工程文件資料管理制度

工程文件資料管理制度1.前言為規(guī)范和加強企業(yè)工程項目的文件資料管理，提高工程項目的執(zhí)行效率，保護工程文件資料的安全和完整性，訂立并執(zhí)行本制度。2.適用范圍本制度適用于我公司全部工程項目的文件資料管理，包含項目前期準備階段、施工過程中、項目竣工驗收等各個階段。3.文件資料的定義在本制度中，文件資料指全部與工程項目相關(guān)的文件、圖紙、合同、報告等實物或電子形式的信息載體。4.文件資料的歸檔管理4.1工程項目的文件資料應(yīng)依照項目階段進行歸檔管理，包含但不限于項目前期準備、設(shè)計階段、施工圖階段、施工過程、竣工驗收等。4.2每個文件資料的歸檔應(yīng)依照文件編號的次序進行，確保每份文件都能被準確歸入相應(yīng)的目錄。4.3文件資料的歸檔應(yīng)包含原始文件、電子文檔和備份文件，確保文件的安全和完整性。4.4歸檔文件應(yīng)注明文件的名稱、編號、日期、責任人等信息，以方便查找和管理。4.5歸檔文件應(yīng)妥當保管，避開受潮、受熱、受鼠類侵蝕等損壞。4.6歸檔文件應(yīng)定期進行檢查和整理，確保文件的完整性和可讀性。5.文件資料的存儲與借閱5.1文件資料的存儲應(yīng)選擇安全、穩(wěn)定、易于管理的場合，防止被盜、丟失或損壞。5.2對于文件資料的存儲場合應(yīng)定期進行檢查，確保環(huán)境干燥、通風，并定期進行防火、防水等安全檢查。5.3文件資料的借閱應(yīng)符合申請、審批、借閱和歸還的流程，確保資料的安全和及時歸還。5.4對于借閱的文件資料，應(yīng)記錄借閱人、借閱時間和歸還時間，并定期進行跟進，確保文件的完整性和安全性。5.5被借閱的文件資料應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，若需要延期歸還，應(yīng)及時向管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延期。6.文件資料的保密管理6.1文件資料的保密管理應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司的保密政策要求。6.2對于具有商業(yè)機密或涉及個人隱私的文件資料，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進行加密或限制查閱范圍，以確保保密性。6.3文件資料的傳輸過程中，應(yīng)采取安全、可靠的方式，例如加密傳輸、傳送門限等措施，防止信息泄露。6.4對于文件資料的打印、復(fù)印等操作，應(yīng)加強監(jiān)管，確保文件復(fù)制的數(shù)量和使用范圍符合規(guī)定。7.文件資料的備份與恢復(fù)7.1對于文件資料的電子文檔，應(yīng)進行定期的備份操作，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。7.2備份文件應(yīng)存儲在安全、穩(wěn)定的地方，防止被病毒感染、硬件故障等情況導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。7.3在文件資料發(fā)生丟失或損壞的情況下，應(yīng)立刻進行數(shù)據(jù)恢復(fù)，盡量不影響工程項目的正常進行。7.5對于備份文件的存儲時間和存儲方式應(yīng)進行規(guī)范，以確保備份數(shù)據(jù)的安全和可恢復(fù)性。8.文件資料的銷毀與清理8.1文件資料在符合法律法規(guī)和公司政策的前提下，經(jīng)過規(guī)定時間后，應(yīng)以統(tǒng)一的方式進行銷毀。8.2銷毀文件資料應(yīng)由特地的人員負責，并進行記錄和備份，以確保銷毀的文件不會再被恢復(fù)和使用。8.3對于無需保存的文件資料，應(yīng)及時進行清理，以避開占用空間和影響工作效率。8.4清理后的文件資料應(yīng)依照相關(guān)流程進行歸檔，以便查找和管理。9.文件資料管理的責任和權(quán)限9.1各工程項目成員應(yīng)明確文件資料管理的責任和義務(wù)，并在各自崗位上認真執(zhí)行。9.2文件資料管理部門有權(quán)對文件資料的存儲、借閱、歸檔等進行監(jiān)督和檢查，并提出改進建議。9.3對于文件資料管理中的違規(guī)行為，應(yīng)依照公司相關(guān)制度進行處理，并追究相關(guān)人員的責任。10.附則本制度自頒布之日起生效，如有需要修改或增補，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審核批準后執(zhí)行。以上制度是為了規(guī)范我公司工程項目的文件資料管理，提高工程項目的