(bào)告，提高信息管理的效率和水平技術(shù)與方法應(yīng)用：利用最新的信息技術(shù)和管理方法，如大數(shù)據(jù)分析、物聯(lián)網(wǎng)等，來(lái)確定和優(yōu)化信息要求。這些技術(shù)和方法可以幫助組織更有效地收集、分析和利用數(shù)據(jù)，提高設(shè)施管理的效率和準(zhǔn)確性。用于支持其設(shè)施管理體系和組織目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的信息要求通常主要包括：設(shè)施基礎(chǔ)信息：包括設(shè)施的位置、類型、規(guī)模、結(jié)構(gòu)、使用年限等基本信息。設(shè)施運(yùn)行與維護(hù)信息：如設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)記錄、故障報(bào)告、維修計(jì)劃等，這些信息對(duì)于確保設(shè)施的正常運(yùn)行和及時(shí)維護(hù)至關(guān)重要；能源消耗與環(huán)境信息：如能源使用量、能源消耗模式、環(huán)境影響評(píng)估等，有助于組織監(jiān)測(cè)和優(yōu)化能源使用，降低環(huán)境影響；安全與合規(guī)性信息：包括安全檢查結(jié)果、合規(guī)性報(bào)告、應(yīng)急預(yù)案等，確保設(shè)施管理符合相關(guān)的安全法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)；績(jī)效指標(biāo)與評(píng)估信息：如設(shè)施管理的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPIs）、評(píng)估報(bào)告等，用于衡量設(shè)施管理的效果和持續(xù)改進(jìn)的方向；相關(guān)方溝通與反饋信息：包括設(shè)施使用者的反饋、維護(hù)人員的建議、管理層的指示等，這些信息有助于組織更好地了解設(shè)施管理的實(shí)際需求和改進(jìn)方向。組織應(yīng)考慮：設(shè)施管理的崗位和職責(zé)；組織應(yīng)清晰地定義每個(gè)崗位在設(shè)施管理過(guò)程中的角色和職責(zé)，確保每個(gè)人都知道自己需要做什么以及如何做。這有助于避免信息溝通的混亂和責(zé)任不清，從而提高設(shè)施管理的效率和效果。設(shè)施管理過(guò)程、程序和活動(dòng)；組織應(yīng)考慮設(shè)施管理所涉及的所有過(guò)程、程序和活動(dòng)。這包括從設(shè)施的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)到維護(hù)的全過(guò)程，以及每個(gè)過(guò)程中應(yīng)遵循的具體程序和執(zhí)行的活動(dòng)。通過(guò)深入了解這些過(guò)程、程序和活動(dòng)，組織可以更好地確定所需的信息和數(shù)據(jù)，以支持設(shè)施管理的有效運(yùn)行。已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要性；組織應(yīng)評(píng)估已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要性，并據(jù)此確定所需的信息和數(shù)據(jù)。在設(shè)施管理過(guò)程中，會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，如安全風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)等。組織需要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)的重要性和潛在影響，收集和分析相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，以便及時(shí)采取措施來(lái)降低風(fēng)險(xiǎn)并保護(hù)設(shè)施的安全和正常運(yùn)行。與相關(guān)方(包括服務(wù)供方)的信息交換；設(shè)施管理往往涉及多個(gè)相關(guān)方，如設(shè)施使用者、維護(hù)人員、管理層以及服務(wù)供方等。為了確保設(shè)施管理的順利進(jìn)行，組織需要與相關(guān)方進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的信息交換。這包括共享設(shè)施的運(yùn)行狀態(tài)、維護(hù)計(jì)劃、故障報(bào)告等信息，以及接收相關(guān)方的反饋和建議。通過(guò)有效的信息交換，組織可以更好地協(xié)調(diào)各方的工作，提高設(shè)施管理的效率和滿意度。信息的質(zhì)量、可用性和管理對(duì)組織決策制定的影響。信息的質(zhì)量直接關(guān)系到?jīng)Q策的準(zhǔn)確性和有效性。如果信息不準(zhǔn)確或過(guò)時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤的決策和不良的后果。因此，組織需要確保所收集和分析的信息具有高質(zhì)量，包括準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等。信息的可用性也很重要。如果信息難以獲取或理解，那么它就無(wú)法為決策制定提供有效的支持。因此，組織需要確保信息易于獲取、易于理解，并能夠以適當(dāng)?shù)男问匠尸F(xiàn)給決策者。組織應(yīng)考慮如何有效地管理這些信息，包括信息的存儲(chǔ)、備份、保護(hù)等，以確保信息的安全性和完整性。組織應(yīng)確定：已識(shí)別數(shù)據(jù)的屬性：指數(shù)據(jù)的特性和分類。組織應(yīng)明確已識(shí)別數(shù)據(jù)的具體屬性，這包括但不限于數(shù)據(jù)的類型（如數(shù)值型、文本型、圖像型等）、格式（如CSV、Excel、JSON等）、來(lái)源（如傳感器、人工輸入、第三方系統(tǒng)等）、存儲(chǔ)位置（如本地服務(wù)器、云端存儲(chǔ)等）以及訪問(wèn)權(quán)限等。明確數(shù)據(jù)屬性有助于組織更好地管理和檢索數(shù)據(jù)；已識(shí)別數(shù)據(jù)的質(zhì)量：數(shù)據(jù)質(zhì)量是確保數(shù)據(jù)可靠性和有效性的關(guān)鍵因素。組織應(yīng)評(píng)估已識(shí)別數(shù)據(jù)的質(zhì)量，包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性（數(shù)據(jù)是否真實(shí)反映實(shí)際情況）、完整性（數(shù)據(jù)是否完整無(wú)缺）、時(shí)效性（數(shù)據(jù)是否及時(shí)更新）、一致性（數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)和部門之間是否保持一致）等。高質(zhì)量的數(shù)據(jù)能夠?yàn)樵O(shè)施管理決策提供有力的支持；如何以及何時(shí)收集、分析和評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)：數(shù)據(jù)的收集、分析和評(píng)價(jià)是設(shè)施管理過(guò)程中的重要環(huán)節(jié)。組織應(yīng)確定數(shù)據(jù)的收集方法（如自動(dòng)采集、人工錄入等）、收集頻率（如實(shí)時(shí)采集、定期采集等）以及收集數(shù)據(jù)的具體時(shí)機(jī)。同時(shí)，組織還需要明確數(shù)據(jù)的分析方法（如統(tǒng)計(jì)分析、趨勢(shì)分析、數(shù)據(jù)挖掘等）和分析目的，以及數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。此外，組織還應(yīng)確定數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)的時(shí)機(jī)，如定期評(píng)價(jià)、項(xiàng)目結(jié)束后評(píng)價(jià)等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)措施。通常，組織應(yīng)考慮下列方面的設(shè)施管理信息和數(shù)據(jù)要求：考慮設(shè)施管理功能的作用：設(shè)施管理功能涵蓋了建筑環(huán)境內(nèi)人員、場(chǎng)所和過(guò)程的整合，旨在改善人們生活質(zhì)量并提升核心業(yè)務(wù)生產(chǎn)力。因此，組織在收集和管理信息時(shí)，應(yīng)充分考慮設(shè)施管理功能在提升組織整體效能方面的作用。這包括但不限于設(shè)施規(guī)劃、空間管理、維護(hù)管理、能源管理等功能領(lǐng)域的數(shù)據(jù)需求，以確保這些功能能夠高效、順暢地運(yùn)作；戰(zhàn)略和策劃；服務(wù)水平和目標(biāo)：組織應(yīng)明確設(shè)施管理的服務(wù)水平和目標(biāo)，包括服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、響應(yīng)時(shí)間、用戶滿意度等關(guān)鍵指標(biāo)。這些信息對(duì)于評(píng)估設(shè)施管理績(jī)效、制定改進(jìn)策略至關(guān)重要；設(shè)施管理和設(shè)施戰(zhàn)略：設(shè)施管理戰(zhàn)略應(yīng)與組織的整體戰(zhàn)略保持一致，確保設(shè)施管理活動(dòng)能夠支持組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，組織應(yīng)收集和分析與設(shè)施管理戰(zhàn)略相關(guān)的數(shù)據(jù)，以監(jiān)控戰(zhàn)略執(zhí)行情況并做出必要調(diào)整；需求管理戰(zhàn)略和計(jì)劃：需求管理涉及對(duì)設(shè)施使用者需求的識(shí)別、分析和滿足。組織應(yīng)制定需求管理戰(zhàn)略和計(jì)劃，并收集相關(guān)數(shù)據(jù)以評(píng)估需求管理的有效性，確保設(shè)施服務(wù)能夠滿足使用者的期望和需求；過(guò)程績(jī)效目標(biāo)和指標(biāo)：設(shè)施管理過(guò)程包括多個(gè)環(huán)節(jié)，如設(shè)施規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)等。組織應(yīng)為每個(gè)過(guò)程設(shè)定明確的績(jī)效目標(biāo)和指標(biāo)，并收集相關(guān)數(shù)據(jù)以監(jiān)控和評(píng)估過(guò)程績(jī)效；設(shè)施和設(shè)施服務(wù)相關(guān)的過(guò)程和程序：組織應(yīng)明確設(shè)施和設(shè)施服務(wù)相關(guān)的過(guò)程和程序，并收集相關(guān)數(shù)據(jù)以確保這些過(guò)程和程序得到有效執(zhí)行。這有助于提升設(shè)施管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平?？紤]經(jīng)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要性(見(jiàn)6.1)：在設(shè)施管理過(guò)程中，組織會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)，如安全風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。這些風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)設(shè)施管理活動(dòng)的順利進(jìn)行和組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)產(chǎn)生不利影響。因此，組織在收集和管理信息時(shí)，應(yīng)充分考慮已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的重要性，并收集相關(guān)數(shù)據(jù)以監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)狀況、制定應(yīng)對(duì)措施。這有助于降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確保設(shè)施管理活動(dòng)的穩(wěn)定性和可持續(xù)性；設(shè)施資產(chǎn)特性；所有權(quán)：組織應(yīng)明確設(shè)施資產(chǎn)的所有權(quán)歸屬，以便對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行有效的管理和維護(hù)。這包括收集資產(chǎn)所有權(quán)證明文件、記錄資產(chǎn)權(quán)屬變更情況等；設(shè)計(jì)參數(shù)：設(shè)施資產(chǎn)的設(shè)計(jì)參數(shù)反映了資產(chǎn)的基本屬性和技術(shù)特點(diǎn)。組織應(yīng)收集這些參數(shù)數(shù)據(jù)，以便了解資產(chǎn)的性能、用途和限制條件，為設(shè)施管理決策提供依據(jù)；供方信息：供方是設(shè)施資產(chǎn)的重要來(lái)源之一。組織應(yīng)收集供方的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)記錄等，以便評(píng)估供方的可靠性和信譽(yù)度，確保采購(gòu)到高質(zhì)量的設(shè)施資產(chǎn)；物理位置：設(shè)施資產(chǎn)的物理位置對(duì)于設(shè)施管理具有重要影響。組織應(yīng)收集資產(chǎn)的地理位置、周邊環(huán)境、交通狀況等數(shù)據(jù)，以便合理規(guī)劃設(shè)施布局、優(yōu)化資源配置；狀況：設(shè)施資產(chǎn)的狀況反映了資產(chǎn)的使用情況和維護(hù)水平。組織應(yīng)定期收集資產(chǎn)狀況數(shù)據(jù)，如損壞程度、維修記錄等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在問(wèn)題，確保資產(chǎn)的正常運(yùn)行；在役日期：設(shè)施資產(chǎn)的在役日期對(duì)于評(píng)估資產(chǎn)的使用壽命和更換計(jì)劃具有重要意義。組織應(yīng)記錄資產(chǎn)的投運(yùn)日期、使用年限等數(shù)據(jù)，以便合理安排資產(chǎn)的更新和改造計(jì)劃；材料：設(shè)施資產(chǎn)的材料特性對(duì)于資產(chǎn)的性能和安全性具有重要影響。組織應(yīng)收集資產(chǎn)的材料成分、性能參數(shù)等數(shù)據(jù)，以便了解資產(chǎn)的材料特性，為設(shè)施管理決策提供參考。服務(wù)交付和運(yùn)行；服務(wù)水平：組織應(yīng)明確設(shè)施管理服務(wù)的預(yù)期水平，包括但不限于服務(wù)質(zhì)量、響應(yīng)速度等，以確保服務(wù)滿足業(yè)務(wù)需求；績(jī)效目標(biāo)：設(shè)定具體的績(jī)效目標(biāo)，用于衡量設(shè)施管理活動(dòng)的成效，這些目標(biāo)應(yīng)與組織的整體戰(zhàn)略目標(biāo)保持一致；績(jī)效特性：明確服務(wù)績(jī)效的關(guān)鍵特性，如可靠性、可用性、效率等，以便對(duì)服務(wù)進(jìn)行量化評(píng)價(jià)；未來(lái)需求：預(yù)測(cè)并分析設(shè)施管理的未來(lái)需求，包括空間需求、設(shè)備更新等，以確保資源的合理配置；需求管理目標(biāo)：設(shè)定需求管理的具體目標(biāo)，如提高需求響應(yīng)速度、降低需求變更頻率等，以優(yōu)化設(shè)施管理流程。維護(hù)管理。歷史故障：記錄并分析設(shè)施的歷史故障數(shù)據(jù)，以識(shí)別故障模式和趨勢(shì)，為預(yù)防性維護(hù)提供依據(jù)；修繕日期或置換日期：記錄設(shè)施設(shè)備的修繕或置換日期，以便合理安排維護(hù)計(jì)劃和預(yù)算；未來(lái)的維護(hù)要求：基于設(shè)施設(shè)備的當(dāng)前狀況和使用情況，預(yù)測(cè)未來(lái)的維護(hù)需求，確保設(shè)施設(shè)備的持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行?？?jī)效管理和報(bào)告要求(例如：績(jī)效數(shù)據(jù)、持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)、適用的報(bào)告)；績(jī)效數(shù)據(jù)：收集、整理和分析設(shè)施管理的績(jī)效數(shù)據(jù)，如服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、故障處理率等，以客觀反映管理成效；持續(xù)改進(jìn)目標(biāo)：設(shè)定持續(xù)改進(jìn)的具體目標(biāo)，如提高服務(wù)滿意度、降低運(yùn)營(yíng)成本等，推動(dòng)設(shè)施管理體系的不斷優(yōu)化；適用的報(bào)告：根據(jù)組織的實(shí)際需求和外部要求，編制適用的設(shè)施管理報(bào)告，如月度報(bào)告、年度報(bào)告等，向管理層和相關(guān)方報(bào)告設(shè)施管理的績(jī)效和改進(jìn)情況。財(cái)務(wù)和資源管理問(wèn)題；歷史成本：記錄設(shè)施管理的歷史成本數(shù)據(jù)，包括設(shè)備購(gòu)置、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)等方面的費(fèi)用，為成本控制提供依據(jù)；重置價(jià)值：評(píng)估設(shè)施設(shè)備的重置價(jià)值，以便在設(shè)備更新或置換時(shí)做出合理的決策；購(gòu)置日期：記錄設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置日期，有助于分析設(shè)備的使用年限和折舊情況；物質(zhì)性：評(píng)估設(shè)施設(shè)備的物質(zhì)性，即設(shè)備對(duì)組織運(yùn)營(yíng)的重要性和影響程度，以便合理分配資源；生命周期成本核算分析：對(duì)設(shè)施設(shè)備的整個(gè)生命周期進(jìn)行成本核算分析，包括購(gòu)置、運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、報(bào)廢等階段的費(fèi)用，以制定經(jīng)濟(jì)合理的設(shè)施管理策略；有效使用壽命：預(yù)測(cè)設(shè)施設(shè)備的有效使用壽命，以便合理安排維護(hù)計(jì)劃和更新策略，確保設(shè)施設(shè)備的持續(xù)有效運(yùn)行。風(fēng)險(xiǎn)管理：風(fēng)險(xiǎn)管理數(shù)據(jù)應(yīng)包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別信息（如潛在風(fēng)險(xiǎn)源、風(fēng)險(xiǎn)事件）、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果（如風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、可能性和影響程度）、風(fēng)險(xiǎn)控制措施（