2024年工程備用金使用制度（二篇）

第3頁共3頁2024年工程備用金使用制度備用金涵蓋范圍廣泛，具體包括以下內容：一是項目預算完成后尚存遺漏的費用；二是因首次工作未達標而需進行的返工費用；三是項目執(zhí)行期間涉及的人工差旅開支；四是材料價格上漲所引發(fā)的額外費用增加；五是臨時性產生的其他各類費用等。關于備用金的使用流程，明確如下：一、活動執(zhí)行階段：1.在活動項目正式實施前，經辦人員需依據(jù)總經理簽字確認的項目費用預算表，向項目負責人提出書面申請（需填寫請款單并附上費用預算表）。2.財務部門在收到項目負責人簽字批準的請款單后，向經辦人員發(fā)放相應的項目備用金。3.經辦人員必須在活動結束后三個工作日內，憑有效單據(jù)完成所申請備用金的沖抵手續(xù)。二、項目執(zhí)行階段：1.對于臨時性執(zhí)行任務，經辦人員需憑總經理簽字核準的《臨時項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金。2.對于固定項目執(zhí)行，經辦人員則需憑《固定項目執(zhí)行通知單》向行政部門申請備用金。無論何種情況，經辦人員均需在每月指定日期前憑有效單據(jù)完成備用金的沖抵。關于項目應急費用（即不可預見費用）的使用程序，特作如下說明：不可預見費用旨在應對未能預見的事件或變化，以防范因失誤或疏忽導致的成本增加。其申請額度受到嚴格限制，一般不得超過項目總費用的某一固定比例（具體比例根據(jù)規(guī)定設定），特殊情況下可適當放寬但同樣設有上限。在項目執(zhí)行前，經辦人員需將該費用納入《項目費用預算表》中，并報總經理審批。為規(guī)范公司備用金管理，減少資金占用，加速資金周轉，提高資金使用效率，特制定公司備用金管理辦法。該辦法明確了備用金的使用范疇、借款審批制度、限額制度、借還流程等關鍵事項。具體內容包括：一、備用金使用范疇：1.因公出差、物資采購等日常業(yè)務需要。2.處理公司事務性借款。3.公司對外收費多退少補的周轉金借款。二、實行項目負責人審批制度，確保借款申請經過嚴格審核。三、執(zhí)行限額制度，根據(jù)出差、公務等不同情況設定具體的借款限額。四、借、還備用金必須由本人親自辦理，嚴禁代辦。五、個人所借備用金需在一個月內報銷歸還，逾期未還者將停止后續(xù)備用金借支，并可能面臨從工資中扣取借款及滯返金的處罰。六、明確了借支備用金的具體程序，包括填寫《借款憑證》、部門負責人及總經理簽字確認、財務部門辦理借款手續(xù)等步驟。2024年工程備用金使用制度（二）一、零星現(xiàn)金儲備為獨立的財務安排。二、備用金分為兩種形式：定額備用金和臨時備用金(借款)。三、定額備用金是為頻繁支出而設立的現(xiàn)金儲備，具有使用時間長、額度相對固定的特點。四、臨時備用金則是為應對臨時性需求而進行的現(xiàn)金借款，其特點是臨時性、使用時間較短。第四章定額備用金與借款管理規(guī)定第一條備用金借款申請與報銷流程一、員工需臨時借用備用金時，應先向財務部申請“借款單”，財務人員根據(jù)實際需求發(fā)放“借款單”，一式兩聯(lián)。員工需按規(guī)定的格式填寫并完成簽字流程。財務人員審核簽字后的“借款單”，確認無誤后辦理付款。二、借款人在完成業(yè)務后，須在三日內向財務部申請“報銷單”，填寫完整并經主管領導審批后，將“報銷單”返回財務部。財務人員對“報銷單”進行審核，確認無誤后辦理報銷手續(xù)。三、報銷時，財務人員需查閱“備用金”記錄，核銷原借款金額。對于超支部分，應及時退還給個人；對于低于備用金金額的，需退回余額以結清原借款。四、長期借用備用金的員工，財務部將根據(jù)實際情況核定固定額度，并規(guī)定使用范圍。使用部門應指定專人管理定額備用金，管理人員需妥善保存相關收據(jù)和報銷憑證，并設立備用金登記簿，詳細記錄各項支出。管理人員需按月向財務部報告?zhèn)溆媒鹗褂们闆r，未清前賬不得繼續(xù)借款。特殊情況不能按時結算的，需提前向財務負責人說明原因，經同意后可延期。五、財務部經理對借款合理性進行復審，全面監(jiān)督借款情況，并根據(jù)前期現(xiàn)金使用情況做出判斷，確保符合現(xiàn)金管理制度。第二條備用金與借款額度一、零星采購借款，單次不得超過特定金額，超過特定金額的材料采購需由供應商提供合法憑證，經審批后在財務部辦理。單筆超過特定金額的采購，需按工程部制度，通過合同審批程序進行。二、員工因公出差借款，額度根據(jù)預計的差旅費用核定。三、各工程項目備用金，根據(jù)項目具體情況，設定每周特定范圍內的額度。特殊情況需由項目經理提前向總經理申請審批。四、其他借款，金額根據(jù)實際需求確定。第三條備用金借款支付方式包括現(xiàn)金、支票和其他銀行結算方式。管理原則以工作需要和管理需要為依據(jù)，備用金額度根據(jù)支出業(yè)務變化，對使用對象和用途進行審定。一、實行專人負責制，不得轉借或以臨時備用金形式借予他人。二、以支票和銀行結算方式借款的，需在相關票據(jù)上簽收，并在付款憑單上注明票據(jù)號碼。三、理賠、押金等性質的借款，需在取得正式收據(jù)后辦理轉賬手續(xù)。四、具體借款人對借款負責，未經財務手續(xù)轉借的，財務部不予認可。五、部門主管需監(jiān)督經辦人及時辦理報銷歸還手續(xù)，為第一責任人。六、以現(xiàn)金方式借款的，通常由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或通過個人費用報銷抵消。七、因個人困難等借款的，按原定歸還時間催收。未按時歸還的，財務部將從其工資中扣除，并通知人事部。八、定額備用金每年清理一次，最長借用時間不超過一年，每年清理時間為特定日期。如需繼續(xù)借用，需重新辦理申請審批手續(xù)。九、財務部有權隨時抽查各部門備用金使用情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用、挪用或占用的，有權收回借用的備用金。十、對于使用頻率不高的備用金，財務部將重新核定金額并收回差額部分。十一、如業(yè)務需要增加備用金額度，使用部門需按初次申請流程辦理?？缒甓仁褂脗溆媒鸬?，年底需重新辦理借款