會(huì)議檔案管理與歸檔制度

會(huì)議檔案管理與歸檔制度會(huì)議檔案管理與歸檔制度第一章總則第一條為規(guī)范公司會(huì)議檔案的管理工作，確保會(huì)議檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議的檔案管理，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、股東會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、部門會(huì)議、專項(xiàng)會(huì)議等。第三條會(huì)議檔案管理應(yīng)遵循以下原則：（一）真實(shí)性原則：會(huì)議檔案應(yīng)真實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不得篡改、偽造。（二）完整性原則：會(huì)議檔案應(yīng)包括會(huì)議通知、議程、記錄、錄音、錄像、決議、紀(jì)要、報(bào)表等相關(guān)資料。（三）安全性原則：采取有效措施確保會(huì)議檔案的安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。（四）利用率原則：提高會(huì)議檔案的利用率，為公司決策提供參考。第二章組織與職責(zé)第四條公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司會(huì)議檔案的統(tǒng)一管理。第五條檔案管理部門的主要職責(zé)：（一）制定本制度并監(jiān)督實(shí)施。（二）負(fù)責(zé)會(huì)議檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。（三）建立健全會(huì)議檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。（四）開展會(huì)議檔案的培訓(xùn)、宣傳和咨詢工作。第六條各部門應(yīng)設(shè)立專人負(fù)責(zé)本部門會(huì)議檔案的管理工作，具體職責(zé)如下：（一）按照本制度要求，及時(shí)、準(zhǔn)確收集會(huì)議檔案。（二）負(fù)責(zé)本部門會(huì)議檔案的整理、歸檔和保管工作。（三）協(xié)助檔案管理部門做好會(huì)議檔案的利用和銷毀工作。第三章會(huì)議檔案的收集與整理第七條會(huì)議檔案的收集范圍：（一）會(huì)議通知：包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。（二）會(huì)議議程：包括會(huì)議主題、議題、主持人、記錄人等。（三）會(huì)議記錄：包括會(huì)議討論內(nèi)容、發(fā)言、表決結(jié)果等。（四）錄音、錄像：會(huì)議現(xiàn)場錄音、錄像資料。（五）決議、紀(jì)要：會(huì)議形成的決議、紀(jì)要等文件。（六）報(bào)表：會(huì)議相關(guān)的統(tǒng)計(jì)、分析報(bào)表。第八條會(huì)議檔案的整理要求：（一）按會(huì)議時(shí)間順序排列，形成會(huì)議檔案卷。（二）會(huì)議檔案卷內(nèi)文件應(yīng)分類存放，順序排列。（三）文件目錄應(yīng)詳細(xì)列明文件名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。（四）文件破損、缺失等情況，應(yīng)在目錄中注明。第四章會(huì)議檔案的歸檔與保管第九條會(huì)議檔案的歸檔：（一）會(huì)議結(jié)束后，主辦部門應(yīng)及時(shí)將會(huì)議檔案整理完畢，報(bào)送檔案管理部門。（二）檔案管理部門對(duì)報(bào)送的會(huì)議檔案進(jìn)行審核，合格后予以歸檔。第十條會(huì)議檔案的保管：（一）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議檔案的重要程度，選擇合適的保管條件，確保檔案的安全。（二）檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案管理部門應(yīng)建立健全會(huì)議檔案的借閱制度，規(guī)范借閱流程。第十一條會(huì)議檔案的銷毀：（一）會(huì)議檔案保管期限到期后，需銷毀的，應(yīng)由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序銷毀。（二）銷毀前，應(yīng)進(jìn)行鑒定、核對(duì)，確保檔案完整無誤。第五章會(huì)議檔案的利用第十二條會(huì)議檔案的利用范圍：（一）公司內(nèi)部查閱、引用會(huì)議檔案。（二）為內(nèi)部調(diào)查、審計(jì)、檢查等工作提供檔案資料。（三）為公司決策、研究、規(guī)劃等工作提供參考。第十三條會(huì)議檔案的利用程序：（一）利用部門向檔案管理部門提出申請(qǐng)，說明利用目的、范圍和期限。（二）檔案管理部門審核申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，提供檔案資料。（三）利用部門在使用檔案資料后，應(yīng)及時(shí)歸還。第六章附則