檔案管理制度

檔案管理制度

制定目的：

為統(tǒng)一全集團(tuán)檔案管理模式，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、

統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，特制定此制度。

適用范圍及施行日期：

本制度適用集團(tuán)各部門、分公司各部門、的檔案管理工作。自下發(fā)之

E起執(zhí)行，同時(shí)原2015年7月30日下發(fā)的《檔案管理制度》同時(shí)廢止。

規(guī)范事項(xiàng)：

一、術(shù)語

檔案：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的

各種形式的歷史記錄。

檔案價(jià)值：檔案對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。

檔案工作：管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。

檔案管理：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。

文書檔案：反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。

科學(xué)技術(shù)檔案：反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案。

音像檔案：記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像

帶等。

電子文件：以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)

系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

原件：最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。

復(fù)制件：與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。

二、結(jié)構(gòu)圖

（一）組織結(jié)構(gòu)圖

（二）主管領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)圖

2

（三）管理人員結(jié)構(gòu)圖

三、管理職責(zé)

（一）集團(tuán)檔案室管理職責(zé)

1、負(fù)責(zé)制定公司級(jí)檔案管理制度及組織各分公司、各職能部門編制分

公司級(jí)及部門級(jí)檔案管理規(guī)定。并指導(dǎo)各部門按照制度統(tǒng)一要求進(jìn)行實(shí)施。

2、負(fù)責(zé)各部門檔案管理情況的檢查、指導(dǎo)，并提出合理的整改意見及

解決辦法。對(duì)出現(xiàn)的通用問題要通知全公司加以完善并做好改進(jìn)工作。

3、負(fù)責(zé)審核各部門報(bào)存集團(tuán)檔案室的資料質(zhì)量，要保證資料的紙質(zhì)版、

電子版、目錄保持一致。同時(shí)做好分類存檔。

4、負(fù)責(zé)檔案的借閱工作，并按時(shí)做好借閱后檔案歸還的跟蹤工作。

5、負(fù)責(zé)參與公司及項(xiàng)目部的檔案驗(yàn)收工作及企業(yè)職工檔案管理資格證

書年檢工作。

2

例：FTGSXZBJ01

------流水碼

--------------------|報(bào)件

-------------------|行政部

----------------------------------------------------|芳煌公司

（2）編號(hào)要求：

1）公司名稱代碼、部門名稱代碼及表單代碼由集團(tuán)檔案室統(tǒng)一編排，

各部門在報(bào)件時(shí)參照《分公司及各部門字母代碼表》、《表單字母代碼表》

進(jìn)行填寫（詳見附件一、附件二）。

2）《分公司及各部門字母代碼表》、《表單字母代碼表》中未包含

的分公司、部門及表單，各部門在使用前要先聯(lián)系集團(tuán)檔案室，由集團(tuán)檔

案室管理人員進(jìn)行統(tǒng)一編排，以免重復(fù)。

3）流水碼：流水號(hào)由檔案員填寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1開始，此

流水號(hào)必須連續(xù)，不允許重復(fù)、不允許出現(xiàn)斷號(hào)現(xiàn)象。

4）部門人員在上報(bào)報(bào)件時(shí)應(yīng)采用公司的統(tǒng)一的編號(hào)模式，在上報(bào)前檔

案員負(fù)責(zé)核對(duì)是否符合要求，對(duì)不符合要求的退回整改。

5）各級(jí)秘書在接收?qǐng)?bào)件時(shí)，認(rèn)真審核編號(hào)的準(zhǔn)確性，對(duì)有問題的編號(hào)

立即提出整改要求。

6）報(bào)件無編號(hào)不允許上報(bào)，各級(jí)轉(zhuǎn)件人員不允許接轉(zhuǎn)。

2、文件內(nèi)容要求：

（1）每份資料所描述的內(nèi)容應(yīng)該全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)且表述清晰。

2

（2）文件描述中涉及到的其他相關(guān)問題要一并描述清楚。

3、文件質(zhì)量要求：

（1）歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，

不得使用鉛筆、圓珠筆。

（2）歸檔材料應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完整。

（3）工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張,

圖紙一般采用藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必須清晰。

（4）打印上報(bào)的資料要保證打印質(zhì)量，墨粉要充足，不應(yīng)有字跡打印

不清晰。

（二）檔案收集要求

1、內(nèi)部文件收集管理

（1）公司內(nèi)流轉(zhuǎn)審批的資料均要登記臺(tái)賬，部門負(fù)責(zé)報(bào)件的管理人員

通過臺(tái)賬跟蹤文件的審批進(jìn)程，同時(shí)根據(jù)臺(tái)賬對(duì)資料進(jìn)行存檔，確保臺(tái)賬

上記載的資料均有存檔，檔案員要對(duì)本部門人員的報(bào)件跟蹤原件的最終存

檔部門。

（2）各部門報(bào)件人要將每日上報(bào)的資料登記到報(bào)件臺(tái)賬中（見附件

三），要保證所有流轉(zhuǎn)資料都做好登記，同時(shí)報(bào)件臺(tái)賬電子版轉(zhuǎn)分公司秘

書處匯總，分公司秘書將匯總后的報(bào)件臺(tái)賬電子版轉(zhuǎn)集團(tuán)秘書處，部門報(bào)

件人、分公司秘書、集團(tuán)秘書要確保收到的報(bào)件與電子版臺(tái)賬保持一致，

以防止報(bào)件丟失。

（3）所有經(jīng)手文件必須登記臺(tái)賬，包括只需部門人員簽字的文件，并

且存好復(fù)印件（只存件皮即可）。

（4）因業(yè)務(wù)需要暫時(shí)不能將資料原件報(bào)存相關(guān)部門時(shí)，原件留存人要

2

將復(fù)印件先報(bào)存相關(guān)部門，相關(guān)部門建立起應(yīng)收原件資料臺(tái)賬，同時(shí)做好

原件使用進(jìn)展跟蹤。

（5）在部門負(fù)責(zé)報(bào)件的人員不在，同時(shí)又有急件需要上報(bào)時(shí)，此次報(bào)

件由報(bào)件人登記臺(tái)賬并通知負(fù)責(zé)報(bào)件人員，如發(fā)生遺漏，由報(bào)件人承擔(dān)責(zé)

任。

（6）各分公司行政部檔案員每周組織分公司內(nèi)各部門核對(duì)臺(tái)賬的準(zhǔn)確

性，是否存在漏登記、漏轉(zhuǎn)件、漏存檔現(xiàn)象。集團(tuán)隨時(shí)抽查各部門臺(tái)賬的

使用情況。各部門檔案員每日將臺(tái)賬錄入電子版，同時(shí)標(biāo)記清楚原件的存

檔部門，每周一分公司行政部收集并核查本分公司各部門之前間隔一周臺(tái)

賬，核查各部門報(bào)件是否有存檔，原件的存檔部門是否準(zhǔn)確。

（7）各部門每月5日前，將上一個(gè)月的臺(tái)賬整理好存檔，存檔前核對(duì)

臺(tái)賬上的資料是否全部存檔，資料的流轉(zhuǎn)過程是否全部完成。

2、與外單位往來文件管理

（1）與外單位往來文件要登記臺(tái)賬，確保資料來源及流轉(zhuǎn)的可追溯性。

各部門對(duì)外接收、發(fā)放的檔案要建立臺(tái)賬，并由檔案員統(tǒng)一管理，每月五

將臺(tái)賬轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案室。

（2）與外單位往來資料要及時(shí)將原件報(bào)存相關(guān)部門存檔。

3、外界取得的文件管理

（1）各部門經(jīng)理要按時(shí)提醒本部門責(zé)任人將從外界取得的手續(xù)文件、

報(bào)告和工程建設(shè)中產(chǎn)生的文件等資料的原件及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門存檔，責(zé)任

人報(bào)存資料時(shí)要對(duì)資料的基本利用價(jià)值做出說明，便于查找使用。

（2）因工作需要，暫不能將資料原件報(bào)存集團(tuán)存檔時(shí)，要報(bào)件說明情

2

況并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同時(shí)將復(fù)印件依照歸檔范圍報(bào)存應(yīng)存原件部門，該部門

做好應(yīng)收原件資料臺(tái)賬。不允許個(gè)人私自留存檔案原件。

（3）因工作需要確實(shí)需將原件檔案報(bào)相關(guān)政府部門時(shí)，報(bào)送人要報(bào)件

寫明原因，集團(tuán)檔案室存復(fù)印件，并做好相應(yīng)備注，存好相關(guān)報(bào)件。

（4）若報(bào)存檔的資料是對(duì)之前報(bào)存資料的補(bǔ)充或修改替換，應(yīng)在報(bào)存

時(shí)予以說明，若有需要，應(yīng)說明有變化的位置出現(xiàn)在哪一頁以及具體是怎

樣的變化。

（5）對(duì)資料報(bào)存時(shí)，要保證紙質(zhì)文件與電子版一致。

（6）手續(xù)類資料報(bào)存時(shí)，要將辦理手續(xù)時(shí)需要的資料的復(fù)印件及相關(guān)

報(bào)件一并報(bào)存同時(shí)列清明細(xì)。必要時(shí)將辦理流程等相關(guān)文件一并報(bào)存。

（7）原件資料報(bào)存集團(tuán)檔案室、集團(tuán)財(cái)務(wù)部、集團(tuán)人力資源部等部門

時(shí)，要同時(shí)將與原件一致的掃描件同時(shí)上報(bào)。

4、報(bào)存檔案時(shí)，要填寫《福佳集團(tuán)交檔申請(qǐng)單》（見附件四），涉及到

合同的資料要填寫合同名稱、合同單位、合作單位，同時(shí)要寫清楚檔案的

價(jià)值。

5、工程例會(huì)、交流會(huì)、專題會(huì)等重要的會(huì)議，要將會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議錄

音、會(huì)議錄像、會(huì)議簽到表、簽字確認(rèn)表等相關(guān)的文件收集齊全，在形成

紀(jì)要當(dāng)日?qǐng)?bào)存集團(tuán)。報(bào)存時(shí)要按照集團(tuán)的統(tǒng)一編號(hào)要求編寫檔號(hào)。

6、來訪洽談、外出訪問的會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談錄音、會(huì)議錄像、會(huì)議簽到

表、簽字確認(rèn)表等相關(guān)的文件要收集齊全，在形成當(dāng)日?qǐng)?bào)存集團(tuán)檔案室。

報(bào)存時(shí)要按照集團(tuán)的統(tǒng)一編號(hào)要求編寫檔號(hào)。

7、對(duì)于由外單位、政府部門形成的涉外會(huì)議紀(jì)要，要由參會(huì)人員在參

2

會(huì)后立即將開會(huì)內(nèi)容以報(bào)件形式上報(bào)公司，該報(bào)件領(lǐng)導(dǎo)審批后立即轉(zhuǎn)集團(tuán)

檔案室存檔，由集團(tuán)檔案室妁管理人員跟蹤參會(huì)人員，催要紀(jì)要的領(lǐng)取情

況。

8、報(bào)件收集工作

(1)報(bào)件人在上報(bào)報(bào)件的同時(shí)將后附附件的電子件(掃描件或電子版)

轉(zhuǎn)檔案員。

(2)報(bào)件人在上報(bào)報(bào)件時(shí)，將整個(gè)報(bào)件編上頁碼(后附需外發(fā)文件可

不編頁碼)，并在報(bào)件皮的左下角用鉛筆注明總頁數(shù)。

(3)檔案員審核紙件與電子件是否一致，無問題，上傳至報(bào)存文件存

檔服務(wù)器，并在報(bào)件皮左上角注明附件電子件已上傳。

(4)上傳服務(wù)器的電子件按照?qǐng)?bào)件整理，即每個(gè)報(bào)件后附的所有電子

件放于一個(gè)文件夾中，文件夾名稱修改為“報(bào)件主題名+報(bào)件編號(hào)同時(shí)

上傳當(dāng)日?qǐng)?bào)件目錄。上傳于服務(wù)器的文件統(tǒng)一按照如下格式存檔：

2

6月1日

6月2日6月30日

（5）各級(jí)秘書在接收上報(bào)報(bào)件時(shí)，審核掃描件是否上傳齊全，所有附

件上傳齊全后方可流轉(zhuǎn)。

（三）檔案歸檔范圍

1、公司所有檔案原件均由集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室、人力資源部統(tǒng)一

集中管理，其他部門及個(gè)人不允許留有公司原件資料，如因特殊原因需留

存，需經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行，同時(shí)由集團(tuán)檔案室做好統(tǒng)計(jì)及存檔檢查工

作。任何個(gè)人、部門不得將應(yīng)歸檔資料據(jù)為己有或拒絕歸檔檔案原件，歸

檔范圍詳見《福佳集團(tuán)檔案歸檔范圍表》（附件五），遇到表中未包含的資

把需存檔時(shí)，要在報(bào)存時(shí)同時(shí)上報(bào)《福佳集團(tuán)檔案歸檔范圍表》，將此文件

的相關(guān)信息填寫齊全。

2、集團(tuán)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形

2

成的具有查考利用價(jià)值的各種載體形式的文件（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、

電子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）均屬歸檔范圍。

3、存檔復(fù)印件的部門要在檔案目錄中標(biāo)明原件的存檔位置及報(bào)存的依

據(jù)。

4、各分公司行政部每周組織對(duì)各部門資料原件存檔位置進(jìn)行復(fù)核及檢

查，各職能部門自查。

5、各類書籍保管由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)，各部門請(qǐng)購(gòu)圖書前應(yīng)到集團(tuán)檔案

室核實(shí)目前圖書的購(gòu)入存檔情況，以防止重復(fù)購(gòu)買。

6、檔案保管期限的鑒定工作由部門經(jīng)理按保存價(jià)值確定，分為永久、

定期兩種。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

（1）永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)的歷史面貌，對(duì)本

企業(yè)、國(guó)家和社會(huì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。

（2）定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本

企業(yè)各項(xiàng)工作有參考利用價(jià)值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年

限可根據(jù)其參考利用價(jià)值分為30年和10年。

7、檔案保管期限一經(jīng)確定，不得隨意改動(dòng)。

8、檔案員要將本部門人員的報(bào)件做好復(fù)印件及掃描件的存檔工作。

（四）檔案分類要求

1、各部門檔案的分類方式要由集團(tuán)檔案室、分公司行政部進(jìn)行統(tǒng)一，

確保分類模式統(tǒng)一且職責(zé)類似的部門分類方式完全一致，如各分公司行政

部保持一致，大連新天地、金州新天地的相同部門要保持一致，各物業(yè)公

司要保持一致。

2、主要的分類方式為按照項(xiàng)目進(jìn)行分類、再按照合同進(jìn)行分類，對(duì)于

不歸屬于合同的資料按照表單類型或業(yè)務(wù)需求進(jìn)行分類的原則。對(duì)于分類

2

方式有特殊需求的部門要及時(shí)聯(lián)系分公司行政部，由分公司行政部給出初

步意見后，報(bào)集團(tuán)檔案室進(jìn)行統(tǒng)一。

舉例:

X

X

部

門

J、歸伯伯萬州快六田米田歸耒.至悵循勿火刀檔號(hào)統(tǒng)一格式

為：部門代碼?一級(jí)類目?二級(jí)類目一流水號(hào)

例：01010201011

部門代號(hào)一級(jí)類目號(hào)二級(jí)類目號(hào)案卷順序號(hào)

（1）部門代碼由集團(tuán)檔案室統(tǒng)一編排，具體見后附《部門檔號(hào)表》（附

件六），各部門正確使用，不能用錯(cuò)。

（2）一級(jí)類目的劃分根據(jù)各部門業(yè)務(wù)的不同進(jìn)行統(tǒng)一分類：主要是各

分公司行政部統(tǒng)一，執(zhí)行合同部門統(tǒng)一、其余部門進(jìn)行統(tǒng)一。

2綜合類

通用類

制度類

各

分

公

綜合類

司

行部門存檔類

政制度類

部

執(zhí)行合同部門

綜合類

廠通用類

合

同

執(zhí)

行

部

XX項(xiàng)目

門合同一

其他部門

各

部

綜合類

門

制度類

需各部門將具體的分類編寫到分公司級(jí)或職能部門級(jí)檔案管理制度

中。

（3）一級(jí)類目通用類所對(duì)應(yīng)的二級(jí)類目要統(tǒng)一分為01綜合類、02制

度類、03紀(jì)要類，各部門可根據(jù)實(shí)際情況具體增加，增加前要與集團(tuán)檔案

室溝通，由集團(tuán)檔案室確定分類無誤，并將各部門的編號(hào)統(tǒng)一。一級(jí)類目

部門存檔類所對(duì)應(yīng)的二級(jí)類目各部門統(tǒng)一按照業(yè)務(wù)類別或表單類別分類存

檔，各分公司行政部統(tǒng)一按照部門分類存檔（每日收到的復(fù)印件）。各分

公司的具體劃分方式報(bào)集團(tuán)檔案室審核合格后，編寫到分公司級(jí)或職能部

門制度中。一級(jí)類目移交集團(tuán)類所對(duì)應(yīng)的二級(jí)類目各分公司行政部按照部

門劃分二級(jí)類目，集團(tuán)職能部門按照表單劃分二級(jí)類目。一級(jí)類目xx項(xiàng)目

用對(duì)應(yīng)的二級(jí)類目要按照合同進(jìn)行分類，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目統(tǒng)一的資料要存在項(xiàng)

目綜合中。各部門的分類方式及相應(yīng)的檔號(hào)見后附《福佳集團(tuán)各部門檔案

分類及檔號(hào)》。

（五）檔案整理要求

1、歸檔前整理：

（1）歸檔文件中如存在易褪色的材料（如復(fù)寫紙、傳真紙等）需同時(shí)

復(fù)印留存。

（2）“歸檔文件上易生銹金屬物應(yīng)去除，如訂書釘、回形針、大頭針

等，可采用線繩三孔一線裝訂，膠水粘貼、不銹鋼夾或燕尾夾裝訂。

（3）“歸檔文件不能有斷頁、斷碼和撕毀現(xiàn)象，不得使用涂改液隨意

涂擦。

（4）歸檔文件、圖紙幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4,圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在

右下角。

2

(5)非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料若有漢字譯文的,

應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后一并歸檔。

2、加蓋檔號(hào)章

(1)卷內(nèi)文件檔號(hào)章的加蓋：?jiǎn)畏菸募b訂時(shí)，應(yīng)在首頁右上方空白

處加蓋并填寫檔號(hào)章。檔號(hào)章應(yīng)水平加蓋，并且不能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象。檔號(hào)

章內(nèi)容：包括檔號(hào)、序號(hào)。

(2)手寫檔號(hào)要字跡工整，便于識(shí)別，不亂涂改。

(3)移交類檔案(包括竣工資料、竣工圖紙、隨機(jī)資料等)均需按照

集團(tuán)的統(tǒng)一要求編寫檔號(hào)，號(hào)號(hào)用鉛筆編寫。

3、編寫頁號(hào)

(1)卷內(nèi)文件，除空白紙外，凡載有信息的正、反面均應(yīng)一頁編一個(gè)

頁號(hào)。

(2)編號(hào)應(yīng)盡量做到維致，務(wù)求準(zhǔn)確，如果發(fā)現(xiàn)有重號(hào)和漏號(hào)，應(yīng)立

即補(bǔ)救。如第15頁重號(hào)，可將重號(hào)改為15T,15-2,并在卷內(nèi)備考表中注

明：“本卷第15頁重號(hào)，共分15-1,15-2頁”；如發(fā)現(xiàn)漏號(hào)的，如第20頁

后應(yīng)是第21頁，卻編了第22頁，可將第20頁編號(hào)改為20-21頁，在備考

表中注明：”本卷頁碼20-21共合一頁”。在案卷目錄頁數(shù)一欄填寫實(shí)有頁

數(shù)。

(3)編寫的頁碼應(yīng)為黑色，正面在右下角，背面在左下角。

(4)圖樣的頁號(hào)編寫在右下角；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，只作為一

件編寫一頁，各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。

(5)卷內(nèi)文件目錄及備考表不編頁碼。

2

（6）手寫頁碼要字跡工整，便于識(shí)別，不亂涂改。

（7）部門存檔的檔案每卷頁號(hào)從1開始連續(xù)編排，移交類檔案每件檔

案從1開始連續(xù)編排。

4、編寫《歸檔文件目錄》（見附件七）

（1）目錄編寫采用仿宋10號(hào)字。

（2）件號(hào)-每份文件的序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1開始，此流水

號(hào)不允許重復(fù)、不允許出現(xiàn)斷號(hào)現(xiàn)象。

（3）文號(hào)-每份文件的編號(hào)，即：合同號(hào)、變更單號(hào)、簽證單號(hào)、圖

號(hào)及對(duì)報(bào)件等資料的統(tǒng)一編號(hào)要在此錄入。

（4）責(zé)任者-報(bào)件人或文件的形成單位，涉及到合作單位、政府文件

等內(nèi)容必須列全稱，單位、政府部門不得簡(jiǎn)寫。

（5）題名-即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明

文件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

（6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正確版：20130206,

錯(cuò)誤版:2013年2月6日或2013.2.6。

（7）頁數(shù)-填寫每份文件的開始頁碼，每盒中最后一份文件頁碼應(yīng)為

開始頁碼與截止頁碼，格式為，開始頁-截止頁碼。向集團(tuán)移交的檔案頁數(shù)

只寫每份檔案的總頁數(shù)，需組合的檔案算一件，連續(xù)編頁碼，在頁數(shù)中寫

清楚每份檔案的頁數(shù)。

（8）備注-備注中填寫與此份文件有關(guān)的特殊說明，若沒有可不進(jìn)行

填寫。

（9）檔號(hào)-按照文件上的實(shí)際檔號(hào)進(jìn)行填寫，確保一致無誤。

（10）收文時(shí)間-填寫收到文件的日期，日期格式正確版：20130206,

錯(cuò)誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

（11）報(bào)件部門-報(bào)件人或資料形成者所在的部門。

（12）原件0/復(fù)印件1-文件為原件，直接在此內(nèi)容中寫“0”。文件

為復(fù)印件，直接在此內(nèi)容中寫“1”。

2

(13)原件存檔位置-填寫該文件原件的存檔部門。

(14)為保證充當(dāng)附件的報(bào)件原件能夠及時(shí)查找到，又符合檔案整理

“件”的完整性，充當(dāng)附件的報(bào)件原件要逐條目登記，并且運(yùn)用excel的

組合功能，將附件與最終的報(bào)件組合為1件。

5、編寫《案卷目錄》(見附件八)

(1)序號(hào)-序號(hào)采用流水碼進(jìn)行填寫，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1開始，

此流水號(hào)不允許重復(fù)、不允許出現(xiàn)斷號(hào)現(xiàn)象。

(2)檔號(hào)-填寫該卷文件的檔號(hào)。

(3)案卷題名-概括本盒文件的主要內(nèi)容，應(yīng)能夠體現(xiàn)出本盒檔案中

配包含的檔案。

(4)保管期限-按照卷內(nèi)文件的實(shí)際期限進(jìn)行填寫，若卷內(nèi)文件保管

期限不統(tǒng)一，應(yīng)從長(zhǎng)填寫。

(5)總頁數(shù)-即本盒檔案中文件的總頁數(shù)。

(6)密級(jí)-按照卷內(nèi)文件的實(shí)際密級(jí)情況進(jìn)行填寫，若卷內(nèi)文件保管

密級(jí)不統(tǒng)一，應(yīng)從嚴(yán)填寫。

(7)立卷單位-立卷部門名稱。

(8)卷起日期一卷內(nèi)文件形成的最早日期。日期格式正確版：20130206,

錯(cuò)誤版:2013年2月6日或2013.2.6。

(9)卷止日期-卷內(nèi)文件形成的最晚日期。日期格式正確版：20130206,

錯(cuò)誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

(10)《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》表格中不能存在“合并居中”狀

態(tài)。

6、編制案卷封面和脊背

(1)打印固定模板用膠水粘貼在紙質(zhì)檔案盒上。(見附件九)

7、編制卷內(nèi)備考表

2

(1)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。是記錄案卷構(gòu)成、變化情

況以備查考的簡(jiǎn)表。

(2)本卷情況說明用以卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)，光盤數(shù)量以及卷

內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀以及錯(cuò)號(hào)處理等情況，以便于管理

者和利用者了解卷內(nèi)文件的有關(guān)情況。

(3)立卷人由立卷者簽名，立卷人要對(duì)所立案卷進(jìn)行審卷，全面進(jìn)行

檢查。審卷合格后，在立卷人處簽字確認(rèn)。

(4)檢查人由部門負(fù)責(zé)人簽字。在立卷人簽字后，立卷部門負(fù)責(zé)人要

全面進(jìn)行審卷，審卷合格后在檢查人處簽字。

(5)立卷時(shí)間由立卷人填寫完成立卷的時(shí)間。

8、組卷后各部分的排列格式：案卷封面一一歸檔(卷內(nèi))文件目錄一

一卷內(nèi)文件一一備考表。

9、整理歸檔資料時(shí)，若出現(xiàn)字跡不清晰的資料，要及時(shí)聯(lián)系檔案形成

人提供相應(yīng)的電子版，打印后進(jìn)行同步存檔。

10、檔案整理完成后，裝入檔案盒(袋)中，并將檔案盒(袋)存入

檔案柜中，在案卷目錄中注明檔案存放的檔案柜子編號(hào)。

11、檔案柜子按照從上至下，從左至右進(jìn)行編號(hào)，以五節(jié)柜為例，如

第一列1-1,1-2,……,1-5,第二列2-1,2-2,……,2-5,……。

12、部門檔案員要在接到報(bào)件當(dāng)日將報(bào)件進(jìn)行存檔。

(六)檔案保管要求

1、各部門的檔案管理情況要編寫檔案管理說明，將檔案管理中發(fā)生的

特殊情況及管理方式發(fā)生變化等均做出記載，便于后續(xù)管理人員使用，要

玄此說明及時(shí)做好更新工作。(見附件十一)

2

2、檔案管理人員要忠于職守，不得將保管的檔案隨意外借。

3、檔案要及時(shí)存入檔案盒（袋）中、同時(shí)入柜上鎖保存。

4、檔案員要將每日收到的需存檔資料，按照歸檔要求隨時(shí)進(jìn)行存檔，

保證存檔資料齊全。

5、隨時(shí)檢查檔案有無缺少或發(fā)生霉變蟲蛀現(xiàn)象。

6、隨時(shí)檢查有無超期不歸還的檔案。

7、檔案庫房為公司檔案重地，閑雜人員禁止入內(nèi)。

8、檔案因?yàn)?zāi)害發(fā)生受損，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救，第一時(shí)間與檔案提報(bào)部

門溝通重新提報(bào)原件，如無原件應(yīng)尋找復(fù)印件以復(fù)制手段備份。

9、檔案庫房應(yīng)保持干凈、整潔，隨時(shí)注意安全檢查，按照防火、防盜、

防光、防塵、防蟲、防潮、防霉、防水等八防要求，及時(shí)排除檔案保管中

的安全隱患。

10、檔案人員每日早、晚應(yīng)對(duì)庫房有可能出現(xiàn)險(xiǎn)情位置進(jìn)行安全檢查。

發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情，立即撥打維修電話、消除隱患。

11、發(fā)生自然災(zāi)害立即啟動(dòng)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。

12、檔案進(jìn)（出）庫需列清明細(xì)，進(jìn)庫有批存報(bào)件、出庫有借出審批

報(bào)件，禁止私自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)存。

13、文件形成者、檔案的接、轉(zhuǎn)交人、借閱檔案人員對(duì)檔案（包括紙

質(zhì)檔案、電子檔案、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）的安全性負(fù)全責(zé)，

嚴(yán)禁丟失，否則將根據(jù)丟失造成的后果追究其責(zé)任。

14、檔案人員應(yīng)注意所使用的計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，未經(jīng)允許無關(guān)

人員嚴(yán)禁私自調(diào)取查詢檔案信息，如因此造成數(shù)據(jù)丟失、發(fā)生泄密，相關(guān)

2

人員追究其責(zé)任。

15、電子檢索檔案目錄保管應(yīng)確保安全性，統(tǒng)一保存在電腦根目錄下,

建立以部門命名的子目錄文件夾，文件夾內(nèi)包括案卷目錄、歸檔文件目錄、

卷內(nèi)文件目錄、電子文件目錄、電子文件夾（存放文件電子版）、周存檔文

件明細(xì)等。

16、檔案庫房配備相應(yīng)的保證安全設(shè)施，如火災(zāi)滅火器、感煙探測(cè)器、

手動(dòng)報(bào)警器、噴灑、消火栓，以有效保證庫房安全。

17、紙質(zhì)檔案保管應(yīng)使用五節(jié)檔案柜或密集架，底圖采用底圖柜存放,

光盤采用光盤包、光盤儲(chǔ)存箱存放。

18、各部門檔案員要將本部門移交集團(tuán)檔案室的檔案原件的對(duì)應(yīng)掃描

件做好存檔工作。同時(shí)將本部門存檔的復(fù)印件做好同步掃描及存檔工作。

（七）檔案借閱要求

1、檔案借閱原件審批權(quán)限：

（1）凡因工作需要借閱財(cái)務(wù)部存檔檔案的，需由集團(tuán)審批通過后，方可

借閱。

（2）凡因工作需要借閱公司檔案（除財(cái)務(wù)部），統(tǒng)一經(jīng)由總裁辦主任

審批通過后，方可提供借閱。

2、檔案借閱審批流程：

（1）借閱檔案復(fù)印件流程：借閱人申請(qǐng)，經(jīng)本部門經(jīng)理、總監(jiān)批準(zhǔn)后

方可借閱。

（2）借閱財(cái)務(wù)部檔案原件流程：借閱人申請(qǐng)，經(jīng)逐級(jí)審批至集團(tuán)同意

后，方可提供借閱。

2

（3）借閱檔案原件（除財(cái)務(wù)部）流程：借閱人申請(qǐng)，經(jīng)逐級(jí)審批至總

裁辦主任同意后，方可提供借閱。

（4）借閱檔案原件一周內(nèi)必須歸還，原則上只允許續(xù)借一次，續(xù)借期

限不超過一周，若確因工作需要，需較長(zhǎng)時(shí)間（超過兩周）借用檔案原件,

需經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)同意，方可提供借閱。

3、借閱檔案應(yīng)填寫專用報(bào)件表單《檔案借閱（續(xù)借）審批表》（見附

件十二），明確借閱的檔案需求形式，即為原件、復(fù)印件、電子文件，還是

僅限于數(shù)據(jù)查詢。借閱目的填寫詳實(shí)。

4、借閱文件（包括原件、復(fù)印件、電子文件）需經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審批,

借閱檔案不得用作借出理由之外其它事項(xiàng)，不允許以任何方式使任何第三

方知悉檔案內(nèi)容，以免造成不良影響。

5、外單位人員借閱我司檔案，須由接待部門報(bào)件，經(jīng)集團(tuán)批準(zhǔn)后方可

借閱。

6、借閱圖書不需任何審批手續(xù)，借閱人可直接到集團(tuán)檔案室簽字即可

借閱。

7、檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度和流程，《檔案借閱（續(xù)借）審批表》

應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)存放，同時(shí)建立電子臺(tái)帳《檔案借閱審批表匯總》（見附

件十三），以備查閱。

8、借閱檔案流程：借閱人應(yīng)首先電話或當(dāng)面向檔案保管部門檔案員核

實(shí)檔案存檔情況、知悉借閱審批級(jí)別，填報(bào)《檔案借閱（續(xù)借）審批表》；

檔案保管人員收到批示意見，通知借閱人領(lǐng)取檔案，借閱人需配合檔案人

員登記《借閱登記表》（見附件十四）、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》并簽字

2

確認(rèn)，歸還時(shí)，借閱人、檔案人員雙方要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)，確認(rèn)無誤后在

《借閱登記表》、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》中簽字注銷借閱記錄。借閱

人完成檔案歸還并簽字注銷后，檔案保管人員對(duì)《檔案借閱（續(xù)借）審批

表》存檔，《借閱登記表》填滿且登記表上記錄借閱的檔案均已歸還后，《借

閱登記表》存檔。

9、經(jīng)批準(zhǔn)借出的所有檔案，必須嚴(yán)格按時(shí)限歸還，如因工作需求繼續(xù)

使用，應(yīng)提前報(bào)件續(xù)借，上報(bào)《檔案借閱（續(xù)借）審批表》，寫明充足理由、

續(xù)借時(shí)間，報(bào)批后方可接續(xù)借閱，報(bào)批的《檔案續(xù)借審批表》同時(shí)轉(zhuǎn)集團(tuán)

檔案室備案。檔案管理人員負(fù)責(zé)催還借出檔案，借閱人無故不歸還檔案，

直接上報(bào)集團(tuán)閱批，并按制度對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予考核，督檢中心隨時(shí)進(jìn)行

抽查。

10、員工借閱檔案期間工作崗位發(fā)生異動(dòng)，應(yīng)主動(dòng)歸還借閱檔案，如

因工作未完不能歸還，需在交接單中明確借閱事項(xiàng)，由接交人繼續(xù)承擔(dān)借

閱責(zé)任。

11、檔案借閱應(yīng)優(yōu)先在本部門、本分公司內(nèi)借閱，部門檔案員應(yīng)將本

部門報(bào)件做好存檔工作。

12、檔案借閱期限超過一個(gè)月，集團(tuán)檔案室、督檢在每月檔案檢查時(shí),

定檔案保管情況進(jìn)行抽查，確保檔案無丟失、無損壞。

13、部門檔案員對(duì)本部門人員借閱檔案情況做好登記，在部門人員辦

理離職交接時(shí)，督促離職人員做好檔案歸還或交接工作，辦理完檔案歸還

或交接后，檔案員可在《員工交接事項(xiàng)審定單》簽字確認(rèn)。集團(tuán)檔案室、

財(cái)務(wù)印章中心對(duì)所有離職人員檔案借閱歸還及交接情況審核并簽字確認(rèn)。

2

14、借閱本部門存檔的號(hào)案，同樣需要《檔案借閱（續(xù)借）審批表》，

經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱，部門檔案員、借閱人填寫《借閱登記表》、

《檔案借閱（續(xù)借）審批表》并簽字確認(rèn)，歸還時(shí)，認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，確認(rèn)

無誤后在《借閱登記表》、《檔案借閱（續(xù)借）審批表》中簽字注銷借閱記

錄。

15、督檢中心隨時(shí)抽查秸案借閱管理情況。

（八）檔案移交要求

1、檔案原件的移交

（1）分公司各部門要在每月22日前將本部門上月（上月21日至本月

200）需向集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室移交的原件檔案匯總并移交給分公司

行政部，分公司行政部于25日將各部門檔案匯總齊全后，向集團(tuán)檔案室、

財(cái)務(wù)檔案室移交，移交原件的同時(shí)要移交電子版，無電子版要掃描形成電

子版，檔案原件列好《移交目錄》（見附件十五）。

（2）集團(tuán)各職能部門每月25日前本將部門上月（上月21日至本月20

E）的需移交檔案向集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室移交。

（3）檔案移交目錄中要包括資料涉及的項(xiàng)目名稱、合同名稱、合同編

號(hào)，相關(guān)信息要填寫準(zhǔn)確、全面，具體見后附《移交目錄》（見附件十五）,

移交人及接交人簽字確認(rèn)。

（4）檔案移出部門要按照本制度（五）檔案整理要求對(duì)檔案進(jìn)行整理。

（5）接收原件的部門要對(duì)檔案原件、掃描件、目錄三者進(jìn)行核對(duì)，確

保一致無誤，對(duì)有問題的移交要給予退回并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。

2

(6)集團(tuán)秘書將審批合格的變更單、簽證單轉(zhuǎn)檔案室、造價(jià)部、項(xiàng)目

部。項(xiàng)目部收到簽證單、變更單當(dāng)日將掃描件轉(zhuǎn)檔案室、相應(yīng)專業(yè)財(cái)務(wù)總

監(jiān)，由財(cái)務(wù)總監(jiān)轉(zhuǎn)負(fù)責(zé)該合同的會(huì)計(jì)。項(xiàng)目部存好掃描件。每月各部門在

移交檔案室，要將本月審批合格的簽證單、變更單列入到移交目錄中，在

備注中說明已移交，檔案室根據(jù)目錄核對(duì)，存檔是否齊全。

(7)會(huì)計(jì)在報(bào)存審計(jì)報(bào)告、履約保函收條、收據(jù)等檔案時(shí)，要同時(shí)報(bào)

存掃描件，部門檔案員審核掃描件、原件是否一致，做好登記，編上檔號(hào)

轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案室存檔。

(8)造價(jià)部在移交結(jié)算資料時(shí)，要將結(jié)算資料三孔一線裝訂、并裝入

檔案盒中，每個(gè)盒上注明合同名稱、合同編號(hào)、合作單位，共幾盒，第幾

盒，盒中要有目錄，同時(shí)移交掃描件。

(9)回遷檔案報(bào)存時(shí)，保證一戶一個(gè)檔案袋，同時(shí)報(bào)掃描件，檔案袋

內(nèi)放置目錄。

(10)所有用印文件(合同、函件等等)，用印申請(qǐng)部門在蓋印次日要

將掃描件上傳至檔案管理軟件。財(cái)務(wù)部在發(fā)放用印文件時(shí)，要留好用印報(bào)

件及用印文件的復(fù)印件，以便核對(duì)。

(11)財(cái)務(wù)部每月25日前將上月(21日至20日)部門存檔的檔案(報(bào)

件、聯(lián)絡(luò)函、用印文件等)原件報(bào)存集團(tuán)檔案室，同時(shí)移交掃描件。

2、合同約定檔案的移交

(1)移交檔案要按照合同分類，在合同中按照資料類別分類，在資料

類別中按照資料的編號(hào)排好順序。編寫移交目錄，合同約定檔案移交填寫

《移交目錄一一合同約定》，其余資料移交填寫《移交目錄》。

2

（2）如遇到特殊情況，應(yīng)在當(dāng)日或次日立即轉(zhuǎn)集團(tuán)相關(guān)部門。

（3）移交紙質(zhì)檔案要有對(duì)應(yīng)的電子版或掃描件，目錄與資料要一一對(duì)

應(yīng)，整理要求按照本制度（五）檔案整理要求執(zhí)行。

（4）移交合同約定檔案時(shí)要統(tǒng)一使用《福佳集團(tuán)交檔申請(qǐng)單》，要寫

明合同約定檔案的份數(shù)，及每份檔案存檔及使用情況，如無特殊要求，集

團(tuán)檔案室存一套完整的原件及掃描件。若因工作需要，檔案需留存在個(gè)人

手中，要由使用人簽字確認(rèn)。

（5）合同約定檔案移交時(shí)，合格證要粘貼在《合格證粘貼頁》（見附

件二十五）上。要將合格證無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容一側(cè)粘在紙上，保證使用方便。

（6）隨機(jī)資料移交時(shí)要裝入檔案盒或檔案袋中，并粘貼好資料報(bào)存封

面（見附件二十六），并注明相應(yīng)信息。

（7）現(xiàn)場(chǎng)材料、設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，合同執(zhí)行人一周內(nèi)將隨機(jī)資料

原件一份報(bào)存集團(tuán)檔案室存普。

（8）施工現(xiàn)場(chǎng)與施工單位往來的函件、資料等（包括但不僅限于工程

聯(lián)絡(luò)單、甲供材料提料審批表、通知函、索賠函、確認(rèn)函、簽證單、限價(jià)

單、施工周報(bào)、施工月報(bào)）在向集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室移交時(shí)，要同時(shí)

移交掃描件。

（9）合同約定的隨機(jī)資料（包括但不僅限于合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品

質(zhì)量說明書、說明書）在向集團(tuán)檔案室移交時(shí)，要同時(shí)移交掃描件。

（10）合同約定的檔案在報(bào)存集團(tuán)檔案室時(shí)，要經(jīng)分公司的檔案管理人

員審核，在“分公司內(nèi)部意見”一欄簽署明確意見，合格或具體需整改的要

求，需整改的要轉(zhuǎn)回報(bào)存人進(jìn)行整改，直至合格后方可轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案室存檔。

2

3、竣工資料的移交

(1)項(xiàng)目結(jié)束后，由各項(xiàng)目經(jīng)理、檔案員組織施工單位按照規(guī)范的要

求編制竣工資料及竣工圖，收集齊全后做好臺(tái)賬登記并組織各部門審核，

審核合格后，由項(xiàng)目部組織向集團(tuán)檔案室、集團(tuán)造價(jià)部、檔案使用部門移

交。

(2)移出部門與接收部門共同對(duì)移交工作負(fù)責(zé)，要對(duì)資料依照目錄逐

條核對(duì)，保證資料齊全，并雙方簽字確認(rèn)。

(3)接收部門要核對(duì)資料的質(zhì)量，對(duì)質(zhì)量不合格的檔案與移出部門

核實(shí)具體原因，提出整改要求及時(shí)限。

(4)向集團(tuán)檔案室移交的竣工檔案、竣工圖紙要編寫正確的檔號(hào)。

(5)竣工圖紙要保證相關(guān)的變更依據(jù)齊全，并建立圖紙目錄(見附件

二十七)，在目錄中列清楚每張圖紙涉及到的變更名稱及編號(hào)，變更依據(jù)也

要編寫到圖紙目錄中。竣工圖紙頁碼及目錄的編寫要求按照檔案的整理標(biāo)

準(zhǔn)執(zhí)行。

(6)竣工檔案驗(yàn)收合格后，項(xiàng)目部合同執(zhí)行人負(fù)員組織在一周內(nèi)，將

竣工檔案移交給集團(tuán)檔案室、項(xiàng)目接收部門(地產(chǎn)項(xiàng)目物業(yè)接收、石化項(xiàng)

目相應(yīng)分公司行政部接收)、集團(tuán)造價(jià)中心各一套。

(7)竣工檔案在向集團(tuán)檔案室移交時(shí)要將竣工資料掃描件同時(shí)移交，

掃描件刻錄到光盤中，同時(shí)將資料目錄、圖紙目錄、電子照片一并刻錄到

光盤中。

4、項(xiàng)目建設(shè)過程中管理文件的移交

(1)項(xiàng)目結(jié)束后，將項(xiàng)目建設(shè)過程中管理文件整體移交到相應(yīng)分公司

2

行政部統(tǒng)一存檔。整理標(biāo)準(zhǔn)符合本制度(五)檔案整理要求。

5、原件移交審批要求

(1)所有外單位提報(bào)、外發(fā)外單位的檔案原件要經(jīng)法務(wù)部審核合格后

報(bào)存集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)部檔案室。法務(wù)部審核外單位提報(bào)或外發(fā)外單位的

檔案是否有對(duì)我司不利的表述。保證存檔資料能夠發(fā)揮保全證據(jù)的作用。

(2)檔案原件的形成者或取得者要對(duì)檔案原件的全面性、完整性負(fù)責(zé),

要保證原件收集齊全，相關(guān)說明要描述詳細(xì)。

(3)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核移交檔案的全面性、完整性。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批檔案收

集是否齊全，若不齊全，退回報(bào)件人，并由報(bào)件人及之前的各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)

承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

(4)移交類檔案審批至集團(tuán)各部門、分公司總經(jīng)理。

(5)集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室的檔案管理人員在接收移交檔案原件的

報(bào)件及檔案時(shí)，審核紙質(zhì)檔案、電子檔案、歸檔文件目錄是否齊全，三者

是否一致。對(duì)不符合要求的檔案，由檔案管理人員通知報(bào)存人到相關(guān)檔案

室進(jìn)行整改，并由報(bào)存人按照規(guī)定的時(shí)限整改完成。

6.會(huì)計(jì)檔案移交

(1)財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)人員只保管當(dāng)月的會(huì)計(jì)憑證、付款檔案、會(huì)計(jì)賬簿、

財(cái)務(wù)報(bào)告等。每月10日，各會(huì)計(jì)將上月財(cái)務(wù)付款檔案、憑證整理好，同時(shí)

整理好掃描件、紙件。

(2)每月10日以會(huì)計(jì)核算主體為單位，移交上月會(huì)計(jì)憑證和付款檔

案至財(cái)務(wù)中心檔案室，財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)交工作。

(3)財(cái)務(wù)中心檔案移交工作完成后，于每月11日將會(huì)計(jì)憑證轉(zhuǎn)至審計(jì)

2

中心，審計(jì)中心在10日內(nèi)對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，審核完成后返還財(cái)務(wù)檔案

室。

（4）會(huì)計(jì)憑證與付款檔案分開裝箱，在每月11日整體移交財(cái)務(wù)中心檔案

室，不允許在會(huì)計(jì)處滯留存放，檔案員依據(jù)移交工作計(jì)劃，與會(huì)計(jì)逐件清點(diǎn)。

（九）檔案銷毀要求

1、檔案銷毀每年6月30日組織一次，通知由集團(tuán)檔案室下發(fā)，各部

門如有超過期限檔案或作廢資料需要銷毀應(yīng)列出清單，復(fù)印件列出原件存

檔部門，由部門檔案人員進(jìn)行初步鑒定，部門專業(yè)技術(shù)人員出鑒定意見后,

報(bào)部門經(jīng)理、部門總監(jiān)（分公司總經(jīng)理）、分管副總裁審批后轉(zhuǎn)原件存檔

部門確認(rèn)原件已存檔，后轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案室匯總上報(bào)集團(tuán)批準(zhǔn)。

2、各部門形成并存檔的檔案復(fù)印件，保管期限滿2年后可提出銷毀申

請(qǐng)，但前提是保證對(duì)本部門工作無影響。各部門提報(bào)銷毀目錄，需注明原

件存檔部門，經(jīng)集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室審核原件已存檔后方可銷毀。

3、申請(qǐng)銷毀檔案或資料如需延長(zhǎng)保管期限，各部門按批示意見執(zhí)行；

如經(jīng)過鑒定無價(jià)值可留，由集團(tuán)檔案室組織銷毀。銷毀清單永久保存，銷

毀部門、分公司檔案室、集團(tuán)檔案室各留一份備查。

4、檔案復(fù)印件需要銷毀時(shí)，要保證檔案原件公司有存檔，同時(shí)要在目

錄上標(biāo)明原件存檔部門并由原件存檔人簽字確認(rèn)，銷毀目錄要做好存檔工

作。

5、原件資料銷毀前，要對(duì)資料進(jìn)行掃描，保證公司存有完整的原件掃

描件。

（十）電子檔案管理

2

1、資料電子文件要與紙質(zhì)文件同步存檔，整理到一個(gè)案卷中的資料的

掃描件要存放到一個(gè)檔案盒中，電子文件的名稱應(yīng)修改為：序號(hào).檔號(hào).文

件題名，文件夾的名稱修改為：序號(hào).檔號(hào).案卷題名。

2、一項(xiàng)工作完成后，要將所有后期有使用價(jià)值的電子文件匯總，并編

寫電子文件說明，以方便查閱。部門經(jīng)理根據(jù)工作的進(jìn)展情況組織部門將

電子文件刻錄在光盤中。

3、行政工作中上報(bào)的表格及電子文本需要分類存檔，分為固定類和臨

時(shí)類。固定類中分為每年固定上報(bào)、每月固定上報(bào)、每周固定上報(bào)，臨時(shí)

類中將0A通知、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)上要求、及其它通知方式要求形成并上報(bào)的電子文

件統(tǒng)一存檔，并按照月份分類。（此部分電子文件各分公司行政存好電子版,

同時(shí)定期刻錄成光盤做好備份）

(

每月固定工作

-每周固定工作

goTSil)

一^2013年2月

XXXX

（十一）檔案監(jiān)管要求

1、定期檢查

2

（1）部門經(jīng)理要每月5日前組織檔案員對(duì)本部門及員工個(gè)人工作檔案

管理情況進(jìn)行檢查，并將結(jié)果報(bào)至分公司行政部，由分公司行政部匯總會(huì)

報(bào)至集團(tuán)檔案室。

（2）分公司行政部每月15日前對(duì)本分公司內(nèi)各部門的檔案存檔情況、

檔案擺放情況、臺(tái)賬登記情況及文件跟蹤情況等進(jìn)行檢查，復(fù)查部門檔案

檢查中問題的整改情況，同時(shí)抽查前期檔案存檔是否有遺失，并填寫《檔

案檢查表》（附件十六）并將檢查結(jié)果如實(shí)上報(bào)集團(tuán)檔案室。

（3）各部門每月25日前將部門本月（上月21日至本月20日）檔案存

檔情況匯總上報(bào)至集團(tuán)檔案室，統(tǒng)一填寫《**公司**部門檔案存檔情況（**

年**月**日至**月**日）》由集團(tuán)檔案室匯總上報(bào)集團(tuán)，集團(tuán)督檢中心牽頭、

審計(jì)中心、集團(tuán)檔案室共同依據(jù)此報(bào)件檢查各部門的檔案存檔情況，是否

有遺失，檔案存檔類型（原件、復(fù)印件、掃描件）。每月至少檢查一次。

（4）督檢部、集團(tuán)檔案室每月對(duì)各部門每日上傳于服務(wù)的報(bào)件原始掃

描件抽查。審核是否存在隨意修改現(xiàn)象。每月至少檢查一次。

2、不定期抽查

（1）集團(tuán)檔案室、各分公司行政部根據(jù)各部門本階段檔案管理的具體

情況進(jìn)行抽查。對(duì)近階段易于出現(xiàn)問題的部門或個(gè)人重點(diǎn)抽查。

（2）抽查各分公司、各部門檔案的檢查情況及出現(xiàn)問題的整改情況。

3、發(fā)現(xiàn)問題，限期整改

（1）在檢查中如發(fā)現(xiàn)檔案管理不規(guī)范，提出整改要求及時(shí)限，同時(shí)簽

發(fā)《檔案問題整改通知單》（附件十七），整改完畢后由整改部門上報(bào)《檔

案問題整改回復(fù)單》（附件十八），檢查部門對(duì)整改項(xiàng)進(jìn)行復(fù)查，并在整改

2

回復(fù)單上簽署復(fù)查意見，若整改不徹底，要求其繼續(xù)整改直至合格為止。

（2）在檢查中發(fā)現(xiàn)各部門在檔案管理中存在新問題，限期整改并對(duì)制

度進(jìn)行完善。

4、集團(tuán)各部門、分公司各部門在檔案管理中產(chǎn)生新問題，要主動(dòng)聯(lián)系

集團(tuán)檔案室，檔案室提出統(tǒng)一要求，并組織實(shí)施。

5、集團(tuán)檔案室審核工程請(qǐng)款單、結(jié)算匯簽單時(shí)，應(yīng)對(duì)請(qǐng)款約定檔案上

報(bào)情況進(jìn)行檢索核實(shí)，確認(rèn)檔案已存檔，方可簽字并在0.5日內(nèi)流轉(zhuǎn)下一

審核部門。

6、集團(tuán)檔案室在審核員工離職交接單時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)核實(shí)離職人員借出檔

案是否歸還，保證將檔案全部收回，如有異議，明確意見。

（十二）檔案保密管理

1、檔案產(chǎn)生，形成者是檔案的第一責(zé)任人，應(yīng)對(duì)檔案保密安全性負(fù)全

責(zé)，不能私自擴(kuò)大密級(jí)知悉范圍；檔案管理者對(duì)保管檔案的密級(jí)信息應(yīng)守

口如瓶，不該說的不能亂說；檔案利用者借出檔案不得隨意將密級(jí)檔案用

作借出理由之外其它事項(xiàng)，以上造成不良影響，責(zé)任人承擔(dān)全部責(zé)任。涉

密檔案、信息的管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司《保密管理制度》。

2、檔案保管部門對(duì)保密檔案的安全性負(fù)全責(zé)，如發(fā)生泄密追究相關(guān)人

員責(zé)任。

3、檔案人員要牢固樹立保密觀念，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料（包括紙質(zhì)檔案、

電子檔案、電子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）有丟失、損毀、泄密事件，

應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采取必要的挽救措施。

4、各部門檔案員要保管好本部門檔案，確保檔案無遺失，每月10日

2

要對(duì)前期存檔檔案自行抽查，查看是否有遺失，若發(fā)現(xiàn)有遺失現(xiàn)象，要立

即報(bào)部門經(jīng)理并上報(bào)公司，同時(shí)對(duì)本部門檔案全面清查。

（十三）檔案統(tǒng)計(jì)管理

1、檔案基本情況年報(bào)

（1）原件檔案存檔部門每年1月應(yīng)制作臺(tái)帳《檔案基本情況年報(bào)》（附

件十九），對(duì)過去一年檔案利用情況、檔案專兼職人員情況、檔案設(shè)施、設(shè)

備情況、檔案銷毀情況等進(jìn)行全面統(tǒng)計(jì)，由集團(tuán)檔案室發(fā)起通知。

2、為便于檔案部門加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、

有效地提供檔案利用服務(wù)，借閱人歸還檔案時(shí)需配合冬級(jí)檔案管理部門填

寫《檔案利用效果反饋表》（附件二十）。

3、檔案存檔明細(xì)周報(bào)統(tǒng)計(jì)、月統(tǒng)計(jì)

（1）財(cái)務(wù)檔案室、人力資源部將存檔明細(xì)生成報(bào)表《檔案周存檔文件

明細(xì)》（附件二十一），每周一經(jīng)部門總監(jiān)、分管副總裁批示后轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案

室匯總上報(bào)集團(tuán)閱批。

（2）集團(tuán)檔案室每周一匯總集團(tuán)各部門、分公司提報(bào)的《檔案周存檔

文件明細(xì)》、《檔案周存檔類別數(shù)量匯總》（附件二十二），對(duì)部門標(biāo)注原件

已報(bào)存集團(tuán)檔案室存檔記錄進(jìn)行核實(shí)確認(rèn)，每周二經(jīng)部門經(jīng)理、總監(jiān)、分

管副總裁批示后轉(zhuǎn)至集團(tuán)財(cái)務(wù)部審核，每周五轉(zhuǎn)回集團(tuán)檔案室存檔。

（3）集團(tuán)檔案室將集團(tuán)各部門、分公司提報(bào)的《檔案周存檔類別數(shù)量

匯總》進(jìn)行單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，形成《檔案月存檔類別數(shù)量匯總》（附件二十三），

于每月第一周上報(bào)集團(tuán)閱批。

4、檔案借閱明細(xì)月報(bào)統(tǒng)計(jì)

2

集團(tuán)各部門、分公司每月3日前將本部門、本公司本月檔案借閱情況

及檔案借閱到期歸還情況匯總形成《檔案借閱文件明細(xì)》（附件二十四）（分

公司各部門經(jīng)行政匯總后統(tǒng)一上報(bào)），經(jīng)主管副總裁批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)集團(tuán)檔案室，

集團(tuán)檔案室每月5日前匯總出本月檔案借閱情況及檔案到期歸還情況，報(bào)

至總裁辦主任閱批，對(duì)無故未按時(shí)歸還的借閱人進(jìn)行催要并按照制度進(jìn)行

考核。借閱經(jīng)總裁辦主任閱批后，轉(zhuǎn)督檢部進(jìn)行抽查。

（十四）檔案對(duì)外溝通工作

1、公司重點(diǎn)項(xiàng)目檔案需通過大連市檔案館專項(xiàng)驗(yàn)收，集團(tuán)檔案室參與

驗(yàn)收會(huì)，并配合各項(xiàng)目部進(jìn)行工作溝通。

2、企業(yè)職工檔案資格證書每三年一檢，每年12月份由集團(tuán)檔案室人

員向年檢部門大連市檔案館業(yè)務(wù)二處提出年檢申請(qǐng)。

3、根據(jù)公司檔案的管理情況，隨時(shí)溝通檔案館進(jìn)行指導(dǎo)。

（十五）合同執(zhí)行人合同檔案管理工作

1、收集工作

（1）合同執(zhí)行人要將工作中涉及到合同履行的相關(guān)資料收集到合同檔

案中進(jìn)行存檔。

（2）合同檔案包括合同執(zhí)行過程中所發(fā)生的任何資料。

1）合同文本及清單

2）進(jìn)場(chǎng)交接單

3）進(jìn)場(chǎng)通知函

4）項(xiàng)目管理手冊(cè)

5）授權(quán)委托書

2

6）施工過程中的甲供材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單、初步驗(yàn)收單、入庫單、出庫

單、退庫單、領(lǐng)料單。

7）監(jiān)造情況

8）施工單位確認(rèn)后的限價(jià)單

9）施工過程中所產(chǎn)生的工序交接單

10）工程變更請(qǐng)示單

11）工程現(xiàn)場(chǎng)簽證單

12）施工過程中與施工單位之間產(chǎn)生的所有函件（通知函、確認(rèn)函、

索賠函、施工單位回復(fù)函等）

13）工程內(nèi)部驗(yàn)收交接單（必須有我司相關(guān)部門簽字）

14）中交驗(yàn)收單

15）開車驗(yàn)收單

16）竣工驗(yàn)收單

17）質(zhì)保驗(yàn)收單

18）檔案申報(bào)表

19）付款匯簽單，請(qǐng)付款臺(tái)帳、結(jié)算匯簽單、合同執(zhí)行情況（最終版

紙件）

20）施工單位竣工圖審核程序表

21）檔案報(bào)存件

22）國(guó)內(nèi)特快專遞郵件詳情單及回執(zhí)單

23）合同執(zhí)行人變更記錄（交接單）

24）施工單位撤場(chǎng)交接記錄（如有）

2

25）施工過程中涉及合同的全部上報(bào)文件、領(lǐng)導(dǎo)批示文件

26）其他

2、整理工作

（1）合同執(zhí)行人主要是對(duì)以上資料的掃描件進(jìn)行存檔，一個(gè)合同一個(gè)

電子文件夾，電子文件夾中，按照資料類別分別建立文件夾。

合同及附件

工程變更

（2）合同執(zhí)行人要將合同檔案建立電子目錄，確保每份資料都有記錄。

（3）電子目錄編寫要求。

1）目錄編寫采用仿宋10號(hào)字。

2）序號(hào)-用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從1開始，此流水號(hào)不允許重復(fù)、不允

許出現(xiàn)斷號(hào)現(xiàn)象。

3）編號(hào)-每份文件的編號(hào)，即：合同號(hào)、變更單號(hào)、簽證單號(hào)、圖號(hào)

及對(duì)報(bào)件等資料的統(tǒng)一編號(hào)要在此錄入。

4）責(zé)任者-報(bào)件人或文件的形成單位，涉及到合作單位、政府文件等

內(nèi)容必須列全稱，單位、政府部門不得簡(jiǎn)寫。

5）題名-即文件標(biāo)題。一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文

件內(nèi)容的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

6）日期-指文件本身形成的有效日期，日期格式正確版：20130206,

2

錯(cuò)誤版：2013年2月6日或2013.2.6。

7）頁數(shù)一指每份文件的總頁數(shù)。

3、移交工作

（1）合同執(zhí)行人在進(jìn)行工作交接時(shí)，要將執(zhí)行合同的合同檔案整體清

理、核對(duì)一遍。

（2）合同執(zhí)行人將合同檔案的電子目錄打印，與合同接收人逐一核對(duì)。

并在最下方簽字確認(rèn)。此簽字確認(rèn)單一式三份，移交人、接收人、集團(tuán)檔

案室各一份。由移交人報(bào)存集團(tuán)檔案室。

（3）合同檔案接交人要核對(duì)清楚合同檔案情況，，對(duì)檔案上不明確的問

題要問詢清楚。

（4）合同執(zhí)行人要將本人存檔的合同檔案在一周內(nèi)完成移交工作。

（十六）工作檔案管理要求

1、各部門建立部門工作檔案臺(tái)帳（模板后附，見附件二十八），準(zhǔn)確記

錄各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見。

2、部門負(fù)責(zé)人每月組織對(duì)臺(tái)帳分類匯總，形成匯總表（模板后附，見附

件二十九）。各分公司行政部負(fù)責(zé)匯總分公司各部門匯總表及部門工作檔案

臺(tái)賬。

3、集團(tuán)秘書按各業(yè)務(wù)口對(duì)每日批示完畢的報(bào)件，以掃描件的形式進(jìn)行

編號(hào)存檔，避免出現(xiàn)漏存、丟失等現(xiàn)象。

4、部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門拘報(bào)表在每月30日（2月最后一天）以報(bào)件形式

上報(bào)并簽署意見，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批或轉(zhuǎn)分公司行政部匯總后逐級(jí)上報(bào)

審批，經(jīng)總裁批示合格后由部門檔案員在每周檔案移交時(shí)，向集團(tuán)檔案室

移交。

2

5、工作檔案整理要求

（1）《部門工作檔案臺(tái)帳》、《一一公司/部門工作檔案存檔情況匯總報(bào)

表（年月）》要嚴(yán)格按照統(tǒng)一表格填寫，造價(jià)部、招標(biāo)部按照自行編制的

表格填寫。

（2）頁面設(shè)置：上1.5,下1,左1,右1,表頭標(biāo)題行仿宋14號(hào)字

加粗，表頭序號(hào)一行，仿宋10號(hào)加粗，具體填表內(nèi)容仿宋10號(hào)。表頭兩

行要設(shè)置成頂端標(biāo)題欄，保證每頁打印表頭都有。

（3）《部門工作檔案臺(tái)帳》中要注明各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，不能有遺漏。

報(bào)件名：填寫表單名稱，部門存檔情況：填寫原件或復(fù)印件。

（4）《一一公司/部門工作檔案存檔情況匯總報(bào)表（年月）》，存檔部

門名稱：準(zhǔn)確填寫部門名稱，表單名稱：按照實(shí)際的檔案填寫，份數(shù)：統(tǒng)

計(jì)清楚本部門的本次統(tǒng)計(jì)的總份數(shù)，情況匯總：將檔案中反映的實(shí)際工作

情況描述清楚。

6、分公司行政部要對(duì)分公司各部門《部門工作檔案臺(tái)賬》每周抽查一

次，未按照要求建立《部門工作檔案臺(tái)賬》及有缺項(xiàng)的部門按照每次每項(xiàng)

取消當(dāng)月獎(jiǎng)20%考核部門負(fù)責(zé)人直至主管副總；集團(tuán)檔案室對(duì)全集團(tuán)各部門

《部門工作檔案臺(tái)賬》每月抽查一次，未按照要求建立《部門工作檔案臺(tái)

賬》及有缺項(xiàng)的部門每次每項(xiàng)按照取消當(dāng)月獎(jiǎng)20%考核部門負(fù)責(zé)人直至主管

副總，同時(shí)分公司行政部負(fù)責(zé)人承擔(dān)與部門負(fù)責(zé)人同比例考核。

（十七）檔案員工作交接要求

1、各部門檔案員在調(diào)崗、離職時(shí)，要對(duì)保管的檔案進(jìn)行交接。

（1）原檔案員將所保管檔案的案卷目錄，歸檔文作目錄打印，與接崗

2

檔案員進(jìn)行交接，雙方依照目錄對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案無缺失，核實(shí)

無誤，雙方在目錄上逐頁簽字確認(rèn)，同時(shí)部門經(jīng)理逐頁簽字確認(rèn)。目錄紙

版、電子版由接崗的檔案員報(bào)存集團(tuán)檔案室存檔，部門存電子版及復(fù)印件。

（2）若新接崗檔案員未到崗，部門經(jīng)理應(yīng)安排專人臨時(shí)保管檔案，交接

工作按照上述要求執(zhí)行，檔案員到崗后，由臨時(shí)保管人與檔案員按照上述

要求進(jìn)行交接。

2、檔案員離職交接時(shí)同

（1）檔案員工作交接時(shí)間7天，如部門存檔量大，可由部門經(jīng)理報(bào)件

申請(qǐng)延期，集團(tuán)批準(zhǔn)后，按實(shí)際批準(zhǔn)時(shí)間完成交接工作。原則上交接不清,

不能辦理調(diào)崗或離職。

考核條款

1、嚴(yán)重泄露公司機(jī)密1各類文件、技術(shù)資料、檔案等），給公司造成

重大損失或潛在損失，責(zé)任人按照《行政管理辦法》甲類有關(guān)條款執(zhí)行，

情節(jié)嚴(yán)重的依法追究責(zé)任。

2、擅自涂抹、篡改檔案，擅自銷毀未過保管期限的檔案，造成無法補(bǔ)

救、無法利用，責(zé)任人按照《行政管理辦法》甲類有關(guān)條款執(zhí)行。報(bào)件人

提供的附件與紙件不相符的，責(zé)任人按照《行政管理辦法》乙類有關(guān)條款

執(zhí)行，部門每日上傳于存檔文件存檔服務(wù)器的電子件不及時(shí)或與紙件不相

符的，檔案員、部門經(jīng)理按照《行政管理辦法》丁類有關(guān)條款執(zhí)行。

3、檔案借閱部門無故未按時(shí)限歸還檔案（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、

電子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）或因個(gè)人疏忽造成檔案丟失，責(zé)任人按

照《行政管理辦法》甲類有關(guān)條款執(zhí)行，部門負(fù)責(zé)人按《行政管理辦法》乙

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類執(zhí)行。

檔案管理人員未按制度要求催還借出檔案，檔案管理員按《行政管理

辦法》乙類執(zhí)行，部門負(fù)責(zé)人按《行政管理辦法》丙類執(zhí)行。

督檢中心、集團(tuán)檔案室未按制度要求抽查借出檔案歸還情況及借出檔

案保管情況，督檢科員、檔案室人員按《行政管理辦法》乙類執(zhí)行，部門

負(fù)責(zé)人按《行政管理辦法》丙類執(zhí)行。

4、檔案應(yīng)存檔未及時(shí)存檔，造成檔案（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、電

子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）丟失，責(zé)任人按照《行政管理辦法》乙類

有關(guān)條款執(zhí)行，情節(jié)嚴(yán)重者按照甲類考核，部門經(jīng)理或分公司總經(jīng)理按照丙

類考核。

5、檔案員對(duì)借出的檔案未記錄《借閱登記表》、未要求借閱人簽字，

去歸還檔案未認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)、未對(duì)歸還檔案簽字注銷借閱記錄的，對(duì)檔

案員按照《行政管理辦法》戊類有關(guān)條款執(zhí)行。

6、借閱人未按照審批通過理由正確使用檔案，擅自將借出檔案用作借

閱理由外原因使用，或以其它方式使任何第三方知悉檔案內(nèi)容，一經(jīng)查出，

借閱人按照《行政管理辦法》甲類有關(guān)條款執(zhí)行，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究責(zé)

任。

7、借閱人未準(zhǔn)確表達(dá)借閱目的或在其它部門存有借閱檔案的情況下向

集團(tuán)檔案室、財(cái)務(wù)檔案室借閱檔案的，借閱人按照《行政管理辦法》丁類

有關(guān)條款執(zhí)行

8、無正當(dāng)理由同意借閱檔案，造成檔案（包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、

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電子數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案、音像檔案）丟失或者損壞以至無法補(bǔ)救，給公司造

成重大損失，部門經(jīng)理至分管副總裁承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，按照《行政管理辦法》

乙類有關(guān)條款執(zhí)行,情節(jié)嚴(yán)重者按照甲類考核。

9、未經(jīng)批準(zhǔn)借出電子文件，責(zé)任人按照《行政管理辦法》乙類有關(guān)條

款執(zhí)行。

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