學(xué)校精簡(jiǎn)會(huì)議管理制度

學(xué)校精簡(jiǎn)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)學(xué)校會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于學(xué)校內(nèi)各類會(huì)議的組織、召開、管理和監(jiān)督。

三、會(huì)議應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持以下原則：

1.精簡(jiǎn)、高效、務(wù)實(shí)；

2.集中精力，解決問題；

3.盡量減少對(duì)正常教學(xué)、科研和工作秩序的影響；

4.重視會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。

四、會(huì)議分為全校性會(huì)議、部門會(huì)議和專題會(huì)議。全校性會(huì)議由校長(zhǎng)或副校長(zhǎng)主持，部門會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人主持，專題會(huì)議由相關(guān)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人主持。

五、會(huì)議召開應(yīng)當(dāng)遵循以下程序：

1.提交會(huì)議議題；

2.報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批；

3.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員；

4.發(fā)布會(huì)議通知；

5.會(huì)前準(zhǔn)備；

6.召開會(huì)議；

7.會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布；

8.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)。

六、學(xué)校設(shè)立會(huì)議室，用于召開各類會(huì)議。會(huì)議室的管理和使用應(yīng)當(dāng)遵守第四章的規(guī)定。

七、學(xué)校鼓勵(lì)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等，減少現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議次數(shù)，提高會(huì)議效率。

八、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行政管理處。

九、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如需修訂本制度，由學(xué)校行政管理處提出方案，報(bào)請(qǐng)校長(zhǎng)辦公會(huì)議審議通過后實(shí)施。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議議題的提交與審批

1.會(huì)議議題應(yīng)圍繞學(xué)校中心工作，緊密結(jié)合教學(xué)、科研、管理等重要事項(xiàng)。

2.會(huì)議議題提交前，相關(guān)部門應(yīng)充分調(diào)查研究，明確議題背景、目標(biāo)、解決方案等。

3.全校性會(huì)議議題由各部門負(fù)責(zé)人向校長(zhǎng)或副校長(zhǎng)提出，部門會(huì)議議題由部門內(nèi)部相關(guān)人員提出。

4.提交會(huì)議議題時(shí)，應(yīng)填寫《會(huì)議議題申報(bào)表》，明確議題名稱、申報(bào)部門、聯(lián)系人、議題背景、目標(biāo)、解決方案等。

5.會(huì)議議題經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可列入會(huì)議議程。

二、會(huì)議通知與籌備

1.會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)確定后，由會(huì)議組織者發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前一定時(shí)間發(fā)布，以便參會(huì)人員做好準(zhǔn)備工作。

3.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)備、資料等準(zhǔn)備工作。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照議程組織會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人要充分調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性，鼓勵(lì)大家發(fā)表意見，形成共識(shí)。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不隨意離場(chǎng)，不接打電話，確保會(huì)議效果。

四、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)真實(shí)、全面、準(zhǔn)確地記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論事項(xiàng)、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)整理，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)布。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)完成整理，并及時(shí)發(fā)送給與會(huì)人員。

五、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真組織落實(shí)，并及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告落實(shí)情況。

3.學(xué)校行政管理處負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，確保會(huì)議決策落地生根。

六、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)收集與會(huì)人員的意見和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估。

2.會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)包括會(huì)議取得的成果、存在的問題、改進(jìn)措施等，并在一定范圍內(nèi)進(jìn)行反饋。

3.會(huì)議總結(jié)與反饋有助于不斷提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作有序推進(jìn)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議決策事項(xiàng)的責(zé)任劃分

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確每項(xiàng)決策的具體責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)工作，確保決策事項(xiàng)得到有效執(zhí)行。

3.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)作為，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，確保決策事項(xiàng)按時(shí)完成。

二、會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)監(jiān)督與評(píng)估

1.學(xué)校行政管理處應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。

2.監(jiān)督檢查人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤了解，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。

3.對(duì)會(huì)議決策落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題和不足，提出改進(jìn)措施。

三、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的反饋與報(bào)告

1.責(zé)任部門應(yīng)在會(huì)議決策事項(xiàng)完成后，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告落實(shí)情況。

2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括決策事項(xiàng)的完成情況、取得的效果、存在的問題及原因分析等。

3.行政管理處應(yīng)將各部門落實(shí)情況匯總，形成報(bào)告，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)層匯報(bào)。

四、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)結(jié)果的運(yùn)用

1.會(huì)議決策事項(xiàng)的落實(shí)結(jié)果應(yīng)作為相關(guān)部門和人員考核、評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。

2.對(duì)落實(shí)不力、工作拖延的部門和個(gè)人，應(yīng)視情況給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核等處理。

3.對(duì)落實(shí)效果顯著的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)廣大教職工的工作積極性。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以便查閱和追溯。

2.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔應(yīng)確保信息安全，嚴(yán)格控制查閱范圍，防止泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

3.學(xué)校教職工因工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要的，應(yīng)向行政管理處提出申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后，方可查閱。

六、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)機(jī)制

1.學(xué)校應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化落實(shí)流程和機(jī)制。

2.定期組織培訓(xùn)和研討，提高相關(guān)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)工作的認(rèn)識(shí)和能力。

3.加強(qiáng)信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段提高會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室的預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理處提出申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室預(yù)約申請(qǐng)表》。

2.行政管理處根據(jù)會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室使用應(yīng)遵循優(yōu)先保障全校性會(huì)議、重要專題會(huì)議的原則。

二、會(huì)議室設(shè)備與管理

1.學(xué)校應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，使用人員應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)要培訓(xùn)，掌握設(shè)備操作方法。

3.使用會(huì)議室期間，應(yīng)愛護(hù)設(shè)備，遵守設(shè)備操作規(guī)程，如發(fā)生故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政管理處。

三、會(huì)議室環(huán)境與布置

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的辦公設(shè)施、資料架等，以滿足會(huì)議需求。

3.會(huì)議室內(nèi)布置應(yīng)簡(jiǎn)潔大方，符合會(huì)議主題。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防安全，遵守學(xué)校消防安全管理規(guī)定。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)加強(qiáng)信息安全，嚴(yán)禁泄露學(xué)校內(nèi)部信息。

3.會(huì)議結(jié)束后，責(zé)任人應(yīng)檢查會(huì)議室，確保無遺漏重要文件和物品。

五、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.學(xué)校內(nèi)部會(huì)議使用會(huì)議室，原則上不收取費(fèi)用。

2.對(duì)外部租賃會(huì)議室，可根據(jù)實(shí)際情況收取一定費(fèi)用，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由行政管理處制定。

3.費(fèi)用收取應(yīng)遵循公開、透明的原則，納入學(xué)校財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理。

六、會(huì)議室的維護(hù)與優(yōu)化

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備處于良好狀態(tài)。

2.根據(jù)學(xué)校發(fā)展和會(huì)議需求，適時(shí)對(duì)會(huì)議室進(jìn)行改造和升級(jí)。

3.廣泛聽取意見和建議，不斷提高會(huì)議室管理水平，為學(xué)校會(huì)議提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校行