跟單員崗位作業(yè)指導書

跟單員崗位作業(yè)指導書,,,,,,

工作職責,,,,,工作方法,

工作項目,工作內容,作業(yè)頻率,完成時間,責任人,輸出表單,輸入信息

系統(tǒng)下單,根據(jù)系統(tǒng)內PMC下達的物料需求計劃（物料需求計劃依據(jù)是開發(fā)部、物流部、PMC主管簽字確認的客戶訂單評審表）制定采購訂單：進入采購管理模塊--訂單處理子功能選擇采購訂單--錄入功能打開采購訂單，雙擊選單號，進入采購申請單界面選擇和PMC下達的機型一致的待采購物料，（注：如果是相同的供應商，可把不同物料生成于同一張采購訂單中（Ctrl+鼠標點選），對于不同供應商的物料一種物料只能生成一張采購訂單）。進入采購訂單界面，輸入供應商名稱或供應商代碼，生成采購訂單；,不定時,當日完成,跟單員,采購訂單,供應商名稱或供應商代碼

審核確認,跟單員依據(jù)前期采購提供的報價單審核物料單價是否符合，并在采購訂單備注欄中填入物料所屬產品的名稱、數(shù)量并保存采購訂單，并在系統(tǒng)中進行審核確認，同時等待相關部門主管對該訂單的二次（采購部主管）、三次（財務部成本會計）審核，對緊急訂單跟單員應及時跟催審核情況；,不定時,當日完成,跟單員、采購部主管、財務部成本會計,,備注欄中備注機型名稱及機型數(shù)量

向供應商訂貨,所有部門審核完畢后跟單員負責在系統(tǒng)內生成正式的采購訂單，并將訂單打印傳真或Mail的形式至相應的供應商，同時電話跟蹤確認訂單是否準時收到并要求供應商在收到訂單后3-5天內回傳確認。（跟單員要提醒供應商在采購訂單那上必須明確標識PO號，否則收料員有權拒收）,不定時,當日完成,跟單員,,

跟催訂單,隨時與供應商核實物料交貨情況，提醒供應商按我司采購訂單交期及時交貨。A、對因特殊原因需提前交期的訂單，跟單員要及時通知供應商并做好協(xié)調溝通工作，確保物料能夠按要求交期交貨；B、對需推后交期的物料，跟單員也應及時告之供應商在指定的交期送貨；C、對供應商不能如期交付的物料，緊急訂單跟單員要及時告之PMC主管，非緊急訂單跟單員在物料評審會上告之PMC主管；,不定時,不定時,跟單員,,

新物料跟單,對于首次采購的新物料，前期采購應提前將經(jīng)開發(fā)部、品質部簽字確認的《采購樣品確認書》送至跟單員處簽字確認并留存與責任跟單員（要注意必須提前給跟單員）。前期采購在系統(tǒng)內生成新供應商的相關資料和信息（供應商名稱、聯(lián)系方式、物料名稱、物料單價），跟單員根據(jù)以上信息下單、跟單、追料；（比如有些采購物料計劃下單已經(jīng)兩個月了，采購樣品確認書才交到跟單員手中？？）,不定時,,前期采購跟單員,采購樣品確認書,供應商名稱、聯(lián)系方式、物料名稱、物料單價

現(xiàn)金采購跟單,對需要現(xiàn)金采購的物料，與供應商確認交期后，跟單員填寫現(xiàn)金付款申請單，呈報相關主管領導（部門主管、財務主管、總經(jīng)理）簽字批準后，財務方可付款?，F(xiàn)金付款包括三種情況：A、貨到付款，對貨到付款物料，物料由供應商送至收料中心經(jīng)品質判定無誤后，跟單員通知財務安排付款；B、款到發(fā)貨，對需先期支付現(xiàn)金才能發(fā)貨的物料（如LCD屏。。。。），跟單員根據(jù)物料需求情況及時通知財務付款時間確保交期；C、定金付款發(fā)貨，跟單員下單至供應商后，通知財務將應付定金及時匯至供應商指定賬號，跟單員與供應商確認收款情況并及時跟催物料。,不定時,,跟單員,,

轉廠物料的跟單,"銷售部報關員告之（現(xiàn)在我司只是口頭通知，沒有正式的程序文件？？此處程序模糊，現(xiàn)在基本上是跟單員確定是否出口機來判定是否轉廠？？？）跟單員需轉廠物料所屬成品交期、物料名稱、數(shù)量、型號，跟單員制作采購訂單并下單至供應商，與供應商確定轉廠物料交貨日期并跟催物料。（備注：轉廠是申請免稅進口的料件用于生產成品后，本來應該直接出口的,但是可能此個成品在其他公司是作為原料或半成品來做成另一個成品用于出口，為了減少運輸上的麻煩,用不著先出貨到國外從國外買進到國內，所以產生了轉廠這樣一個操作程序）cc",,,,,

香港散貨物料的跟單,"備貨階段：根據(jù)系統(tǒng)內PMC下達物料需求計劃、物料庫存情況（有庫存的推遲下單或延遲交貨）、最小包裝量要求及送貨最小金額要求，手工編制需香港下單采購物料的訂單，輸入供應商名稱、物料名稱、數(shù)量、型號、金額、交貨日期；在做單的同時依據(jù)前期采購提供的報價單檢查單價是否正確，并報主管簽字確認。主管審核完畢后跟單員將訂單打印傳至供應商，同時電話跟蹤確認訂單是否準時收到并要求供應商在收到訂單后3-5天內回傳確認。將不能按照訂單交期交付的物料作為風險物料，重點跟進。準備上貨階段：根據(jù)訂單交期通知各芯片代理商做預約發(fā)票，并且把預約發(fā)票傳給華富洋做付款通知書，在系統(tǒng)入單折算（當天匯率），同時把華富洋付款通知書打印并向財務申請付款并將通知書上上標明的入倉單號告知供應商準備送貨。

供應商在指定交期將物料送到我司委托的香港華富洋倉庫報關后送至收料中心，貨物驗收同系統(tǒng)下單物料。（滿2W美金華富洋給予送貨不滿2W美金，自提）

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對賬付款,在每個月的10號前與供應商完成上月所發(fā)物料的對賬工作，對經(jīng)雙方確認的對賬單，向供應商跟催月結發(fā)票，憑票付款。（對供應商多送物料，跟單員與PMC溝通，如是通用物料，后期項目還有需求，就收進來，沒有需求的退料，此處需明確跟單員是否有此權利？）,每月,10日前,跟單員,對賬單,

編制供應商交付及時率報表,進入系統(tǒng)內“采購管理”模塊“入庫子功能”打開“外購入庫查詢”明細查詢供應商的交貨批次，核實供應商送料交付情況，統(tǒng)計“交付物料總批數(shù)”“及時交付批數(shù)”“交付合格批數(shù)”計算及時交付率，并憑IQC的“收料檢驗報告”確定“交貨合格率”，編制“采購訂單及時交付率報表”，報SQE進行供應商考核。,每月,10日前,跟單員,交付及時率報表,

編制供應商評分表,跟單員負責在每一季度截止后，與下一季除根據(jù)公司編制的供應商評分表上的相關考核內容，召集IQC主管、采購部主管對供應商的交貨表現(xiàn)進行考核評分，并將考核結果計入評分表并存檔，作為判定供應商品質和是否具備繼續(xù)供貨資質的依據(jù)。,每一季度,下一季度初,跟單員,供應商評分表,

不良異常處理,來料部分不良：根據(jù)IQC來料不良報告或SQE通知做與供應商溝通及時退貨補貨工作；（此處要明確責任人，責任不清）,,,,,

,來料全部不良：根據(jù)IQC來料不良報告或SQE通知與供應商溝通退貨；