2024年版會議費用協(xié)議版

2024年版會議費用標準協(xié)議版A版本合同目錄一覽第一條：會議費用定義及范圍1.1：會議費用的定義1.2：會議費用的范圍第二條：會議費用支付標準2.1：會議費用的支付標準2.2：會議費用的支付時間第三條：會議費用報銷流程3.1：會議費用報銷流程3.2：會議費用報銷所需材料第四條：會議場地租賃費用4.1：會議場地租賃費用標準4.2：會議場地租賃費用的支付方式第五條：會議住宿費用5.1：會議住宿費用標準5.2：會議住宿費用的支付方式第六條：會議交通費用6.1：會議交通費用標準6.2：會議交通費用的支付方式第七條：會議餐飲費用7.1：會議餐飲費用標準7.2：會議餐飲費用的支付方式第八條：會議設(shè)備租賃費用8.1：會議設(shè)備租賃費用標準8.2：會議設(shè)備租賃費用的支付方式第九條：會議服務(wù)人員費用9.1：會議服務(wù)人員費用標準9.2：會議服務(wù)人員費用的支付方式第十條：會議費用預(yù)算及審批10.1：會議費用預(yù)算編制10.2：會議費用預(yù)算審批流程第十一條：會議費用調(diào)整及變更11.1：會議費用調(diào)整的條件11.2：會議費用變更的流程第十二條：會議費用結(jié)算12.1：會議費用結(jié)算時間12.2：會議費用結(jié)算方式第十三條：違約責任13.1：違約行為的認定13.2：違約責任的具體規(guī)定第十四條：爭議解決方式14.1：爭議解決方式的選擇14.2：爭議解決的具體規(guī)定第一部分：合同如下：第一條：會議費用定義及范圍1.1：會議費用的定義會議費用是指為舉辦會議而產(chǎn)生的全部費用，包括但不限于場地租賃費、住宿費、交通費、餐飲費、設(shè)備租賃費、服務(wù)人員費用等。1.2：會議費用的范圍會議費用的范圍包括與會議直接相關(guān)的費用，如會議場地租賃、會議設(shè)備租賃、會議服務(wù)人員費用、會議住宿費、會議交通費、會議餐飲費等。第二條：會議費用支付標準2.1：會議費用的支付標準會議費用的支付標準根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)、地點等因素確定，具體費用標準如下：（1）會議場地租賃費：根據(jù)會議規(guī)模、場地設(shè)施及地理位置等因素確定租賃費用。（2）會議住宿費：按照會議參加人數(shù)和住宿標準確定住宿費用。（3）會議交通費：根據(jù)會議地點、參會人數(shù)及交通工具等因素確定交通費用。（4）會議餐飲費：根據(jù)會議用餐標準、人數(shù)及餐飲服務(wù)等因素確定餐飲費用。（5）會議設(shè)備租賃費：根據(jù)租賃設(shè)備的種類、數(shù)量及使用時長等因素確定租賃費用。（6）會議服務(wù)人員費用：根據(jù)服務(wù)人員的崗位、工作時長及服務(wù)標準等因素確定費用。2.2：會議費用的支付時間（1）會議場地租賃費：在簽訂場地租賃合同后的七個工作日內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（2）會議住宿費：在會議開始前一個月內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（3）會議交通費：按照實際發(fā)生費用支付，并在收到交通服務(wù)供應(yīng)商的invoices后七個工作日內(nèi)支付。（4）會議餐飲費：按照實際發(fā)生費用支付，并在收到餐飲服務(wù)供應(yīng)商的invoices后七個工作日內(nèi)支付。（5）會議設(shè)備租賃費：在簽訂設(shè)備租賃合同后的七個工作日內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（6）會議服務(wù)人員費用：在會議開始前一個月內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。第三條：會議費用報銷流程3.1：會議費用報銷流程會議費用報銷流程如下：（1）會議費用支出時，需按照公司的財務(wù)管理規(guī)定進行審批。（2）會議結(jié)束后，參會人員需在七個工作日內(nèi)向財務(wù)部門提交費用報銷申請。（3）財務(wù)部門在收到報銷申請后，按照相關(guān)規(guī)定進行審核，審核通過后進行報銷。3.2：會議費用報銷所需材料會議費用報銷所需材料包括但不限于：（1）費用報銷申請（2）相關(guān)費用發(fā)票（3）會議通知及相關(guān)參會證明（4）其他與費用報銷相關(guān)的證明材料第四條：會議場地租賃費用4.1：會議場地租賃費用標準會議場地租賃費用標準根據(jù)場地設(shè)施、面積、地理位置等因素確定，具體費用標準如下：（1）會議室租賃費：按照會議室面積、設(shè)施及地理位置等因素確定租賃費用。（2）宴會廳租賃費：按照宴會廳面積、設(shè)施及地理位置等因素確定租賃費用。4.2：會議場地租賃費用的支付方式（1）在簽訂場地租賃合同后的七個工作日內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（2）如會議取消或延期的，按照合同約定辦理退款或補繳費用。第五條：會議住宿費用5.1：會議住宿費用標準會議住宿費用標準根據(jù)住宿酒店、房間類型、住宿時長等因素確定，具體費用標準如下：（1）標準間住宿費：按照住宿酒店、房間類型及住宿時長等因素確定住宿費用。（2）豪華間住宿費：按照住宿酒店、房間類型及住宿時長等因素確定住宿費用。5.2：會議住宿費用的支付方式（1）在會議開始前一個月內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（2）如會議取消或延期的，按照合同約定辦理退款或補繳費用。第六條：會議交通費用6.1：會議交通費用標準會議交通費用標準根據(jù)會議地點、參會人數(shù)及交通工具等因素確定，具體費用標準如下：（1）第八條：會議設(shè)備租賃費用8.1：會議設(shè)備租賃費用標準會議設(shè)備租賃費用標準根據(jù)租賃設(shè)備的種類、數(shù)量、使用時長及設(shè)備配置等因素確定，具體費用標準如下：（1）會議室基本設(shè)備租賃費：包括投影儀、音響設(shè)備、會議桌椅等基本設(shè)備。（2）額外設(shè)備租賃費：包括舞臺設(shè)備、燈光音響、同聲傳譯設(shè)備等額外設(shè)備。8.2：會議設(shè)備租賃費用的支付方式（1）在簽訂設(shè)備租賃合同后的七個工作日內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（2）如會議取消或延期的，按照合同約定辦理退款或補繳費用。第九條：會議服務(wù)人員費用9.1：會議服務(wù)人員費用標準會議服務(wù)人員費用標準根據(jù)服務(wù)人員的崗位、工作時長及服務(wù)標準等因素確定，具體費用標準如下：（1）會議接待人員費用：包括會議注冊、接待、導(dǎo)覽等服務(wù)人員。（2）技術(shù)支持人員費用：包括設(shè)備操作、技術(shù)維護等服務(wù)人員。9.2：會議服務(wù)人員費用的支付方式（1）在會議開始前一個月內(nèi)支付50%的定金，剩余費用在會議結(jié)束后七個工作日內(nèi)支付。（2）如會議取消或延期的，按照合同約定辦理退款或補繳費用。第十條：會議費用預(yù)算及審批10.1：會議費用預(yù)算編制會議費用預(yù)算由組織者根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)、地點等因素進行編制，詳細列出各項費用的預(yù)計金額。10.2：會議費用預(yù)算審批流程會議費用預(yù)算需經(jīng)過相關(guān)部門的審批，審批通過后方可按照預(yù)算執(zhí)行各項費用支出。第十一條：會議費用調(diào)整及變更11.1：會議費用調(diào)整的條件會議費用調(diào)整的條件包括但不限于會議規(guī)模變更、會議地點變更、突發(fā)事件等。11.2：會議費用變更的流程會議費用變更需經(jīng)過相關(guān)部門的審批，審批通過后按照變更后的費用標準執(zhí)行。第十二條：會議費用結(jié)算12.1：會議費用結(jié)算時間會議費用結(jié)算時間為會議結(jié)束后十個工作日內(nèi)。12.2：會議費用結(jié)算方式會議費用結(jié)算方式為轉(zhuǎn)賬支付，具體銀行信息由雙方協(xié)商確定。第十三條：違約責任13.1：違約行為的認定違約行為包括但不限于未按照合同約定支付費用、未按照合同約定提供服務(wù)等情況。13.2：違約責任的具體規(guī)定違約方需承擔違約責任，具體規(guī)定按照合同約定及法律法規(guī)執(zhí)行。第十四條：爭議解決方式14.1：爭議解決方式的選擇爭議解決方式選擇包括但不限于協(xié)商解決、調(diào)解解決、仲裁解決或訴訟解決等。14.2：爭議解決的具體規(guī)定雙方按照選定的爭議解決方式進行爭議解決，具體規(guī)定按照相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。第二部分：其他補充性說明和解釋說明一：附件列表：附件1：會議場地租賃合同附件2：會議住宿預(yù)訂確認單附件3：會議交通服務(wù)協(xié)議附件4：會議餐飲服務(wù)合同附件5：會議設(shè)備租賃協(xié)議附件6：會議服務(wù)人員雇傭合同附件7：會議費用預(yù)算表附件8：會議費用支付憑證附件9：會議費用報銷申請表附件10：會議費用結(jié)算確認單附件的詳細要求和說明：附件1：會議場地租賃合同詳細要求：包括租賃場地的地址、面積、設(shè)施、租賃時間、租賃費用等。附件2：會議住宿預(yù)訂確認單詳細要求：包括住宿酒店名稱、房間類型、入住時間、退房時間、住宿費用等。附件3：會議交通服務(wù)協(xié)議詳細要求：包括交通工具、接送時間、接送地點、交通費用等。附件4：會議餐飲服務(wù)合同詳細要求：包括餐飲服務(wù)的時間、地點、菜單、餐飲費用等。附件5：會議設(shè)備租賃協(xié)議詳細要求：包括租賃設(shè)備的種類、數(shù)量、使用時間、租賃費用等。附件6：會議服務(wù)人員雇傭合同詳細要求：包括服務(wù)人員的職責、工作時長、工資待遇等。附件7：會議費用預(yù)算表詳細要求：包括會議各項費用的預(yù)算金額、預(yù)算依據(jù)等。附件8：會議費用支付憑證詳細要求：包括支付金額、支付時間、支付方式等。附件9：會議費用報銷申請表詳細要求：包括報銷金額、報銷事由、報銷時間等。附件10：會議費用結(jié)算確認單詳細要求：包括結(jié)算金額、結(jié)算時間、結(jié)算方式等。說明二：違約行為及責任認定：違約行為：1.未按照合同約定支付費用。2.未按照合同約定提供服務(wù)。3.會議取消或延期未按照合同約定辦理退款或補繳費用。違約責任認定：1.違約方需承擔違約責任，具體規(guī)定按照合同約定及法律法規(guī)執(zhí)行。2.違約方需支付違約金，違約金的具體金額按照合同約定執(zhí)行。3.違約方需承擔因違約所產(chǎn)生的額外費用，包括但不限于律師費、訴訟費等。示例說明：如會議組織者未按照合同約定支付場地租賃費，視為違約行為。違約方需按照合同約定支付違約金，并承擔因違約所產(chǎn)生的額外費用。說明三：法律名詞及解釋：1.會議費用：指為舉辦會議而產(chǎn)生的全部費用，包括但不限于場地租賃費、住宿費、交通費、餐飲費、設(shè)備租賃費、服務(wù)人員費用等。2.會議場地租賃費：指為舉辦會議而租賃場地的費用，包括租賃場地的地址、面積、設(shè)施、租賃時間、租賃費用等。3.會議住宿費：指為會議參加人員預(yù)訂住宿的費用，包括住宿酒店名稱、房間類型、入住時間、退房時間、住宿費用等。4.會議交通費：指為會議參加人員提供交通接送服務(wù)的費用，包括交通工具、接送時間、接送地點、交通費用等。5.會議