公司商務(wù)接待工作手冊

北京中咨恒通工程詢問有限公司

商務(wù)接待工作手冊

（2013版）

目錄

第一章接待工作............................................1

一、接待工作基本要素........................................1

二、準(zhǔn)備....................................................2

三、交通....................................................6

四、住宿....................................................9

五、餐飲....................................................9

其次章會務(wù)工作...........................................12

一、準(zhǔn)備...................................................12

二、材料...................................................12

三、食宿...................................................13

四、交通...................................................13

五、場地...................................................14

六、其他....17

第一章接待工作

接待工作是展示公司風(fēng)貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成

各項業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。接待工作一般都具有較嚴(yán)格的支配性，但

有時也會有突發(fā)和易變的特點。因此在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守領(lǐng)導(dǎo)指示

和公司的有關(guān)規(guī)定。

一、接待工作基本要素

接待工作主要應(yīng)留意5W要素：What（什么事）、When（什么時間）、

Who（什么人）、How（怎樣做）和Where（什么地方）。

KWhat（事由）

首先應(yīng)了解客人來訪的目的。這是接待工作的基礎(chǔ)，通常包括以下幾

種：商務(wù)談判、業(yè)務(wù)往來、合作協(xié)商、調(diào)研考察、出席會議、參加典禮、

禮節(jié)探望等。

2、When（時間）

這是指客人來訪的日期和時間，包括到達時間、在我單位逗留時間、

離開時間、以及相關(guān)的車次航班狀況等。

3>Who（人員）

人員是指來賓的基本組成狀況，包括人數(shù)、姓名、身份（職務(wù)、級別

等）、性別、民族等，尤其應(yīng)了解來訪客人中最高領(lǐng)導(dǎo)的狀況。

同時、依據(jù)來訪事由和人員狀況，確定我方出面接待人員，一般應(yīng)把

握“對口接待、身份對等”的原則，其中關(guān)鍵是確定我方出面接待的最高

領(lǐng)導(dǎo)。

4、How（方式）

方式則是指接待所接受的形式，這主要由接待的事由來確定。不同的

事由將確定接待地點的選取和布置。

5、Where（地點）

地點主要指迎送、會談、住宿、就餐等地點。來訪的事由、人數(shù)、主

賓的身份等是確定接待地點的主要因素。例如：實行大會或典禮，當(dāng)級別

較高的客人來訪時，可在正式會場旁備一小型休息室，供雙方領(lǐng)導(dǎo)在會前

小憩和見面。所選用會談場所的座位數(shù)宜略多于雙方總出席的人數(shù)，達到

既能融洽溝通又相對寬松的效果。另外，就近原則也是要考慮的因素，使

會談、住宿、就餐的地點相對靠近或順路，可以節(jié)約時間和精力。

二、準(zhǔn)備

接待前的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要組成部分，是整個接待工作能夠

順當(dāng)進行的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備工作包括來訪信息的確認(rèn)、補充；確定接待規(guī)格；

制定接待支配等方面。

（一）確認(rèn)來訪信息

來賓信息的收集，是做好接待準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)。在接到接待任務(wù)后，

首先應(yīng)確認(rèn)來訪人員的信息，包括以下幾個方面：

1、來訪客人狀況：包括來訪人數(shù)；主要成員姓名、身份（職務(wù)、級

別等）、性別、民族（在食宿等方面有無特殊要求和風(fēng)俗習(xí)慣）、隨行聯(lián)系

人及聯(lián)系方式等。

2、來訪支配：包括來訪目的、來訪時間、離開時間、來去的交通方

式及班次、是否須要訂房、訂票、接送等。

此外，還應(yīng)告知來賓我方接待人員的姓名、聯(lián)系方式等信息，便于雙

方的溝通和信息的剛好更新。聯(lián)系時要留意復(fù)述關(guān)鍵信息，如人名、電話

號碼、日期、航班班次等，請對方確認(rèn)，以保精確。

（二）補充相關(guān)信息

由來賓方面供應(yīng)的信息特殊有限，不足以支持接待工作圓滿完成。因

此，接待人員要依據(jù)已知狀況擴展信息。

1、來訪單位的狀況：包括來訪單位的概況、特色和所處地區(qū)的概況

等。這些信息摘錄、整理、打印后分送參加接待的主要領(lǐng)導(dǎo)和工作人員。

2、重要來賓的主要閱歷：來賓地位尊貴，須要進行一對一的接待時。

接待人員應(yīng)了解嘉賓的個人信息，包括個人資料、主要閱歷等。這樣才能

在接待中做好微小環(huán)節(jié)工作，使彼此心情愉悅。

（三）規(guī)格定位

在駕馭有關(guān)信息后，主要依據(jù)來訪人員狀況、時間與目的，剛好向主

管領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定我方接待規(guī)格及參加人員，并制定接待支配。接待規(guī)格

依據(jù)公司公關(guān)接待管理制度執(zhí)行。

（四）制定支配

重要來賓來訪，應(yīng)剛好向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，聽取領(lǐng)導(dǎo)對接待工作的支配

看法，同時召開接待工作會議，在交通用車、陪伴人員、經(jīng)費開支、活動

方式、日程支配、接待規(guī)格、接待地點、匯報內(nèi)容、參觀路途、后勤保障、

宣揚拍照等方面做出精確、恰當(dāng)?shù)牟渴?，接待支配的關(guān)鍵內(nèi)容包括以下三

方面：

1、物質(zhì)準(zhǔn)備，包括：住宿支配、用餐支配、會談地點、接待用車和有

關(guān)文字材料等。

2、參加人員，依據(jù)對方來訪目的、活動須要來確定，其中的重點是落

實我方出面接待的最高領(lǐng)導(dǎo)。

3、資金準(zhǔn)備。

附：接待事務(wù)支配表

填表時間:

來訪單位

來訪時間會見地點

主要內(nèi)容

來

訪

單

位

成

員聯(lián)系人：聯(lián)系電話：

會見領(lǐng)導(dǎo)

接

待

人

員經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：

會

晤

安

排

饋贈禮品

備注

(五)檢查準(zhǔn)備

準(zhǔn)備工作完成后，應(yīng)從頭到尾將整個接待支配梳理一遍，查漏補缺。

主要關(guān)注整個接待流程支配是否合理、是否遺漏某個環(huán)節(jié)等，確保每個環(huán)

節(jié)應(yīng)出席的人員和須要的物資都已落實。提前半天須再次落實人員、地點、

車輛和經(jīng)費等的準(zhǔn)備狀況。

三、迎送

(-)車輛支配

L無論是接機接站，還是陪伴來賓參觀，應(yīng)首先了解對方到達的車

次、航班，支配與客人身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T前去迎接。若因某種緣由，

相應(yīng)身份的人員不能前往，前去迎接的人應(yīng)向客人作出禮貌的說明。

接送車輛要求：

①接送車輛必需保持衛(wèi)生，整齊,提前30分鐘到達接送地點；

②必需提前30分鐘開啟空調(diào)等待顧客上車

③接送時必需與顧客主動打招呼，自報姓名，并主動提行旅，開關(guān)車

門

④司機在車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙

⑤車內(nèi)須備飲料供顧客飲用

⑥車內(nèi)音響音量應(yīng)調(diào)適得當(dāng)，應(yīng)當(dāng)播放輕音樂，當(dāng)顧客電話或交談時

應(yīng)剛好關(guān)閉

⑦太陽過大時要為女性顧客供應(yīng)太陽傘，雨雪天氣時要為顧客準(zhǔn)備雨

⑧顧客詢問時要禮貌應(yīng)答

⑨道路顛簸時要剛好提示顧客

⑩如遇暈車顧客要供應(yīng)膠袋，行駛速度應(yīng)當(dāng)放慢并適當(dāng)開啟玻璃窗

接送人員及司機要求：

①接送人員及司機要留意自身修養(yǎng)，留意儀容儀表。接送陪伴客人前

不允許吃帶味食品；

②接送人員及司機須全程陪伴，中途不行換人。

③接到客人后，應(yīng)首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來北京”、“歡迎

您來到我們公司”等等。然后向?qū)Ψ阶髯晕医榻B。

④接送人員及司機要保持手機24小時暢通。

⑤接送人員及司機著裝要求

管理內(nèi)容男員工女員工

干凈整齊，色澤自然，頭發(fā)不宜太干凈整齊，不宜過長或過短，色澤自然。

頭發(fā)

儀長秘書、助理等文職人員應(yīng)長發(fā)后束

容面目保持耳朵、眼部、鼻子（修剪鼻毛）、

著淡妝

儀五官頸項清潔

表口腔保持口腔清潔，上班時間不食蔥、蒜、韭菜、蘿卜等有異味食品

指甲修剪整齊，保持清潔

春秋冬季必需著西服、襯衣、領(lǐng)帶，

著套裝、套裙、襯衫等商務(wù)職業(yè)裝，不

裝束外可套一件羽絨服或外套；夏季可

宜過緊或過于肥大，裙裝長短要適度。

著襯衣、領(lǐng)帶、西褲；

西服、套裝應(yīng)為深色（深藍、深灰、黑色為主），搭配西裝的襯衫顏色應(yīng)為

顏色

單色，并與套裝顏色保持協(xié)調(diào)。

著

皮鞋顏色以黑色為主，或與套裝色調(diào)相

裝皮鞋必需穿深色皮鞋，以黑色為主

協(xié)調(diào)，半高跟即可。

長絲襪不宜出現(xiàn)網(wǎng)狀或花紋，須完好無

襪子必需穿深色的襪子

損。

西服要定期干洗，穿著前熨燙平整，拆除衣袖商標(biāo)正確系好紐扣；襯衫、打

清潔

底衫要經(jīng)常換洗，保持領(lǐng)口、袖口的干凈整齊。

2.所支配車輛座位數(shù)（不含折疊座位）應(yīng)略大于總乘坐人數(shù)（來訪人

數(shù)十接待人數(shù)）。在保證車輛交通平安基礎(chǔ)上，兼顧乘車者舒適度和臨時增

加人員乘車空位等問題。在接待重要領(lǐng)導(dǎo)時:一般應(yīng)為其單獨支配一輛小

車。

3.接待人員應(yīng)及早落實車型、車牌號碼、司機姓名和手機號碼，并提

前與司機本人確認(rèn)，保證本次出車的時間、地點精確。除司機本人聯(lián)系方

式外，接待人員還應(yīng)儲存車輛調(diào)度人員的電話號碼，以便出現(xiàn)突發(fā)狀況時

可以快速做出調(diào)整，剛好解決問題。

4、乘車禮儀

①小轎車

小轎車的座位，如有司機駕駛時，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中

間座位再次之，前坐右側(cè)殿后，前排中間為末席

假如由客人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再

次之，而后排中間座為末席，前排中間座則不宜再支配客人，假如坐客只

有一人，應(yīng)坐在主子旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后

面坐的客人應(yīng)改坐前座，此項禮節(jié)最易疏忽

②吉普車

無論是受訪人親自駕駛還是司機駕駛，都應(yīng)以前排右坐為尊，后排右

側(cè)次之，后排左側(cè)為末席。上車時，后排位低者先上車，前排尊者后上。

下車時前排客人先下，后排客人再下車

③商務(wù)車

我們在接待團體客人時，多接受商務(wù)車接送客人。商務(wù)車以司機座后

第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)

遞減

（二）機場接待

1、接機時，首先要確認(rèn)對方的人數(shù)、航班號、起飛時間和隨行聯(lián)系

人電話。接待人員要提前落實航班到達時間，并剛好更新航班信息，支配

好接機車輛，制作接站牌。

接到來賓后，應(yīng)熱忱主動地自我介紹，幫助來賓拿行李。待來賓到齊、

行李件數(shù)確認(rèn)后，接待人員應(yīng)盡快帶領(lǐng)來賓返回。

如重要貴賓，接待人員必需提前聯(lián)系機場，申請貴賓通道并提前到達

貴賓廳，交費辦理接機手續(xù)等。接到貴賓后可詢問貴賓是否須要稍事休息

再上車。

2.送機時，應(yīng)確認(rèn)對方人數(shù)、航班號、起飛時間，并提前兩小時達到

機場，為其更換登機牌，將其送到安檢口。

若是重要貴賓，接待人員應(yīng)支配專人提前到機場支配，申請貴賓通道,

更換登機牌等，等到貴賓乘航班離港后方可離開。

（三）火車站接待

1、接待人員應(yīng)提前落實接站車輛和制作接站牌，并在動身前致電來

訪方的隨行聯(lián)系人，確認(rèn)火車是否正點運行，告知對方自己將在何處等候。

若對方身份比較尊貴，則需提前辦理相關(guān)手續(xù)，到站臺迎接。

接到來賓后，接待人員要熱忱主動地自我介紹，幫助來賓拿行李。接

待人員應(yīng)提示來賓留意保管好行李和隨身物品，并盡快引領(lǐng)來賓離開火車

站廣場，返回。

2、送站時，接待人員應(yīng)提前與來賓確認(rèn)時間、車次，提前一個小時

將客人送達車站，并送至檢票口。

若是VIP客人，需支配專人提前聯(lián)系，到站臺送人。

（四）來賓自駕車

來賓自行駕車來到公司。接待人員要提前與來賓約定好時間和下車地

點，始終賓清楚介紹公司的地理位置和行車路途。

當(dāng)日，接待人員應(yīng)提前致電來訪方的聯(lián)系人，詢問對方位置，再次確

認(rèn)下車地點并表明自己將在那里等候。如有須要，還應(yīng)邀請出席接待的領(lǐng)

導(dǎo)一同前往等候。

四、住宿

1、來賓如需住宿，應(yīng)盡早為其預(yù)定住宿房間。接待人員將來賓送至

賓館后，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領(lǐng)進房間，同時向客人介紹住處

的服務(wù)、設(shè)施，清楚的告知對方隨后的日程支配及下次見面的時間地點，

并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。

如有須要，接待人員可要求賓館供應(yīng)“早上叫醒”服務(wù)，以免延誤時

間。假如來賓遲到，接待人員應(yīng)撥打房間電話，始終賓詢問狀況。切忌干

脆到對方房間外敲門。

將客人送到住地后不要立刻離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱忱交談，談

話內(nèi)容要讓客人感到滿意，比如客人參加活動的背景材料、當(dāng)?shù)仫L(fēng)土人情、

有特點的自然景觀、特產(chǎn)、物價等?？紤]到客人一路旅途勞累，主子不宜

久留，讓客人早些休息。

視來賓狀況可在房間里準(zhǔn)備適量的水果和鮮花，若是大型活動，可提

前在房間內(nèi)放置會議流程和公司簡介。

五、餐飲

接待餐飲的主要原則為：節(jié)儉大方、具有地方特色、兼顧雙方飲食習(xí)

慣、重點照看客人飲食愛好，避開鋪張奢侈。

（-）確定宴請規(guī)格和形式

宴請的規(guī)格，以宴請目的和主要來賓的身份地位而定。宴請形式的確

定要參考宴請的緣由、被邀請主賓的職務(wù)身份及宴請對象的飲食習(xí)慣而

定，例如是接受中餐還是西餐或自助餐等。

（二）確定宴請地點

確定宴請地點應(yīng)遵循以下原則：與宴請目的、性質(zhì)和主賓的身份地位

相適應(yīng)；能夠充分表達對客人的敬意；同時交通便利、環(huán)境優(yōu)雅、菜肴精

致、價格合理、服務(wù)到位。接待人員應(yīng)準(zhǔn)備好經(jīng)費和車輛。

接待人員應(yīng)依據(jù)就餐人數(shù)提前預(yù)定進餐地點，用餐房間或席位，并預(yù)

留余地。提前將用餐的時間和地點通知有關(guān)參加人員，實行正式宴請應(yīng)發(fā)

請柬。若是級別較高的宴請，還需制作領(lǐng)導(dǎo)姓名座位牌，考慮桌次支配、

領(lǐng)導(dǎo)排位等工作。

（三）現(xiàn)場布置

若較正式的宴請，接待人員應(yīng)提前到場進行布置。其具體工作內(nèi)容有:

在餐廳門口設(shè)立歡迎指示牌，調(diào)試燈光音響等設(shè)備，如重要宴請，應(yīng)布置

領(lǐng)導(dǎo)致辭稿；席位的支配和擺放；領(lǐng)導(dǎo)桌座位排位?，F(xiàn)場布置應(yīng)莊重大方,

可適當(dāng)點綴鮮花。

（四）中餐宴請

1、點菜：接待人員應(yīng)提前聯(lián)系餐廳，確定菜單。菜式一般以清淡為宜,

突出餐廳特色，同時充分考慮客人、尤其是主賓的飲食習(xí)慣、口味好惡、

宗教禁忌、健康狀況等具體狀況，切忌奇巧怪異的食品。點菜應(yīng)量力而行,

適當(dāng)限制，略有盈余，用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在宴請重要客人時，

可以接受分餐上菜的形式。要準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)木扑嬃?，?guī)模較大的宴會，酒

水最好準(zhǔn)備三種以上。

2、進餐：宴請前，主子應(yīng)提前到達宴會地點迎接客人；假如客人之間

不相識或不熟悉，主子應(yīng)熱忱地為其介紹；有確定社會地位的貴賓到來后,

應(yīng)先將其迎進接待室休息，并支配身份相同的人員陪伴，待客人到齊后，

主子再陪伴貴賓一同進入宴會廳。接待人員坐在餐桌最靠外的位上，并在

自己身旁略騰出空間以便利上菜。

開餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進度，適時提示服務(wù)員上茶水、

飲料、飯菜和水果。如飯菜數(shù)量不夠，應(yīng)剛好加菜。

宴會一般限制在一個半小時左右為宜，最多不超過兩個小時。接待人

員應(yīng)避開當(dāng)著客人面看帳或付款。

3、用餐禮節(jié)

就餐還是以中餐為主。款待客人進餐時，必需推斷上、下位的正確

位置，窗邊的席位、里面的席位、能遠(yuǎn)眺美景的席位都是上位。

支配座位時，請客人先人座；和上司同席時，請上司在身旁的席位坐

下，你應(yīng)站在椅子的左側(cè)，右手拉開椅子，而且不發(fā)出聲響。預(yù)訂場地時,

應(yīng)交待店方留好的位置，不要衛(wèi)生間旁或凹凸不平的角落。

中餐的餐桌禮儀比較簡潔，只要留意以下要點即可：

①主客優(yōu)先。主客還未動筷之前，不行以先吃；

②有人夾菜時，不行以轉(zhuǎn)動桌上的轉(zhuǎn)盤；

③不行一人獨占喜好的食物

4、座次的支配

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號

客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4

號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按一般宴席駕

馭，假如場景有特殊因素，應(yīng)視情而定。

中餐桌：

4、送別：如有司機另外進餐，工作人員應(yīng)在進餐即將結(jié)束時剛好通

知司機到位。宴請結(jié)束后，可由工作人員將來賓送至下榻酒店。

五：西餐

事先預(yù)約，在預(yù)約時，首先要說明人數(shù)和時間，其次要表明是否要吸

煙區(qū)或視野良好的座位。假如是生日或其他特殊的日子，可以告知宴會的

目的和預(yù)算。在預(yù)定時間到達.

無論是作主子、陪客或來賓，都應(yīng)與同桌的人交談，特殊是左右鄰座。

不要只同幾個熟人或只同一兩人說話。鄰座如不相識，可先自我介紹。

碰杯時，主子和主賓先碰，人多可同時舉杯示意，不愿定碰杯。祝酒

時留意不要交叉碰杯。在主子和主賓致辭、祝酒時，應(yīng)暫停進餐，停止交

談，留意傾聽，也不要借此機會抽煙。

西餐桌：

1琵2

4”3

（六）自助餐

自助餐，有時亦稱冷餐會，依照慣例，自助餐大都被支配在各種正式

的公務(wù)活動之后，作為其附屬的環(huán)節(jié)，自助餐的具體時間要受到正式公務(wù)

活動的限制。

自助餐時要依從一般的西餐禮儀，還應(yīng)當(dāng)留意以下幾個要點：

1.排隊按依次取食物；

2.每次少??；

3.要分類，不要把冷熱食物同時放在一個盤子上；

4.西餐的食物先后大約是：

沙拉一開胃菜一湯一主菜一甜品一咖啡/茶。

其次章會務(wù)工作

一、準(zhǔn)備

（一）在確定召開會議后，應(yīng)盡快駕馭相關(guān)信息，包括：會議內(nèi)容、

會議時間、會議地點、與會人員等。依據(jù)所駕馭的信息，向與會人員發(fā)出

邀請，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會人員是否參加會議的各項具體活動與食宿支

配），最終落實確定。制作《與會人員信息登記表》，便于各有關(guān)部門駕馭

相關(guān)信息。

（二）依據(jù)會議須要，對工作人員進行分組分工，分別負(fù)責(zé)各方面的

工作。會務(wù)總負(fù)責(zé)人應(yīng)召集各方面負(fù)責(zé)人員召開預(yù)備會，確定會議的程序

和各自負(fù)責(zé)事務(wù)。

二、材料

（一）會務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，軍制作《會務(wù)工作手

冊》；為使嘉賓更便利的參加會議，可為嘉賓準(zhǔn)備《會務(wù)指南》。其中主要

內(nèi)容包括：會議程序、工作人員聯(lián)系方式等。

（二）應(yīng)準(zhǔn)備的會務(wù)材料還包括：嘉賓簽到所準(zhǔn)備的簽到臺、簽到本、

筆、胸花；須要領(lǐng)導(dǎo)題詞的會議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺，如有須要還應(yīng)

預(yù)備代擬參考稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會議通知、

會議議程、議題、領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試有關(guān)放映材料（Power

Point、DVD、幻燈片等）等。

三、食宿

依據(jù)要求支配好與會人員的住宿、餐飲。

（一）依據(jù)《與會人員信息登記表》提前選定適宜的住宿、餐飲場所,

要求設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員

房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施，檢查平安事宜。

（二）制作住宿登記表，以便駕馭與會人員住宿信息。如會議須要，

接待人員應(yīng)要求賓館供應(yīng)“早上叫醒”服務(wù)。

（三）餐飲工作對酒店要求較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會場地規(guī)模

應(yīng)符合與會人數(shù)實際，過大過小都不行??；食品應(yīng)照看到大多數(shù)與會人員

的口味。

四、迎送

會務(wù)工作中住宿、餐飲接待對交通支配要求較高，需協(xié)調(diào)好各地點間

往來的車輛支配。應(yīng)制作《會議用車支配表》確保與會人員平安、準(zhǔn)時的

參加會議的各項活動。

對于特大型活動，也可以在機場、火車站設(shè)置指引牌或服務(wù)臺。

以機場接待為例，應(yīng)留意如下微小環(huán)節(jié)：

1、成立接機小組，依據(jù)來賓的到達時間和數(shù)量，配備足夠的工作人員。

每位工作人員都應(yīng)熟悉機場結(jié)構(gòu)和各種設(shè)施，見機行事，可以應(yīng)付接機工

作中可能的各種突發(fā)狀況。如有須要，接機人員應(yīng)提前踩點，進行相關(guān)培

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2、將來賓的姓名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達的時間和班次列表，

核實無誤后分發(fā)給接機人員。接待人員應(yīng)留意剛好更新來賓的到達信息。

3、航班密度較大時，可支配來賓乘坐同一輛車返回，此時要充分考慮

到航班提前到達或延誤的狀況。每輛車都要預(yù)留確定的空位，以免晚點的

來賓打亂整體乘車支配。

五、場地

現(xiàn)場布置是會務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)相互協(xié)作。各組工

作人員應(yīng)提前到達會議現(xiàn)場，布置、支配、檢查，查漏補缺。

（-）領(lǐng)導(dǎo)席的支配

在確定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)座次進行排位和標(biāo)示。主要包括以

下四種情形：

1.會議室、貴賓室和設(shè)有主席臺的大型會議：應(yīng)提前確定就座的領(lǐng)導(dǎo)

名單。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)

言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會議桌上擺放鮮花。

2.不設(shè)主席臺的大型會議：一般支配領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間前排位置。在

各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識，可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資

料，也可在領(lǐng)導(dǎo)席前擺放茶幾。

（-）貴賓室的準(zhǔn)備

在召開較高級別的會議時，一般在會場旁支配貴賓室，以供來賓和我

方領(lǐng)導(dǎo)在會議前后進行短暫休息和溝通。貴賓室里應(yīng)支配特地的服務(wù)員，

并備鮮花、茶水等。

（三）主持人的定位

會議如需主持人，在會議召開前進行簡潔介紹、宣布會議進行分段等。

主持人位置一般在主席臺的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在