《高效會(huì)議管理技巧》(張曉彤)

★講師簡(jiǎn)介張曉彤☆著名人力資源管理專家、培訓(xùn)專家，曾任諾基亞中國(guó)公司人力資源經(jīng)理、培訓(xùn)經(jīng)理☆北京時(shí)代光華教育發(fā)展有限公司特聘高級(jí)培訓(xùn)師☆北京21世紀(jì)光華管理培訓(xùn)中心特聘講師☆北大光華管理學(xué)院EMBA班特邀講師☆人力資源開發(fā)與管理職業(yè)經(jīng)理人、職業(yè)培訓(xùn)講師☆現(xiàn)任金蝶軟件（中國(guó)）有限公司北方區(qū)人力資源總監(jiān)☆曾任諾基亞中國(guó)投資有限公司人力資源部經(jīng)理、諾基亞學(xué)院非技術(shù)課課程經(jīng)理☆曾先后為北大方正集團(tuán)、寧波方太廚具公司、中國(guó)東方通信公司、中國(guó)紡織進(jìn)出口總公司、中國(guó)國(guó)際電子商務(wù)公司等幾十家企業(yè)做過咨詢和內(nèi)訓(xùn)★課程對(duì)象——誰(shuí)需要學(xué)習(xí)本課程★企業(yè)高層管理者★企業(yè)中層管理者★企業(yè)基層管理者★課程目標(biāo)——通過學(xué)習(xí)本課程，您將實(shí)現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變1.了解會(huì)議的目的、種類和體系2.了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策3.掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)4.掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧5.掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧6.學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧★課程提綱——通過本課程，您能學(xué)到什么？第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀2．會(huì)議的意義3．會(huì)議的目的4．會(huì)議的種類5．會(huì)議的頻率6．會(huì)議成本的計(jì)算第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案1．會(huì)議效率不高的原因2．如何進(jìn)行預(yù)防性管理3．會(huì)議規(guī)范第三講開會(huì)前的準(zhǔn)備工作1．引言2．如何判斷會(huì)議是否舉行3．會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容4．主持人如何做會(huì)議準(zhǔn)備第四講成功會(huì)議的五種策略2.如何做開場(chǎng)白3.如何分配發(fā)言時(shí)間4.如何掌握議事進(jìn)度5.如何達(dá)成會(huì)議決策第五講會(huì)議中的溝通與反饋技巧1．引言2．會(huì)議中的溝通技巧3．會(huì)議中的反饋技巧第六講主持人的會(huì)議管理技巧1.傾聽技巧2.講話技巧3.情景模擬第七講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況1.蟬”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法2.“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法3.“驢”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法4.“兔子”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法5.“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀及應(yīng)對(duì)辦法6.情景模擬第八講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任1.主持人的守則與責(zé)任2.參會(huì)者的守則和責(zé)任3.主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議第九講會(huì)議記錄1．記錄者功能和勝任條件2．對(duì)會(huì)議記錄的十大建議3．團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)第十講會(huì)后跟進(jìn)1．引言2．參會(huì)者如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)3．主持人如何進(jìn)行會(huì)后跟進(jìn)5．如何提高下次會(huì)議質(zhì)量★課程意義——為什么要學(xué)習(xí)本課程？（學(xué)習(xí)本課程的必要性）您是否每天包裹于無(wú)數(shù)會(huì)議之中，常常分身乏術(shù)？您的公司是否因?yàn)闀?huì)議效率低下還在錯(cuò)失良機(jī)？面臨這樣的處境，您是否找到了破解的好方法？《高效會(huì)議管理技巧》一書秉承時(shí)代精神，帶領(lǐng)您快速掌握會(huì)議管理技巧，這些技巧將是您開啟高效會(huì)議的金鑰匙！把握時(shí)機(jī)，共同進(jìn)步，相信您必然會(huì)收獲累累碩果！【本講重點(diǎn)】會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無(wú)益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。會(huì)議的意義1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。2．會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。3．會(huì)議是一種群體溝通的方式開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過E-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議的目的◆開展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的?！魝鬟_(dá)資訊通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊?！舯O(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。◆達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決?！糍Y源共享利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步?！糸_發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。◆激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力?！綮柟讨鞴艿匚唤?jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。會(huì)議的種類會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議4.一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。1.會(huì)議的時(shí)間成本2.直接的會(huì)議成本3.效率損失成本開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：【自檢】◆見參考答案1-1【本講總結(jié)】從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)【心得體會(huì)】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1．會(huì)議的通病——效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開會(huì)效率低下：◆公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。◆許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。◆有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話——“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說，這句話可以改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2．會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。3．預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來(lái)說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行?！九e例】【自檢】高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。1．會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范◆上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。◆上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法?！粝挛?-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。2．會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：◆所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)◆超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。◆所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。◆準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束?！舾鳂I(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。◆所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注◆意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。◆會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄?！羲信c會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)?！舯匾獣r(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。3．固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：■會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。■進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。■結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等?！颈局v總結(jié)】與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，【心得體會(huì)】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】是否要開會(huì)“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無(wú)論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1．無(wú)需開會(huì)的“五個(gè)如果”圖3-1不需開會(huì)的“五個(gè)如果”◆如果還有比開會(huì)更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的，就無(wú)需舉行會(huì)議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。◆這些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)?！羧绻闶俏ㄒ豢梢宰鰶Q策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無(wú)需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會(huì)既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地?！魰?huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2．必須開會(huì)的“五個(gè)如果”圖3-2必須開會(huì)的“五個(gè)如果”◆“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無(wú)法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會(huì)議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。◆表?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生?！舢?dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成?！咀詸z】一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工A.一對(duì)一批評(píng)□B.開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)□C.寫檢查◆見參考答案3-1準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來(lái)說，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1．1H5W1H5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H5W。2．特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：◆如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“U”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;◆如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；◆5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作1．主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作2．SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來(lái)的機(jī)會(huì)或是威脅。【本講總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸【心得體會(huì)】______________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】如何做開場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要?？貓?chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語(yǔ)言方式與非語(yǔ)言方式。1．語(yǔ)言方式語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的?！被蛘呖梢圆捎靡粠Ф^的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問通過以上這些話語(yǔ)，即語(yǔ)言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。2．非語(yǔ)言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。語(yǔ)言和非語(yǔ)言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議——決策方式彼德·德魯克決議法彼德·德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。4種群體決策1．權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)?！九e例】缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的2．少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入?！九e例】?jī)?yōu)點(diǎn)：允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)3．共識(shí)決策共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。【舉例】?jī)?yōu)點(diǎn)：保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)4．無(wú)異議決策無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策?！九e例】缺點(diǎn)：因?yàn)闆]有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無(wú)異議4種團(tuán)隊(duì)決策法【自檢】(2)權(quán)威決策B、保證所有問題和思想得到公◆見參考答案4-1如何圓滿結(jié)束會(huì)議【本講總結(jié)】會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)【心得體會(huì)】【本講重點(diǎn)】【本講重點(diǎn)】會(huì)議中的溝通3種溝通圖畫1．溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。?duì)溝通者來(lái)說，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來(lái)的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非?？膳?。所以，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來(lái)越2．溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3．溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%～95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任會(huì)議中的反饋技巧1．反饋的兩種方式2．反饋的兩種類型◆正面指導(dǎo)反饋——積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表?yè)P(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少?！艚ㄔO(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：3．反饋時(shí)的特征4．如何接受反饋【自檢】◆見參考答案5-1【本講總結(jié)】刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙，也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表?yè)P(yáng)和批評(píng)，如何【心得體會(huì)】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】?jī)A聽的技巧1．傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視?！咀詸z】 _______________________________________________________________◆見參考答案6-1充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽?！魞A聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高?！羝浯蝺A聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語(yǔ)背景中融合。2．傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂斜粌A聽的。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3．傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來(lái)，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。會(huì)議中的說話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說話技巧：◆展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。◆探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”◆評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是.......”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了?！艚?。評(píng)論之后需要采用“建立”的說話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第體怎么解決這個(gè)方案呢？”◆測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見，對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說“您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說話方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義?！艨偨Y(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”?！襞懦c引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的?！艟统绦蛱岢鼋ㄗh。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第情景小案例人物——主持人；與會(huì)者1；與會(huì)者2；與會(huì)者3；與會(huì)者4會(huì)議主題——關(guān)于新年晚會(huì)地點(diǎn)、時(shí)間、節(jié)目和抽獎(jiǎng)禮品的討論會(huì)議特色——主持人說話技巧太差，無(wú)法控制會(huì)場(chǎng)，致使會(huì)議完全失敗。主持人語(yǔ)錄：1、開場(chǎng)白——“我們今天的會(huì)議主要是討論一下新年晚會(huì)的問題，一個(gè)是確定一下晚評(píng)議：只明確了會(huì)議議題，會(huì)議時(shí)間等因素只字未提。評(píng)議：當(dāng)25句其他人的發(fā)言之后，主持人方才說了這么一句簡(jiǎn)短無(wú)力的話。3、“我們是在講今年的晚會(huì)，不是講上年的晚會(huì)，最重要的是先把今年晚會(huì)的事情定下來(lái)。”評(píng)議：當(dāng)與會(huì)者1和與會(huì)者2爭(zhēng)吵了13句話之后，經(jīng)與會(huì)者3提醒，才說了這一句。4、“行行”評(píng)議：面對(duì)與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)論，主持人只能隨聲附和。5、“今天先別討論這個(gè)問題了，會(huì)議先到此結(jié)束，我們下次再通知一個(gè)會(huì)議，再開一個(gè)吧，我覺得今天的會(huì)議沒結(jié)果。”評(píng)議：當(dāng)別人還在討論中時(shí)，首先放棄會(huì)議，表現(xiàn)了極大的絕望。這個(gè)情景劇從反面說明，如果主持人沒有談話技巧，對(duì)一個(gè)會(huì)議來(lái)說是多大的災(zāi)難。顯而易見，在這樣的主持人的“統(tǒng)領(lǐng)”之下，會(huì)議一定是節(jié)節(jié)敗退，無(wú)法挽回。所以，主持人一定要掌握高超的談話技巧，這樣才能有效控制會(huì)場(chǎng)，使會(huì)議盡在你的掌【本講總結(jié)】聽和說是主持人必不可少的兩項(xiàng)技能。對(duì)聽來(lái)說，要掌握傾聽的禮節(jié)、【心得體會(huì)】_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________【本講重點(diǎn)】遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”與“Cicada蟬”相遇與“Shark鯊魚”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“RabbitTracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹（跑題者）”相遇【自檢】◆見參考答案7-1情景小案例地點(diǎn)：某公司會(huì)議室人物：主持人；與會(huì)者1——“蟬”；與會(huì)者4——“驢”；與會(huì)者5——“螃蟹”會(huì)議議題：?jiǎn)T工晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容如下主持人說：今天會(huì)議的主要議題是即將舉行的員工晚會(huì)，會(huì)議時(shí)間局限在1小時(shí)之內(nèi)，我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請(qǐng)大家各抒己見。評(píng)議：主持人開場(chǎng)白可謂簡(jiǎn)潔明了，分別指明了會(huì)議的主題、時(shí)間。與會(huì)者1——“蟬”說：我先說吧，我覺得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來(lái)，然后由誰(shuí)負(fù)責(zé)匯總，再?gòu)闹刑粢恍┖玫?，最后把?jié)目確定下來(lái)。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會(huì)重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開心。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂壞了。地點(diǎn)的選擇也很重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過，沒有什么神秘感，也沒有新鮮感，我覺得挺沒有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說什么中央電視臺(tái)梅地亞賓館，或者是去清華紫光國(guó)際會(huì)議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評(píng)議：像“蟬”一樣的與會(huì)者1，說話漫無(wú)邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要控制其發(fā)言時(shí)間。主持人說：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的?！跋s”說：對(duì)。主持人說：謝謝，那其他人有什么看法。與會(huì)者2——“鯊魚”：我不同意他的看法，地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些都是次要的，既然是一個(gè)晚會(huì)，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會(huì)質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對(duì)去年一年做一個(gè)回顧，對(duì)來(lái)年做一個(gè)展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺得這些東西都無(wú)所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時(shí)間的話這個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評(píng)議：與會(huì)者2是屬于“鯊魚”性格的發(fā)言者，有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見。與會(huì)者3——“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問題。評(píng)議：與會(huì)者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。主持人說：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放評(píng)議：主持人要采取以下方式對(duì)付這樣的人：肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。與會(huì)者3——“兔子”：不，既然開晚會(huì)，節(jié)目還是很重要的，不如從節(jié)目單開始。主持人說：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來(lái)，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺得呢？與會(huì)者1——“蟬”說：我同意，我覺得元旦那天可以。主持人說：好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館？與會(huì)者1——“蟬”說：迪廳，又說到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會(huì)者1——“蟬”說：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會(huì)者2——“鯊魚”：他是太高興了扭的與會(huì)者1——“蟬”說：扭腳就是破壞了氣氛。與會(huì)者2——“鯊魚”：這個(gè)事情里面，不能沒有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說通過晚會(huì)來(lái)使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。主持人說：好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時(shí)就到這兒。我們想聽聽這位怎么看呢，一直沒有說話的這位。評(píng)議：主持人及時(shí)打斷了與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)吵，避免了大會(huì)開成小會(huì)。與會(huì)者4——“驢”說：我覺得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人說：您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦？與會(huì)者4——“驢”說：覺得去年挺好的。主持人說：好，那最那邊的那位，怎么樣看？主持人說：按照我們這個(gè)討論，就是說按照去年的模式，一會(huì)兒在會(huì)議的結(jié)束時(shí)大家做一個(gè)表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來(lái)決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見沒有？與會(huì)者1——“蟬”說：節(jié)目的話，我覺得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個(gè)機(jī)會(huì)應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來(lái)一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請(qǐng)幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來(lái)對(duì)唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動(dòng)性強(qiáng)。主持人說：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒有聽到他說什么，他要請(qǐng)主持人說：同意啊，剛才他要請(qǐng)誰(shuí)呀？評(píng)議：與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會(huì)議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。主持人說：好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說請(qǐng)一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因?yàn)槲覀儠?huì)議只有一個(gè)小時(shí)，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來(lái)定一下，剛才時(shí)間、地點(diǎn)我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。評(píng)議：主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開會(huì)，這樣的方式有利于對(duì)付會(huì)議中的跑題者。總結(jié)：會(huì)議還沒有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這主要得力于這次會(huì)議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)。【本講總結(jié)】每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對(duì)策【心得體會(huì)】【本講重點(diǎn)】主持人的守則與責(zé)任1．具體的守則與責(zé)任2．主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會(huì)者的守則與責(zé)任1．參會(huì)者10大守則2．參會(huì)者的責(zé)任【自檢】◆見參考答案8-1如何處理會(huì)議中的沖突圖8-1是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對(duì)沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來(lái)共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果?！舯┝π?。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。◆遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型?！艋乇苄??；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾?！魠f(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突?！颈局v總結(jié)】主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用【心得體會(huì)】【本講重點(diǎn)】會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者主要有4種功能。◆會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵?！魰?huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用?！魰?huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來(lái)可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來(lái)專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人?！粲^察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會(huì)的真正價(jià)值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。會(huì)議記錄者的客觀立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區(qū)。【自檢】 _______________________________________________________________◆見參考答案9-1誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能：◆反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)?！魧懽挚臁Ｗ鰰?huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求?！糁R(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力?！粲洃浟μ貏e強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。◆組織能力強(qiáng)?！魞A聽能力強(qiáng)。◆總結(jié)能力強(qiáng)。對(duì)會(huì)議記錄的10大建議對(duì)會(huì)議記錄的十大建議：重要的會(huì)議應(yīng)錄音下來(lái)，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無(wú)用武之地。大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由與會(huì)者輪流擔(dān)任。會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來(lái)，方便會(huì)議記錄者的責(zé)任還包括：要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。向與會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無(wú)誤。會(huì)議記錄內(nèi)容包含：討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)（要不厭其煩地向與會(huì)者確認(rèn)每個(gè)結(jié)論都無(wú)誤）有哪些證據(jù)支持次議案的通過，及反對(duì)意見如何分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理如下：標(biāo)題，會(huì)議目標(biāo)，主席名字，缺席及出席人