會議服務方案及管理制度

會議服務方案及管理制度第一章總則

一、會議服務方案及管理制度（以下簡稱“制度”）旨在規(guī)范公司會議的組織、召開及管理，確保會議高效、有序進行，提高決策效率及執(zhí)行力。

二、本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、部門例會等。

三、公司各部門及員工應嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，確保會議目標的實現。

四、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括年度會議、季度會議、月度會議等；臨時會議根據工作需要隨時召開。

五、會議的組織和召開應遵循以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.重視會議質量，注重會前準備、會中討論和會后落實；

3.明確會議主題，合理安排會議議程；

4.遵守會議時間，嚴格控制會議規(guī)模。

六、會議的組織和召開應遵循公司保密規(guī)定，會議內容涉及商業(yè)秘密的，與會人員應簽訂保密協(xié)議。

七、會議費用應按照公司財務制度執(zhí)行，合理控制，厲行節(jié)約。

八、本制度自發(fā)布之日起實施，公司原有相關制度與本制度不一致的，以本制度為準。如需對本制度進行修訂，由公司總經理辦公會研究決定。

九、本制度的解釋權歸公司董事會。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標，明確會議類型及參會人員范圍。

2.擬定會議議程，包括會議議題、討論重點、預計時長等。

3.選擇合適的會議時間、地點，并通知與會人員。

4.準備會議資料，包括會議議程、相關報告、數據等，確保資料齊全、準確。

5.會前通知與會人員，要求做好會前準備。

二、會議通知

1.會議通知應包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員、注意事項等內容。

2.會議通知應提前發(fā)送，確保與會人員有足夠的時間做好準備。

3.對于重要會議，可通過電話、短信等方式進行提醒。

三、會議簽到

1.與會人員應在會議開始前進行簽到，確認參會人員到齊。

2.會議組織者應記錄未到人員，并在會后了解原因。

四、會議主持

1.會議主持人負責組織、引導會議討論，確保會議按議程進行。

2.主持人應掌握會議時間，控制會議節(jié)奏，確保會議高效進行。

3.主持人應鼓勵與會人員積極發(fā)言，充分表達觀點。

五、會議討論

1.與會人員應圍繞會議主題和議程展開討論，避免跑題。

2.會議討論應充分、深入，確保問題得到有效解決。

3.討論過程中，主持人可對議題進行梳理，總結各方觀點。

六、會議決策

1.會議決策應在充分討論的基礎上，形成明確、具體的決議。

2.決策過程中，主持人應確保與會人員充分表達意見，形成共識。

3.會議決策應記錄在案，并由專人負責整理、發(fā)布。

七、會議總結

1.會議主持人應在會議結束時對會議成果進行總結，強調會議決議的執(zhí)行。

2.對于未解決的問題，明確責任人和解決時間，確保問題得到及時解決。

八、會議記錄

1.會議記錄應包括會議主題、議程、與會人員、討論內容、決策結果等。

2.會議記錄應真實、準確、完整，便于會后跟蹤落實。

3.會議記錄應由專人負責整理、歸檔，并在會議結束后及時發(fā)送給與會人員。

九、會后落實

1.與會人員應按照會議決議，積極落實相關工作。

2.會議組織者應對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤、督促，確保工作落實到位。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應由專人負責編制，確保內容的準確性、完整性和可執(zhí)行性。

2.會議紀要應包括會議基本信息、與會人員、討論內容、決策結果、責任分配及執(zhí)行期限等關鍵信息。

3.會議紀要應在會議結束后盡快完成，并在最遲不超過兩個工作日內發(fā)送給所有與會人員及相關部門。

4.會議紀要的發(fā)布應采取書面形式，必要時可通過公司內部網絡平臺進行公告。

二、會議紀要的審批流程

1.會議紀要編制完成后，應提交給會議主持人或相關負責人進行審批。

2.審批人應對會議紀要的內容進行仔細審查，確保無誤后予以批準。

3.批準后的會議紀要應正式發(fā)布，并作為后續(xù)工作的執(zhí)行依據。

三、會議決議的執(zhí)行跟蹤

1.會議組織者或指定責任人應對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤。

2.跟蹤過程中，應記錄決議執(zhí)行的具體情況，包括進度、遇到的問題及解決方案等。

3.對于執(zhí)行中出現的重大問題，應及時上報，并采取措施予以解決。

四、會議決議的反饋與評估

1.各責任部門或個人應在規(guī)定時間內完成會議決議的執(zhí)行，并向會議組織者反饋執(zhí)行結果。

2.會議組織者應對反饋結果進行評估，確保會議決議得到有效實施。

3.對于未能按時完成或執(zhí)行效果不佳的情況，應分析原因，制定改進措施，并在后續(xù)會議中予以關注。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.歸檔后的會議紀要應設置合理的查閱權限，便于相關人員查閱。

3.會議紀要的查閱應遵循公司保密規(guī)定，確保信息安全。

六、會議紀要的持續(xù)改進

1.會議組織者應定期收集會議紀要執(zhí)行中的問題和建議，為改進會議管理制度提供依據。

2.結合實際執(zhí)行情況，對會議流程、紀要編制、跟蹤落實等方面進行持續(xù)優(yōu)化，提高會議管理效率。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂應由會議組織者提前進行，確保會議時間、地點的合理安排。

2.預訂時應提供會議主題、參會人數、所需設備等信息，以便于會議室管理人員進行安排。

3.會議室預訂應遵循先到先得的原則，對于重要會議或緊急會議，會議室管理人員可進行優(yōu)先安排。

二、會議室布置與設施

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議主題和氛圍。

2.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等，確保會議順利進行。

3.會議室管理人員應定期檢查設施設備，發(fā)現問題及時報修，確保設備正常運行。

三、會議室使用規(guī)范

1.與會人員應按時進入會議室，遵守會議紀律，保持會場安靜。

2.會議期間，與會人員應關閉手機或將其調至靜音狀態(tài)，避免影響會議進行。

3.愛護會議室設施，不得隨意損壞或搬離會議室物品。

四、會議室衛(wèi)生與安全

1.會議室應保持整潔，會議結束后，與會人員應將座椅歸位，清理垃圾。

2.會議室管理人員應定期進行衛(wèi)生清潔，確保會議室環(huán)境衛(wèi)生。

3.會議室應配置消防器材，與會人員應熟悉消防設施位置及使用方法，確保會議安全。

五、會議室保密工作

1.會議室應設置保密等級，對于涉及商業(yè)秘密的會議，應采取相應保密措施。

2.與會人員應簽訂保密協(xié)議，嚴守會議內容，不得泄露給無關人員。

3.會議結束后，會議組織者應收集會議資料，防止泄露。

六、會議室管理人員的職責

1.會議室管理人員應負責會議室的預訂、布置、設施檢查等工作。

2.管理人員應熟悉會議室各項規(guī)定，并對違反規(guī)定的行為進行制止和糾正。

3.管理人員應定期收集與會人員的意見和建議，不斷改進會議室管理工作。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸