如何制作投標書

如何制作投標書一、標書和方案1.標書與方案的不同標書屬于一種特殊的正式的方案，從種類的要求來講，也應該符合方案的一般的要求，因此，上一章節(jié)提示的內(nèi)容都應該滿足和注意，二者還有以下的不同之處。目的不同：–標書：贏得認可，中標。–方案：可完成客戶的需求。對象不同：–標書：評標人：專家…（對項目背景情況不是很了解）目前的IT評標過程一般為5個左右的專家花半天到一天的時間對投標文件進行專家評判，有的評標允許甲方參加評分，有的不允許甲方參加和評分，有的甚至不允許甲方參加，即使參加也不能發(fā)表傾向性意見。在這種情況下，沒有很充分的溝通環(huán)境，一切之前的技術準備都濃縮在投標文件中了，且對象是具備評標經(jīng)驗但對情況未必了解的專家。–方案：客戶（對項目背景非常了解）條件不同：–標書：只有一次機會。標書是用戶需求基本明確后選擇服務商的最后機會，因此，用戶的著眼點不僅在于方案的優(yōu)異，更在意隨中標，因此一般不會給修正的機會。–方案：一般可多次修正。方案的交互過程其實是一個用戶明確需求的過程，需求還有待進一步斟酌的時候，一般用戶會要求再次挑腳方案。評定的標準不同：–標書：靠評標人的專家經(jīng)驗；觀、讀感綜合判定。由于標書的評審是專業(yè)的評審專家或者各方人事，因此評審標準更多的是公正和沒有異議，表書的正式、專業(yè)、清晰、符合要求是非常重要的。另外，標書的評分會嚴格按照預先設定的評分標準進行，專家的權利有限。–方案：客戶根據(jù)實際情況加以分析判定。方案主要是甲方根據(jù)需求進行判斷，這個時候的標準就比較模糊，有時候一個非常粗糙的方案，如果有過人的亮點，也會吸引用戶進行重新考慮。2.投標書的基本要求：幫助與你的標書讀者溝通。從這個角度上來講，標書是一篇針對用戶需求的論文，邏輯結(jié)構和語言一定要清晰、可讀?？紤]到評標專家一般都具有較好的學術經(jīng)驗，其中很多還是教授、博導，投標的語言要針對讀者的閱讀習慣為好。表現(xiàn)你整理過后的思路和想法。如果對整個方案的思路不清晰，是不能寫好一個標書的。在投標之前一定要理清楚整體思路及各部分的關系，必要的頭腦風暴和預評審也是需要的，以便更加清晰地表示。對于沒有結(jié)論或者困惑爭議的地方，不要指望能夠糊弄過去，如實地分析甚至放在重要的地方重點把可能的困難和解決方案以及選擇的過程描述出來，往往會增加勝算。對招標書作出反應。要非常注意投標需求書的細節(jié)要求，一般甲方不會隨便寫出某種要求的，出現(xiàn)這種情況一般是甲方非常需要或者有競爭對手說服甲方提出這種需求。對于特別的、違反常規(guī)的要求尤其要注意，在標書中一定要有回應。回應的時候不要直接反駁，應該用比較委婉態(tài)度和明確的結(jié)論給出建議和意見、結(jié)論。對客戶需求做出反應。有很多客戶的需求并沒有體現(xiàn)在標書文件中，這個時候如果說明非常詳細和具有針對性，對于評標專家是非常具有說服力的。二、商務投標書的主要內(nèi)容：投標書分為商務部分和技術部分，有些投標要求分為商務標書和技術標書。1.商務投標書的組成投標的主體內(nèi)容（按邀標書格式）。需要提醒的是，評標專家在現(xiàn)場進行評標，需要閱讀大量的文字，這個時候一定要嚴格按照邀標書的格式進行，必要的時候要專門以不同紙張或者標簽的形式進行部分區(qū)分，以便于專家在不同服務商之間進行對比。投標報價及產(chǎn)品清單。如果邀標書給定了投標報價單，按照標準報價單進行填寫，如果沒有，需要仔細進行設計。一個好的報價單有助于專家進行對比和篩選，也有利于服務商進行價格談判。比如，比較細致合理的報價就不容易被價格談判的時候大幅度降價。另外，如果報價單比較復雜和篇幅長，需要對各部分報價進行小結(jié)、需要有一個明晰的各部分報價總計。報價單要注意核算，不要計算錯誤和重復、缺項，尤其是用exe進行自動計算的時候，一定要用另外的辦法驗算。資質(zhì)證明。仔細注意邀標書要求的資質(zhì)證明，另外，可能的競爭對手可能提供的用戶報告、資質(zhì)、案例等要仔細對待；盡可能提供高于邀標文件的資質(zhì)；對于聯(lián)合投標，需要提供雙方或者多方的資質(zhì)，對于要求具有“本地服務隊伍”要求的，需要提供證據(jù)文件；對于設計的產(chǎn)品，要提供必要的證書和文件；對于使用關聯(lián)公司（例如集團公司）的資質(zhì)，要特別注意法律一致性的要求。項目團隊介紹。項目團隊的介紹要實事求是，不一定非要公司高管介入項目過程；對于團隊中人員資歷的介紹，要注意角色分工、年齡搭配和資質(zhì)要求；要突出團隊成員類似項目的成功經(jīng)驗。公司簡介。公司簡介要針對性地進行縮寫或者改寫，將與項目密切相關的內(nèi)容突出出來。公司售后服務體系及培訓體系簡介。一般這一條比較容易和技術表述中的相應部分混淆，要非常注意放在哪個部分，如果商務部分和技術部分都需要，側(cè)重點各是什么；往往評分標準中都有這一條，因此，應該仔細描述自己公司的項目管理、售后服務和培訓體系，要符合用戶的標書要求，還要符合主流的國際、國內(nèi)標準。設備簡介。設備簡介要將設備的案例、使用情況、證書等進行提交。行業(yè)典型（成功）應用案例。成功案例中要特別注意將類似的項目經(jīng)驗放在比較前面的位置。一切對本次投標有利的資料。有些單位會提交獲獎證書、專利、知識產(chǎn)權證書、橫向和縱向課題承擔證明等與項目關聯(lián)的證明信息。2.技術投標書的組成標書摘要說明。摘要說明不僅僅是各個部分的概括，更應該是投標方體現(xiàn)自己思想的首頁闡述，應該花很大的精力去重視的，也是爭取專家非常重要的地方。背景介紹。項目背景要從行業(yè)、用戶基本情況等方面論述和解釋項目的必要性及考慮，這是體現(xiàn)標書針對性非常重要的地方。主要設計標書。項目的設計是標書的主要部分，考慮到專家未必對所牽涉的標書的技術非常清楚，這一部分的邏輯關系非常重要，應該從技術方向、產(chǎn)品方向、產(chǎn)品選型、性能價格比較等多方面進行邏輯論述，站在中立的立場上為甲方選擇適合的解決方案的“示意”非常重要。項目實施計劃。項目實施計劃要可行、符合要求。這也是經(jīng)常的打分點，實施計劃盡量使用專業(yè)工具（比如project）,項目管理的體系架構要非常清晰，比如ISO9000,CMM等，標書要求的資質(zhì)要和項目實施的技術體系相吻合，比如資質(zhì)特別要求CMM,項目管理的計劃就應該根據(jù)CMM來進行計劃。風險控制和質(zhì)量控制計劃。風險控制措施要實在，質(zhì)量體系要清晰和符合邀標書要求。售后服務計劃。售后服務計劃往往是評分點，應該盡可滿足邀標要求；對于重要的服務承諾和期限，應該以黑體或者表格的形式突出出來。產(chǎn)品介紹。產(chǎn)品介紹應該放在不突出的地方，比如附錄；產(chǎn)品的重要性能可以提前或者突出；必要的時候，可以將廠家的產(chǎn)品說明彩頁裁減放進標書裝訂。三、如何設計一個漂亮的標書1.整體上的一般要求全局觀-標書各個部分自成體系又相互依托。技術可行，敘述簡潔明了。產(chǎn)品清單正確。目錄結(jié)構清晰—（代表思路清晰）。整篇文字敘述條理分明，風格統(tǒng)一。既迎合讀者心理習慣又有創(chuàng)新性。例如，如果一個綜合的解決方案標書需要很多部分，我們就可以再畫一章各個部分的邏輯關系圖并進行簡要論述，便于專家評審。下圖就是一個具有6個部分的標書的邏輯結(jié)構圖。2.摘要說明摘要說明是一個標書的整體說明，不僅僅要反映各個部分的簡要內(nèi)容，更要反映投標方的整體思路和思想，有時候叫做總經(jīng)理摘要或者特別闡述，它包含以下內(nèi)容：–標書目標：–戰(zhàn)略建議：–注意事項：–標書優(yōu)點：–其他需要吸引讀者眼球的東西3.目錄結(jié)構目錄不僅僅是自動生成就可以了，更重要的是要反映整體的邏輯結(jié)構，評標專家也往往通過目錄來得到標書的第一印象。一個好的目錄應該反映縝密的思維和清晰的內(nèi)容，專家還從中得到重要的特色和投標方的主要知識技能基本信息。因此，投標方如果整合多個廠家的方案，在目錄上要重新進行融合和調(diào)整。例子：調(diào)整前調(diào)整后：4.標書編寫禁忌：標書中出現(xiàn)其他項目或其他客戶名稱。很多標書采用其它案例的資料，忘記了改正用戶，這在評標現(xiàn)場非常容易被排斥和認為不認真，因此需要專人進行檢查。拓撲設計錯誤。拓撲圖和邏輯圖是專家評審重點關注的地方，千萬不要出現(xiàn)結(jié)構性錯誤，更不要出現(xiàn)名稱上的錯誤（例如很多投標方將邏輯圖寫成拓撲圖）。圖的標志要清晰，最好制圖、審定人要明確標記。標書敘述前后矛盾。很多標書由不同的人完成，出現(xiàn)前后敘述不一致一定要改正。最好安排有人在投標之前閱讀統(tǒng)稿、安排專門的評審會議。目錄結(jié)構混亂，無邏輯、各自為政。套話、廢話太多，語言啰嗦、言之無物。這種情況很容易出現(xiàn)在摘抄網(wǎng)絡上的信息的時候，應予以注意。遣詞造句，用語不當。錯別字是小事，但很容易引起專家反感，尤其在摘要、重要場所和多次出現(xiàn)的時候。四、標書設計舉例案例1：某網(wǎng)絡集成項目下面是一個網(wǎng)絡集成項目的標書舉例，這樣一個標書就比直接將產(chǎn)品堆砌上來強得多。當然，如果項目再大一些、復雜一些，還可以再優(yōu)化。1.網(wǎng)絡規(guī)劃：網(wǎng)絡規(guī)劃的思想方法–從網(wǎng)絡核心入手，發(fā)散到網(wǎng)絡邊緣；–從網(wǎng)絡接入入手，集中到網(wǎng)絡核心；–思想方法多樣化。網(wǎng)絡規(guī)劃的目的–對網(wǎng)絡建設具有先期的指導性；–使用戶對所建設的網(wǎng)絡有一個全面的了解；–對以后的網(wǎng)絡實施和驗收提供依據(jù)。2.網(wǎng)絡設計思路：用戶需求分析；網(wǎng)絡流量分析；網(wǎng)絡分類設計；網(wǎng)絡分層設計；網(wǎng)絡設備選擇；網(wǎng)絡地址規(guī)劃。1)需求分析：a)需求分析的目的–為網(wǎng)絡規(guī)劃提供依據(jù)–使方案設計個性化，更有競爭力b)基本需求：用戶投資和網(wǎng)絡規(guī)模了解業(yè)務類型和分布分析目前技術與用戶需求的異同現(xiàn)有網(wǎng)絡分析，保護用戶投資c)需求來源–決策者的建設思路–用戶提供的歷史資料和行業(yè)資料–用戶技術人員的細節(jié)描述–普通用戶對網(wǎng)絡的要求d)收集方法–會談紀要法–關鍵人物接觸–用戶訪談e)重點需要了解的：商業(yè)需求，資金投入，網(wǎng)絡規(guī)?，F(xiàn)有網(wǎng)絡的狀況網(wǎng)絡覆蓋的物理區(qū)域，信息點的數(shù)量及分布業(yè)務分類、分布及對網(wǎng)絡功能的需求網(wǎng)絡帶寬和業(yè)務量的需求網(wǎng)絡可靠性的需求網(wǎng)絡安全性的需求網(wǎng)絡管理方面的需求f)需求分析小結(jié)：–技術不是問題，主要看投資和服務–用戶投資保護–高性價比—使用戶的投資收取最好的效果–兼容性—保護用戶對網(wǎng)絡的原始投資–擴展性—保證未來5-8年可用不過時–服務–向用戶提供優(yōu)良的服務可能比只提供優(yōu)良的網(wǎng)絡更有意義重點投資要放到重點的位置上2)網(wǎng)絡流量分析：3)標書結(jié)構：案例二：安全集成項目標書思路：下面的案例，主要要說明一個標書的標準符合程度和整體的思路。信息安全解決方案可以參照很多標準，但最重要的是要符合用戶的行業(yè)和上級的標準，在整個體系框架中要表示出來。例如，我們可以從涉密和非涉密來進行標書的框架設計：根據(jù)涉密信息系統(tǒng)設計指南，涉密系統(tǒng)標書思路如下：根據(jù)IATF,非涉密信息系統(tǒng)集成思路如下：五、投標書制作的幾個階段1.準備階段–仔細閱讀邀標書（招標文件）–按照招標文件制作標書，內(nèi)容可以增加，不能減少–制定標書編寫日程安排表，嚴格遵守，注意預留標書審查修改時間。絕大多數(shù)公司容易犯的一個錯誤就是不樣兒遵守項目的日程，總是加班到最后一個晚上，這樣反而容易出錯誤；另外，更多的單位還在最后一天晚上由銷售收集用戶或者競爭者的信息倉促調(diào)整犯下致命錯誤；這樣的錯誤還容易出現(xiàn)投標遲到現(xiàn)象。最好的方式是預定好時間和標書調(diào)整策略，嚴格按照策略執(zhí)行，這個時候，召開項目啟動會達成共識非常重要。2.標書制作階段–在投標書中，最重要的是價格、服務和一切可以吸引用戶眼球的內(nèi)容（即使邀標書上沒有要求的內(nèi)容）。–投標書中最大的忌諱是出現(xiàn)諸如錯字、錯頁、漏印、價格不統(tǒng)一、價格大寫錯誤、太過時的內(nèi)容及出現(xiàn)與項目不相干的內(nèi)容（如A項目的投標書的頁眉還是B項目的名稱）3.收尾階段：如何印刷標書–關鍵圖表的印刷。一個好的圖表，非常容易超越競爭對手和吸引專家進行探討或者注意，有必要可以制作一個非常大的圖夾在標書中間。–報價單的打?。ㄈ绾伪阌诓殚啠Ｈ绾窝b訂標書–封面的設計。標書的封面要顯示專業(yè)和高貴，不要花哨，必要的公司、理念和標示可以恰當?shù)胤胖?。–使用標簽頁。有時候標書很厚，應該在側(cè)邊增加標簽符號，最好打印簡要說明便于查閱；還可以附加使用不同顏色的紙張區(qū)分不同的章節(jié)和部分。–整體的觀感。標書裝訂要體現(xiàn)公司的價值，很多公司舍得聘請員工卻不舍得花錢設計和裝訂標書，在經(jīng)濟上非常不合算。–標書封裝（或遵照