人事檔案保管與代理協(xié)議

合同編號：__________人事檔案保管與代理協(xié)議甲方（委托方）：_______乙方（受托方）：_______鑒于甲方需要對人事檔案進(jìn)行保管和代理，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方在平等、自愿、公平、誠實(shí)信用的原則基礎(chǔ)上，就甲方人事檔案的保管與代理事宜，達(dá)成如下協(xié)議：一、人事檔案的保管1.1甲方將依法合規(guī)建立和形成的人事檔案，包括但不限于員工的個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)、公積金、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，交付給乙方進(jìn)行保管。1.2乙方應(yīng)指定專門場所和專門人員進(jìn)行人事檔案的保管，確保檔案的安全、有序、完整。1.3乙方應(yīng)按照甲方提供的檔案目錄和內(nèi)容，對人事檔案進(jìn)行歸檔、整理，并建立健全的查閱、借閱、歸還等管理制度。1.4乙方應(yīng)保證人事檔案的電子數(shù)據(jù)安全，采取必要的措施防止檔案的丟失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。1.5乙方不得泄露甲方人事檔案中的任何信息，除非依法應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)提供的情況外，未經(jīng)甲方書面同意，不得向任何第三方提供甲方人事檔案的內(nèi)容。二、人事檔案的代理2.1甲方委托乙方代理辦理與人事檔案相關(guān)的手續(xù)和業(yè)務(wù)，包括但不限于檔案的查閱、借閱、歸還，檔案的復(fù)制、打印、掃描，檔案的轉(zhuǎn)移、銷毀等。2.2乙方應(yīng)在甲方提供的授權(quán)范圍內(nèi)，代理辦理人事檔案相關(guān)業(yè)務(wù)，并按照甲方的要求及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供檔案材料。2.3乙方應(yīng)按照甲方的要求，對人事檔案進(jìn)行定期或者不定期的審核、更新，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.4乙方應(yīng)在甲方授權(quán)的情況下，代表甲方參加與人事檔案相關(guān)的行政、司法等活動(dòng)，并按照甲方的要求處理相關(guān)事宜。三、協(xié)議的期限和終止3.1本協(xié)議自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為____年，自協(xié)議生效之日起計(jì)算。3.2甲乙雙方同意，在協(xié)議有效期內(nèi)，如一方提前終止本協(xié)議，應(yīng)提前____天通知對方，并按照雙方約定的方式處理人事檔案的交接等事宜。3.3在協(xié)議終止后，乙方應(yīng)繼續(xù)按照甲方的要求，保管和處理甲方人事檔案，直至甲方另行安排或者接收。四、違約責(zé)任4.1任何一方違反本協(xié)議的約定，導(dǎo)致協(xié)議無法履行或者造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向?qū)Ψ街Ц哆`約金，并賠償因此造成的一切損失。4.2如乙方泄露甲方人事檔案信息，或者未按照約定代理辦理相關(guān)事宜，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、爭議解決5.1本協(xié)議的簽訂、履行、終止、解除及違約等事項(xiàng)，如發(fā)生爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。六、其他約定6.1本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。6.2本協(xié)議未盡事宜，雙方可另行簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本協(xié)議具有同等法律效力。甲方（蓋章）：__________乙方（蓋章）：__________簽訂日期：__________注意事項(xiàng)：1.甲方應(yīng)確保交付乙方保管的人事檔案內(nèi)容真實(shí)、合法，不得包含任何違法違規(guī)信息。2.乙方應(yīng)嚴(yán)格按照甲方的要求，對人事檔案進(jìn)行保管和代理，確保檔案的安全、完整和及時(shí)性。3.乙方需指定專門場所和人員負(fù)責(zé)人事檔案的保管工作，并建立健全的檔案管理制度。4.乙方應(yīng)保證人事檔案電子數(shù)據(jù)的安全，采取必要的措施防止檔案的丟失、損壞、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。5.雙方在簽訂協(xié)議時(shí)，應(yīng)仔細(xì)閱讀協(xié)議內(nèi)容，明確各自的權(quán)利和義務(wù)，確保雙方的合法權(quán)益得到保障。解決辦法：1.如乙方泄露甲方人事檔案信息，或者未按照約定代理辦理相關(guān)事宜，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.任何一方違反本協(xié)議的約定，導(dǎo)致協(xié)議無法履行或者造成對方損失的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，向?qū)Ψ街Ц哆`約金，并賠償因此造成的一切損失。3.在協(xié)議終止后，乙方應(yīng)繼續(xù)按照甲方的要求，保管和處理甲方人事檔案，直至甲方另行安排或者接收。4.雙方在履行協(xié)議過程中如發(fā)生爭議，應(yīng)通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.人事檔案：指記錄員工個(gè)人基本信息、勞動(dòng)合同、社會(huì)保險(xiǎn)、公積金、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的文件和資料。2.保管：指對人事檔案進(jìn)行安全、有序、完整的存放和管理。3.代理：指乙方在甲方授權(quán)的范圍內(nèi)，代表甲方辦理與人事檔案相關(guān)的手續(xù)和業(yè)務(wù)。4.違約責(zé)任：指一方未履行或者未完全履行協(xié)議約定的義務(wù)，應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任和損失賠償責(zé)任。5.爭議解決：指雙方在履行協(xié)議過程中發(fā)生糾紛時(shí)，通過協(xié)商、調(diào)解或者訴訟等方式，解決糾紛的過程。特殊應(yīng)用場合：1.員工離職：當(dāng)員工離職時(shí)，甲方需要乙方提供人事檔案中與該員工相關(guān)的所有資料，以便進(jìn)行離職手續(xù)辦理，包括工作交接、社會(huì)保險(xiǎn)和公積金轉(zhuǎn)移等。補(bǔ)充條款：雙方應(yīng)明確員工離職時(shí)所需提供的檔案材料，并規(guī)定辦理時(shí)間限制，以確保離職手續(xù)的順利進(jìn)行。2.員工入職：新員工入職時(shí)，甲方需要乙方協(xié)助整理和歸檔新員工的人事檔案，確保檔案完整并符合相關(guān)法律法規(guī)要求。補(bǔ)充條款：雙方應(yīng)明確新員工入職檔案的整理要求和時(shí)間限制，以保證新員工能夠及時(shí)順利入職。3.檔案查閱：甲方可能需要查閱人事檔案，以便進(jìn)行員工考核、培訓(xùn)、晉升等管理活動(dòng)。乙方應(yīng)按照甲方的要求及時(shí)提供相關(guān)檔案材料。補(bǔ)充條款：雙方應(yīng)明確檔案查閱的要求和時(shí)間限制，并規(guī)定查閱后的歸還和保密措施。4.檔案轉(zhuǎn)移：甲方因業(yè)務(wù)需要或其他原因，需要將人事檔案轉(zhuǎn)移到其他機(jī)構(gòu)或地點(diǎn)。乙方應(yīng)按照甲方的要求及時(shí)、完整地將檔案轉(zhuǎn)移至指定地點(diǎn)。補(bǔ)充條款：雙方應(yīng)明確檔案轉(zhuǎn)移的要求和時(shí)間限制，并規(guī)定轉(zhuǎn)移過