員工手冊的作用

員工手冊的作用在于讓員工了解企業(yè)，形成核心競爭力，向心力，凝聚力，知道企業(yè)的基本制度，形成正確的行為規(guī)范，更好地保護自身的權(quán)益。對于企業(yè)來說，編寫員工手冊可以更好地培養(yǎng)高素質(zhì)人才，有利于公司未來的發(fā)展~員工手冊應(yīng)本著“精簡，實用，全面”三個基幾個方面的內(nèi)容。第一，公司簡介是了解公司的一面鏡子，是第一眼對公司的印象，公司簡介要做到簡潔、全面，讓員工盡快了解，同時要及時更新。第二，企業(yè)文化可以使員工更好地了解企業(yè)的核心價值觀，為企業(yè)發(fā)展貢獻力量?！返谌?，員工須知、員工管理制度、員工獎罰制度這些都是讓員工了解企業(yè)的基本制度。制度中重要的、易疏漏、易犯錯的應(yīng)用重點符號表明，如考勤、請假制度等。獎懲制度由于直接關(guān)系到員工的切身利益，應(yīng)更加進一步予以明確，引起員工應(yīng)有的重視。員工基本權(quán)利及手續(xù)的辦理，應(yīng)讓員工明確自己所擁有的基本權(quán):利，特別是本地員工與外地員工有區(qū)別的（如探親假），應(yīng)予以特殊標注。涉及到與員工利益、福利相關(guān)的內(nèi)容，如社保、公積金、檔案等基本手續(xù)的辦理程序，應(yīng)著重予以說明。以上方面是固定內(nèi)容，其他方面則應(yīng)靈活處理，筆者建議組織架構(gòu)、相關(guān)部門職責及崗位設(shè)置可以編入，讓員工對組織架構(gòu)有個基本了解。對一線員工應(yīng)加上基本的操作流程，形成初步印象。另外，為讓員工在工作中免受或少受傷害，可以在員工手冊中增加一些基本的自救知識，如止血、骨折等應(yīng)急處理措施，提[高自我保護能力。在員工手冊的最后，可以留出一頁作為意見反饋頁，員工在看完員工手冊后，可以寫下意見，作為意見反饋，無意見的也應(yīng)把這份東西上交人力資源管理部門，作為培訓結(jié)果的反饋。對于意見，人力資源管理部門應(yīng)由專人整理，匯總。崗前培訓考核員工手冊”，簡單地說就是能夠讓員工快速了解公司并能規(guī)范員工日常行為的小冊子，它有兩項基本功能：一是使剛進入公司的“準員工”能夠快速了解公司的歷史、文化、運作模式、員工管理政策、日常行為規(guī)范等，快速成長為公司的“合格員工”；二是規(guī)范員工的日常行為，強化行業(yè)或公司的特殊要求，提升公司整體的運作效率。

對于中小企業(yè)來說，如果能夠有效地發(fā)揮“員工手冊”的功效，一方面可以縮減培訓成本與員工管理成本，另一方面還可以促使員工降低工作失誤率與事故率，從而提高員工的工作效率與效果?！皢T工手冊”的編制往往需要以明晰的企業(yè)文化和規(guī)范的人力資源管理體系為基礎(chǔ)，而目前我國大部分中小企業(yè)的企業(yè)文化還處在混沌狀態(tài)，人力資源管理體系也還不夠規(guī)范，在這種狀況下，中小企業(yè)該如何編制既適合自身又不失操作性的“員工手冊”呢筆者根據(jù)多年的咨詢實踐經(jīng)驗，針對性地提出了編制員工手冊的“四步法”。

第一步：定框架

“定框架”，即確定“員工手冊”內(nèi)容的基本框架。一般來說，一套完整的員工手冊其基本框架應(yīng)該包括五個部分：第一部分是“寫在前面的話”，第二部分是“公司概述”，第三部分是“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”，第四部分是“員工管理制度”，第五部分是“附則”。對中小企業(yè)來說，同樣可以直接將這個基本架構(gòu)作為員工手冊的主要內(nèi)容，然后，在這一主框架的基礎(chǔ)上，確定相應(yīng)的次級框架。

用好“寫在前面的話”

這部分的內(nèi)容通常是以公司的最高行政長官名義簽發(fā)，其主要目的是“歡迎員工并激發(fā)員工學習手冊的熱情”，因而，其次級框架通常包括以下幾個方面：(1)歡迎詞；(2)員工可通過員工手冊獲得什么；(3)祝語與希望：(4)簽名。最近兩年，中小企業(yè)在編制員工手冊的時候，雖然在結(jié)構(gòu)上都會包含這一部分，但在次級框架確定時卻經(jīng)常出現(xiàn)偏差，往往把“總則”作為次級框架的一個項目。例如，一家有員工800多人的不銹鋼架制造企業(yè)，其“寫在前面的話”的次級框架的項目在包括“歡迎詞”之外，還包含有“本手冊的編寫目的，本手冊的指導(dǎo)思想、適應(yīng)范圍以及希望員工遵守手冊”等項目。以這樣“寫在前面的話”開篇的員工手冊從形式上說不倫不類，從效果上說會使員工產(chǎn)生反感，影響其對員工手冊的學習效果和進一步的內(nèi)化、執(zhí)行。因此，建議中小企業(yè)在編寫員工手冊時，嚴格按照“歡迎詞、學習員工手冊的收獲、祝語與希望及簽名”的次級框架進行編寫。

靈活運用“公司概述”

“公司概述”部分的目的就是讓員工快速了解公司、快速融入公司。這部分的次級框架通常包括以下幾個方面，(1)公司的價值觀：(2)公司的戰(zhàn)略目標；(3)公司業(yè)務(wù)概況介紹；(4)公司的組織架構(gòu)；(5)公司的發(fā)展歷史；(6)公司的企業(yè)文化等項目。

大型企業(yè)的員工手冊都非常重視這部分的內(nèi)容，然而，許多中小企業(yè)卻往往忽視這一部分。筆者診斷過的中小企業(yè)中有近60％的員工手冊沒有這部分內(nèi)容，導(dǎo)致這一現(xiàn)象出現(xiàn)的根本原因是許多中小企業(yè)根本就沒有明確的價值觀、發(fā)展目標等，也沒有意識到這部分內(nèi)容對新進員工了解公司、融入公司所起的作用，以及這部分內(nèi)容對于樹立公司形象的重要意義。因此，建議中小企業(yè)務(wù)必將“公司概述”作為員工手冊主框架的一項重要內(nèi)容，但在確定這個主項目的次級框架時，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況靈活處理，如果公司目前尚沒有明確的價值觀或發(fā)展戰(zhàn)略目標，也沒有提煉出明確的企業(yè)文化，那么暫時可以將“公司業(yè)務(wù)介紹、發(fā)展歷史及組織架構(gòu)等”作為“公司概述”的次級框架，同時，要著手明確公司的價值觀、戰(zhàn)略目標等，適時地提煉出自己的企業(yè)文化。

明確“行為規(guī)范”和“特殊的職業(yè)要求”

通過對行為規(guī)范或特殊的職業(yè)要求的學習和理解，可以提升公司員工整體的職業(yè)素養(yǎng)，進而提升員工的工作效率與業(yè)績。這部分的次級框架通常包括以下內(nèi)容：(1)公司日常行為規(guī)范；(2)公司日常工作中的行為規(guī)范；(3)對外業(yè)務(wù)交往中的行為規(guī)范；(4)行業(yè)特殊職業(yè)要求(例如食品行業(yè)對衛(wèi)生行為的要求等)。目前，部分行業(yè)的中小企業(yè)比較重視這部分內(nèi)容，例如酒店行業(yè)、連鎖專賣行業(yè)、保險行業(yè)等，但許多制造企業(yè)對這部分卻重視不足。因此，建議中小企業(yè)在編制員工手冊時，不要考慮自身屬于什么樣的行業(yè)、不管目前具備不具備相關(guān)的制度，都要將這部分作為員工手冊主框架的一項主要項目，目前沒有相關(guān)制度的公司務(wù)必馬上組織相關(guān)人員進行編制，因為，缺少這部分的員工手冊對員工行為的引導(dǎo)作用將大大減弱。

重點制定“員工管理制度”

這部分是目前中小企業(yè)的員工手冊中最重視的部分，通過這部分內(nèi)容，企業(yè)可以讓員工充分了解相關(guān)制度與要求，進一步規(guī)范員工行為、降低員工管理成本。因而，這部分內(nèi)容應(yīng)該涉及從員工聘用到離職的一系列員工管理制度，其次級框架應(yīng)該包括以下主要內(nèi)容：(1)聘用與離職(入職培訓、試用、人事關(guān)系、離職管理等)；(2)工作時間(正常上班時間、出勤、加班等)；(3)報酬與福利；(4)休假；(5)員工培訓與發(fā)展；(6)獎懲制度及其它。不過，實際情況中，許多中小企業(yè)員工手冊這部分的次級框架，往往僅僅包含強調(diào)對員工約束的部分，如考勤、加班、獎懲等，而忽略員工最關(guān)心的、與員工發(fā)展和福利相關(guān)的內(nèi)容。例如，一家辦公家具制造企業(yè)員工手冊的“員工管理制度”部分，僅包括了勞動合同、考勤與加班、獎懲與報酬、調(diào)動(包括入職、內(nèi)部調(diào)度與離職)幾個部分，忽略了休假、員工晉升與發(fā)展等員工非常關(guān)心的部分。其實，員工只有在看到個人的發(fā)展與收獲時，才有可能根據(jù)工作要求進行自我約束，才有可能全身心地投入工作，完全依靠高壓政策來控制員工行為的制度是缺乏人文關(guān)懷的，注定要付出更高的管理成本。因此，建議中小企業(yè)在確定這部分的次級框架時，一定要將員工的晉升與發(fā)展、員工福利等內(nèi)容包含進去。

不容忽視的“附則”

這部分比較簡單，主要是對一些未盡條款的補充說明，包括本手冊的有效性、本手冊的解釋權(quán)、本手冊的修訂、未盡事宜的參照辦法、保密原則、員工簽收確認函等。中小企業(yè)在確定這部分內(nèi)容時，經(jīng)常忽視“員工簽收確認表”這部分，然而，員工簽收是保證員工手冊合法及有效落實的～項重要措施，同時也是企業(yè)已經(jīng)將相關(guān)政策告知員工的一項書面證明，因此，建議中小企業(yè)在確定“附則”的次級框架時務(wù)必將員工簽收確認函作為一個子項目。

第二步：填內(nèi)容

在確定了員工手冊的基本框架及次級框架后，下一步就是對照具體的框架，填寫內(nèi)容。完成這項工作時，企業(yè)人力資源部要通過與相關(guān)部門的充分溝通，來調(diào)動和發(fā)揮相關(guān)部門的專業(yè)性，與其共同完成員工手冊內(nèi)容的草擬。其中，“寫在前面的話”的內(nèi)容可以由人力資源部編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，也可以由總裁辦編寫，然后交給總經(jīng)理或董事長審批、簽字，具體由公司的權(quán)限特征與董事長或總經(jīng)理的管理風格確定；“公司概述”部分，通常交由負責對外形象宣傳的部門負責，一般由市場部、企管部或行政部草擬；“行為規(guī)范”、“特殊職業(yè)要求”和“員工管理制度”及“附則”，一般由人力資源部草擬，但人力資源部可以協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供相應(yīng)的制度文本與要求。填寫完成整個員工手冊后，人力資源部對整個手冊的內(nèi)容進行認真審核，有疑問或錯誤的地方，及時與相關(guān)部門或責任人溝通確認。

在這一環(huán)節(jié)中，中小企業(yè)最容易、也最常犯的錯誤就是“閉門造車”，人力資源部獨自完成員工手冊所有內(nèi)容的編寫工作，并直接交總經(jīng)理或董事長審批后發(fā)行，結(jié)果往往出現(xiàn)相關(guān)部門拿著員工手冊找總經(jīng)理投訴的現(xiàn)象。因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”這項工作時，切忌閉門造車，一個部門獨自完成所有工作，一定要與相關(guān)部門和人員進行充分的溝通，一方面是要發(fā)揮他們的積極性與專業(yè)性，另一方面，也要讓他們獲得參與感與共同完成這項任務(wù)的成就感。

第三步：審語言

企業(yè)在編寫員工手冊時，在語言方面通常會遇到以下問題：

語言風格過分苛刻

例如一家制衣企業(yè)員工手冊的“寫在前面的話”寫道，“歡迎你加入成為我們的一員”“員工手冊就是一部法律手冊，你必須嚴格遵守手冊的每項條款，否決將會收到對應(yīng)的處罰，嚴重者直接辭退”。這樣的言辭明顯地暴露了對員工的不尊重，必定招致員工的反感甚至敵對，又何談心甘情愿地遵照執(zhí)行呢。

表述拖沓，不易理解

例如一家不銹鋼網(wǎng)架制造企業(yè)員工手冊中這樣寫道，“上班前酗酒影響工作、工作時間酗酒、妨礙公司正常工作秩序、妨礙公司正常生產(chǎn)秩序、妨礙正常生活秩序及其他有礙于公司保安工作的員工，將被禁止上班”……

項目之間缺乏條理性或邏輯性

例如家酒店員工手冊的“行為規(guī)范”部分這樣寫道，“員工必須恪盡職守，令行禁止，不謀私利，努力工作，勤奮上進，培養(yǎng)廉潔自律、友愛團結(jié)、互諒互助的團隊精神。員工應(yīng)熱愛公司，珍惜公司的形象和榮譽，不得……員工應(yīng)嚴格遵守公司制定的各項規(guī)章制度，如有違反將……工作時間不準擅離崗位、串崗閑談、戲耍、做私活、辦私事、會親友、打私人電話……員工應(yīng)該服從領(lǐng)導(dǎo)聽指揮，不得……提倡精神文明，講禮貌……307員工應(yīng)保持工作區(qū)域，設(shè)備、儀器和工具箱柜的整潔完好……”這幾條“行為規(guī)范”之間看不出任何的邏輯線索，而且有些條款還存在一定的重復(fù)。

因此，建議中小企業(yè)在完成“填內(nèi)容”部分時，一定要從以下幾個方面對員工手冊進行語言的審核

(1)從語言風格上，審核員工手冊是否與公司倡導(dǎo)的企業(yè)文化相吻合，通常來說，“寫在前面的話”的部分，應(yīng)該保證語言風格的輕松并充滿感情，“公司概述”部分，應(yīng)保證語言風格的激昂與客觀，對“行為規(guī)范”“特殊的職業(yè)要求”和“員工管理制度”及附則部分，應(yīng)保證語言風格的客觀、嚴謹；

(2)從用詞與表述的方式上，審核員工手冊的表述是否簡潔流暢，是否易懂易記，去掉多余的表述，避免過多的長句，

(3)從整體的邏輯性與條理性上，審核員工手冊每項內(nèi)容之間的條理性，以及各項內(nèi)容之間表述的邏輯性。

第四步：審合法

在完成語言審核后，下一步的重要工作就是審核員工手冊內(nèi)容的合法性。審核員工手冊的合法性通常從以下幾個方面開展。

內(nèi)容上是否與國家的相關(guān)法律相沖突

《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權(quán)利、履行勞動義務(wù)?！比欢?，目前我國許多中小企業(yè)往往忽視對相關(guān)法律的重視，而是強制推行公司的相關(guān)規(guī)定，這樣做會存在較大的法律風險。因此，中小企業(yè)在制定員工手冊時，必須充分考慮相關(guān)法律條款，有條件的企業(yè)最好將員工手冊交公司內(nèi)部負責法務(wù)的人員或外部法律顧問審核。

相關(guān)制度的制定程序是否合法

《勞動合同法》明確規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應(yīng)當經(jīng)職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定?！贝饲埃覈闹行∑髽I(yè)出臺相關(guān)制度的程序大部分都不符合相關(guān)法律的規(guī)定，因此，建議中小企業(yè)以后在制定員工手冊及相關(guān)制度時，必須按照相關(guān)程序執(zhí)行，并在每個階段做好相關(guān)的文本記錄并保存，做到有據(jù)可查，避免因為程序的不合法而承擔不必要的風險。

員工手冊發(fā)布途徑是否合法

《勞動合同法》明確規(guī)定，“用人單位應(yīng)當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者?！蹦壳?，中小企業(yè)在這方面做得仍存在許多遺漏，經(jīng)常出現(xiàn)員工受到相關(guān)懲罰時說公司沒有告知其相關(guān)制度的現(xiàn)象，出現(xiàn)這種現(xiàn)象有兩方面的原因，一方面可能是公司確實沒有告知或公示給員工，另一方面可能公司確實告知過員工但員工在故意耍賴。但即使是員工在故意耍賴，由于公司不能證明告知過員工，也會在仲裁或法院辯護中敗訴。因此，建議中小企業(yè)在系統(tǒng)地完成員工手冊的編制與審核后、正式公布之前，應(yīng)采取會議傳達、文件傳閱、問卷調(diào)查等方式，使員工熟悉員工手冊的具體內(nèi)容，并提出個人意見，在向員工發(fā)放最終版本的員工手冊時，一定要讓員工填寫《簽收確認函》，企業(yè)一定要保存好相關(guān)的記錄、意見和《簽收確認函》等。

對中小企業(yè)來說，一個成熟、有效的員工手冊是一項“投入一分，收益十分”的人力資源管理措施，因此，希望本文的“一定框架”、“二填內(nèi)容”“三審語言”“四審合法”的“四步法”能夠幫助中小企業(yè)編制出一套相對合理有效的員工手冊，并希望中小企業(yè)能夠通過簽收確認、集中培訓、集中測試、獎懲、定期培訓、不定期檢查等措施