職工會議召集管理制度

職工會議召集管理制度第一章總則

一、為了加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，制定本管理制度。

二、本管理制度適用于公司內(nèi)部各類職工會議，包括但不限于定期會議、臨時會議、專題會議等。

三、會議的召集、組織、主持、參加、記錄及跟蹤落實等環(huán)節(jié)，均應(yīng)遵循本管理制度的規(guī)定。

四、公司各部門應(yīng)高度重視會議管理工作，合理安排會議時間、地點和議程，確保會議的實效性。

五、會議召集人負責(zé)會議的組織和籌備工作，確保會議的順利進行。會議參加人員應(yīng)積極參與會議討論，為會議決策提供有力支持。

六、會議紀要應(yīng)真實、準確、完整地記錄會議內(nèi)容，會議決定的各項工作應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限。

七、會議召集人及相關(guān)部門應(yīng)加強對會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策的執(zhí)行。

八、公司設(shè)立會議室，用于召開各類會議。會議室的使用應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定，確保會議環(huán)境整潔、安靜。

九、本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充或修改。

十、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議召集人應(yīng)根據(jù)公司工作需要，明確會議主題，并在會議通知中予以明確。

2.擬定會議議程：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題，擬定會議議程，包括會議討論的議題、匯報人、預(yù)計用時等。

3.確定參會人員：會議召集人應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，確定參會人員范圍，并在會議通知中明確參會人員名單。

4.發(fā)送會議通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前至少3個工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、議程、時間、地點等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會場，進行會議簽到，會議召集人負責(zé)統(tǒng)計參會人員。

2.會議主持人宣布會議開始，介紹會議主題和議程。

3.會議討論：按照議程安排，各議題負責(zé)人進行匯報和討論，參會人員積極參與，為會議決策提供意見建議。

4.會議決策：針對會議討論的議題，主持人征求參會人員意見，形成會議決策。

三、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，并提交給會議召集人審核。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對會議成果進行簡要總結(jié)，并對參會人員表示感謝。

2.會議召集人負責(zé)收集會議紀要，并及時將會議紀要發(fā)送給參會人員。

五、會議延期或取消

1.如遇特殊情況，會議召集人可決定延期或取消會議，并提前通知參會人員。

2.延期或取消的會議，應(yīng)重新安排時間和地點，并重新發(fā)送會議通知。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)詳細記錄會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配及完成時限。

2.會議紀要應(yīng)由會議記錄人在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成初稿，并提交給會議召集人審核。

3.會議召集人應(yīng)在收到會議紀要初稿后的2個工作日內(nèi)完成審核，并反饋意見。

4.會議紀要經(jīng)審核確認無誤后，由會議召集人負責(zé)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議紀要中明確的任務(wù)和時限，及時開展相關(guān)工作。

2.會議召集人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對進展緩慢或未按期完成的任務(wù)，應(yīng)督促責(zé)任部門和責(zé)任人加快進度。

3.對于重大決策或復(fù)雜項目，會議召集人可設(shè)立專門的工作小組，負責(zé)協(xié)調(diào)和監(jiān)督執(zhí)行過程。

三、進度匯報與問題反饋

1.各責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)執(zhí)行過程中，定期向會議召集人匯報工作進展和存在的問題。

2.會議召集人應(yīng)及時收集進度匯報和問題反饋，對于重大問題，應(yīng)組織相關(guān)人員進行分析和解決。

3.如遇無法解決的問題，會議召集人應(yīng)提請公司領(lǐng)導(dǎo)層介入，并尋求支持。

四、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，保存期限至少為五年。

2.會議紀要的電子版應(yīng)存放在公司內(nèi)部共享平臺上，便于相關(guān)人員查閱。

3.會議召集人應(yīng)確保會議紀要的保密性，對于涉及敏感信息的會議紀要，應(yīng)限制查閱范圍。

五、跟蹤落實的評價與改進

1.會議召集人應(yīng)定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評價，分析存在的問題和不足，并提出改進措施。

2.公司應(yīng)建立會議管理制度評價機制，定期對會議管理流程、會議紀要跟蹤落實等方面進行評估，以提高會議管理效率和質(zhì)量。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需使用會議室時，應(yīng)提前向行政管理部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議主題等信息，以便行政管理部門合理調(diào)配會議室資源。

3.行政管理部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認，如有沖突，應(yīng)與申請部門或個人協(xié)商解決。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)遵循先預(yù)約先使用的原則，未經(jīng)預(yù)約不得占用會議室。

2.會議室使用期間，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，不得吸煙、亂丟雜物，不得擅自調(diào)整室內(nèi)設(shè)施。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)確保關(guān)閉會議室內(nèi)的電器設(shè)備，鎖好門窗，并將會議室恢復(fù)至使用前狀態(tài)。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。

2.使用會議室的人員應(yīng)熟悉設(shè)備操作，如遇問題，應(yīng)及時聯(lián)系行政管理部門或技術(shù)人員解決。

3.未經(jīng)許可，不得擅自攜帶會議室設(shè)備外出或私用。

四、會議室保密措施

1.會議室應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保會議內(nèi)容的安全。

2.會議室內(nèi)禁止使用無線通信設(shè)備，以防信息泄露。

3.對于涉及公司機密的會議，行政管理部門應(yīng)提供專門的保密措施，如使用加密通信設(shè)備、設(shè)置會議簽到等。

五、會議室維護與更新

1.行政管理部門應(yīng)定期對會議室進行維護，包括設(shè)施維修、環(huán)境衛(wèi)生等方面。

2.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，行政管理部門應(yīng)適時更新會議室設(shè)施，以滿足公司會議需求。

3.更新會議室設(shè)施時，應(yīng)充分考慮節(jié)能、環(huán)保等因素，選擇合適的設(shè)備。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，行政管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴重程度，對相關(guān)責(zé)任人進行通報批評、罰款等處理。

2.如造成會議室設(shè)備損壞，責(zé)任人應(yīng)按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第五章附則

一、本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

二、本管理制度自發(fā)布之日起