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文檔簡介
應(yīng)急局會(huì)議制度管理制度第一章總則
一、目的與原則
為確保應(yīng)急局工作會(huì)議的有序、高效進(jìn)行,提高決策效率,加強(qiáng)各部門間的溝通與合作,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī),特制定本會(huì)議管理制度。本制度遵循公開、透明、高效、節(jié)儉的原則,確保會(huì)議質(zhì)量,提升應(yīng)急管理工作水平。
二、適用范圍
本制度適用于應(yīng)急局召開的各類工作會(huì)議,包括但不限于局務(wù)會(huì)議、專題會(huì)議、緊急會(huì)議等。各部門內(nèi)部會(huì)議可參照本制度執(zhí)行。
三、會(huì)議類型
1.局務(wù)會(huì)議:定期召開,研究、部署全局性工作,解決重大問題。
2.專題會(huì)議:根據(jù)工作需要,針對特定議題召開的會(huì)議。
3.緊急會(huì)議:遇有突發(fā)事件或緊急情況時(shí),臨時(shí)召集的會(huì)議。
四、會(huì)議組織
1.會(huì)議的召集、主持、記錄、落實(shí)等工作由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)。
2.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。
3.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)組織會(huì)議,確保會(huì)議有序進(jìn)行。
五、參會(huì)人員
1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加,確因特殊情況不能參會(huì)的,需提前向會(huì)議召集人請假。
2.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律,認(rèn)真履行職責(zé),積極參與討論。
3.會(huì)議召集人可根據(jù)需要對參會(huì)人員進(jìn)行調(diào)整。
六、會(huì)議紀(jì)律
1.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng),不得隨意離場。
2.會(huì)議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或其他不宜公開的事項(xiàng),參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。
3.會(huì)議結(jié)束后,參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求,及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作。
七、本制度的解釋權(quán)歸應(yīng)急局所有,自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜,可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本制度,共同維護(hù)會(huì)議秩序,提高會(huì)議效率。
第二章會(huì)議流程
一、會(huì)議籌備
1.確定議題:會(huì)議召集人根據(jù)工作需要,確定會(huì)議議題,明確會(huì)議目的和預(yù)期成果。
2.制定議程:會(huì)議召集人制定會(huì)議議程,明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序和時(shí)間安排。
3.發(fā)送通知:會(huì)議召集人提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知,包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容。
4.準(zhǔn)備材料:會(huì)議召集人負(fù)責(zé)收集、整理與會(huì)議議題相關(guān)的資料,提前分發(fā)至參會(huì)人員。
二、會(huì)議召開
1.會(huì)議簽到:參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前進(jìn)行簽到,確保會(huì)議人數(shù)齊全。
2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始,介紹參會(huì)人員,明確會(huì)議議程和目的。
3.會(huì)議報(bào)告:相關(guān)部門或人員就議題進(jìn)行匯報(bào),闡述觀點(diǎn)、提出建議。
4.討論與決策:參會(huì)人員圍繞議題展開討論,充分發(fā)表意見,形成決策。
三、會(huì)議決策與表決
1.會(huì)議主持人根據(jù)討論情況,總結(jié)各方意見,形成決策。
2.對于重大事項(xiàng),采取表決方式,參會(huì)人員投票表達(dá)意見。
3.表決結(jié)果由會(huì)議主持人宣布,并記錄在會(huì)議紀(jì)要中。
四、會(huì)議總結(jié)
1.會(huì)議主持人對會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié),明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工。
2.會(huì)議召集人督促參會(huì)人員按照會(huì)議決策,及時(shí)推進(jìn)相關(guān)工作。
五、會(huì)議記錄
1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容,包括議題、討論過程、決策結(jié)果等。
2.會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整,體現(xiàn)參會(huì)人員的意見和建議。
3.會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要,提交給會(huì)議主持人審核。
六、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放與歸檔
1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后,及時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員。
2.參會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后,應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋意見,確認(rèn)無誤后歸檔保存。
3.會(huì)議紀(jì)要作為工作依據(jù),各部門應(yīng)按照會(huì)議決策,認(rèn)真落實(shí)相關(guān)工作。
第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)
一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布
1.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議記錄人整理完成后,需提交給會(huì)議主持人進(jìn)行審核。
2.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成審核,確保會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。
3.審核通過的會(huì)議紀(jì)要,由會(huì)議召集人負(fù)責(zé)發(fā)布,并通知相關(guān)部門和人員。
二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)
1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決策的具體任務(wù)分配,指定責(zé)任人和完成時(shí)限。
2.各責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的要求,制定工作計(jì)劃,確保任務(wù)按時(shí)完成。
3.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查任務(wù)進(jìn)度,督促責(zé)任人按計(jì)劃推進(jìn)工作。
三、進(jìn)度匯報(bào)與問題反饋
1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求,定期向會(huì)議召集人匯報(bào)工作進(jìn)度。
2.如在工作中遇到問題或困難,責(zé)任人應(yīng)及時(shí)反饋,尋求支持和幫助。
3.會(huì)議召集人應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門,解決存在的問題,確保工作順利進(jìn)行。
四、跟蹤評估與調(diào)整
1.會(huì)議召集人應(yīng)對會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤評估,確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。
2.如遇特殊情況,需對會(huì)議決策進(jìn)行調(diào)整的,應(yīng)提交給會(huì)議主持人審批,并及時(shí)通知相關(guān)人員。
3.調(diào)整后的決策和任務(wù)分配,應(yīng)重新納入會(huì)議紀(jì)要,并按照新的要求進(jìn)行跟蹤落實(shí)。
五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱
1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后,應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔,便于日后查閱。
2.鼓勵(lì)各部門和人員查閱會(huì)議紀(jì)要,了解會(huì)議決策和工作進(jìn)展。
3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔和查閱工作,應(yīng)遵循保密原則,確保信息安全。
六、問責(zé)與激勵(lì)機(jī)制
1.對于未按會(huì)議紀(jì)要要求完成任務(wù)的責(zé)任人,應(yīng)視情況采取問責(zé)措施,督促其改進(jìn)工作。
2.對于積極落實(shí)會(huì)議決策,取得顯著成效的責(zé)任人,應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)工作積極性。
3.問責(zé)與激勵(lì)機(jī)制應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況,公平、公正、公開地執(zhí)行。
第四章會(huì)議室管理規(guī)定
一、會(huì)議室預(yù)訂
1.會(huì)議室使用實(shí)行預(yù)訂制度,各部門需提前向行政管理部提出會(huì)議室預(yù)訂申請。
2.申請內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等,以便行政管理部合理安排會(huì)議室資源。
3.行政管理部收到申請后,應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn),如有沖突,需與申請部門協(xié)商解決。
二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理
1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理配置,確保舒適、實(shí)用的會(huì)議環(huán)境。
2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備應(yīng)保持完好,包括音響、投影儀、白板等,如有損壞,應(yīng)及時(shí)報(bào)修。
3.會(huì)議室使用前,相關(guān)人員應(yīng)檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行,確保會(huì)議順利進(jìn)行。
三、會(huì)議室使用規(guī)范
1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食,保持環(huán)境衛(wèi)生。
2.會(huì)議期間,參會(huì)人員應(yīng)保持安靜,遵守會(huì)議紀(jì)律,不得隨意離開座位。
3.會(huì)議結(jié)束后,使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室,確保場地整潔。
四、會(huì)議室安全與保密
1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置在易于管理的區(qū)域,確保會(huì)議安全。
2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施,并定期檢查,確保安全通道暢通。
3.會(huì)議內(nèi)容涉及保密事項(xiàng),參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露會(huì)議內(nèi)容。
五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化
1.定期對會(huì)議室進(jìn)行維護(hù),包括設(shè)備檢查、環(huán)境衛(wèi)生等,確保會(huì)議室設(shè)施正常運(yùn)行。
2.根據(jù)實(shí)際需要,對會(huì)議室進(jìn)行改造和優(yōu)化,提高會(huì)議室使用效率。
3.鼓勵(lì)各部門提出會(huì)議室管理和使用的建議,不斷改進(jìn)會(huì)議室管理工作。
六、違規(guī)處理
1.對違反會(huì)議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人,將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。
2.造成的損失或損害,需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
3.會(huì)議室管理人員應(yīng)加強(qiáng)對違規(guī)行為的監(jiān)督,確保會(huì)議室管理規(guī)定得到有效執(zhí)行。
第五章附則
一
溫馨提示
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