小學檔案管理制度（3篇）

小學檔案管理制度小學檔案管理規(guī)章制度旨在規(guī)范和保護學校內(nèi)部各類檔案的安全、完整與有序，其核心原則如下：1.分類歸檔原則：依據(jù)學校的組織架構、職能特性與管理需求，對檔案進行分類、整理和歸檔，涵蓋學生檔案、教職工檔案及行政檔案等。2.學籍檔案與教師檔案管理：學生檔案分為學籍檔案和個別檔案，包含個人信息、學術記錄、行為評價等。教職工檔案則涵蓋個人基本信息、職務文件、教學評價及獎懲記錄，且應定期更新。3.保障檔案安全：采取適當?shù)谋９艽胧?，如使用專用檔案柜，實施借閱登記制度，以防檔案遭受災害、破壞或丟失。4.建立檔案檢索系統(tǒng)：設立檔案檢索機制，確保檔案能被迅速且準確地查找，可采用電子檔案管理系統(tǒng)以提升效率。5.規(guī)范檔案借閱：校內(nèi)人員在工作需要時，可申請借閱檔案，需記錄借閱信息，并設定合理的借閱期限，通常不超過一個月。6.定期評估與銷毀檔案：檔案管理人員應遵循檔案保存期限，適時進行檔案銷毀前的審查，并確保相關記錄的完整。7.制度的適應性與完善性：各小學可根據(jù)自身實際與需求，對上述基本要點進行調(diào)整和優(yōu)化，以提升檔案管理的效率和辦學質(zhì)量。小學檔案管理制度（二）第一章總則第一條為了做好小學檔案的管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率，明確檔案管理的基本原則，制定本制度。第二條本制度適用于小學所有檔案的管理工作。第三條檔案的管理工作應遵循真實、準確、完整、安全、便捷、高效的原則。第四條檔案管理工作采用電子化管理方式，并配備相應的管理系統(tǒng)和設備。第二章檔案管理機構及職責第五條小學設立檔案室，負責小學檔案的管理工作。第六條檔案管理員負責小學檔案的管理工作，具體職責如下：1.負責檔案的接收、整理、分類、歸檔工作；2.負責檔案的查閱、借閱、復制、傳遞工作；3.負責檔案的銷毀、留用、轉(zhuǎn)接工作；4.負責檔案的安全保密工作；5.負責檔案管理系統(tǒng)及設備的維護和更新。第三章檔案的建立與歸檔第七條檔案的建立應包括以下內(nèi)容：1.學生個人檔案：包括學生的基本信息、成績單、獎勵記錄、懲罰記錄等；2.教師檔案：包括教師的基本信息、教學資料、培訓記錄、獎懲記錄等；3.學校檔案：包括學校的組織機構、發(fā)展歷程、重要文件等；4.其他相關檔案：根據(jù)需要可以建立其他相關檔案。第八條檔案的歸檔應按照文件的分類和時間順序進行，確保檔案的完整性和可查性。第九條歸檔文件應按照一定的標準進行裝訂，以便長期保存和使用。第四章檔案的查閱與借閱第十條檔案的查閱工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案管理員應負責檔案的查閱工作，確保檔案的安全和完整；2.查閱檔案需事先填寫查閱申請表，并在指定的時間和地點進行查閱；3.查閱的檔案應先經(jīng)過審批，并保證查閱人員具備查閱的合法權限。第十一條檔案的借閱工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案管理員應負責檔案的借閱工作，確保檔案的安全和完整；2.借閱檔案需事先填寫借閱申請表，并在指定的時間和地點進行借閱；3.借閱的檔案應先經(jīng)過審批，并保證借閱人員具備借閱的合法權限；4.借閱期限一般不超過一個月，如有特殊情況需延長借閱期限，應及時申請。第五章檔案的傳遞與轉(zhuǎn)接第十二條檔案的傳遞工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案的傳遞只能由檔案管理員或經(jīng)過授權的人員進行；2.檔案傳遞應通過系統(tǒng)內(nèi)部的電子傳遞方式進行，確保傳遞的準確性和及時性；3.檔案傳遞過程中應保持檔案的安全，避免丟失或損壞。第十三條檔案的轉(zhuǎn)接工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案的轉(zhuǎn)接工作應由檔案管理員在規(guī)定的時間和地點進行；2.轉(zhuǎn)接檔案應填寫轉(zhuǎn)接記錄，明確轉(zhuǎn)接的檔案名稱、數(shù)量和接收人；3.轉(zhuǎn)接后需要進行檔案的核對，確保檔案的完整性和準確性。第六章檔案的銷毀與留用第十四條檔案的銷毀工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案的銷毀應經(jīng)過檔案管理員審核和學校領導批準；2.被銷毀的檔案需填寫銷毀記錄，明確銷毀的檔案名稱、數(shù)量和銷毀原因；3.檔案的銷毀應采取安全可靠的方式進行，確保檔案的徹底銷毀。第十五條檔案的留用應遵守以下規(guī)定：1.對于重要的歷史檔案，應進行合理的留用和保護；2.留用的檔案需填寫留用記錄，明確留用的檔案名稱、數(shù)量和留用原因；3.留用的檔案應進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。第七章檔案的安全保密第十六條檔案的安全保密工作應遵守以下規(guī)定：1.檔案的管理人員應具備保密意識和責任心，確保檔案的安全和完整；2.檔案的存儲和傳輸應采用安全可靠的方式，防止檔案的泄漏和損壞；3.涉及個人隱私的檔案應加密處理，并嚴格限制查閱和借閱的權限。第八章檔案管理系統(tǒng)與設備第十七條檔案管理系統(tǒng)應具備以下功能：1.檔案的創(chuàng)建、歸檔、查閱、借閱、傳遞、轉(zhuǎn)接等管理功能；2.檔案的查詢和統(tǒng)計功能，方便管理人員進行檔案的管理和運用；3.檔案的安全保密功能，限制非授權人員的訪問和操作。第十八條檔案管理設備應包括以下設施：1.檔案柜：存放檔案的專用柜，具備防火和防潮的功能；2.掃描儀：用于檔案的電子化處理和備份；3.電腦和打印設備：用于檔案管理系統(tǒng)的操作和檔案的復制。第九章附則第十九條對于本制度未涉及的事項，可參照相關法律法規(guī)進行處理。第二十條本制度由小學校長負責解釋。小學檔案管理制度（三）1.目的本檔案管理制度的目的是為了有效管理和保護小學檔案，確保檔案的完整性、可靠性和安全性，方便學校的日常辦公和學生個人檔案的查詢和使用。2.適用范圍本檔案管理制度適用于小學全體教職員工和相關部門，包括教務處、行政辦公室和學生事務辦公室。3.檔案的分類和歸檔3.1檔案分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和用途，將檔案分為教務類檔案、行政類檔案和學生類檔案。3.2教務類檔案教務類檔案包括教學計劃、教學大綱、課程表、教科書采購記錄、教學評估報告等。教務類檔案由教務處負責歸檔和管理。3.3行政類檔案行政類檔案包括學校行政管理文件、會議紀要、人事管理檔案等。行政類檔案由行政辦公室負責歸檔和管理。3.4學生類檔案學生類檔案包括學生入學登記表、成績單、獎勵記錄、處分記錄等。學生類檔案由學生事務辦公室負責歸檔和管理。4.檔案的保管和存儲4.1檔案保管所有檔案應按照分類標準進行編號，記錄檔案的名稱、存放位置和保管責任人，并制定相應的檔案保管目錄。檔案保管責任人應確保檔案的完整性和安全性，防止遺失、滅失和損毀。4.2檔案存儲檔案應存放在專用的檔案柜或密封箱內(nèi)，并采取防塵、防潮、防火和防震措施。檔案存儲區(qū)域應保持整潔、干燥，并定期進行清理和消毒。5.檔案的借閱和歸還5.1借閱申請借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，并注明借閱的檔案名稱、借閱目的和借閱期限。借閱申請需經(jīng)相關部門審核同意后方可借閱。5.2審核和授權借閱申請應由檔案保管責任人審核，并由相關部門負責人授權。授權后，借閱者方可取閱檔案。5.3檔案的歸還檔案借閱期限一般不得超過一個月，逾期需重新辦理歸還手續(xù)。借閱者應按時歸還檔案，并將相關文件整理完好放回原位。6.檔案的銷毀6.1檔案銷毀申請對于已經(jīng)失效或無存檔價值的檔案，需要進行銷毀申請。銷毀申請需經(jīng)相關部門批準，并編制《檔案銷毀清單》和《檔案銷毀審批表》。6.2檔案銷毀程序經(jīng)批準的檔案銷毀需由檔案保管責任人組織實施。銷毀過程中應嚴格按照銷毀清單和審批表進行，確保銷毀的檔案完全、徹底地消除。7.檔案的安全和保密7.1檔案的安全檔案保管責任人應確保檔案的安全性，禁止私自攜出檔案，嚴禁隨意更改、涂抹和插入無關文件。檔案保管區(qū)域應設置視頻監(jiān)控和安全門禁系統(tǒng)。7.2檔案的保密檔案保管責任人應嚴守檔案的保密責任，不得向外泄露檔案內(nèi)容和查詢記錄。對于涉及個人隱私和學校機密的檔案，應采取額外的措施加以保護。8.監(jiān)督和評估教育主管部門和學校相關部門應定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并對檔案管理工作進行專業(yè)指導和培訓。