2023年湖南豐創(chuàng)廣告有限公司商務(wù)接待方案設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1背景介紹............................................................1

2接待目的............................................................1

3接待時間和地點......................................................1

4接待對象............................................................2

5接待日程............................................................2

6接待流程............................................................3

6.1第一天接待....................................................3

6.2第二天接待....................................................4

6.3第三天接待....................................................5

7接待準(zhǔn)備............................................................6

8部門分工............................................................7

9費用預(yù)算............................................................8

10接待預(yù)案..........................................................10

參考資料............................................................12

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

2023年湖南豐創(chuàng)廣告有限公司商務(wù)接待方案設(shè)計

1背景介紹

湖南豐創(chuàng)廣告有限公司將于2023年10月08日上午在總經(jīng)理的帶領(lǐng)下一行

5人來我公司進行為期3天的訪問，湖南豐創(chuàng)廣告有限公司成立于2020年12

月29日，擁有優(yōu)秀的管理團隊，經(jīng)營范圍包括廣告燈箱銷售、制作服務(wù)、發(fā)布

服務(wù)、國內(nèi)外代理服務(wù)；廣告設(shè)計；路牌、路標(biāo)、廣告牌安裝施工；房屋裝飾；

公共建筑裝飾和裝修；新型裝飾材料銷售；建筑裝飾材料的批發(fā)，建筑裝修裝

飾工程專業(yè)承包等。該公司與本公司有長期的合作關(guān)系的想法，此次訪問的目

的是為了更好地樹立公司的良好形象，促進雙方發(fā)展，加強技術(shù)交流。

多年的廣告制作經(jīng)驗和市場開發(fā)經(jīng)驗使他在廣告界享有一定的知名度，并

受到廣大客戶的高度評價。他們的銷售和服務(wù)團隊都是由高技能的行業(yè)專業(yè)人

員和接受過嚴(yán)格培訓(xùn)的技術(shù)人員組成，為客戶提供細致的售前及售后服務(wù)?！跋?/p>

客戶之所想，急客戶所未急”是他們的服務(wù)理念。面對激烈的市場競爭，需要

不斷地提升自己，把握市場的趨勢，根據(jù)市場的變化及時調(diào)整經(jīng)營策略，以更

好的滿足大眾的需求，成為客戶心中認可的一員，不是簡單的提供服務(wù)，而是

共同努力，共同成長。

為加強進一步的了解，為了促進湖南豐創(chuàng)廣告有限公司和我公司的進一步

合作，樹立良好的形象，以及促進我公司又好又快的發(fā)展，公司各部門員工必

須重視此次的接待工作，做好全方位的準(zhǔn)備。為此特別精心的安排與制定本次

商務(wù)接待方案。

2接待目的

（1）增進層級和時間單位更好的理解，促進部門同志更好的工作；

（2）加強我們與外界的廣泛聯(lián)系，有助于進一步促進我們工作的發(fā)展；

（3）幫助我們開闊視野，學(xué)習(xí)其他單位的工作經(jīng)驗，幫助自己成長；

（4）為促進合作，樹立形象，特安排此次接待方案。

3接待時間和地點

接待時間：2023年10月08日——10月10日

接待地點：長沙黃花國際機場

接機時間：2023年10月08日10點00分

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下榻酒店：宜必思尚品酒店（長沙國際會展中心店）

送客地點：長沙黃花國際機場

4接待對象

表1來訪客人信息表

序號姓名職務(wù)年齡性別

1劉柏宏總經(jīng)理40男

2林子帆銷售經(jīng)理35男

3江奕云秘書25女

4廈志豪市場部經(jīng)理30男

5林玟書辦公室主任28女

5接待日程

表2日程表

序號日期時間內(nèi)容地點

08：00——09：30接車準(zhǔn)備宜必思尚品

酒店

09：30——10：30到達機場準(zhǔn)長沙黃花國

備接機際機場

10：30——11：00接到來訪人長沙黃花國

110月08日員際機場

11：00——11：30入住酒店宜必思尚品

酒店

11：30——12：30午宴宜必思尚品

酒店

12：30——15：00休息宜必思尚品

酒店

15：00——16：00實地考察我方公司

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

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09：00——10：00總經(jīng)理陪同我方生產(chǎn)廠

參觀廠區(qū)區(qū)

10：00——11：30廠區(qū)會議室我方生產(chǎn)廠

座談區(qū)

210月09日11：30——12：30午宴我方生產(chǎn)廠

區(qū)

13：00——16：00正式會議宜必思尚品

酒店

18：00——19：30晚宴宜必思尚品

酒店

09：00——11：30游玩周邊景橘子洲、湖南

點省博物館……

11：30——13：30歡送午宴費大廚

310月10日13：30——14：10李總經(jīng)理和長沙黃花國

秘書送來訪際機場

人員登記

6接待流程

6.1第一天接待

6.1.1接車

10月08日上午8時：受上級通知接受相關(guān)人員的指令，了解接機對象湖南

豐創(chuàng)廣告有限公司，人數(shù)5人、航班、到達時間北京時間上午10點整、安排接

車工作（車輛安排根據(jù)接車指令的具體情況，安排七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎

車一輛，并提前一天檢查車況，檢查車上物品的準(zhǔn)備情況，如：礦泉水、紙巾、

雨傘，迎接牌一個、鮮花一束）；

9點30分：車輛應(yīng)按到達時間前一小時到達約定的地點等候，并給對接人

發(fā)送信息，以示等候，出發(fā)前檢查車子狀態(tài)，油耗、出車記錄表、衛(wèi)生（注意

接機時高舉迎接牌，讓來賓清楚看到，主動問候來賓）；

10點30分：接到湖南豐創(chuàng)廣告有限公司一行5人，根據(jù)實際情況需要，安

排人員上車，合理擺放并清點行李。待全體人員上車后，并確認出發(fā)（注意幫

來賓提拿攜帶行李，但注意不要拿來賓的貴重行李，如手提包等。引導(dǎo)來賓上

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車后，其中對方總經(jīng)理及我方李總經(jīng)理乘坐小轎車，我方李總坐在副駕駛，后

座右側(cè)為對方總經(jīng)理，我方秘書及對方其余人乘坐七座商務(wù)車）；

安全行車根據(jù)道路實際情況選擇合理路線開往宜必思尚品酒店，保證安全

行車，確保11點整到達目的地。

6.1.2入住酒店

11點00分：到達目的地，清點并將客人的行李搬運至酒店大堂，與客人交

接，辦理入住手續(xù)，告知酒店房間號碼，將其一行人帶領(lǐng)至房間，安排其用餐

時間及地點（接待部派提前在酒店等候，協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)）；

11點30分：待客人放好行李稍作休息來到宜必思尚品酒店餐廳用餐（秘書

在午宴開始前，將擬好的菜單提前給對方秘書參考，爭取合乎來賓的口味和習(xí)

慣。在特色菜上，要多加介紹，午餐時間盡量不飲酒，以免耽誤下午行程）；

12點30分至15點00分：讓客人稍作休息；

6.1.3實地考察

15點00后：高層互動。這一階段，官方的態(tài)度比較重要，李總經(jīng)理應(yīng)主動

與湖南豐創(chuàng)廣告有限公司總經(jīng)理談?wù)?，建議拜訪相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，通過高層出面堅定

合作的信心，固定行程統(tǒng)一點評，附說明，專家提問，盡量解答。

6.1.4接待晚宴

18點00分：秉持著可以高消費，絕對反對浪費的原則，照顧到每一個人的

口味，爭取合乎來賓的口味和習(xí)慣，在特色菜上，要多加介紹。

6.2第二天接待

6.2.1舉行項目推介會

10點00分：會議室座談，工廠介紹（工廠宣傳視頻，介紹PPT）、技術(shù)交

流（技術(shù)人員PPT講解，互動）、現(xiàn)場服務(wù)（準(zhǔn)備茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備）、攝

影（根據(jù)重要程度，拍攝和存檔照片）、會后分類（會場整理，客戶要求的信

息，裝袋和禮品贈送）；

11點30分：午餐（由廠區(qū)接待廳，午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備）；

12點30分：乘車送回酒店；

13點00分：選擇會議廳，根據(jù)參加會議的人員的人數(shù)確定選擇會議廳的大

?。?/p>

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13點30分：會場布置，可以依照會議內(nèi)容，在會場處設(shè)置橫幅，在門口張

貼慶祝與歡迎標(biāo)語，并在會場內(nèi)放置適當(dāng)?shù)男蓍e盆景和盆花；桌面上擺放紙筆、

水果、飲料，擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一，調(diào)試投影儀，音響等設(shè)備，并投影

相關(guān)資料；

14點00分：展開會議，會議主題：合作共贏，技術(shù)交流。會議內(nèi)容：關(guān)于

湖南豐創(chuàng)廣告有限公司技術(shù)交流與合作，促進雙方進一步合作發(fā)展?；顒幼谥迹?/p>

提高區(qū)域內(nèi)員工的內(nèi)部凝聚力，提升競爭力，分析市場表現(xiàn)。制定區(qū)域營銷工

作總體規(guī)劃，明確工作方向與目標(biāo)；

16點00分：閉會并合影留念，會議結(jié)束前安排好汽車，接待人員負責(zé)接送

主要客人。

18點00分：安排晚宴。

6.2.2室內(nèi)觀光游覽

9點00分：由我方李總經(jīng)理和秘書陪同對方所有來賓參觀我方生產(chǎn)廠區(qū)（提

前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負責(zé)人聯(lián)系，告知參觀事宜及注意事項）；

9點30分：到達廠區(qū)，參觀廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)環(huán)境（參觀廠區(qū)期間配備講解

員全程陪同講解）。

6.3第三天接待

7點30分：提前告知對方秘書早餐在宜必思尚品酒店內(nèi)，需憑房卡用自助

早餐；

9點00分：來賓在酒店大廳集合，李總經(jīng)理和秘書，辦公室主任陪同對方

所有來賓游玩周邊景點（橘子洲、湖南省博物館），并配備導(dǎo)游講解；

11點30分：前往費大廚午宴（午餐結(jié)束將準(zhǔn)備好的禮品套組送給每位來

賓）；

13點30分：將來賓送回酒店稍作休息及整理行李；

14點00分：來賓在酒店大廳集合；

14點10分：車輛將來賓送達至湖南黃花機場（由李總和秘書陪同），

協(xié)助來賓辦好登機手續(xù)，待來賓全部進入登機口后方可離去。

7接待準(zhǔn)備

（1）了解客人基本情況

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接到來訪客人通知時，首先需要知道來訪客人的工作單位、姓名、性別、

民族、職業(yè)、級別、人數(shù)等。其次需要把握客人的意圖，清楚客人來訪的目的

和要求，以及在住宿和日程安排上的打算。三是要了解客人到達的日期、所乘

班次（航班）和到達的時間。然后及時向相關(guān)工作人員報告上述情況，并通知

相關(guān)部門和工作人員，以便她們做好接待準(zhǔn)備。

（2）確定迎送規(guī)格

按照平等地位的原則。對比較重要的來訪客人，需要安排一個同等專業(yè)對

口的人上前迎接和送行，也可根據(jù)特殊需要或關(guān)系程度，安排比客人身份高的

人士破格接待。對待一般客人，可由公關(guān)部門派遣有禮貌、言談順暢、習(xí)俗相

近的人員接待。

（3）布置接待環(huán)境

在美麗的環(huán)境中接待來訪的客人，是對來訪客人表示尊敬和禮貌的標(biāo)志。

客廳的環(huán)境應(yīng)該明亮、安靜、整潔、優(yōu)雅。應(yīng)配備沙發(fā)、茶幾、電話，以備接

待客人進行談話和通話聯(lián)絡(luò)之用、室內(nèi)還應(yīng)適當(dāng)裝飾花卉、書法、綠色植物等，

以增加優(yōu)雅的氛圍；還可放置一些與本單位相關(guān)的報紙和期刊，或企業(yè)的廣告

材料，供客人閱讀。

（4）做好迎賓安排

根據(jù)對方的工作內(nèi)容，提前為每個項目創(chuàng)建陪同人員名單，向經(jīng)理匯報，

并將準(zhǔn)備情況告知相關(guān)工作人員。根據(jù)工作的實際需要，安排好客車和接待工

作用車。

（5）酒店住宿預(yù)訂

提前1——2天做好預(yù)訂工作，確保團隊使用該用房；根據(jù)預(yù)訂單信息與客

人核對人數(shù)、房間數(shù)量、食物訂購等情況；和酒店工作人員協(xié)商，如果一個房

間需要兩張房卡，請在前一天準(zhǔn)備好，最好提前聯(lián)系領(lǐng)班，值班人員要明確每

個班組長的姓名和聯(lián)系電話，關(guān)于單位和特殊情況，最好是各級溝通；提前與

酒店工作人員溝通會用到酒店會議室，做出及時調(diào)整。

（6）宴會準(zhǔn)備

因酒店有餐廳提供且方便來賓，訂好包廂，了解來賓的各個口味，對食物

的忌口，和餐廳溝通菜品，確定宴請的時間、地點、人數(shù)，規(guī)格。

（7）禮儀規(guī)范

①公司迎賓——握手禮儀

②遞物與接物禮儀

③引見介紹

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8部門分工

為圓滿完成接待任務(wù)，明確并落實各單位責(zé)任，特做如下分工：

（1）接待部門

①負責(zé)來賓10月8日的接機工作；

②負責(zé)來賓信息收集，提前約定時間、人數(shù)了解來賓：湖南豐創(chuàng)廣告有限

公司一行5人；

③負責(zé)提前預(yù)定酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)

由專人安排入住宜必思尚品酒店（長沙國際會展中心店），宜必思尚品酒

店（長沙國際會展中心店）位于長沙武廣高鐵新城國展路，毗鄰地鐵2號線4

號線、長沙高鐵南站、長沙國際會展中心，體貼周到的服務(wù)和優(yōu)質(zhì)的設(shè)施，是

商務(wù)往來、休閑旅游的優(yōu)選之地。

④負責(zé)宴席（迎接賓客、菜品確定、環(huán)境檢查、費用付清），交通，舉辦

內(nèi)部會議、觀光游覽和其他會議服務(wù)；

⑤根據(jù)來訪客人的實際情況，具體提供接送機服務(wù)、車站安排。

（2）公關(guān)部門

①配合上級處理外部公共關(guān)系，隨同領(lǐng)導(dǎo)參加商務(wù)接待活動；

②與湖南豐創(chuàng)廣告有限公司建立并保持溝通渠道，正確維護公司良好形象。

③負責(zé)湖南豐創(chuàng)廣告有限公司接待服務(wù)工作，建立并維護客戶群體的良好

人際關(guān)系；

④協(xié)調(diào)其他業(yè)務(wù)部門，職能部門展開外聯(lián)公關(guān)工作；

⑤有優(yōu)秀的溝通技巧和談判能力，優(yōu)秀的外部協(xié)調(diào)和人際交往能力，良好

的團隊建設(shè)能力和敬業(yè)精神。

（3）辦公部門

①制發(fā)10月9日會議通知及會議議程、總結(jié)會議紀(jì)要，會場布置

A根據(jù)會議的形式與大小選擇會議場地；

B會場座次采用半圓形，以內(nèi)部位置為主，以門為基準(zhǔn)點，容易形成融洽與

合作的氛圍，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，靠里面的位置為主位；

C采用圓桌式座位安排。在方桌上，應(yīng)特別注意座位的安排，以會議室門口

為參照點，以貴賓在內(nèi)的位置為參照點。

D監(jiān)聽室：具有攝影，保證雜音少，圖像清晰；

E將會議所需的設(shè)備、文具、茶具和麥克風(fēng)放在會議桌上，桌子上鋪著桌布，

以保持干凈整潔，同時布置綠色植物，提升場地和諧氛圍。

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F準(zhǔn)備條幅：橫幅的顏色應(yīng)強調(diào)舞臺的氛圍，并與現(xiàn)場會議室的顏色相協(xié)調(diào)，

需要在房間內(nèi)懸掛不同的橫幅，調(diào)整內(nèi)容，顏色和字體，干凈，整潔，醒目；

G準(zhǔn)備四個花籃，主會場2個，入門口2個；

H會場入口簽到臺布置在會議室進門口；

I準(zhǔn)備會場指示牌，其中一個放于酒店門口，一個放于會議室門口；

J準(zhǔn)備會議用品，如文具、紙張、錄音設(shè)備和現(xiàn)場用品裝飾品。

②車輛協(xié)調(diào)安排

A安排好三日需要用的車輛，把車輛信息發(fā)送至相關(guān)工作人員。

B工作期間，手機一律調(diào)至振動。

C駕駛員做好各自車輛的保潔工作。

③接送機

根據(jù)航班信息，預(yù)訂相關(guān)的車輛，將機票車輛信息發(fā)送客人聯(lián)系方式。

(4)后勤部門

物品采購辦理

(5)財務(wù)部門

負責(zé)對接待過程中產(chǎn)生的費用進行及時核算。

9費用預(yù)算

表3經(jīng)費預(yù)算表

序號接待項目名稱數(shù)量單價合計（元）項目備注說明

1七座商務(wù)車1公司自備0三日用車

2商務(wù)小轎車1公司自備0接送來賓

3礦泉水4箱39156三日來賓用水

4鮮花花束1120120接機送給總經(jīng)

理

5酒店標(biāo)準(zhǔn)雙人間2間/2晚349698來賓住宿（8

日9日晚）

8

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對方總經(jīng)理住

宿（8日9日晚）

6酒店豪華套房1間/2晚499998

210002000宜必思尚品酒

7午宴店（8日9日）

11000100010日外出費大

廚用餐

8晚宴210002000宜必思尚品酒

店（8日9日）

9酒店會議室租用15005009日宜必思尚

品酒店

10橫幅15050

會議用品

11水果適量200200

12飲料適量100100

13會場用品7100700

14花籃450200

15簽到臺1100100會議用品

16會場指示牌250100

17紙筆1010100

18話筒7公司自備0

19禮品費用520010009日來賓離開