公格 式與寫作(公寫作講義)

公文格式與寫作,、公文的源流r“公文”一詞，最早見于西晉陳壽所著的《三國志》，其中《魏A書.趙儼傳》說:“公文下郡，綿絹悉以還民，上下歡喜，郡內(nèi)遂安”0其后，南朝宋范曄所著《后漢書.劉陶傳》說:“州郡忌諱，不欲聞之；但更相告語，莫肯公文”。我國最早的書面記錄是甲骨文，如“大王令眾曰協(xié)田，其受年”，可以說是我國最早的公文，類似現(xiàn)行公文中的“命令”。我國現(xiàn)存最早的一部歷史文獻(xiàn)總集:《尚書》，是一部以公文為主的最早輯錄和匯編公文的選集，書中所載:“皆典、漠、訓(xùn)、誥、）3漢時期,我國的公文體制和寫作己臻完整,出現(xiàn)了許多情辭并茂的公A名篇。如秦朝的《諫逐客書》,就是當(dāng)時作為客卿的李斯給秦王的“意見報告”。李斯在“報告”中開陳利害,反復(fù)論證,力陳秦王“不論是非,不論曲直,非秦者去,為客者逐”的不明智舉措,不利于秦國的發(fā)展和強(qiáng)大,最終說服秦王收回成命,并恢復(fù)李斯的職務(wù)。秦始皇統(tǒng)一中國后,改“命”為“制”,改“令”為“詔”,改“上書”為“奏”。秦代的“書同文”,不僅僅是文字的統(tǒng)一,其中也包括了文體4式和名稱的統(tǒng)一。/漢代以后，公文有了進(jìn)一步的發(fā)展，其名目也趨繁復(fù)，如制、詔、誥、敕、冊、策、疏、表、旨、諭、令、檄等等。大體發(fā)展脈絡(luò)是:魏晉南北朝時期，文學(xué)開始從文章中獨立出來。唐宋時期，公文走向成熟。元明清時期，公文進(jìn)入穩(wěn)定發(fā)展階段。K公文的發(fā)展，與各個時期國家發(fā)展的實際需要相適應(yīng)。44浩如煙海的古代公文中,名篇迭出。如、賈誼《治安策》、《過秦論》、晁錯的《賢良對策》、《言邊事疏》,諸葛亮的《出師表》,魏征的《十漸不克終疏》,李密的《陳情表》都是公文佳作。此外,曹操、范仲淹、李綱等公文寫作素負(fù)盛名,唐宋八大家以及清朝的林則徐、張居正、海瑞、左宗棠、康有為等也留下了斐然可觀的V文名作。文發(fā)生了革命性的變革。南京臨時政府制定的《公1文程序》規(guī)定,政府機(jī)關(guān)的公文類型主要有令、布告、狀、咨、公函、呈、批等,廢除了歷代封建王朝使用的制、誥、詔、旨等帝用公文名稱,但公文用的仍舊是文言文。1934年,國民政府曾頒布過公文程式,又對公文種類和用法作了若干0定,文體上夾用白話,出現(xiàn)了白的間雜體。Jto新中國成立后,中央政府逐步建立了自已的公文系統(tǒng),并不斷加以完善。1951年,政務(wù)院頒布了《公文處理暫行辦法》,明確了公文工作的基本原則和指導(dǎo)方針,統(tǒng)一了公文種類,規(guī)定了公文體式,確定了公文處理程序。此后,1957年、1981年、1987年、1993年和2000年一再就國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法頒發(fā)文件,不斷調(diào)整和完善,以規(guī)范公文的寫作,使我國公文更健康地向前發(fā)展。}6:、公文的含義們現(xiàn)在講的公文的處理辦法和公文寫作，主要參考的是公司2008^（印發(fā)的《公文處理辦法》和南方電網(wǎng)公司下發(fā)的《總部公文處理辦法》，這兩個《辦法》都是根據(jù)國務(wù)院《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》制定的?！掇k法》明確規(guī)定:公司公文是管理過程中形成的具有約束效力和規(guī)范體式（或格式）的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布制度、規(guī)定和措施，請示和答復(fù)問題，安排生產(chǎn)經(jīng)營活動，布置和'^洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具?！?三、公文的種類9'公司常用的公文種類主要有10種:命令（令）、決定、通知、通報、報告f請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。\__/例子就是南方電網(wǎng)公司的1號令、2號令?！?、決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員?！?、通知：適用于發(fā)布制度、規(guī)定；批轉(zhuǎn)所屬單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文；要求辦理和需要有關(guān)單位周知或共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。這種文體應(yīng)用得最普遍?！?.通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。<_J______________________10報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問。■6.請示：適用于向上級請求指示、批準(zhǔn)。■7、批復(fù)：適用于答復(fù)所屬單位的請示事項。■8、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！?、函：適用于不相隸屬單位之間、投資或合作伙伴之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項等?！?0、會議紀(jì)要:適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。<____/__________________11公文一般可以按性質(zhì)（法規(guī)性、行政性、黨內(nèi)公文）、按來源（收文、發(fā)文、內(nèi)部公文）、按處理時限要求、按機(jī)密程度來分類，為了方便理解和使用，今天主要是按照公文的行文關(guān)系，也是我們?nèi)粘９ぷ髦行枰⒁庖踩菀子涀〉膢^來劃分，公文可以分為三類:J■平行文:函■下行文:命令、決定、通知、通報、批復(fù)、會議紀(jì)要■剩下1個文種“意見”可以是上行文（比如報給上級單位就某個問題的意見），也可以是平行文（比如答復(fù)經(jīng)貿(mào)委的詢問意見），還可以是下行文（比如下發(fā)工作的指導(dǎo)性意見”）。,■把公文劃分為3類10種并非完全和絕對，但為了準(zhǔn)確、規(guī)范使用，這10種文\^體也足夠用了。12四、公文格式我們現(xiàn)在使用的公司公文格式一直是按照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)公文的樣式,公文由眉首、主體、版記三部分組成。完整的公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印制單位和印制日期等16個部分組成。141.發(fā)文字號■發(fā)文字號包括單位代字、年份、序號,這個大家都己經(jīng)很清楚,發(fā)文字號一般標(biāo)注在發(fā)文單位之下,橫線上方居中；如果是請示件,發(fā)文字號在左側(cè),簽發(fā)人在右側(cè)；“函件”的發(fā)文字號標(biāo)注在橫線下方右側(cè)。例1例2例3例415注意:行政公文不能用黨委文件下發(fā)（同樣黨委文件也不能用行政文件下發(fā)一一黨群部門的專責(zé)要注意，如:黨委下發(fā)的文件主送單位必須寫“直屬各單位黨委”而非“直屬各單位”）。--0例ie例4162.簽發(fā)人:■按照南網(wǎng)的《公文處理辦法》,上報的公文都應(yīng)在右側(cè)注明簽發(fā)人（目前省公司本部是請示才必須有簽發(fā)人）。例1例23.標(biāo)題:■應(yīng)完整、準(zhǔn)確、簡要概括公文的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類；除書名號及頓號外,一般不用標(biāo)點符號。但在實際工作中,有的部門連這一點基本的要求都做不到,比如直接上報的公文的標(biāo)題就是“工作總結(jié)”、“實施方案”,這些總結(jié)和方案單獨作為資料或附件可以,但要上報,就必須按照公文的處理辦法,以“關(guān)于上報......的請示（或報告）”的方式行文才對。例1例2例3例419需要提醒的是,由于OAK界面問題,公文標(biāo)題是在全息信息中,而正文在后面,所以專責(zé)或科長擬稿時必須注意審核標(biāo)題,否則文件發(fā)出后才發(fā)現(xiàn)標(biāo)題問題,那就為時已晚（這其實說一個很低級的錯誤,只要留意就可以避免）。19問題:使用的文種不對最明顯、最典型的例子就是該用“請示”的公文用“報告”，該用“報告”的公文又用“請示”。文種不對的另一個表現(xiàn)就是有的公文還在標(biāo)題里發(fā)明創(chuàng)造了新的文種，什么新文種呢？比如“請示報告”、“分析報告”、“說明”、“方案”、“申請”、“介紹”等，這些都是不規(guī)范的寫法，公文的文種目前只能使用前面所說的10類文種。??例1例2例3例4問題:標(biāo)題的寫法不對前面己經(jīng)講過:公文的標(biāo)題一是應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括公文的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類；二是標(biāo)題中除制童、規(guī)定名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號，比如:工作報告的標(biāo)題“解放思想求真務(wù)實開創(chuàng)…新局面”；三是在標(biāo)題中要在前面加上介詞“關(guān)于”。問題:主送單位不規(guī)范主送單位:指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、<A前面講過:主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。類似“南網(wǎng)公司”、“省府”、“中試所”、“各供電局”等都是不規(guī)范的寫法。<_7?統(tǒng)稱。例1例2例34.主送單位■指公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。問題:主送單位不規(guī)范■前面講過:主送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。類似“南網(wǎng)公司”、“省府”、“中試所”、“各供電局”等都是不規(guī)范的寫法。235.正文:正文是公文的主要部分,是公文的主體。正文一般由開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。■開頭。正文的開頭一般是事情的起因說起,比如,有的公文正文開頭是上級指示；有的根據(jù)本單位發(fā)生的事情或其它機(jī)關(guān)的事情、存在的突出問題;有的是引述對方機(jī)關(guān)的來文；有的根據(jù)從下級機(jī)關(guān)了解到的情況等。有人稱這一部分為引據(jù)部分。通過這一部分,要讓收文單位和讀者知道我們?yōu)槭裁匆l(fā)文。24F面,我們把幾種常見的情況介紹一下,供參考。□□□□馨髪ms繼競鮭繼筇黯溫豔獄g是上綱砸術(shù),蛙議餅轍,臟綱醐措施和鼷蠶_!^競作’"_*實’__位如果你執(zhí)筆起草的公文的正文是向上級機(jī)關(guān)寫的報告,目的是反映情況,請求指示,在主體中你要扼要地敘述事情的經(jīng)過、亟待解決的問題、解決的初步意見■義體溫驟—re鶚關(guān)之間商洽工作’就要棚事25■結(jié)尾。由于公文的具體內(nèi)容和上下級行文的關(guān)系不同,結(jié)尾的用語也有區(qū)別:不要上級機(jī)關(guān)作出答復(fù)的工作報告或情況報告，結(jié)尾用語可以寫:“特此報告。要求上級機(jī)關(guān)批復(fù)、批準(zhǔn)的，可以寫:“以上請示，妥否，請批復(fù)?！被颉爱?dāng)否，請批復(fù)。”或“以上請示，請批復(fù)?！币筠D(zhuǎn)發(fā)的，可以寫:“以上請示，如無不當(dāng)，請批轉(zhuǎn)?？谙滦形囊录墮C(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的，其結(jié)尾用語可以寫:“特此通知，希認(rèn)真貫徹執(zhí)行?！币蟠龍?zhí)行后把情況上報的，可以寫:“以上各點，希遵照辦理，并將情況及時h報。”或者寫：“希即研究執(zhí)行，如有意見隨時向我們反映。”口平行文，\其結(jié)尾用語可以寫：“特此函復(fù)”或“專此函達(dá)”或“此致敬禮！”26問題:正文內(nèi)容不準(zhǔn)確、不規(guī)范，語氣不對■脈倣賺側(cè)蚊_臟,荊發(fā)文字號,■公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用縮略語等必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。英文“kV”書寫必須準(zhǔn)確（“前小后大”）,電力系統(tǒng)說線路長度說“千米”而非“公里”,寫“千瓦”不寫“兆瓦”。■結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一”,第二層為“（一）”,第三層為“1”,第四層為“⑴”。對上級和對下級的行文,/r\AI改八。語氣一定要注意不同。對上不可目中無人,對I?例1■例2■例3■例4■例5■例6■例7■例8■例927強(qiáng)調(diào)一點:按照公文處理辦法，對不符合行文規(guī)則要求的公文，辦公室是可以也應(yīng)該及時退回的，但很多時候秘書代勞修改了，然而部門自己簽發(fā)的文件辦公室就難以控制了,所以還是希望各位認(rèn)真學(xué)好基本功，各負(fù)其責(zé)，看好自己的門，把好自己的關(guān)。2BkJ在我們?nèi)粘５墓膶懽髦羞€有很多問題，這#問題其實都是1平時注意?下就可以避免，但馬虎?下卻容易造成大錯，直5本部的威信和形象。時間關(guān)系不一一敘述，希望大家不斷總彡范、不斷提高我們的公文處理和公文寫作的水平。［氏級錯誤，接影響公司結(jié)、不斷規(guī)6.附件：公文如有附件,應(yīng)在正文之后、成文日期之前注明附件的順序和全稱,不能寫“如表、如圖”字樣,也不用書名號、末尾不用標(biāo)點符號。例1例2307、發(fā)文機(jī)關(guān)和時間:使用OAK后,公司發(fā)文在正文的落款處不需要署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只寫成文時間,而且成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),用漢字將年、月、日寫全,“零”寫成符號,成文時間右空4字。8、抄送單位:指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位,要求和主送單位一樣,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。過去有“抄報”單位,叫做“平送上報”,現(xiàn)在統(tǒng)一用“抄送”。k_J329、印章:用印應(yīng)當(dāng)端正、清晰,上不壓正文,下壓成文日期,或叫“騎年壓月”。例1例2上面簡單介紹公文格式中需要注意的問題,在接下來的公文寫作中我還將進(jìn)一步說明。五、行文規(guī)則一個基本的規(guī)則就是根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定:■1、公司在職權(quán)范圍內(nèi)，可以對所屬單位行文；可以向政府行文；可以與政府的部委辦局行文；可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要同合作伙伴互相行文。■2、公司各部門，就具體業(yè)務(wù)工作，可對公司所屬單位行文。公司部門之間一般不互相行文?！?、同級單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。上級單位和下級單位不得聯(lián)合行文■4、各專業(yè)會議通知、經(jīng)驗介紹等，應(yīng)以部門名義行文。公司領(lǐng)導(dǎo)講話，應(yīng)發(fā)《內(nèi)部情況通報》或《內(nèi)參信息》。黨委會議、辦公會議等應(yīng)發(fā)專題會議紀(jì)要?！?.一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)抄送被越過的單位。向下級單位的重要行文，應(yīng)同時抄送直接上級單位?！?.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)調(diào)一致，不得各自行文。35公文辦理過程應(yīng)注意的事項:■1、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，并加括號。日期應(yīng)寫具體的年月日。使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱。使用外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)在第一次出現(xiàn)時先用中文全稱，并注明英文縮寫?！?、公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼?！?、公司發(fā)文凡涉及其他部門業(yè)務(wù)的應(yīng)會簽。公司發(fā)文由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽：部門發(fā)文由部門內(nèi)有關(guān)分部主管會簽。為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，一般情況下，會簽部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)會簽完畢?！?.收文必須在“限辦日期”內(nèi)辦理完畢。一般文件，在一個月內(nèi)辦完；緊急或有時限要求的文件，按規(guī)定時限辦理?！?.核稿的重點是:f（1）是否需要行文,行文方式是否妥當(dāng);A?（2）有關(guān)部門、單位是否已協(xié)商、會簽；?（3）提出的要求、辦法和措施是否明確具體、切實可行；?（4）公文內(nèi)容、文字表述、文種使用、公文格式等是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)規(guī)定。J■6.審（核）稿、會簽、簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，一般不用“閱”、“已閱”代替。■7、收文辦理中，承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理；確有困難的，應(yīng)及時予以說明。對承辦收文，除傳閱件外，應(yīng)當(dāng)明確簽署辦理意見和結(jié)果，不得以“閱”、“己閱”代替。37六、公文寫作39寫作前的準(zhǔn)備:明確行文目的和要求,確立公文主題（比如申請資金）,選定公文文科（請示）,組織材料,確定具體表達(dá)方式。草擬文稿:安排好結(jié)構(gòu)，處理好正文以及段落間的銜接與轉(zhuǎn)換（發(fā)現(xiàn)有的公文是一頁一段話或“一逗到底”，看得讓人喘不過氣），處理好開頭和結(jié)尾，同時還要注意行文語氣，這點很重要。結(jié)合文種不對的問題，下面重點講講容易混淆的兩類文種“請示”與“報告”的使用，讓大家了解他們的相同與不同之處:39請示是指下級單位向上級單位就某項工作或問題請求指示和批準(zhǔn)時使用的公文；報告是指下級單位向上級單位匯報工作、反映情況、回復(fù)詢問、報送材料、提出建議或意見時使用的公文。請示與報告的相同之處，都是上行公文，不同之處是：■1、請示需要上級單位批復(fù)，在上級未批復(fù)前，呈請單位不能或難以正常開展工作；報告則是向上級單位匯報工作、反映情況、上報材料，報告不需要批復(fù)。這是兩者最主要的區(qū)別。換句話說，請示是事前行文，報告則是事中、事后都可以?！?、行文的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)不同。請示必須一文一事，比如你請示項目費(fèi)用問題就不要同時請示人員、機(jī)構(gòu)問題；報告既可一文一事，也可涉及更多事項，如報告項目開展情況，就可以連人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)等等問題一并報告。另外，請示的結(jié)構(gòu)比較固定，報告則因文而異，這點下面我還會說?！?.主送單位不同。請示的單位只能一個，而且必須是上級主管單位，如需同時送其他單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得同時抄送下級單位。我們電力行業(yè)比較特殊，還有可行性研究報告、初步設(shè)計審查意見等業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的公文，對這些公文，在報請上級或業(yè)務(wù)主管部門審批的同時，可抄送有關(guān)單位。至于報告則可以多頭報告，也可以抄送下級單位。40下面接著講請示和報告的寫法:請示的寫法其實很簡單，正文由三部分組成:51、請示的原因和背景;A■2、請示的事項（這是請示的落腳點，必須寫得簡潔明確，不能模棱兩可）；■3.結(jié)束語。語氣要謙恭，如：“特此請示，請審批”，“以上請示當(dāng)否，請批復(fù)”、“妥否，請批復(fù)”等用語。這就是前面說的公文具有約束效力和規(guī)范體式（或格式）。IJ__________________________________報告有很多類，比如有綜合報告（如階段性工作情況報告）、專題報告（如某一問題的專項報告）和例行報告（如年度、季度報告），由于出發(fā)點不同、情況不同，寫法也不一樣，這里不一一敘述。_______________________________________________要指出和注意的,一是報告中不得夾帶請示事項,＞二是報告的結(jié)束語不能有批復(fù)的字眼,比如寫“特此報告,請批復(fù)”就是畫蛇添足,多余而且不對,因為報