員工檔案管理制度

員工檔案管理制度第一章總則為加強員工檔案的管理，確保檔案的安全性與有效性，根據國家相關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，制定本制度。員工檔案是記錄員工個人經歷、思想、能力、表現等的重要文檔，是對員工進行管理和評價的重要依據。通過規(guī)范員工檔案管理，提升人力資源管理水平，為公司的長遠發(fā)展提供支持。第二章適用范圍本制度適用于公司所有員工的檔案管理工作，包括新員工的檔案建立、在職員工的檔案維護、離職員工的檔案處理等。涉及人事管理、用人決策、職業(yè)發(fā)展等環(huán)節(jié)的員工檔案均應遵循本制度。第三章法規(guī)依據本制度依據以下法規(guī)和政策制定：1.《中華人民共和國勞動法》2.《中華人民共和國檔案法》3.《企業(yè)人事檔案管理暫行辦法》4.《個人信息保護法》5.其他相關法律法規(guī)及公司內部規(guī)章制度第四章管理規(guī)范4.1檔案的收集與歸檔員工檔案的收集與歸檔工作由人力資源部負責，具體流程如下：1.新員工入職時，應收集以下資料：-員工登記表-個人簡歷-身份證復印件-學歷證書復印件-職業(yè)資格證書復印件-勞動合同-其他相關材料2.歸檔材料應確保字跡工整、內容完整，缺失的材料需及時補充。3.檔案材料應按規(guī)定分類整理，并逐一編號，存入檔案管理系統(tǒng)。4.2檔案的保管1.所有員工檔案應由人力資源部專人負責保管，并存放在指定的檔案柜中，采取防火、防潮、防盜等措施。2.檔案柜應設置密碼和權限管理，確保只有授權人員可以接觸檔案。3.每年定期檢查檔案的完整性與安全性，確保無損壞和缺失。4.3檔案的查閱與借用1.員工或外部人員需查閱或借用檔案時，必須填寫申請表，說明查閱目的，經過人力資源部的審批。2.檔案原則上不外借，特殊情況需經公司高層領導批準。3.查閱時應遵循保密原則，嚴禁對檔案進行涂改、圈劃和拆換。4.4檔案的轉遞1.員工內部調動時，檔案隨人轉遞，相關材料須及時更新。2.轉遞的檔案應使用密封袋，確保檔案的完整性與安全性。3.轉遞時需填寫轉遞通知單，并由雙方簽字確認。第五章操作流程5.1新員工檔案建立流程1.人力資源部在新員工入職時，向其收集所需材料。2.對收集到的材料進行分類整理，錄入檔案管理系統(tǒng)。3.檔案建立后，進行編號，并存放于檔案柜中。5.2在職員工檔案維護流程1.定期對在職員工的檔案進行更新，記錄員工的職業(yè)發(fā)展、培訓經歷、考核結果等信息。2.任何涉及職業(yè)變動、獎懲情況等重要事項，需及時更新檔案。5.3離職員工檔案處理流程1.離職員工的檔案在其離職手續(xù)辦理完成后，需進行整理歸檔。2.離職檔案應保留至少五年，期滿后可依據法律法規(guī)進行銷毀處理。第六章監(jiān)督機制6.1監(jiān)督責任人力資源部負責員工檔案管理制度的實施和監(jiān)督，定期進行自查和評估。6.2記錄與反饋1.建立檔案管理日志，詳細記錄每次檔案查閱、借用和轉遞情況。2.定期向管理層匯報檔案管理工作，提出改進建議。6.3違規(guī)處理對于違反本制度的行為，將依據公司相關規(guī)章制度進行處理，情節(jié)嚴重者可追究法律責任。第七章附則1.本制度由人力資源部負責解釋。2.本制度自發(fā)布之日起生效。3.本制度如需修訂，需經公司管理層審議通過