一個完整的會議流程應(yīng)包括哪些步驟

PAGEPAGE1一個完整的會議流程應(yīng)包括哪些步驟召開大型會議應(yīng)有完整的過程與程序：一般可以分為三個階段并對其不同階段提前準(zhǔn)備和安排。一、會前準(zhǔn)備階段會前準(zhǔn)備階段的會務(wù)工作主要有1.確定會議主題會議主題的確定的主要依據(jù):a.要有切實(shí)的依據(jù)b.必須要結(jié)合本單位的實(shí)際c.要有明確的目的。b.確定會議的時間和地點(diǎn)C.確定會議的規(guī)模會議的規(guī)模主要指：會議出席人員(正式代表)、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。D.確定會議議程會議議程包括會議主持，會議典型發(fā)言(或重點(diǎn)發(fā)言)、會議討論、會議講話、會議總結(jié)。E.確定會議文件和材料的準(zhǔn)備包括大會的主報告大會發(fā)言單位的材料，會議日程表、參加會議人員名單、住宿安排、主席臺座次、分組名單、討論題目和分組討論地點(diǎn)、作息時間表、會議的參閱文件和相關(guān)資料。(2)會議成本和經(jīng)費(fèi)預(yù)算。①“顯性成本”.即會議明顯的耗費(fèi)如會場租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。②“隱性成本”。即與會者因參加會議而損失的勞動價值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動價值以每小時工資的3倍再乘以2計(jì)算。具體分析和體現(xiàn)在：a.文件資料費(fèi)包括文件資料、文件袋、證件票卡的印刷、制作等開支。b.郵電通訊費(fèi)用，如發(fā)會議通知，就會議事項(xiàng)發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計(jì)算在內(nèi)。c.會議設(shè)備和用品費(fèi)，如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)用。d.會議場所租用費(fèi)如會議室、大會會場的租金，會場布置等所需要的費(fèi)用。e.會議辦公費(fèi)，如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。f.會議宣傳交際費(fèi)，如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。g.會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)，一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分，也有主辦單位全部承擔(dān)的情況，如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理，則預(yù)算中可不列此項(xiàng)。h.會議伙食補(bǔ)貼，通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。i.會議交通費(fèi)，即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算。j.會議期間的各項(xiàng)活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。k.其他開支，包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。(3)確定會議組織和分工，這里所指的會議組織主要指會議組織部門和人員落實(shí)。包括與會議有關(guān)的每項(xiàng)組織工作，每一個工作環(huán)節(jié)都必須有專人負(fù)責(zé)，責(zé)任到人，并明確任務(wù)和要求。(4)會場布置(5)會場除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。一般會議廳的前方安排主席臺與講臺，面對主席臺的是與會者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄席位之間不應(yīng)太擠便于進(jìn)出活動。(6)主席臺席位。重大會議的主席臺席位應(yīng)講究排列。(7)會場設(shè)施。會場一應(yīng)設(shè)施都必須在開會前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、攝影、投影儀、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙等等，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。二、會議進(jìn)行階段會議開始后，首先要檢查、核對與會人員，特別是立法性質(zhì)的會議，還要進(jìn)行代表資格審查，發(fā)現(xiàn)問題要采取措施妥善安排。現(xiàn)場控制：預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。匯總情況：編寫簡報。匯總情況包括分組討論情況，整理提案，送給大會主席團(tuán)或提案審查委員會。編寫會議簡報，要少而精，供領(lǐng)導(dǎo)掌握會議進(jìn)程和存在的問題，以便及時部署工作，使會議健康發(fā)展。做好會議記錄，包括大會報告、小組發(fā)言等。三、會議結(jié)束階段回收有關(guān)文件。根據(jù)保密原則，該收回的收回，該匯總的要及時匯總。組織送站。根據(jù)與會人員離開時間，提前安排車輛，送站人員等。整理會議記錄。及時整理會議記錄，然后根據(jù)需要形成決議或會議紀(jì)要。立卷歸檔。把會議