單位人事檔案管理制度

單位人事檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強單位人事檔案的管理，確保檔案的安全性和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法規(guī)、政策以及組織內(nèi)部相關(guān)規(guī)范，特制定本制度。人事檔案是記錄員工個人經(jīng)歷、思想、能力和表現(xiàn)的重要文件材料，是了解和任用員工的重要依據(jù)。因此，建立健全人事檔案管理制度，有助于提升人事管理的科學(xué)化、規(guī)范化和透明化。第二條適用范圍本制度適用于本單位所有員工的人事檔案管理，包括但不限于新員工入職檔案、在職員工檔案及離職員工檔案的管理。第三條法規(guī)依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國勞動法》、《企業(yè)人事檔案管理暫行辦法》、《勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)制定。第二章檔案管理的工作任務(wù)第四條檔案管理任務(wù)人事檔案的管理任務(wù)包括：1.檔案的收集、整理和歸檔。2.檔案的保管和維護(hù)，確保檔案的完整和安全。3.受理檔案的查閱和借用申請，提供相關(guān)信息服務(wù)。4.定期對檔案進(jìn)行審核和更新，保持檔案的時效性。5.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的流轉(zhuǎn)情況。第三章檔案的收集與歸檔第五條收集材料檔案材料的收集由人事部門負(fù)責(zé)，具體包括但不限于：1.員工登記表2.個人簡歷3.考核材料4.學(xué)歷和職業(yè)資格證書復(fù)印件5.獎懲材料6.兼職情況7.承諾書8.勞動合同9.其他相關(guān)文件材料第六條歸檔標(biāo)準(zhǔn)歸檔材料應(yīng)遵循以下標(biāo)準(zhǔn)：1.字跡工整、內(nèi)容完整，信息準(zhǔn)確。2.每位員工的檔案材料應(yīng)逐一編號，并建立檔案清單。3.不符合要求的材料由人事部門進(jìn)行糾正和完善。第四章檔案的保管第七條保管責(zé)任人事檔案由人事部門專人負(fù)責(zé)保管，應(yīng)存放在專用檔案室或保險柜中。檔案室需符合防火、防潮、防盜等要求。第八條保管措施為確保檔案的安全，采取以下措施：1.定期檢查檔案的完整性和安全性。2.建立檔案出入登記制度，所有進(jìn)入檔案室的人員需登記。3.對檔案進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。第九條檔案交接檔案交接需填寫交接清單，并由雙方簽字確認(rèn)，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。第五章檔案的查閱與借用第十條查閱申請員工或外單位人員需查閱檔案時，需向人事部門提出書面申請，審批后方可進(jìn)行查閱。第十一條借用規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況需外借時，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借用檔案的人員需填寫借用登記表，明確借用時間及用途。3.借用期間應(yīng)妥善保管檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、拆換檔案內(nèi)容。第六章檔案的轉(zhuǎn)遞第十二條轉(zhuǎn)遞流程檔案轉(zhuǎn)遞工作需認(rèn)真負(fù)責(zé)，具體流程如下：1.人員內(nèi)部調(diào)動時，檔案隨人轉(zhuǎn)遞，由人事部門負(fù)責(zé)密封轉(zhuǎn)遞。2.轉(zhuǎn)遞檔案需填寫轉(zhuǎn)遞通知單，并通過機(jī)要途徑進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。3.對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案應(yīng)及時核對無誤，并辦理通知單回執(zhí)。第十三條轉(zhuǎn)遞安全轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)確保檔案的安全性，禁止個人攜帶檔案，避免信息泄露。第七章檔案的審核與更新第十四條定期審核人事部門每年應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行審核，確保檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，并根據(jù)員工的職務(wù)變動、培訓(xùn)經(jīng)歷等進(jìn)行及時更新。第十五條更新流程檔案更新需由人事部門提出方案，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行更新，并做好更新記錄。第八章監(jiān)督與評估第十六條監(jiān)督機(jī)制1.設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查。2.定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和能力。第十七條評估機(jī)制1.對檔案管理工作進(jìn)行定期評估，收集反饋意見，發(fā)現(xiàn)問題及時改進(jìn)。2.建立檔案管理績效考核機(jī)制，將檔案管理工作納入部門考核指標(biāo)。附則第十八條解釋權(quán)限本制度由人事部門負(fù)責(zé)解釋，若有未盡事宜，按照相關(guān)法律法規(guī)及公司制度執(zhí)行。第十九條生效日期本制度自發(fā)布之日起實施，所有員工需遵守執(zhí)行。第二十條修訂流程本制度如需修訂，需由人事部門提出修訂意見，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核同意后方