生產(chǎn)系統(tǒng)會議管理制度

生產(chǎn)系統(tǒng)會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保生產(chǎn)系統(tǒng)會議的規(guī)范化、高效化，提高決策與執(zhí)行能力，制定本會議管理制度。本制度旨在明確會議的組織、召開、流程、記錄及落實等各環(huán)節(jié)的要求，堅持公開、民主、集中的原則，保障會議的嚴肅性、權(quán)威性和實效性。

二、適用范圍

本制度適用于公司生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)各類會議，包括但不限于生產(chǎn)例會、專題協(xié)調(diào)會、技術(shù)研討會等。各部門應(yīng)按照本制度要求，組織、參加相關(guān)會議，確保會議質(zhì)量。

三、會議分類

1.生產(chǎn)例會：定期召開，總結(jié)前期生產(chǎn)工作，部署下一階段任務(wù)，研究解決生產(chǎn)過程中的問題。

2.專題協(xié)調(diào)會：針對特定項目或問題，組織相關(guān)部門進行協(xié)調(diào)、討論，推動問題解決。

3.技術(shù)研討會：研究生產(chǎn)技術(shù)問題，探討技術(shù)改進措施，提高生產(chǎn)效率。

4.其他會議：根據(jù)工作需要，臨時組織的相關(guān)會議。

四、會議組織與管理

1.會議的組織：會議應(yīng)由相關(guān)部門負責組織，明確會議主題、時間、地點、參會人員等。

2.會議的通知：會議組織部門應(yīng)在會議召開前，提前通知參會人員，確保參會人員提前做好準備。

3.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議組織部門負責統(tǒng)計參會人員。

4.會議紀律：參會人員應(yīng)遵守會議紀律，按時參加會議，不遲到、早退，會議期間保持手機靜音或振動，不得隨意離場。

五、會議決策與落實

1.會議決策：會議應(yīng)充分討論，形成明確的決策意見，并由會議主持人進行總結(jié)。

2.會議紀要：會議組織部門應(yīng)指定專人記錄會議內(nèi)容，形成會議紀要。

3.決策落實：各部門應(yīng)根據(jù)會議決策，及時開展工作，確保決策的落實。

4.跟蹤檢查：會議組織部門應(yīng)對會議決策的落實情況進行跟蹤檢查，確保會議成果得到有效執(zhí)行。

六、制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂內(nèi)容需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以發(fā)布實施。本制度的最終解釋權(quán)歸公司生產(chǎn)系統(tǒng)管理部門。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)生產(chǎn)系統(tǒng)工作需要，明確會議主題，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.確定會議時間：結(jié)合參會人員的工作安排，選擇合適的會議時間，避免影響正常生產(chǎn)工作。

3.確定會議地點：選擇合適的會議室，確保會議場地設(shè)施齊全，滿足會議需求。

4.確定參會人員：根據(jù)會議主題，明確參會人員范圍，確保相關(guān)部門和人員參加。

5.會議通知：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等，要求參會人員提前做好準備。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織部門負責簽到工作，確保參會人員到齊。

2.會議主持人：由會議組織部門指定主持人，負責主持會議，確保會議有序進行。

3.會議議程：會議主持人按照預(yù)定議程逐項進行，確保會議內(nèi)容全面、深入。

4.討論與發(fā)言：會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員充分討論，鼓勵發(fā)表意見，確保會議決策的科學性。

5.會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，形成明確的會議決策，并由主持人進行總結(jié)。

三、會議記錄與紀要

1.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議紀要整理：會議結(jié)束后，整理會議記錄，形成會議紀要。

3.會議紀要審批：會議紀要需經(jīng)會議主持人審批，確保紀要內(nèi)容的準確性。

4.發(fā)布會議紀要：將會議紀要發(fā)送給參會人員，要求各部門按照紀要內(nèi)容執(zhí)行。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議組織部門應(yīng)收集參會人員對會議的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

2.會議結(jié)束后，對會議決策的落實情況進行跟蹤，了解執(zhí)行過程中存在的問題，及時反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)。

3.定期對會議決策的落實情況進行總結(jié)，分析原因，為今后類似會議提供借鑒。

五、會議資料的歸檔

1.會議組織部門應(yīng)將會議通知、會議紀要、會議簽到表等相關(guān)資料進行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經(jīng)主持人審批通過后，由會議組織部門在第一時間內(nèi)通過郵件、公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)等渠道發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

2.會議組織部門應(yīng)確保會議紀要的傳達到位，對于未參會人員，應(yīng)通過其他方式通知其會議決策內(nèi)容。

二、會議決策任務(wù)的分解與分配

1.會議紀要中明確的決策事項應(yīng)進行任務(wù)分解，明確責任部門和個人。

2.會議組織部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通，確認任務(wù)分配的合理性和可行性，確保每個任務(wù)都有明確的執(zhí)行主體和完成時限。

三、會議決策執(zhí)行的監(jiān)督與檢查

1.會議組織部門應(yīng)建立會議決策執(zhí)行跟蹤機制，對決策任務(wù)的執(zhí)行情況進行定期檢查。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，分析原因，制定解決方案，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。

四、執(zhí)行結(jié)果的反饋與評估

1.責任部門在完成任務(wù)后，應(yīng)及時向會議組織部門反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議組織部門應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估，確保決策效果符合預(yù)期，并對執(zhí)行情況進行總結(jié)。

五、未完成任務(wù)的跟蹤與催辦

1.對于未按期完成的任務(wù)，會議組織部門應(yīng)進行跟蹤催辦，了解原因，并督促相關(guān)部門加快執(zhí)行進度。

2.對于因特殊原因無法按期完成的任務(wù)，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)商解決。

六、會議紀要執(zhí)行情況的定期匯報

1.會議組織部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報會議紀要的執(zhí)行情況，包括已完成的任務(wù)、未完成的任務(wù)及存在的問題等。

2.定期匯報有助于公司領(lǐng)導(dǎo)掌握會議決策的執(zhí)行動態(tài)，為決策提供依據(jù)，并促進公司內(nèi)部管理的持續(xù)改進。

七、激勵機制與責任追究

1.對于會議決策執(zhí)行到位、效果顯著的部門和個人，應(yīng)給予表彰和獎勵，激發(fā)工作積極性。

2.對于執(zhí)行不力、影響整體工作的部門和個人，應(yīng)視情況追究責任，確保會議決策的嚴肅性和權(quán)威性。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議室管理部門提交會議室使用申請，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會議室管理部門根據(jù)申請進行合理安排，確保會議室資源得到有效利用。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會議桌椅等。

2.會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運行，滿足會議需求。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾，不得在會議室內(nèi)用餐。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護公物，正確操作設(shè)備，如有損壞，需及時報告并承擔相應(yīng)責任。

四、會議室安全管理

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室安全，定期進行安全隱患排查。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備消防設(shè)施，并定期檢查，確保其在緊急情況下正常使用。

五、會議室使用沖突處理

1.如遇到會議室使用沖突，會議室管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)，確保重要會議的順利進行。

2.鼓勵部門之間相互溝通，提前協(xié)商解決會議室使用沖突。

六、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位，關(guān)閉電源，協(xié)助保持會議室環(huán)境衛(wèi)生。

七、會議室資源優(yōu)化

1.會議室管理部門應(yīng)不斷優(yōu)化會議室資源配置，提高使用效率。

2.鼓勵采用視頻會議、電話會議等形式的遠程會議，減少對實體會議室的依賴。

八、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門和個人，會議室管理部門有權(quán)進行提醒、警告，直至限制其使用會議室的權(quán)利。

2.嚴重違反規(guī)定，造成公司財產(chǎn)損失或不良影響的，應(yīng)追究相應(yīng)責任。