第六章秘書的工作職能

第六章秘書的工作職能秘書的基本職能是服務(wù)，“參與政務(wù)，掌管事務(wù)”，為領(lǐng)導(dǎo)提供綜合輔助服務(wù)。

傳統(tǒng)的三項(xiàng)職能：辦文、辦事、辦會(huì)。1985年國務(wù)院召開的全國秘書長和辦公廳主任會(huì)議上提出了“四個(gè)轉(zhuǎn)變”：

由傳統(tǒng)的低層次、事務(wù)性服務(wù)向高層次、智能型服務(wù)轉(zhuǎn)變；由偏重辦文辦事，向既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策轉(zhuǎn)變；由收發(fā)傳遞信息向綜合處理信息轉(zhuǎn)變；由一般性事務(wù)管理向輔助管理、輔助決策轉(zhuǎn)變。第六章秘書的工作職能

現(xiàn)代秘書工作的基本特征：以調(diào)查研究為方法，以信息工作為基礎(chǔ)，以參謀咨詢?yōu)榉绞剑暂o助管理輔助決策為根本。

給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”還是“幫倒忙”影片《生死抉擇》中有這樣一件事：一名老職工寫給李高成市長的反映中陽紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問題的信件被市長秘書“截留”了，由此引發(fā)了群眾對(duì)李高成的誤解，也給李高成的工作帶來了被動(dòng)，負(fù)面影響很大。當(dāng)李高成責(zé)問秘書為何扣住他的信件時(shí)，秘書解釋說：是為了減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力。問題：１．市長秘書“截留”了反映中陽紡織廠領(lǐng)導(dǎo)班子腐敗問題的信件，是給領(lǐng)導(dǎo)“減壓”嗎？為什么？２．在你心目中，秘書有哪些職能？怎樣才能履行好這些職能？第一節(jié)辦公室事務(wù)輔助第一節(jié)辦公事務(wù)輔助

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，其工作職能必須圍繞著領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開。概括地說，在領(lǐng)導(dǎo)履行職責(zé)、行使職權(quán)所需要的輔助和服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)，都屬于秘書工作的職能范疇。從這個(gè)意義上講，秘書職能范疇是：（１）具有從屬性。它從屬于直接服務(wù)對(duì)象———領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)和職權(quán)范圍。（２）管理輔助性。無論何級(jí)何類的領(lǐng)導(dǎo)者，都有確定的管理范圍，秘書的職能范疇，就是在領(lǐng)導(dǎo)者的管理范圍內(nèi)發(fā)揮輔助作用的空間。（３）既有近身綜合輔助的確定性又有領(lǐng)導(dǎo)需要差異的選擇性。開展正常的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，就必須借助會(huì)議、文件、處理事務(wù)等形式以行使職權(quán)，必須依據(jù)信息進(jìn)行溝通以實(shí)施管理，這就需要秘書辦文、辦會(huì)、辦事、溝通信息等職能輔助。辦公事務(wù)輔助在秘書職能活動(dòng)中是大量的、經(jīng)常性的、基礎(chǔ)性的。秘書辦文、辦會(huì)、辦事在整個(gè)秘書職能活動(dòng)中要占全部工作時(shí)間和精力的三分之二左右，所以說是大量的；這類工作是每天或每周、每月往復(fù)出現(xiàn)的，所以說是經(jīng)常性的；秘書的參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助不少都滲透和包容在辦公事務(wù)輔助中或者與辦公事務(wù)輔助相配合，所以說是基礎(chǔ)性的。因此，從事秘書工作的人，首先必須要盡職盡責(zé)地完成辦公事務(wù)輔助工作任務(wù)。辦公事務(wù)輔助主要包括辦文、辦會(huì)、辦事，以及辦公環(huán)境管理等，它是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和管理組織運(yùn)轉(zhuǎn)不可缺少的輔助和服務(wù)環(huán)節(jié)，它對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作和管理運(yùn)作的效率和有序性、規(guī)范性有著不可低估的影響。一、辦文辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。自秘書性工作萌生開始，辦文就成為秘書性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的重要手段，成為其輔政的主要方式。文字產(chǎn)生之后，國家行使其統(tǒng)治權(quán)力、管理主體行使其管理和支配權(quán)，都必須以文書為載體并以文書為重要依據(jù)。即使在高度集權(quán)的封建君主時(shí)代，君權(quán)的行使也需要秘書性官吏的輔助和操辦，在辦文的過程中也必然存在秘書性官吏不同程度的參謀建議的智能輔助。隨著社會(huì)的發(fā)展，文書應(yīng)用的范圍越來越廣泛，數(shù)量和要求也不斷地提高。因此，辦文成為了秘書工作極為重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容。即使在信息化社會(huì)，使用了網(wǎng)絡(luò)化的文字處理技術(shù)后，采用以計(jì)算機(jī)為主要工具的秘書辦文，也是領(lǐng)導(dǎo)和管理者不可缺少的輔助環(huán)節(jié)。辦理文書是秘書部門的傳統(tǒng)工作。（1）起草撰寫公文及公務(wù)應(yīng)用文。（2）文書處理，包括收文和發(fā)文。（3）文書的立卷歸檔工作。（4）信息工作，包括信息簡報(bào)、內(nèi)參編寫、材料整理。（一）文稿撰擬【案例】方老師原是一中遠(yuǎn)近聞名的才子，不僅自己經(jīng)常在報(bào)刊上發(fā)表文章，而且他教的學(xué)生，個(gè)個(gè)語文成績優(yōu)秀，特別是作文寫得好，經(jīng)常在省市中學(xué)生作文競賽中拿名次。由于書教得好，被提拔到市教育局當(dāng)了科長，又由于會(huì)寫文章，又選任為陳書記的秘書。陳書記的兒子就是方老師教出來的，考入了國家重點(diǎn)大學(xué)中文系。陳書記出于對(duì)老師的尊重，對(duì)方秘書仍然稱方老師。方老師第一次為陳書記寫講話稿，是他至今難忘的。陳書記向他交代寫作意圖、主要觀點(diǎn)和有關(guān)材料。他表面虛心在聽，心里卻在想，寫文章還用你來教我嗎。雖然他十分自信，但畢竟是第一次給縣委書記寫講話稿，必須一炮打響。于是他熬了兩個(gè)通宵，反復(fù)修改潤色。改好后自己又讀誦了幾遍，直到自己完全滿意，才算完稿。開會(huì)那天，方老師坐在臺(tái)下，準(zhǔn)備欣賞陳書記宣讀他筆下的杰作。只見陳書記把講話稿放在桌上根本沒有打開，開口就說：“今天我講８個(gè)字，第一個(gè)字是……”８個(gè)字全是講話稿上沒有的，整場(chǎng)講話內(nèi)容完全按“８個(gè)字”展開。半個(gè)鐘頭后，臺(tái)下響起雷鳴般的掌聲。方老師給驚呆了，但心里又很不服。講語言、講結(jié)構(gòu)、講文采，我寫的哪點(diǎn)不如他？為什么……他帶著迷惑去聽與會(huì)干部討論陳書記的講話。干部們對(duì)陳書記講的“８個(gè)字”記得清，理解得透，并能與各自的實(shí)際工作緊密地聯(lián)系起來。方老師這才服氣了。事后，方老師見了陳書記感到有些慚愧。陳書記笑著說：“方老師，你的文稿很有文采，但不對(duì)路，不要緊，慢慢就會(huì)對(duì)路的?！狈嚼蠋煘榱藢⑽母鍖憽皩?duì)路”，仔細(xì)學(xué)習(xí)了不少文件、講話稿，認(rèn)真地分析各種應(yīng)用文體的風(fēng)格，虛心地向領(lǐng)導(dǎo)和老秘書請(qǐng)教，經(jīng)過很長時(shí)間的努力，他才認(rèn)為自己在秘書寫作上能夠得６０分了。

問題：１．方老師反復(fù)潤色的講話稿為什么沒有被陳書記采用？２．怎樣才能寫出與領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)路”的文稿？代單位立言，非個(gè)人意愿集體成果，非個(gè)人創(chuàng)作上司授意——秘書擬稿——上司審核；秘書不署名內(nèi)容真實(shí)、實(shí)用、客觀，符合政策有針對(duì)性，能解決實(shí)際問題，符合法規(guī)政策。語言流暢、平實(shí)、簡潔、規(guī)范不允許語言風(fēng)格個(gè)性化；用單句、陳述句和判斷句。講究文體格式正式公文按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》要求（掌握15種公文格式）秘書寫作的特點(diǎn)一般寫作的表現(xiàn)手法記述敘述描寫抒情說明議論秘書寫作的表現(xiàn)手法多用說明，少用議論；多用記敘，少用描寫；基本不用抒情。秘書寫作的表現(xiàn)手法（一）文稿撰擬秘書撰擬文稿，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草擬各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書在撰擬文稿的過程中應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：（１）要明確自己代筆者的地位。秘書在撰稿過程中必須認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確表達(dá)組織和領(lǐng)導(dǎo)者的意圖，不允許摻雜個(gè)人利益取向而與領(lǐng)導(dǎo)和管理目標(biāo)相悖。在公務(wù)文稿形成中，組織和領(lǐng)導(dǎo)是立意者，文稿表達(dá)內(nèi)容的確定者、相關(guān)權(quán)責(zé)的承擔(dān)者，是文稿的作者；秘書是領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖的表達(dá)者、代筆者，承擔(dān)的是忠實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范、按時(shí)限表達(dá)之責(zé)。（２）要準(zhǔn)確使用規(guī)范的文種。要根據(jù)行文目的、對(duì)象、內(nèi)容、行文關(guān)系和行文規(guī)范，選用恰當(dāng)?shù)奈捏w種類并嚴(yán)格按照其格式要求草擬成文。（一）文稿撰擬（３）要選用準(zhǔn)確而不含混、莊重而不易產(chǎn)生歧義的語言表達(dá)。公務(wù)文稿特別是公務(wù)文書，是決策、執(zhí)行、謀求合作、經(jīng)營管理的工具，文字表達(dá)上稍有偏差若不能得到修正，其產(chǎn)生的負(fù)面影響是難以估量的。領(lǐng)導(dǎo)人講話稿的草擬，不僅要忠實(shí)于領(lǐng)導(dǎo)者的授意，而且在語言運(yùn)用上還要充分考慮到領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)人風(fēng)格、聽眾的特征及場(chǎng)合、氣氛渲染及感召力等。秘書草擬的講話稿要使照稿演說的領(lǐng)導(dǎo)者演講時(shí)感到自然流暢，是自己的思想，便于自己的情感表達(dá)；要使聽眾感受到領(lǐng)導(dǎo)人真實(shí)思想的流露和領(lǐng)導(dǎo)人人格的魅力；要使演講者與聽眾產(chǎn)生情感的交融進(jìn)而形成共識(shí)。這樣才算出色地完成講話稿草擬的任務(wù)。要達(dá)到這種境界，草擬文稿的秘書沒有高超的文字表達(dá)水平是不行的，對(duì)其領(lǐng)導(dǎo)者沒有全面、透徹的了解也不行。（一）文稿撰擬（４）要反復(fù)進(jìn)行認(rèn)真修改。公務(wù)文稿的修改過程是領(lǐng)導(dǎo)與其秘書主輔配合、緊密合作的過程。領(lǐng)導(dǎo)者提出修改的指導(dǎo)性意見和修改要求，在關(guān)鍵性觀點(diǎn)和提法上也可親筆修改；秘書則應(yīng)在篇章、結(jié)構(gòu)、文字語言上反復(fù)仔細(xì)修改，既要使領(lǐng)導(dǎo)者滿意，又要符合規(guī)范要求。（５）要有可靠依據(jù)。法治社會(huì)要求依法行政、依法經(jīng)營管理。

①秘書草擬公務(wù)文稿必須以國家法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)章制度為依據(jù)，與相關(guān)方針政策保持一致，要遵從行業(yè)管理規(guī)范、公文規(guī)范、保密規(guī)范等。②秘書撰擬文稿時(shí)必須有可靠的信息依據(jù)，特別對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)、事實(shí)、人物、地點(diǎn)、時(shí)間、績效等，要反復(fù)核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。③務(wù)實(shí)求真是有效進(jìn)行管理和領(lǐng)導(dǎo)工作的關(guān)鍵，也是秘書準(zhǔn)確草擬文稿的關(guān)鍵性要求，在這方面的任何疏漏和失誤，都會(huì)造成不良的影響。④秘書草擬公務(wù)文稿必須以組織公利目標(biāo)為依據(jù)，文稿的具體內(nèi)容必須與組織的整體公利目標(biāo)保持一致，必須與相關(guān)文件內(nèi)容相協(xié)調(diào)，這樣才能保持組織運(yùn)轉(zhuǎn)的有序性和整體性。（一）文稿撰擬（６）要有精益求精認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。秘書草擬公務(wù)文稿，不是個(gè)人感受的隨意宣泄，而是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖的鄭重表達(dá)，不僅限于筆下成文或鍵盤點(diǎn)擊，而且要全面、透徹地領(lǐng)會(huì)和理解領(lǐng)導(dǎo)的意思，綜合收集處理有關(guān)資料、準(zhǔn)確把握相關(guān)依據(jù)，是精心構(gòu)思，認(rèn)真撰擬的過程。在這一過程中，若發(fā)現(xiàn)材料不足、依據(jù)不準(zhǔn)、立意領(lǐng)會(huì)不清等問題，就必須反復(fù)做事實(shí)調(diào)查、文獻(xiàn)調(diào)查、專家咨詢或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)者等，不得有半點(diǎn)馬虎。草擬公務(wù)文稿體現(xiàn)了組織者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)執(zhí)筆秘書的信任，準(zhǔn)確表達(dá)是秘書應(yīng)盡之責(zé)。執(zhí)筆秘書只有認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精，才能不辜負(fù)領(lǐng)導(dǎo)和組織的信任。【案例】張秘書請(qǐng)李副總到閱文室看機(jī)密文件。李副總說：“我正忙著哩，請(qǐng)你把文件送到我辦公室來吧?！卑匆?guī)定，重要機(jī)密文件應(yīng)在閱文室看，但領(lǐng)導(dǎo)說了，張秘書只有送了過去。李副總說是看了就還過去，沒有簽字，后來又外出開會(huì)去了。幾天后，上級(jí)要收回那份文件。張秘書找李副總收回文件，可李副總把此事忘得一干二凈，說是他沒拿此文件，是不是張秘書自己弄丟了。秘書若丟了機(jī)密文件，可是個(gè)大事故，急得張秘書滿頭大汗，四處尋找。后來，還是在李副總辦公室里找到了它。張秘書這才體會(huì)到，辦文無小事，必須按照規(guī)章制度辦事。

問題：

★在對(duì)機(jī)密文件的傳閱中張秘書錯(cuò)在哪里？（二）文書運(yùn)行（二）文書運(yùn)行文書運(yùn)行包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收—登記—分辦—傳閱—擬辦—批辦—承辦—催辦—注辦發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：授意—擬稿—審核—簽發(fā)—復(fù)核—繕印—校對(duì)—用印—登記—封發(fā)文書運(yùn)行可根據(jù)機(jī)關(guān)規(guī)模、文件流量、溝通往來的需要等具體情況，對(duì)上述收文、發(fā)文程序進(jìn)行調(diào)整，增減其中的某些環(huán)節(jié)。但無論如何安排公文運(yùn)行程序，都必須注重以下方面：（二）文書運(yùn)行（１）程序的有序銜接性。收文和發(fā)文程序中的各個(gè)環(huán)節(jié)都要環(huán)環(huán)緊扣，不能隨意顛倒順序，不能相互脫節(jié)，不能任意增刪，不能重疊混亂；要分工明確、責(zé)任到人，運(yùn)行制度化、規(guī)范化，要確保無差錯(cuò)運(yùn)行，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。（２）領(lǐng)導(dǎo)與秘書的主輔協(xié)同性。無論收文還是發(fā)文，都是領(lǐng)導(dǎo)與秘書協(xié)同完成的。領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)收文中的批辦和發(fā)文中的授意、簽發(fā)等決定性環(huán)節(jié)；秘書負(fù)責(zé)其他操辦性輔助性環(huán)節(jié)。兩者必須主輔協(xié)同，密切配合，才能確保文書運(yùn)行的時(shí)效。（３）程序運(yùn)作的規(guī)范性。要用規(guī)范的制度管理文書的運(yùn)行，管理包括領(lǐng)導(dǎo)人、秘書、相關(guān)管理人員等在內(nèi)的一切參與文書運(yùn)行人員的批文、閱文、辦文行為，特別要強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格按保密規(guī)定辦理。程序各環(huán)節(jié)的要求和標(biāo)準(zhǔn)要長期切實(shí)執(zhí)行，一以貫之。（二）文書運(yùn)行（４）文書運(yùn)行中智能輔助的滲透性。秘書操辦文書運(yùn)行，主要是在文書運(yùn)行各環(huán)節(jié)中從事辦公事務(wù)輔助。但在收文中的分辦、擬辦，發(fā)文中擬稿、審核等環(huán)節(jié)，有不少都需要秘書發(fā)揮參謀作用，進(jìn)行智能輔助的機(jī)會(huì)和空間。若秘書將智能輔助滲透到這些環(huán)節(jié)中去，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者簽發(fā)、批辦等決定是極有針對(duì)性的補(bǔ)益，對(duì)提高辦文質(zhì)量、優(yōu)化辦文效果也是極為有利的。（５）文書運(yùn)行的反饋性。發(fā)文若需要行文對(duì)象回應(yīng)的必須關(guān)注相關(guān)收文，告知性文書也要了解發(fā)文后對(duì)方的反應(yīng)；收文對(duì)需要回復(fù)的必須關(guān)注相應(yīng)的發(fā)文。特別對(duì)一定時(shí)段的發(fā)文量及文書流量過多且出現(xiàn)文牘主義偏向時(shí)，應(yīng)將此偏向反饋給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)者克服“文山”現(xiàn)象，提高辦公效率?！景咐棵貢崎L指導(dǎo)秘書小石整理公司來客登記簿時(shí)，看到小石的來客登記簿按客人的姓氏筆畫排列，讓小石將已經(jīng)排好的客人名單按他所在公司的筆畫順序排列重排，小石不理解，認(rèn)為都是一樣的，科長說：這些來訪的客人，是代表他們所在的公司來我們公司洽談業(yè)務(wù)的。他們個(gè)人有可能在將來的某一天，會(huì)離開他們現(xiàn)在所在的公司，但是，他們的公司則有可能是我們公司永久的客戶，所以我們的重點(diǎn)是應(yīng)該記住他們的公司，因此，在整理來客名錄時(shí)，應(yīng)該以客人所在公司的筆畫來排列順序。比方昨天第一個(gè)來訪的客人是IMC公司的副總經(jīng)理劉鋼。將來只要一看到劉鋼的姓名，首先應(yīng)該想到是IMC公司。IMC是2019年注冊(cè)成立的，注冊(cè)資金2000萬元人民幣，代理銷售我們東方公司的產(chǎn)品，平均每年的銷售額在800萬元人民幣左右，他們的董事長兼總經(jīng)理叫李明，劉鋼昨天與張總會(huì)談的主要議題是希望成為我們東方公司產(chǎn)品的一級(jí)代理商，已經(jīng)與張總達(dá)成初步共識(shí)……（三）文書整理小石輕輕地嘆了口氣，她沒想到來客登記簿上“劉鋼”這么簡單的兩個(gè)字，在科長的頭腦里竟包含了這么多信息。她以為只要把劉鋼的姓名和電話號(hào)碼往計(jì)算機(jī)里一存，就算是完成了“文件整理”工作。（《一個(gè)外企女秘書的日記》）

問題１．小石對(duì)來客登記簿的整理錯(cuò)在哪里？２．怎樣才能將文書整理得利于查考利用？文書整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的文書的處理，主要包括文書立卷和案卷歸檔。文書立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。它是整理和保存文書的一種重要方法。案卷是有關(guān)某一問題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的、具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位。從文書立卷及案卷的基本含義中我們理解到：（１）凡是需要立卷的文書，必須是辦理完畢的，也就是完成了收文和發(fā)文程序各環(huán)節(jié)的文書；正在辦理中或未經(jīng)辦理的文書不能立卷。（２）凡是需要立卷的文書，必須具有一定的查考利用價(jià)值；無查考利用價(jià)值的文書，不需整理立卷。（三）文書整理（三）文書整理（３）凡需要在立卷中組合在一個(gè)案卷中的文書，必須在其自然形成過程中有一定聯(lián)系，并按其一定規(guī)律組成案卷；沒有一定聯(lián)系不存在一定規(guī)律的文書不能組合在一個(gè)案卷中。（４）通過文書立卷所組成的案卷是文書檔案的基本保管單位，又為文書檔案的價(jià)值鑒定、數(shù)量統(tǒng)計(jì)、編制檢索工具打下了基礎(chǔ)；單份文書不便于保管，也不是文書檔案的基本保管單位。（三）文書整理文書立卷的范圍，也是文書歸檔的范圍，主要包括：（１）本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的已經(jīng)辦理完畢的，具有一定查考利用價(jià)值的文書、電報(bào)、會(huì)議文件、內(nèi)部文件、電話記錄、會(huì)議記錄、本機(jī)關(guān)編印的出版物原稿，以及圖表、簿冊(cè)、聲像材料等；（２）上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)有關(guān)的決議、決定、指示、命令、重要通知、通報(bào)、條例、規(guī)定等；（３）下級(jí)機(jī)關(guān)送報(bào)的各種報(bào)告及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。重份文件、未成文的草稿、事務(wù)性臨時(shí)性無查考利用價(jià)值的文件、與本機(jī)關(guān)無關(guān)的外來文等均不需立卷。（三）文書整理文書立卷的原則是保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)別保存價(jià)值，便于保管和利用。這一原則是把握文書立卷的標(biāo)尺，并從文書立卷的結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、目標(biāo)提出了原則性要求。根據(jù)這一立卷原則，我國文書立卷的方法常用的有按問題特征、時(shí)間特征、文種特征、作者特征、地區(qū)特征和通訊者特征六種特征立卷。這六種特征立卷的方法，符合我國文書檔案工作的實(shí)際，鮮明地反映出文書產(chǎn)生的歷史面貌及文書之間的歷史聯(lián)系，又有利于查找和利用，給領(lǐng)導(dǎo)和秘書調(diào)閱文書檔案提供方便，也給檔案工作者有效地保管文書檔案及提供文書檔案服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。經(jīng)過整理的文書案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔能保證機(jī)關(guān)檔案的完整，便于查找利用，為社會(huì)積累檔案財(cái)富。在歸檔之前，整理文書案卷的人員，應(yīng)按要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機(jī)關(guān)檔案室移交，移交完畢，文書立卷工作完結(jié)。文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。（三）文書整理歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文書經(jīng)整理組合成案卷后，一般在第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質(zhì)量要求是要維護(hù)文書材料的齊全、完整；要按文書內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；要保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。文書立卷和歸檔是一個(gè)緊密相連的過程。它將尚有保存價(jià)值的已經(jīng)辦理完畢的文書整理為一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的更能揭示事物全貌的系統(tǒng)，以便形成文書檔案信息資料庫，繼續(xù)發(fā)揮其憑證和依據(jù)作用，體現(xiàn)其原始記錄價(jià)值和參考價(jià)值。在紙質(zhì)載體為主的文書時(shí)代，文書立卷歸檔主要是以手工操作方式。到了文書檔案信息化時(shí)代，借助電子計(jì)算機(jī)為中心的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立了超大容量、運(yùn)作快捷的文書檔案信息庫和遠(yuǎn)程自動(dòng)化查尋系統(tǒng)，這是文書檔案工作的一次劃時(shí)代的革命。

（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用【案例】孫總催著要“HX公司情況介紹”的材料。也許是時(shí)間太急，材料中不僅有錯(cuò)別字，還有一些語法上的錯(cuò)誤，秘書小于把材料的文字稍為潤色了一遍，重新打印送給孫總。孫總將材料翻了翻，就皺起眉頭說：“小于，這份材料你加工處理過是吧？”“是的，我只是對(duì)其中的文字潤色了一下”小于回答?！靶∮冢銘?yīng)該知道我要這份材料的目的。我想了解HX公司的資產(chǎn)狀況，但是更想了解HX公司目前管理層的狀況。他們現(xiàn)在有多少管理人員，管理人員的年齡結(jié)構(gòu)如何，知識(shí)結(jié)構(gòu)如何，管理、開發(fā)和銷售各占什么比例，他們對(duì)我們將要進(jìn)行的控股投資的態(tài)度如何……我要的是他們目前實(shí)實(shí)在在的真實(shí)情況，而不是這么幾個(gè)干巴巴的數(shù)字和幾條標(biāo)語口號(hào)，你知道嗎？”小于沒吱聲。孫總的批評(píng)沒錯(cuò)，但總覺得自己委屈。

問題：１．為什么經(jīng)過小于潤色后的材料不是孫總需要的材料？２．文件材料在提交領(lǐng)導(dǎo)之前需要潤色嗎？如果需要，如何潤色得讓領(lǐng)導(dǎo)滿意？（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用秘書要收集保管一定數(shù)量的文獻(xiàn)資料，以便在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考，并在自身開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中查閱。秘書保管和利用的文獻(xiàn)資料，除了在一定期限內(nèi)的有關(guān)文書檔案材料外，主要是與領(lǐng)導(dǎo)工作相關(guān)的、秘書業(yè)務(wù)中要經(jīng)常使用的參考書、工具書、工作手冊(cè)、年鑒、事典、百科全書，往來單位和人物的電話號(hào)碼、郵編、住址及相關(guān)背景資料，辦事指南、業(yè)務(wù)最新動(dòng)態(tài)、相關(guān)報(bào)道和秘書的要事記錄、剪報(bào)等。這些文獻(xiàn)資料能給秘書開展業(yè)務(wù)工作提供極大的方便，也能在領(lǐng)導(dǎo)工作需要時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)參考。秘書的文獻(xiàn)資料工作與圖書管理和檔案管理有較大的差異。它是秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助和服務(wù)的一部分，不是專門化的圖書檔案工作。因此，秘書文獻(xiàn)資料工作中必須注重以下幾個(gè)方面：（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用（１）要注重針對(duì)性。必須收集保管的是對(duì)所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)工作和秘書自身業(yè)務(wù)活動(dòng)有參考價(jià)值的文獻(xiàn)資料。（２）要注重前沿性。文獻(xiàn)資料要能反映有關(guān)領(lǐng)域的前沿動(dòng)態(tài)，反映新情況、新經(jīng)驗(yàn)、新成果，以便啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)和秘書工作跟上發(fā)展潮流，進(jìn)行創(chuàng)新思維；陳舊過時(shí)的文獻(xiàn)資料的參考價(jià)值不大。（３）要注重系統(tǒng)性。對(duì)所擁有的文獻(xiàn)資料要分門別類，系統(tǒng)排列，要制作簡明的檢索工具，以便查找。（４）要注重動(dòng)態(tài)性。要根據(jù)社會(huì)發(fā)展的態(tài)勢(shì)不斷地收集保管新出現(xiàn)、新產(chǎn)生的文獻(xiàn)資料，并將已經(jīng)過時(shí)的文獻(xiàn)資料從資料庫中清除，使文獻(xiàn)資料庫存儲(chǔ)的信息具有鮮明的時(shí)代發(fā)展特征，更具參考價(jià)值。（四）文獻(xiàn)材料的保管和利用（５）要注重消化應(yīng)用性。秘書收集、保管文獻(xiàn)資料的目的是提供領(lǐng)導(dǎo)工作和自身業(yè)務(wù)活動(dòng)中參考，也就是這些文獻(xiàn)資料只有在使用中才能體現(xiàn)出它的價(jià)值。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)日益走近現(xiàn)實(shí)生活的時(shí)代，文獻(xiàn)資料更是領(lǐng)導(dǎo)和秘書獲取知識(shí)資源的重要途徑。學(xué)習(xí)型組織、學(xué)習(xí)型社會(huì)首先要求領(lǐng)導(dǎo)者具有學(xué)習(xí)和吸納新知識(shí)并運(yùn)用新知識(shí)的能力，以帶動(dòng)全體組織成員和社會(huì)成員形成學(xué)習(xí)進(jìn)取的風(fēng)氣。為此，秘書還應(yīng)為其領(lǐng)導(dǎo)者獲取所需要的知識(shí)提供服務(wù)，其自身也應(yīng)在提供文獻(xiàn)資料工作中堅(jiān)持學(xué)習(xí)消化有關(guān)新知識(shí)。學(xué)習(xí)消化新知識(shí)，對(duì)提高秘書為領(lǐng)導(dǎo)工作輔助和服務(wù)的水平是極為有利的。二、辦會(huì)會(huì)議是現(xiàn)代社會(huì)生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常而廣泛的活動(dòng)形式；是公眾議事的重要社會(huì)活動(dòng)和管理手段；是溝通、集散信息、形成共識(shí)、作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的重要形式。

﹠會(huì)議是三人以上聚集在一起討論和解決問題的一種群體活動(dòng)方式。

﹠會(huì)議是交往需要的一種形式。

﹠會(huì)議是一種權(quán)利的角逐。

﹠會(huì)議是解決問題的途徑。

﹠會(huì)議是一種易于接受的約束。

﹠會(huì)議是一種耗時(shí)費(fèi)力的活動(dòng)。秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。秘書辦會(huì)即會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁，主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后大量的會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)會(huì)議是在領(lǐng)導(dǎo)者主持下進(jìn)行的。領(lǐng)導(dǎo)者是決定是否召開會(huì)議、確定會(huì)議議題和內(nèi)容、確定會(huì)議目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)者及會(huì)議形式等主要問題的決策者；秘書是將領(lǐng)導(dǎo)決定召開會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)付諸實(shí)施的操辦者、輔助者和提供服務(wù)的工作人員。因此，秘書會(huì)務(wù)工作，必須遵從以下原則：（１）與領(lǐng)導(dǎo)者主輔配合。一切會(huì)務(wù)工作都必須圍繞領(lǐng)導(dǎo)者召開會(huì)議的決定和意圖展開，要為實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)的目的提供全面、周密的服務(wù)。（２）周密安排，有序運(yùn)作。會(huì)議事務(wù)頭緒很多，時(shí)限要求和質(zhì)量要求都很高。必須精心組織，周密安排，做到忙而不亂，運(yùn)作有序，準(zhǔn)確無誤。會(huì)場(chǎng)是公眾會(huì)集的場(chǎng)所，稍有差錯(cuò)或失誤，都會(huì)造成消極影響。操辦、組織會(huì)務(wù)工作的秘書必須統(tǒng)籌全局，分工合作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人圓滿完成各項(xiàng)會(huì)議事務(wù)。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（３）熱情服務(wù)，提高效率。開會(huì)必然要面對(duì)各類與會(huì)公眾，對(duì)與會(huì)公眾熱情周到的服務(wù)，有利于營造親和的會(huì)議氣氛，強(qiáng)化會(huì)議的凝聚力，也有利于優(yōu)化和傳播組織形象。提高會(huì)議效率是以精心組織、有序運(yùn)作、指揮有方、密切配合為前提的。提高效率不僅可以節(jié)省時(shí)間、人力、物力、財(cái)力等重要的資源，而且有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的，優(yōu)化會(huì)議效果。秘書通過會(huì)務(wù)工作協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者主持和召開好會(huì)議，對(duì)提高會(huì)議效率方面是能有所作為的。（４）涉密會(huì)議的安全、保密。涉密會(huì)議保密工作關(guān)系重大，秘書必須根據(jù)國家的保密法規(guī)和組織的保密規(guī)范，實(shí)施相關(guān)保密措施，準(zhǔn)確控制涉密范圍，向相關(guān)公眾宣傳和傳達(dá)保密法規(guī)和保密紀(jì)律，強(qiáng)化各相關(guān)人員的保密意識(shí)，與竊密行為作斗爭，杜絕一切失密和泄密行為。會(huì)務(wù)工作中還要特別注重會(huì)間與會(huì)公眾的安全。會(huì)前要認(rèn)真檢查會(huì)場(chǎng)，對(duì)各種可能發(fā)生的突發(fā)事件要事先作好應(yīng)對(duì)方案，注意防患于未然。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（５）在操辦會(huì)議事務(wù)中要注重發(fā)揮參謀建議和拾遺補(bǔ)闕作用。秘書在操辦會(huì)議事務(wù)中，有大量發(fā)揮參謀建議的機(jī)會(huì)，如收集議題、擬訂會(huì)議預(yù)案、準(zhǔn)備會(huì)議文件、會(huì)前調(diào)查研究、會(huì)后收集反饋信息等工作，都有利于秘書在會(huì)議事務(wù)工作中，為領(lǐng)導(dǎo)者獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策和拾遺補(bǔ)闕，提供智能輔助。比如，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者開會(huì)決定與管理實(shí)際需要不相符合、或開會(huì)條件不具備、或不用召開會(huì)議時(shí)，秘書應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映真實(shí)情況，供領(lǐng)導(dǎo)者重新考慮開會(huì)決定；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的開會(huì)目的、意圖，與其決定的會(huì)議名稱、內(nèi)容、與會(huì)者存在一定矛盾，或可能產(chǎn)生不良效果時(shí)，秘書發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并提供修改、完善的對(duì)策建議，供領(lǐng)導(dǎo)者參考；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某些會(huì)議事務(wù)的安排出現(xiàn)疏漏，不夠協(xié)調(diào)、不夠周密或有所失誤時(shí)，秘書應(yīng)及時(shí)拾遺補(bǔ)闕，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者加以補(bǔ)充完善。（一）會(huì)務(wù)工作的原則和任務(wù)（６）要注重規(guī)范性與靈活性的結(jié)合。秘書在會(huì)務(wù)工作中，對(duì)有關(guān)權(quán)限界線、法紀(jì)要求、經(jīng)費(fèi)使用、保密要求、會(huì)風(fēng)問題，特別是政治傾向、安全舉措等，必須堅(jiān)持原則性，按規(guī)范辦事；對(duì)隨機(jī)發(fā)生的臨時(shí)事件、個(gè)別要求或特殊情況，則應(yīng)作靈活變通的處理，使問題盡快得到妥善解決，維護(hù)會(huì)議的正常秩序?？偟膩碚f，會(huì)議具有決策功能、指揮功能、溝通功能、協(xié)調(diào)功能、動(dòng)員功能、宣傳功能、控制功能、公關(guān)造勢(shì)功能、強(qiáng)化凝聚力功能、樹立組織形象功能等等。要有效地發(fā)揮會(huì)議的功能，首先決定于領(lǐng)導(dǎo)者要科學(xué)準(zhǔn)確地運(yùn)用會(huì)議形式有的放矢地解決所針對(duì)的問題，作好有關(guān)如何開好會(huì)的各項(xiàng)決定，組織和領(lǐng)導(dǎo)好會(huì)議；其次是全體與會(huì)者和領(lǐng)導(dǎo)者一起，努力解決會(huì)議所針對(duì)的特定問題，共同努力優(yōu)化會(huì)議效果；再次是秘書周密、高效、有序地操辦會(huì)務(wù)工作，也是使會(huì)議發(fā)揮其應(yīng)有功能的重要保證。（二）會(huì)前籌備1.會(huì)議前的組織工作

☆安排議題，確定步驟；

☆確定與會(huì)人員；

☆辦理會(huì)議報(bào)批手續(xù)；

☆確定會(huì)議方式；

☆確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)。

☆準(zhǔn)備會(huì)議文件:（1）會(huì)議程序性資料，日程表、議程表。（2）會(huì)議中心文件，如開（閉）幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報(bào)告、典型報(bào)告、會(huì)議討論稿。（3）會(huì)議指導(dǎo)性文件，如相關(guān)法律、法規(guī)、政策等。（4）會(huì)議參考性資料，如技術(shù)資料、統(tǒng)計(jì)資料等。（5）會(huì)議管理性資料，如會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)示意圖、會(huì)議須知、作息表等。三、秘書的專項(xiàng)職能·會(huì)務(wù)工作☆制發(fā)會(huì)議通知?！畈贾脮?huì)場(chǎng)?！顪?zhǔn)備會(huì)議必需品?！钷k妥后勤服務(wù)事宜。（二）會(huì)前籌備2.會(huì)前籌備的原則：（１）要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)決定的會(huì)議目的、內(nèi)容、議題、要求及其他有關(guān)決定，以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)為什么開會(huì)、開怎樣的會(huì)及如何開會(huì)等問題作出的決定為依據(jù)，設(shè)計(jì)擬制具體的會(huì)議籌備預(yù)案。（２）要具體、周密、有序、分工明確、責(zé)任到人，擬定的各項(xiàng)工作，要切合實(shí)際需要，具有可操作性。（３）對(duì)各種資源要素要作比較精確的預(yù)算，如時(shí)間、人力、物力、財(cái)力、空間等，都應(yīng)預(yù)算出比較準(zhǔn)確的數(shù)額，要計(jì)算會(huì)議成本。只有會(huì)議的效益值大于會(huì)議成本時(shí)，會(huì)議才是有效的。（４）將各項(xiàng)必須準(zhǔn)備的事務(wù)一一列出，按需要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)按倒計(jì)時(shí)序列排出進(jìn)程時(shí)間表，并對(duì)各項(xiàng)事務(wù)標(biāo)明操辦人和督導(dǎo)人，以便各負(fù)其責(zé)。（二）會(huì)前籌備（５）最少要作兩次預(yù)案實(shí)施情況的檢查，一次為中期檢查，全面了解中期進(jìn)度以及時(shí)限要求、質(zhì)量要求是否完全達(dá)到。若不合乎要求，就要及時(shí)做出有效的調(diào)整。還有一次為開會(huì)前的全面檢查，對(duì)音響、照明、空調(diào)設(shè)備、安全設(shè)施等都應(yīng)一一進(jìn)行試運(yùn)行，必須保證一切會(huì)議設(shè)備能夠正常使用。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的差錯(cuò)和疏漏，必須及時(shí)采取彌補(bǔ)措施。（６）秘書擬定的會(huì)議預(yù)案草稿，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)修改、審核、簽批后，才能作為籌備會(huì)議的計(jì)劃方案。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批了的會(huì)議預(yù)案就是籌備會(huì)議的計(jì)劃書和行動(dòng)指南，必須嚴(yán)格按會(huì)議預(yù)案上提出的時(shí)限要求、質(zhì)量要求不折不扣地完成。只有每個(gè)人都能完成確定的任務(wù)，整個(gè)會(huì)議籌備方案才能按預(yù)期的要求成為現(xiàn)實(shí)。為了具體介紹會(huì)議預(yù)案的制作方法，請(qǐng)參看下面相關(guān)鏈接中的會(huì)議預(yù)案。【相關(guān)鏈接】××省秘書理論與實(shí)踐研討會(huì)預(yù)備方案為了準(zhǔn)備好這次會(huì)議，會(huì)議籌備處提前１５天籌備，按倒計(jì)時(shí)時(shí)序?qū)⒏黜?xiàng)會(huì)務(wù)工作分工排列。各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作分工序號(hào)時(shí)間任務(wù)操辦人督導(dǎo)人備注111月16日

籌備會(huì)議大會(huì)秘書長會(huì)議主席211月16日確定會(huì)名、主題、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)者議程大會(huì)秘書處會(huì)議主席311月17日確定會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、食宿安排標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)預(yù)算大會(huì)秘書處會(huì)議主席411月18日

制發(fā)會(huì)議通知，準(zhǔn)備會(huì)議文件材料組大會(huì)秘書長任務(wù)到人７天內(nèi)完成511月19日工作報(bào)告起草，領(lǐng)導(dǎo)講話準(zhǔn)備大會(huì)秘書長大會(huì)主席611月20日清理、挑選與會(huì)者提交的會(huì)議交流論文理論組、材料組大會(huì)秘書長確定大會(huì)交流發(fā)言人711月21日清理、分裝代表文件袋材料組大會(huì)秘書長811月22日制作會(huì)議證件后勤組后勤組長911月23日與會(huì)代表食宿安排后勤組后勤組長1011月24日布置會(huì)場(chǎng)：主席臺(tái)及座次排列大會(huì)秘書處大會(huì)秘書長1111月24日布置會(huì)場(chǎng)：主席臺(tái)下會(huì)場(chǎng)安排后勤組后勤組長1211月25日布置會(huì)場(chǎng)：會(huì)標(biāo)、標(biāo)語、旗幟、花卉等后勤組后勤組長1311月26日會(huì)議籌備中期檢查大會(huì)秘書長大會(huì)主席1411月27日與會(huì)代表研討分組確定小組負(fù)責(zé)人秘書處大會(huì)秘書長1511月28日音響、照明、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備調(diào)試后勤組后勤組長1611月29日接站車輛和人員準(zhǔn)備后勤組后勤組長1711月30日

會(huì)前檢查大會(huì)秘書長大會(huì)主席1812月1日大會(huì)開幕會(huì)議召開期間，有以下工作必須辦好：１.會(huì)場(chǎng)簽到。以便了解與會(huì)代表的人數(shù)。２.會(huì)間調(diào)度。這是指對(duì)會(huì)議程序、內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的安排和調(diào)整。３.會(huì)議記錄。這是指會(huì)議情況的原始記錄，它是貫徹會(huì)議精神的依據(jù)，形成會(huì)議文件的基礎(chǔ)。４.會(huì)議簡報(bào)。這是反映會(huì)議進(jìn)程、動(dòng)態(tài)，通報(bào)會(huì)議情況的文書。５.會(huì)議選舉。６.會(huì)議總結(jié)。７.后勤保障。這些工作都是會(huì)議正式召開期間的事務(wù)，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將這些工作做好。（三）會(huì)間事務(wù)（四）會(huì)后工作１.草擬和印發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以記載和傳達(dá)會(huì)議的主要精神。２.清理會(huì)議文件。３.組織會(huì)議代表離會(huì)，為其提供各種方便。４.搞好宣傳報(bào)道，擴(kuò)大和傳播會(huì)議影響。５.會(huì)議工作總結(jié)。６.會(huì)后催辦工作。

某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排

日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXX、XXXXXXXX、XXX、XX9：30會(huì)議開始，張董事長致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11:30大會(huì)結(jié)束

知識(shí)點(diǎn)會(huì)議成本包括“顯性成本”和“隱形成本”兩種?！帮@性成本”包括：場(chǎng)租、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通、食宿、活動(dòng)費(fèi)以及工作人員的工資等。“隱性成本”是指與會(huì)人員花費(fèi)在會(huì)議期間的時(shí)間價(jià)值，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。有人提出了會(huì)議成本的計(jì)算公式：（2x3）x參加會(huì)議人員平均每小時(shí)工資x參會(huì)人員到會(huì)時(shí)數(shù)x參會(huì)人數(shù)+會(huì)議實(shí)際經(jīng)費(fèi)總支出=會(huì)議成本假如參會(huì)人員的平均工資為1600元，參加會(huì)議110人，會(huì)期10天，僅租用會(huì)議室的費(fèi)用是1.5萬：（2x3）x10x80﹡x110+15000=543000萬（80是按月工資1600，每月20個(gè)工作日，每天80元計(jì)算）【案例】辦公室主任老宋把一切準(zhǔn)備工作都作了安排，也具體組織操辦了各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。到會(huì)前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反復(fù)交代要認(rèn)真仔細(xì)地檢查，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)，可他仍不放心。大會(huì)開幕那天，老宋趕了回來。到主持大會(huì)者宣布奏國歌時(shí)，擴(kuò)音器里傳出的卻不是國歌。在場(chǎng)的人都驚呆了。原來音響設(shè)備未作檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道：“起來，不愿做奴隸的人們……”指揮與會(huì)者唱國歌。人們這才從國歌聲中，將注意力集聚到會(huì)場(chǎng)上來。請(qǐng)思考：１．影響會(huì)議進(jìn)程的是哪些環(huán)節(jié)？２．老宋臨行前的反復(fù)交代和會(huì)場(chǎng)上及時(shí)處理反映了秘書會(huì)務(wù)工作的什么原則？

會(huì)前準(zhǔn)備如何做

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租借公司，要求租借公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。9日上午，會(huì)議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……

1.假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2.假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報(bào)告還是擅自決定調(diào)整會(huì)議議程？3.向總經(jīng)理報(bào)告后，你還應(yīng)該做些什么？4.召開大型會(huì)議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時(shí)間安排？5.有人說，會(huì)議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何？思考題三、辦事秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛，大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類?！景咐啃±顝恼毮懿块T從事文字工作轉(zhuǎn)崗到企業(yè)總經(jīng)理辦公室任秘書。他認(rèn)為只憑自己的筆下工夫，就能出色完成任務(wù)。他應(yīng)對(duì)電話不耐心，接待來客態(tài)度冷漠，辦理瑣事粗心大意常出疏漏，有時(shí)跟不上領(lǐng)導(dǎo)工作的節(jié)奏，有時(shí)又自作主張違背領(lǐng)導(dǎo)意圖，有時(shí)還擅離崗位外出。在試用的半年中，小李雖然草擬過一份很不錯(cuò)的文稿，但這位大學(xué)本科畢業(yè)并在政府部門工作被認(rèn)為是才子的青年人，卻被總經(jīng)理以不稱職為理由，調(diào)離秘書崗位。問題：案例中小李不稱職的主要原因是什么？（一）日常事務(wù)日常事務(wù)指秘書每天都要操辦的事務(wù)。如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室，保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾，處理公務(wù)電話，收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知、審批、簽發(fā)的各種文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備，整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù)，值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。這些日常事務(wù)雖然具體內(nèi)容不同，但卻有著共同的特征：（１）直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作需要展開。凡是有利于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的，就應(yīng)該盡力做好，凡是可能產(chǎn)生不利影響的，就應(yīng)該盡快改進(jìn)，具有領(lǐng)導(dǎo)工作需要的選擇性。（２）這類工作是經(jīng)常出現(xiàn)往復(fù)進(jìn)行的，每項(xiàng)工作都有相對(duì)穩(wěn)定的內(nèi)容、要求、程序和領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)可并習(xí)慣了的方式，不少還形成了相應(yīng)的制度。哪些工作秘書應(yīng)該做，哪些事務(wù)秘書不該過問，哪些工作該怎樣去做等，都是確定的，具有操作的規(guī)范性。（一）日常事務(wù)（３）這類工作都與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)密切相連接，有的是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的鋪墊，有的為領(lǐng)導(dǎo)工作提供良好的辦公環(huán)境，有的是領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸和后續(xù)性事務(wù)。這類工作的成效直接影響領(lǐng)導(dǎo)工作成效，必須理解領(lǐng)導(dǎo)工作，把握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)律，具有與領(lǐng)導(dǎo)工作的主輔協(xié)同性。（４）由于領(lǐng)導(dǎo)工作受客觀環(huán)境影響，工作內(nèi)容發(fā)生變化，對(duì)秘書事務(wù)服務(wù)的需要和要求也會(huì)出現(xiàn)一定的變化。秘書必須適應(yīng)這種變化，日常事務(wù)也要具有運(yùn)作的適應(yīng)性。（５）這類事務(wù)頭緒很多，每一項(xiàng)工作任務(wù)的疏漏和失誤都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)和管理工作帶來不良的影響，秘書必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、全面仔細(xì)地完成各項(xiàng)事務(wù)。這類工作具有服務(wù)的周密性。（一）日常事務(wù)（６）領(lǐng)導(dǎo)和管理工作是公眾最為關(guān)注的，秘書為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的日常事務(wù)又是最接近公眾的。公眾往往根據(jù)秘書應(yīng)對(duì)電話、接待等日常事務(wù)的表現(xiàn)來評(píng)價(jià)領(lǐng)導(dǎo)和管理機(jī)關(guān)，由此影響到組織的公共形象。因此，秘書必須按組織公利約束和規(guī)范其工作行為，其工作行為的影響具有公眾性，不允許有“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”等行為失范影響組織形象。（７）領(lǐng)導(dǎo)者隨時(shí)可能指派秘書操辦事務(wù)，各部門和有關(guān)公眾也隨時(shí)需要通過秘書與領(lǐng)導(dǎo)者溝通。秘書不得隨意離崗，即使因公離崗也要得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并作代崗安排。這就表現(xiàn)出秘書盡職守崗的嚴(yán)格性。秘書日常事務(wù)雖然十分瑣細(xì)，但上述特征則是帶規(guī)律性的、必須遵從的，否則，就不能成為一名稱職的秘書。剛考進(jìn)局機(jī)關(guān)時(shí)，主任找我談話，說看你考試成績不錯(cuò)，智商應(yīng)該不低，才把你留在局辦公室工作。雖說這是全局最忙的部門，但只要你牢牢記住六個(gè)字，也亂不到哪兒去?！澳牧鶄€(gè)字？”我怯生生地問。主任一笑：“辦文、辦會(huì)、辦事啰。”六個(gè)字說來簡單，真要做好不易。比較而言，最難是辦事。因辦文和辦會(huì)都有固定格式，辦事則全靠臨場(chǎng)發(fā)揮。記得第一次跟局長外出，我趕緊上前幾步，將駕駛室副座門打開，站一旁恭候。局長瞪我一眼，徑直開了右后座門鉆進(jìn)去。我有點(diǎn)懵?；貋韱栔魅?，他大笑：“那是保鏢的位子，怎能讓局長坐？咱國家治安好，要在伊拉克，你那位子是擋槍子兒的。右后座卻是全車最保險(xiǎn)的地方，我們稱它首長席。”看來，機(jī)關(guān)學(xué)問大著呢，得用心學(xué)。譬如，招待客人吃飯，領(lǐng)導(dǎo)座位要正對(duì)門臉兒，其左手邊是第一主客，右手邊是第二主客。為什么？主任解惑：“這樣方便領(lǐng)導(dǎo)給客人布菜，先左后右，順手?！庇终f：“你作為買單的，座位在領(lǐng)導(dǎo)下首，即上菜的缺口處，如果有點(diǎn)油湯滴身上了，得忍著?！睓C(jī)關(guān)的學(xué)問再如，局長和副局長一共七人，文件先送誰看？看完后那七個(gè)大爺都簽署了意見該怎么執(zhí)行？或都不簽署意見，文件卻必須貫徹又該怎么辦？又一次，上海一家集團(tuán)公司老總領(lǐng)一干人來本局拜訪。主任那天出差，行前交待我，機(jī)關(guān)雖經(jīng)費(fèi)緊張，但面子還得繃，今晚飯局你去打點(diǎn)，總價(jià)控制在千元左右，一句話，既要客人吃好又不能太貴。我想這不是逼公雞下蛋嗎？當(dāng)晚入酒樓，我見主客40多歲，長的粗黑，心中暗揣，只要把他的嘴哄好了，其他的鳥男女我才懶得管呢。于是，點(diǎn)了活水豆花、大椒鰱魚、折耳根拌涼皮等江湖菜。沒想到主客連聲說好吃。他身邊那些鳥男女卻被辣得香汗淋淋，連聲喊受不了。主客就對(duì)下屬說，到了新地方，就得呷江湖菜，海鮮哪里沒有，跑這里來吃有啥意思？一席話，說的咱局長滿面油光，笑可鑒人。飯后結(jié)賬，才400多元，加上一瓶五糧液，離千元還剩一百六，主任把我認(rèn)真打量了一番，“不錯(cuò)，你開始長學(xué)問了！”問題1.機(jī)關(guān)的學(xué)問是什么？2.機(jī)關(guān)學(xué)問當(dāng)中包含了哪些內(nèi)容？（二）隨機(jī)事務(wù)【案例】值班秘書小吳突然接到裝配車間電路短路起火的報(bào)告。由于小吳不熟悉電路防火規(guī)程，一時(shí)不知所措，后來感到水火無情，就代表領(lǐng)導(dǎo)命令全廠拉閘斷電。結(jié)果，火災(zāi)是制止了，其他車間的生產(chǎn)及正在運(yùn)轉(zhuǎn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在突然斷電中卻受到了損失。領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)厲地批評(píng)了小吳。問題：案例中小吳處理此突發(fā)事件不當(dāng)?shù)闹苯釉蚴鞘裁?？（二）隨機(jī)事務(wù)秘書的隨機(jī)事務(wù)指難以預(yù)測(cè)的、不經(jīng)常發(fā)生的或在職能分工邊界上難以確定由誰處理的事務(wù)。如突發(fā)性沖突、災(zāi)變、事故，沖擊正常辦公秩序的來訪，干擾領(lǐng)導(dǎo)工作的無原則糾紛及其他隨機(jī)出現(xiàn)的影響組織和領(lǐng)導(dǎo)工作正常秩序的現(xiàn)象和問題。針對(duì)這些問題，作為綜合辦公部門的秘書，都應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行處理，控制事態(tài)的擴(kuò)散和蔓延，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)妥善地解決問題。秘書處理隨機(jī)事務(wù)要注重以下幾個(gè)方面：（１）要注重預(yù)防性。如對(duì)火災(zāi)、工傷事故等，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)采取有效的預(yù)防措施，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的處理程序，以便減少這類事故的發(fā)生和妥善地處理這類事故，將損失降低到最低限度。（２）要注重反應(yīng)的敏銳性。隨機(jī)事務(wù)出現(xiàn)突然，發(fā)展變化迅速，稍有遲緩，就可能貽誤妥善處理的時(shí)機(jī)。秘書對(duì)此應(yīng)反應(yīng)敏銳，行動(dòng)迅速，盡可能防患于未然或?qū)⑵涮幚碓诿妊繝顟B(tài)，盡可能減少損失。（二）隨機(jī)事務(wù)（３）要注重整體配合性。秘書部門被稱為不管部，其他部門不宜按職權(quán)管理的事，秘書都能進(jìn)行綜合處理；但僅憑秘書之力也是難以徹底解決問題的。秘書必須注重向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示并得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，取得相關(guān)部門的配合，才能使問題得到徹底解決。（４）要注重輔助地位的制約性。秘書處理隨機(jī)事務(wù)，仍處于輔助地位，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施或提出應(yīng)對(duì)方案是正確的，但作出決定或以領(lǐng)導(dǎo)者的口吻表態(tài)是越權(quán)行為，是有害的。秘書只有從輔助地位出發(fā)，才能把握處理隨機(jī)事務(wù)的準(zhǔn)繩。（５）要注重溝通樞紐性。每當(dāng)遇到隨機(jī)發(fā)生的重大事項(xiàng)，秘書必須協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者，向上級(jí)單位、有關(guān)部門及下級(jí)單位溝通。及時(shí)有效的溝通可以得到有關(guān)方面的支持和配合，可以防止事態(tài)的擴(kuò)散和蔓延。秘書必須熟悉各種突發(fā)事件溝通聯(lián)系的對(duì)象、渠道，才能做到及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行溝通。（三）受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，指的是領(lǐng)導(dǎo)者根據(jù)工作的需要，將自己權(quán)限范圍內(nèi)的事務(wù)，授權(quán)秘書代表自己去處理，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和委授的權(quán)力及要求，代表領(lǐng)導(dǎo)去處理交辦的事務(wù)。由于工作內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)需要不同，授權(quán)方式也不同。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事授權(quán)方式任務(wù)內(nèi)容目的要求步驟方法秘書理事行為確定授權(quán)確定確定確定確定確定依令照辦彈性授權(quán)確定確定確定不規(guī)定不規(guī)定變通理事不確定授權(quán)抽象規(guī)定抽象規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定不規(guī)定自主理事（三）受權(quán)理事無論是何種授權(quán)方式，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事都是一次性針對(duì)辦理特定事務(wù)的授權(quán)，該事務(wù)辦理完畢，所授權(quán)力自然消失。同類事務(wù)再次出現(xiàn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)再次授權(quán)后秘書才能去辦理。秘書授權(quán)理事與法定權(quán)力配置的區(qū)別如下表所示。法定權(quán)力配置與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事的區(qū)別比較要素比較項(xiàng)權(quán)力來源方式范圍有效期用權(quán)依據(jù)穩(wěn)定程度法定權(quán)力配置組織法定程序確定的職責(zé)范圍任期時(shí)限內(nèi)職能分工任期內(nèi)穩(wěn)定

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書授權(quán)理事領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人個(gè)人委授特定的交辦事項(xiàng)任務(wù)完成時(shí)限內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)意圖一次性有效

（三）受權(quán)理事【案例】總經(jīng)理授權(quán)秘書小王主持招聘新秘書的初試，要以秘書業(yè)務(wù)基本知識(shí)和能力為主，通過筆試從100名應(yīng)聘者中選拔出10名進(jìn)行由總經(jīng)理親自主持的復(fù)試，并強(qiáng)調(diào)若有疑問和難題可隨時(shí)找他商量。小王接受任務(wù)后，決心在出這份試卷中表現(xiàn)出自己名牌大學(xué)畢業(yè)生的水平，出了一些管理學(xué)前沿的理論問題，親自作出評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，親自監(jiān)考、閱卷。結(jié)果，初錄的10名應(yīng)聘者在總經(jīng)理主持的復(fù)試中，對(duì)“秘書是干什么的？”、“你將如何做好秘書”等基本問題，也不能準(zhǔn)確回答。總經(jīng)理將初試試卷調(diào)來一查閱，說：“小王代表我選人，卻沒有用我的尺度，只有重新選。”問題：秘書小王受命主持招聘新秘書的初試，錯(cuò)在哪里？（三）受權(quán)理事秘書受權(quán)理事，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，是其近身綜合輔助地位和參謀助手功能決定的，是領(lǐng)導(dǎo)工作拓展和伸延的重要形式，是領(lǐng)導(dǎo)高度信任秘書的體現(xiàn)。秘書應(yīng)盡職盡責(zé)，達(dá)到應(yīng)達(dá)到的目的，圓滿完成任務(wù)。秘書受權(quán)理事的過程，是為領(lǐng)導(dǎo)分憂代勞的過程，又是領(lǐng)導(dǎo)考驗(yàn)秘書的能力與忠誠度及促進(jìn)其成長的機(jī)會(huì)。秘書在受權(quán)理事中，特別要注重以下方面：（１）要準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)意圖，把握目的、要求和授權(quán)范圍以及相關(guān)的法紀(jì)規(guī)范，正確地把握理事的依據(jù)。（２）要分析客觀環(huán)境要素和完成任務(wù)的各種條件，謀劃辦理的思路和選擇有效的工作方法。（三）受權(quán)理事（３）要明確受權(quán)理事的雙重角色。在理事的指導(dǎo)思想上，作為領(lǐng)導(dǎo)的代表，要站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度，從全局出發(fā)，堅(jiān)持事業(yè)整體公利，堅(jiān)持原則；在待人的態(tài)度上，要不忘秘書身份，以協(xié)商的口吻，尊重對(duì)方，不要以勢(shì)壓人，不要以長官的身份指手畫腳。（４）要與領(lǐng)導(dǎo)者保持密切溝通，特別是當(dāng)環(huán)境變化或其他原因使問題的處理已超出授權(quán)范圍時(shí)，一定要向授權(quán)者請(qǐng)示，并遵從其新的指示辦理。（５）要主動(dòng)爭取其他方面的配合與合作，但遇到受權(quán)以外的事務(wù)，秘書不得自作主張，不得擅作決定。秘書辦事涉及方方面面，雖然可分為日常事務(wù)、隨機(jī)事務(wù)和授權(quán)理事三類，但三者不是截然分開的，沒有清晰的邊界。有些事務(wù)中還融入了參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助。因此，高明而富有經(jīng)驗(yàn)的秘書，往往在及時(shí)、周密、有效的事務(wù)輔助中，不露形跡地進(jìn)行參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助，以達(dá)到全面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提供工作服務(wù)和輔助的目的。有些秘書人員絕大部分時(shí)間是在從事事務(wù)服務(wù)工作，因而認(rèn)為參謀智能輔助與綜合協(xié)調(diào)輔助與自己是無關(guān)的。這種看法是錯(cuò)誤的。只要在事務(wù)輔助中積累經(jīng)驗(yàn)、勤于學(xué)習(xí)、廣泛收集處理信息，就可能在辦理事務(wù)的同時(shí)，發(fā)揮參謀智能輔助和綜合協(xié)調(diào)輔助作用。四、網(wǎng)絡(luò)辦公【案例】某省是個(gè)洪災(zāi)頻仍的省份，過去每到防汛期間，省水利水電廳防汛指揮部要根據(jù)水情的變化，不斷向省委報(bào)送有關(guān)汛情報(bào)表，以便省委領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。自2019年初，省委辦公廳與省水利水電廳聯(lián)網(wǎng)后，領(lǐng)導(dǎo)在自己的電腦上可隨時(shí)查詢?nèi)「鱾€(gè)水文站詳細(xì)的水情、氣象及災(zāi)情等最新的資料，可以查看最新的衛(wèi)星云圖、江河截面圖及水位和水位調(diào)度曲線圖等。這在過去需要秘書人員搜集資料編輯成報(bào)表，報(bào)送有關(guān)部門，再送到領(lǐng)導(dǎo)手中，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，還容易出差錯(cuò)。而現(xiàn)在，所有這些工作只需在聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上操縱相應(yīng)的軟件就可迅速完成，整個(gè)過程不用一張紙、不要跑一步路、不需打一個(gè)電話。省委辦公廳信息秘書老王平時(shí)只滿足于埋頭在報(bào)刊和各部門報(bào)送的信息簡報(bào)中收集信息，每次辦公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)總是以自己已經(jīng)四十歲了推脫，辦公廳與各省直屬單位聯(lián)網(wǎng)后，隨著辦公形式和手段的變化，老王在工作中有些茫然和失落。

問題：１．老王如何應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公的新形勢(shì)？２．網(wǎng)絡(luò)辦公推廣后秘書們要做些什么？四、網(wǎng)絡(luò)辦公隨著社會(huì)信息化和經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，辦公活動(dòng)中需要處理的信息量飛速增長，跨區(qū)域、跨部門的協(xié)同辦公在辦公活動(dòng)中的比例也不斷提升，社會(huì)的進(jìn)步對(duì)提高秘書辦公的效率和質(zhì)量提出了更高的要求。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)的推廣和普及，使人們超越時(shí)空限制進(jìn)行信息共享和交流的夢(mèng)想變成現(xiàn)實(shí)，因此將秘書辦公工作和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)辦公是未來秘書工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。顯而易見，秘書工作中比較常見的如重大事項(xiàng)的通知、日程安排、工作協(xié)調(diào)、商務(wù)洽談等項(xiàng)工作轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來辦理比起傳統(tǒng)的方式在效率、成本和質(zhì)量上都有著巨大的優(yōu)勢(shì)。隨著企業(yè)電子商務(wù)和政府電子政務(wù)的不斷發(fā)展和成熟，如果秘書不能利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，就很有可能無法順利地開展工作和為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。因此掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，能夠利用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件處理辦公室的各項(xiàng)事務(wù)對(duì)秘書工作來說是十分必要的。（一）網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)１．高效管理。網(wǎng)絡(luò)辦公的最大特色是信息交流和共享的便捷性，因依托網(wǎng)絡(luò)，諸如日常信息收集、辦事效果反饋、部門工作協(xié)調(diào)、多人協(xié)同辦公等活動(dòng)的效率無疑會(huì)得到極大的提高。２．規(guī)范管理。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公不僅需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持，同時(shí)更離不開優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，畢竟秘書是使用網(wǎng)絡(luò)辦公軟件來處理各項(xiàng)事務(wù)，而不是直接使用網(wǎng)絡(luò)。而在網(wǎng)絡(luò)辦公軟件的設(shè)計(jì)過程中，會(huì)對(duì)辦公活動(dòng)中的各種規(guī)章制度、工作流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的分析、重組和優(yōu)化以實(shí)現(xiàn)軟件的開發(fā)。因此可以說軟件設(shè)計(jì)中的“機(jī)械化”直接導(dǎo)致了辦公活動(dòng)的規(guī)范化。３．跟蹤管理。作為組織的管理者，不僅要向員工布置工作，也要經(jīng)常了解工作的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。一般高級(jí)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)允許將一項(xiàng)工作分解為若干個(gè)步驟或分配給多個(gè)員工完成，而且每個(gè)步驟或員工的完成狀態(tài)、完成進(jìn)度和完成質(zhì)量在系統(tǒng)中都有清晰的記錄，從而可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜工作從布置任務(wù)到最后完成整個(gè)過程的動(dòng)態(tài)跟蹤管理。（一）網(wǎng)絡(luò)辦公的特點(diǎn)４．知識(shí)管理。通過網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)可以將辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的信息、決策和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集、整理以形成格式規(guī)整的檔案，再通過相應(yīng)的手段對(duì)檔案加以分析和加工從而形成知識(shí)供辦公人員參考和借鑒。５．更新靈活。組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)往往與組織外部網(wǎng)站協(xié)同工作，組織可根據(jù)外部網(wǎng)站上收集的客戶意見來不斷更新和改善內(nèi)部的辦公系統(tǒng)從而實(shí)現(xiàn)更好的服務(wù)，也可利用組織內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)論壇、網(wǎng)絡(luò)問卷等形式聽取自身員工對(duì)組織管理制度、事務(wù)工作流程的建議來完善辦公系統(tǒng)，提高辦公質(zhì)量。６．成本低廉。雖然網(wǎng)絡(luò)辦公需要電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)支持以及網(wǎng)絡(luò)管理人員的維護(hù)，但從長遠(yuǎn)看網(wǎng)絡(luò)辦公可實(shí)現(xiàn)無紙辦公、電子會(huì)議、免費(fèi)信息的交流和共享等等，大大節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)、信息處理等經(jīng)費(fèi)的開支。（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

雖然具體的辦公環(huán)境、辦公事務(wù)的差異以及所采用的開發(fā)手段的不同，導(dǎo)致了目前網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)呈現(xiàn)出百花齊放的局面，但是經(jīng)過對(duì)比和分析，我們可以發(fā)現(xiàn)大多數(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)在功能上還是有一致的地方。下面我們給出一般性的網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)應(yīng)該具有的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)通過以上示意圖可以看出，根據(jù)日常辦公事務(wù)的種類將整個(gè)辦公系統(tǒng)劃分為若干模塊，每個(gè)模塊完成相對(duì)獨(dú)立的功能，然后通過intranet將所有的模塊集成到統(tǒng)一的網(wǎng)站界面供辦公人員使用。針對(duì)不同企業(yè)和行政組織，各種應(yīng)用模塊的功能可以彈性變化。下面對(duì)各個(gè)模塊的功能做簡單介紹：（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)１．公文管理公文管理主要負(fù)責(zé)公文的撰寫、發(fā)送、接收、審批與歸檔工作。公文管理模塊最基本的功能是提供撰寫公文的文本編輯環(huán)境和文檔模板，同時(shí)由于不同公文涉及的收發(fā)對(duì)象和審批流程不同，所以公文管理模塊一般還需要得到流程建模管理模塊的支持。２．郵件管理郵件管理即郵件的發(fā)送與接收工作。根據(jù)目前辦公活動(dòng)的要求一般網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的郵件管理功能可分為電子郵件管理和即時(shí)消息管理兩大類。電子郵件管理又可分為內(nèi)部郵件管理和intranet郵件管理，內(nèi)部郵件管理主要是指在組織的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部進(jìn)行郵件的收發(fā)，一般可以通過局域網(wǎng)的協(xié)議實(shí)現(xiàn)，而intranet郵件管理則是指通過intranet來進(jìn)行全球性的郵件收發(fā)，在這種模式下發(fā)送與接收是兩個(gè)獨(dú)立的部分，分別依靠SMTP協(xié)議和POP3協(xié)議實(shí)現(xiàn)。（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)同時(shí)電子郵件管理還需要解決電子郵件的保密性、虛假性、不可否認(rèn)性和發(fā)送接收的確認(rèn)性，所以一般電子郵件管理模塊中都會(huì)涉及數(shù)字證書、數(shù)字簽名和日期與時(shí)間戳功能。即時(shí)消息管理可以讓組織內(nèi)的員工實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的在線交流，類似于目前比較流行的聊天軟件QQ，即時(shí)消息管理對(duì)于員工間交換意見、溝通協(xié)調(diào)、小型的信息傳遞和共享都有良好的支持。如圖所示。電子郵件管理模塊結(jié)構(gòu)圖（二）網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)３．日程管理日程安排是辦公系統(tǒng)的一個(gè)必不可少的輔助功能，可分為個(gè)人日程，部門日程等，主要解決以電子日歷為基礎(chǔ)的日程的安排、存儲(chǔ)、到時(shí)提醒任務(wù)和需要說明的事項(xiàng)等。４．檔案管理檔案管理主要是實(shí)現(xiàn)對(duì)準(zhǔn)備歸檔的公文或者企業(yè)各類合同、協(xié)議、文件、指示、資料等的電子化的存儲(chǔ)和管理。_____需要存為檔案的信息一般都具有一定的價(jià)值和長期保存的要求，因此檔案管理模塊需要提供較高的訪問安全性和訪問權(quán)限設(shè)置，同時(shí)應(yīng)該提供豐富的檔案檢索和查閱手段，使用戶方便快捷地獲得所需的信息。５．日常管理日常管理主要是指對(duì)辦公活動(dòng)中經(jīng)常發(fā)生的事件和辦公資源和設(shè)備的管理。一般包括考勤管理、辦公用品領(lǐng)用和辦公設(shè)備的維護(hù)和更新等。６．會(huì)議管理會(huì)議對(duì)于任何一個(gè)公司的重要性是不言而喻的。在網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中除了傳統(tǒng)的會(huì)議，還有網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議方式。雖然傳統(tǒng)的會(huì)議最終需要人與人在一定場(chǎng)地面對(duì)面的交流，但是會(huì)議管理功能可以將通知與會(huì)人員、分配會(huì)議籌備任務(wù)、安排會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議籌備工作進(jìn)度檢查等會(huì)議前期工作通過網(wǎng)絡(luò)化的形式來簡潔高效的實(shí)現(xiàn)。而且在網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)的支持下，新型的網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議為辦公人員提供了跨越時(shí)空的會(huì)議交流方式，大大節(jié)省了會(huì)議成本，提高了會(huì)議效率。７．系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理主要是由網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的管理員所使用。系統(tǒng)管理員是伴隨著網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的開發(fā)和使用而產(chǎn)生的一個(gè)新角色，一般管理員的工作有負(fù)責(zé)為每個(gè)用戶分配用戶名、郵件地址、設(shè)置訪問權(quán)限，保證網(wǎng)絡(luò)的正常訪問以及系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)安全等，系統(tǒng)管理模塊應(yīng)該能對(duì)管理員的所有工作提供支持。８．流程建模管理任何一項(xiàng)辦公活動(dòng)都由一定的流程組成。在辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中已經(jīng)對(duì)組織內(nèi)的各項(xiàng)活動(dòng)的流程進(jìn)行了分析、重組和優(yōu)化形成具體的工作流。但是也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，一方面隨著組織結(jié)構(gòu)和辦事方法的改變，一些已有的工作流程可能會(huì)發(fā)生變化；另一方面一些新開展的工作需要全新的流程支持。流程建模管理的功能就是讓用戶能夠根據(jù)實(shí)際情況的變化維護(hù)和更新已有的流程，設(shè)計(jì)生成新的流程來更好地完成自己的工作。電腦辦文好張主任問小李，如果我要求你今天回家起草一份公文，明天上午就印發(fā)，用什么辦法效率最高?小李想了一下，回答到，我先寫好提綱，連夜到你家去征求意見，然后回家寫成初稿，明天上班就交給你審核定稿，行嗎?張主任笑笑說，不錯(cuò)，要在過去，秘書人員這種方法是最好的了。但現(xiàn)在有了電腦，就不應(yīng)當(dāng)再用此法了。第一，無紙化辦文應(yīng)當(dāng)成為秘書部門辦文的趨勢(shì)，我們應(yīng)當(dāng)樹立牢固的應(yīng)用現(xiàn)代辦公手段的觀念；第二，即使秘書人員連夜寫成初稿，明天上班后，還要經(jīng)過審核、簽發(fā)、印刷、用印等程序，能不能在上午發(fā)出，也是個(gè)問題。小李點(diǎn)點(diǎn)頭，我懂了。我應(yīng)當(dāng)在家用電腦打成初稿，上網(wǎng)發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)征求意見，修改后拷盤，明天上班后即交領(lǐng)導(dǎo)過目簽發(fā)。這樣，印刷的過程也基本完成了，能保證上午發(fā)出。張主任說，網(wǎng)上辦文，要注意保密。秘書人員看能采取哪些措施?小李想了一下說，第一，要注意網(wǎng)頁加密，一般不要采取辦公室房間號(hào)或電話分機(jī)號(hào)作為密碼，這種密碼容易被猜出破譯；第二，設(shè)置密碼要及時(shí)更換；第三，公文中涉及有關(guān)機(jī)密情況，如人名、地名、事件名、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，網(wǎng)上初稿中要用空格表示，到機(jī)關(guān)審核定稿時(shí)再填實(shí)。案例分析網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用使秘書工作形式和效率發(fā)生了很大的改變。但是，科技的先進(jìn)是一把雙刃劍。在給我們帶來方便、快捷的同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)傳遞信息也成為當(dāng)今泄密渠道最為廣泛和常見的方式，在所有的失泄密案件中，網(wǎng)絡(luò)泄密占的比例最大。目前，我國大量進(jìn)口美國的信息化產(chǎn)品，包括軟件，硬件網(wǎng)絡(luò)及操作系統(tǒng)，引進(jìn)設(shè)備中的核心系統(tǒng)及邏輯編程都掌握在美國人手中，我們?cè)谙到y(tǒng)安全不完備的情況下進(jìn)行操作，人家可以一覽無余，這必須引起我們的高度重視。因此，本案中，雖然小李知道網(wǎng)絡(luò)信息保密的基本方法，但是，若遇網(wǎng)絡(luò)黑客，那也是不堪一擊的。對(duì)于涉密程度高的文件起草，一般所用計(jì)算機(jī)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，確保信息安全。第二節(jié)參謀智能輔助第二節(jié)參謀智能輔助自古代秘書性活動(dòng)始，秘書性人員就被稱為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手。在秘書工作歷史發(fā)展中，秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作輔助的方式、內(nèi)容等雖然一直處于變化發(fā)展中，但參謀智能輔助一直是秘書職能范疇中的重要組成部分，而且隨著社會(huì)的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)其秘書參謀智能輔助的需要越來越強(qiáng)烈。在當(dāng)代社會(huì)，大凡事業(yè)有成的領(lǐng)導(dǎo)者身邊，都有精于辦事、善于參謀的秘書人員。從現(xiàn)代秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者參謀智能輔助的內(nèi)容來看，大體可分為對(duì)決策的輔助、對(duì)信息利用的參謀智能輔助和對(duì)領(lǐng)導(dǎo)正身潔行的輔助三個(gè)方面。這三個(gè)方面的參謀智能輔助對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和管理都是極為重要的。一、決策過程中的參謀智能輔助（一）決策準(zhǔn)備階段從領(lǐng)導(dǎo)者產(chǎn)生決策意向進(jìn)行決策準(zhǔn)備開始，秘書的參謀智能輔助就可同步進(jìn)行，可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者做好以下工作：（１）作出此項(xiàng)決策是否應(yīng)該。從權(quán)責(zé)與法規(guī)的角度分析這項(xiàng)決策是否在本組織的領(lǐng)導(dǎo)者的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)，是否與國家方針、政策、法規(guī)相悖，是否與上級(jí)、相關(guān)職能部門及本機(jī)關(guān)的其他決策相沖突。依法行政、依法經(jīng)營管理，在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)決策，是對(duì)當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者管理者最基本的要求。（２）此項(xiàng)決策是否必須。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的重要性和必要性，一些偶然出現(xiàn)的個(gè)別問題，尚未弄清其來龍去脈，不明其成因和影響，草率決策，就可能造成失誤或混亂。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析問題的性質(zhì)、成因、影響，并作出準(zhǔn)確的判斷。（一）決策準(zhǔn)備階段（３）此項(xiàng)決策應(yīng)何時(shí)作出。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者分析此項(xiàng)決策的時(shí)機(jī)是否成熟，是否要馬上決策，是否還需要觀察事態(tài)的變化，若不立即決策會(huì)不會(huì)帶來不良后果等等。在實(shí)踐中，時(shí)機(jī)成熟的決策能夠取得主動(dòng)；時(shí)機(jī)不成熟的決策往往會(huì)遭受挫折而陷入被動(dòng)；該斷不斷貽誤時(shí)機(jī)的決策很可能釀成全局的失敗和難以估量的損失。秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)審時(shí)度勢(shì)，把握事物發(fā)展規(guī)律，抓住時(shí)機(jī)，適時(shí)決策，取得事業(yè)發(fā)展的主動(dòng)。（４）此項(xiàng)決策依據(jù)的信息是否全面、真實(shí)、充分。秘書在為領(lǐng)導(dǎo)收集處理信息資料的同時(shí)，特別要注重協(xié)助決策者考慮決策所依據(jù)的信息是否具有使用價(jià)值，是否存在以偏概全、以假亂真的信息干擾，還有哪些重要參考資料尚未掌握，應(yīng)到何處去獲取這些資料并立即去尋求這些資料等等。秘書在此方面的輔助，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)決策的補(bǔ)益作用是不可低估的。（一）決策準(zhǔn)備階段（５）此項(xiàng)決策的目的、意義和影響是什么。秘書在分析和掌握了以上四個(gè)方面的問題和情況之后，再來理解和思考此項(xiàng)決策的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，預(yù)測(cè)其引起的反應(yīng)和效果會(huì)更為準(zhǔn)確。秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者思考決策意向與客觀環(huán)境條件是否相符，需要取得的決策成果與可能取得的預(yù)期成果是否大體相近，為了獲取滿意的決策成果有哪些途徑可供選擇，怎樣的途徑是最為滿意的選擇等等。（６）對(duì)此項(xiàng)決策應(yīng)提出什么建議。秘書可根據(jù)掌握的信息和有關(guān)依據(jù)，按領(lǐng)導(dǎo)的決策目的擬制供決策者選擇的多套建議方案，可對(duì)別人提出的多套可行方案進(jìn)行補(bǔ)充、修正和完善，可對(duì)選擇最佳或滿意方案提出建議等等。在管理決策實(shí)踐中，決策的準(zhǔn)備越充分越可靠，作出決策的風(fēng)險(xiǎn)就越小。秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策前的參謀智能輔助，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者正確決策有益的鋪墊。在決策形成階段，秘書有諸多參謀智能輔助的領(lǐng)域和渠道：（１）可進(jìn)行創(chuàng)新思維，設(shè)計(jì)新的方案供決策者選擇。（２）可綜合來自各方面的意見和建議，形成系統(tǒng)的可供選擇的方案。（３）可按領(lǐng)導(dǎo)意圖開展專家咨詢活動(dòng)，并將專家意見、建議吸納到有關(guān)決策方案中。（４）可帶著各套初選方案到有關(guān)部門和群眾中去征求意見，并根據(jù)各方面的意見進(jìn)修改。（５）對(duì)重大決策的初定方案，秘書往往還伴隨領(lǐng)導(dǎo)，到基層進(jìn)行小規(guī)模試驗(yàn)、蹲點(diǎn)探索，取得成功經(jīng)驗(yàn)后，再由點(diǎn)到面地進(jìn)行推廣。（二）決策形成階段（二）決策形成階段（６）對(duì)各種供選擇的方案進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)的比較，比較其投入成本和產(chǎn)出效益，比較風(fēng)險(xiǎn)值與效益值，比較其科學(xué)性、合理性、可行性和可受性，等等。在決策形成階段，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛地吸納來自廣大群眾和各方面專家的群體智能，吸納各種創(chuàng)新成果，以提高決策方案的科學(xué)水平。在實(shí)踐中，往往站在不同的角度對(duì)同一決策方案，可能會(huì)有不同的看法和意見。秘書應(yīng)對(duì)這些不同的意見和看法進(jìn)行梳理和歸納，并向決策者反映，供其抉擇時(shí)參考。

（二）決策形成階段決策形成階段還包括科學(xué)、嚴(yán)密的決策論證。在決策論證中，秘書的參謀智能輔助也是必要的。（１）可以協(xié)助決策者選優(yōu)，將各備選方案的損益值作準(zhǔn)確測(cè)算之后，按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)由優(yōu)到劣的依次排列。由于決策者選優(yōu)的角度不同，其選優(yōu)的價(jià)值尺度也不同。秘書可從多個(gè)角度按不同的價(jià)值尺度將各可行方案作多種選優(yōu)排列，為決策者抉擇作鋪墊。（２）可以協(xié)助決策者將各備選方案分析比較的量化結(jié)果測(cè)算出來，按組織發(fā)展的需要與可能，擬定出在投入、產(chǎn)出、時(shí)空、風(fēng)險(xiǎn)值、效益值等方面可以接受或滿意的數(shù)據(jù)，然后淘汰不符合各種需要的方案，剩下的就是可以接受或比較滿意的方案了。這就為領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)一步選優(yōu)打下了基礎(chǔ)。（３）經(jīng)過選優(yōu)的方案也不一定是完美無缺的，還必須進(jìn)行反復(fù)論證和優(yōu)化。秘書可協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)初選方案進(jìn)行否定質(zhì)疑的論證，即請(qǐng)一些有關(guān)專家、內(nèi)行和負(fù)責(zé)人對(duì)初選方案提出各種問題或質(zhì)疑，由方案擬訂和設(shè)計(jì)組成人員一一作答，雙方交流，直至滿意。

（三）決策實(shí)施階段決策是為實(shí)現(xiàn)特定目的對(duì)未來工作的選擇與安排，而真正使決策目標(biāo)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，還取決于有效的實(shí)施決策。領(lǐng)導(dǎo)者作出決策之后，必須全力組織、引導(dǎo)、指導(dǎo)和調(diào)控決策的實(shí)施，隨時(shí)把握實(shí)施決策各階段的效果，糾正各種偏差，適應(yīng)各種變化，協(xié)調(diào)各類矛盾，克服各種困難和阻力，以確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在此過程中，秘書的參謀智能輔助具有獨(dú)特的作用，它貫穿決策實(shí)施的全過程：（１）對(duì)謀求認(rèn)同的輔助。當(dāng)一項(xiàng)正確決策作出后，若不能及時(shí)得到執(zhí)行者的認(rèn)同，其實(shí)施就會(huì)出現(xiàn)困難和阻力。秘書通過辦文、辦會(huì)、辦事和信息溝通，一旦發(fā)現(xiàn)執(zhí)行者對(duì)決策的不理解、誤解或偏見，可以立即進(jìn)行疏導(dǎo)、宣傳，更重要的是建議領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)容易產(chǎn)生疑點(diǎn)、誤解或歧義之處，執(zhí)行者難以理解之處，要加強(qiáng)宣傳力度，以便盡快獲得執(zhí)行者的認(rèn)同。只有這樣，才能整合和強(qiáng)化決策實(shí)施的合力。（三）決策實(shí)施階段（２）對(duì)糾正偏差的輔助。在實(shí)施過程中，執(zhí)行者難免會(huì)出現(xiàn)種種偏差。秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，深入分析其原因，并對(duì)照決策的實(shí)施安排各環(huán)節(jié)的具體要求，尋求補(bǔ)救的辦法。（３）對(duì)行為失范的輔助。實(shí)施中執(zhí)行者若違章辦事，就會(huì)造成實(shí)施混亂。秘書較容易發(fā)現(xiàn)這類情況，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時(shí)建議領(lǐng)導(dǎo)加以糾正。最好能準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)某種實(shí)施行為失范的苗頭，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者防患于未然。（４）對(duì)克服重大失誤的輔助。所謂重大失誤，大多是執(zhí)行者違背了決策的原則所造成的。對(duì)此失誤，秘書應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者盡快查清造成失誤的原因及其影響，要盡快消除不良影響。要建議領(lǐng)導(dǎo)采取有力措施，避免這類失誤引發(fā)的連鎖反應(yīng)。（三）決策實(shí)施階段（５）對(duì)克服運(yùn)行失調(diào)的輔助。決策實(shí)施過程中，各執(zhí)行子系統(tǒng)可能因工作進(jìn)度、能力、條件、節(jié)奏、方法等方面的差異而造成整體實(shí)施運(yùn)行失調(diào)。秘書從各方面的反映中若發(fā)現(xiàn)這種失調(diào)，應(yīng)及時(shí)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行及時(shí)調(diào)控，盡快使各子系統(tǒng)恢復(fù)協(xié)同運(yùn)行狀態(tài)。（６）彌補(bǔ)決策疏漏的輔助。盡管決策中作過周密的準(zhǔn)備和科學(xué)嚴(yán)密的論證，在決策實(shí)施中還可能發(fā)現(xiàn)決策方案的某些失誤或疏漏。盡早修正和彌補(bǔ)決策的失誤和疏漏，才能取得良好的實(shí)施效果。秘書處于決策與執(zhí)行的中介、信息溝通的樞紐位置，既可以發(fā)現(xiàn)方向偏差，也可以發(fā)現(xiàn)決策內(nèi)容或結(jié)構(gòu)方面的不足，還可以發(fā)現(xiàn)局部的疏漏。無論發(fā)現(xiàn)了哪一方面的問題，都應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)溝通，提供有效的參謀智能輔助。（三）決策實(shí)施階段（７）對(duì)適應(yīng)環(huán)境變化的輔助。有時(shí)決策實(shí)施中出現(xiàn)的困難和問題，不是決策偏差也不是實(shí)施失誤造成的，而是客觀環(huán)境出現(xiàn)了決策時(shí)未曾預(yù)料到的變化，打亂了決策有序的安排進(jìn)而給實(shí)施決策帶來了困難。當(dāng)客觀環(huán)境出現(xiàn)重大變化時(shí)，既定的決策方案必須作出應(yīng)變性調(diào)整。正確的應(yīng)變調(diào)整越快，組織越能迅速擺脫困境，取得主動(dòng)。秘書在內(nèi)外溝通聯(lián)絡(luò)中，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者敏銳地觀察環(huán)境的動(dòng)向，特別是對(duì)重大的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和自然及社會(huì)環(huán)境的突變，要盡可能把握突變前的征兆，冷靜觀察分析，提醒領(lǐng)導(dǎo)者早作準(zhǔn)備，制訂應(yīng)變對(duì)策。關(guān)鍵是要具體地分析環(huán)境可能要向哪些方向變化，變化的程度如何，對(duì)本組織決策的實(shí)