《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)2024/12/2《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)第二章秘書機構(gòu)第一節(jié)秘書機構(gòu)及其設(shè)置第二節(jié)秘書機構(gòu)的組織形式第三節(jié)秘書機構(gòu)的管理思考訓(xùn)練與教學(xué)互動《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)第一節(jié)秘書機構(gòu)及其設(shè)置一、秘書機構(gòu)的含義與特點

二、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則

三、秘書機構(gòu)設(shè)置的程序

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)一、秘書機構(gòu)的含義與特點

（一）秘書機構(gòu)的含義

秘書機構(gòu)是指在各級各類組織中為領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)處理綜合事務(wù)、輔助管理的綜合性辦事機構(gòu)。

“秘書機構(gòu)”與“秘書部門”

“秘書機構(gòu)”一般不指某一個具體的辦公室，而是各級各類秘書部門的總稱；一般在組織內(nèi)部稱“秘書部門”，而在組織外部，尤其是要強調(diào)這個部門功能時往往稱“秘書機構(gòu)”?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)廣義的秘書機構(gòu)

指處于組織內(nèi)的綜合樞紐地位、直接隸屬于組織領(lǐng)導(dǎo)、全面輔助領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)工作的部門。政府機關(guān)一般稱做辦公廳或辦公室，企業(yè)一般稱做綜合部或行政部，包括其下屬的文書、秘書、信息、檔案、機要、信訪、保密、督查、接待、值班等部門。統(tǒng)管政策研究、日常行政與日常事務(wù)三大工作。

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)狹義的秘書機構(gòu)

指各級辦公廳、辦公室、綜合部或行政部中專門輔助組織及其領(lǐng)導(dǎo)辦理業(yè)務(wù)的部門，以文牘性、機要性工作為主要任務(wù)，負(fù)責(zé)文書、會務(wù)、聯(lián)絡(luò)等工作。如秘書局、秘書處、秘書科。

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（二）秘書機構(gòu)的特點1.綜合性2附屬性3.輔助性附屬性輔助性綜合性《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)秘書機構(gòu)示例《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)二、秘書機構(gòu)設(shè)置的原則

（一）適應(yīng)性原則（二）科學(xué)合理原則

（三）統(tǒng)一高效原則（四）相對穩(wěn)定原則適應(yīng)科學(xué)合理統(tǒng)一高效相對穩(wěn)定《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

科學(xué)合理的原則1.組織結(jié)構(gòu)科學(xué)2.職責(zé)確定科學(xué)3.團隊人員配備合理《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

秘書團隊群體的特征秘書團隊要有共同的行動目標(biāo)；每個成員在群體中都有一定地位、責(zé)任和義務(wù)；有共同遵守的群體規(guī)范和行為標(biāo)準(zhǔn)；成員之間有相互依存的關(guān)系，并能相互影響。要能“優(yōu)化”組合“優(yōu)化”包括兩層意思：一要異質(zhì)結(jié)合，合理分工；二要遵循動態(tài)原則，使秘書團隊成員保持相對的運動狀態(tài)?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)三、秘書機構(gòu)設(shè)置的程序

（一）搭建組織架構(gòu)對秘書機構(gòu)的設(shè)置原則要有清楚的認(rèn)識和把握確定秘書機構(gòu)在組織中的地位以及與組織中各部門的關(guān)系在全面認(rèn)識組織職能的基礎(chǔ)上確定建立秘書機構(gòu)所參照的模式確定秘書機構(gòu)的規(guī)模和分設(shè)部門《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（二）明確部門和人員職責(zé)明確職責(zé)包括明確秘書分設(shè)部門職責(zé)和秘書職責(zé)。職責(zé)是根據(jù)職能確定的，無論部門還是人員，都應(yīng)該明確各自的職責(zé)，合理分工，使責(zé)權(quán)相對應(yīng)，避免出現(xiàn)糾紛和履行職責(zé)的失誤，確保秘書高效工作和高質(zhì)量服務(wù)?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（三）組建秘書團隊

崗位確定后，要根據(jù)崗位配備秘書，組建與崗位相適應(yīng)的秘書團隊。要遵循“異質(zhì)結(jié)合”的原則，組建秘書團隊。合理的秘書團隊結(jié)構(gòu)應(yīng)是協(xié)調(diào)互補的有機結(jié)合體。秘書團隊組建是否合理，直接關(guān)系工作的效率和質(zhì)量，也是形成獨特的秘書文化的基礎(chǔ)，應(yīng)該特別重視。

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)秘書團隊的“異質(zhì)結(jié)合”（1）類型結(jié)構(gòu)優(yōu)化智囊型、秀才型、公關(guān)事務(wù)型、技術(shù)型智能結(jié)構(gòu)優(yōu)化有的側(cè)重于理論知識有的側(cè)重于實踐經(jīng)驗不同的專業(yè)、行業(yè)知識年齡結(jié)構(gòu)優(yōu)化老秘書閱歷豐富、功底深厚中年秘書年富力強、判斷準(zhǔn)確青年秘書精力旺盛、思維活躍《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)秘書團隊的“異質(zhì)結(jié)合”（2）個性結(jié)構(gòu)優(yōu)化協(xié)調(diào)的性格結(jié)構(gòu)和相容的氣質(zhì)結(jié)構(gòu)避免同種氣質(zhì)類型防止因相同相似思維方式、行為導(dǎo)致極端化傾向性別結(jié)構(gòu)優(yōu)化一般而言，男性長于邏輯思維，分析、比較、概括能力較強，有競爭性、獨立性和支配性女性長于形象思維，溫文爾雅，感情細(xì)膩，善于體貼，有程序性、周密性《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（四）制定管理制度制定必要的制度，實行制度化管理是秘書機構(gòu)實現(xiàn)科學(xué)管理的前提和保障。秘書工作的綜合性，決定了其涉及的制度是多方面的。比如辦文制度、值班制度、辦會制度、接待工作制度、信訪工作制度、督查制度、領(lǐng)導(dǎo)批示件辦理制度、調(diào)研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查辦工作程序、秘書業(yè)績考核制度等。鏈接：

XX市XX區(qū)政府辦文制度

XX市XX區(qū)文印工作制度

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)第二節(jié)秘書機構(gòu)的組織形式一、秘書機構(gòu)的名稱

二、秘書機構(gòu)的組織類型

三、常見的秘書機構(gòu)

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)一、秘書機構(gòu)的名稱

（一）辦公室或辦公廳黨政機關(guān)的秘書機構(gòu)廣義：機關(guān)、單位或首長名稱+辦公室（廳）狹義：辦公室（二）秘書處社會團體以及臨時性的秘書機構(gòu)命名為“秘書處”辦公廳或辦公室的下設(shè)機構(gòu)“秘書局”、“秘書科”、“秘書室”《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（三）以秘書機構(gòu)承擔(dān)的具體職能命名信訪辦公室、保密局、政策研究室（四）企事業(yè)秘書機構(gòu)除稱做“辦公室”外，還有稱做“行政部”或“綜合部”、“綜合辦公室”，其部門負(fù)責(zé)人稱做“行政總監(jiān)”、“行政助理”、“行政部部長”、“綜合辦主任”等?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)二、秘書機構(gòu)的組織類型

（一）綜理制（二）分理制（三）單一制單一制分理制綜理制類型《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（一）綜理制綜理制的秘書機構(gòu)模式，又叫總體辦公室機構(gòu)模式。是以組織和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)運轉(zhuǎn)的整體需要為原則而設(shè)立的統(tǒng)一的辦公機構(gòu)。辦公室領(lǐng)導(dǎo)層秘書科文書科機要科檔案科調(diào)研科信訪科……接待科《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（二）分理制

分理制條件下的秘書機構(gòu)，是一種職能分型模式，是為適應(yīng)現(xiàn)代管理日趨復(fù)雜、分工漸細(xì)而又需各部門相互協(xié)調(diào)而形成的秘書機構(gòu)組織形式。領(lǐng)導(dǎo)層辦公室信息處信訪辦調(diào)研處檔案室接待處督辦處……《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（三）單一制單一制的秘書機構(gòu)，采用職能統(tǒng)兼模式，或稱“秘書崗位”。是指只設(shè)有一名專職或兼職秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門提供輔助管理和綜合服務(wù)的組織結(jié)構(gòu)模式?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)三、常見的秘書機構(gòu)

根據(jù)組織類型的不同:綜理制、分理制、單一制根據(jù)機構(gòu)設(shè)置的時限:常設(shè)秘書機構(gòu)、臨時性秘書機構(gòu)根據(jù)組織系統(tǒng)的不同:黨委系統(tǒng)、政府系統(tǒng)、人大系統(tǒng)、政協(xié)系統(tǒng)、軍隊系統(tǒng)、企業(yè)系統(tǒng)、事業(yè)單位、人民團體等多種類別根據(jù)管理層次的不同:中央、省、市、縣（區(qū)）等《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

國務(wù)院的秘書機構(gòu)國務(wù)院設(shè)立辦公廳，為機關(guān)的一個綜合辦事部門；辦公廳下設(shè)局級機構(gòu)，如秘書局、機要局、信訪局、保衛(wèi)局以及機關(guān)事務(wù)管理局等；局下再設(shè)若干處室分別負(fù)責(zé)某方面的工作。國務(wù)院只設(shè)秘書長，不設(shè)辦公廳主任。國務(wù)院辦公廳秘書一局秘書二局秘書三局國務(wù)院總值班室督查室電子政務(wù)辦公室人事司行政司...《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

省部級政府機關(guān)的秘書機構(gòu)省、直轄市、自治區(qū)政府機關(guān)設(shè)辦公廳，負(fù)責(zé)機關(guān)的秘書工作。辦公廳下設(shè)若干處，如秘書處、信息處、接待處、行政處、綜合處、人事處、調(diào)研室、督導(dǎo)室。有些處還下設(shè)若干科。秘書機構(gòu)負(fù)責(zé)人為辦公廳主任，其上再由秘書長統(tǒng)轄。目前我國各省、直轄市、自治區(qū)政府機關(guān)的秘書機構(gòu)從部門設(shè)置、規(guī)模、職位方面都不盡相同，有的差異還比較大。省人民政府應(yīng)急管理辦公室

新聞信息處建議提案處秘書處督辦處政務(wù)公開處人事處保衛(wèi)處…...

監(jiān)察室老干部工作處

行政處綜合一處綜合二處XX省人民政府辦公廳《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)第三節(jié)秘書機構(gòu)的管理一、秘書機構(gòu)的管理理念

二、秘書機構(gòu)的規(guī)范

三、秘書機構(gòu)的管理內(nèi)容

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)一、秘書機構(gòu)的管理理念

（一）組織關(guān)系理念（二）人本理念（三）系統(tǒng)理念（四）效能理念組織關(guān)系理念人本理念系統(tǒng)理念效能理念《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

條條關(guān)系：國務(wù)院廣東省人民政府廣州市人民政府越秀區(qū)人民政府塊塊關(guān)系：廣東省人民政府陜西省人民政府南京大學(xué)中山大學(xué)無隸屬關(guān)系：

廣東省人民政府廣東軍區(qū)（一）組織關(guān)系理念《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（二）人本理念

人本理念是指秘書機構(gòu)的管理活動中重視人的因素在組織活動中的決定作用，以調(diào)動人的積極性，開發(fā)人的潛力，發(fā)揮人的主觀能動性、創(chuàng)造性和聰明才智為根本的理念。人是一切管理活動的主體，現(xiàn)代管理要求把人的因素放在第一位。以人為本，是做好秘書機構(gòu)內(nèi)部管理，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，提升綜合輔助管理水平的重要條件。《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（三）系統(tǒng)理念系統(tǒng)理念是把秘書機構(gòu)管理看成一個完整的系統(tǒng)。目的性整體性層次性目的性整體性層次性《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（四）效能理念

效能是指人們在有目的、有組織的活動中所表現(xiàn)出來的效率和效果。秘書機構(gòu)管理的效能理念是樹立追求效率、追求效果、追求效益的觀念，努力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，賦予其相應(yīng)的職位、權(quán)利和責(zé)任，充分釋放每一部門、每一成員的能量，以創(chuàng)造更多、更好的經(jīng)濟效益和社會效益?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)二、秘書機構(gòu)的規(guī)范

（一）秘書機構(gòu)規(guī)范的特點嚴(yán)格性完整性細(xì)致性嚴(yán)格性完整性細(xì)致性《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（二）秘書機構(gòu)規(guī)范的作用規(guī)范指示了秘書機構(gòu)及其人員的工作方式和行為準(zhǔn)則，具有導(dǎo)向作用；規(guī)范作為秘書工作的標(biāo)尺，用來衡量秘書機構(gòu)及其人員工作是否合法、高效，為評判和鑒定秘書工作提供了客觀標(biāo)準(zhǔn)，具有評價作用；規(guī)范的形成將秘書工作納入規(guī)范化管理軌道，由主觀隨意的“人治”轉(zhuǎn)為依章辦事的“法制”，具有提高秘書工作效率的作用?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（三）秘書機構(gòu)規(guī)范的類別

基本規(guī)范

基本規(guī)范是指來自憲法和國家基本法律、行政法規(guī)，適用于秘書工作與管理的規(guī)范。職業(yè)規(guī)范

職業(yè)規(guī)范是各組織和秘書機構(gòu)就秘書工作制定的一系列工作準(zhǔn)則和規(guī)定。

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)三、秘書機構(gòu)的管理內(nèi)容

（一）制度與程序管理

（二）環(huán)境管理

（三）人員管理

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)（一）制度與程序管理

1.制度管理

制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。

制定管理制度遵循的原則：可行，要能切合秘書工作實際；具體，要便于操作和檢查；穩(wěn)定，以形成長效的管理機制。穩(wěn)定具體可行制度《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

2.程序管理自然性程序：即按工作的自然程序處理事務(wù)。一般工作的自然性程序表現(xiàn)為：準(zhǔn)備、計劃、布置、執(zhí)行、檢查、總結(jié)、評比、表彰。指令性程序:是指領(lǐng)導(dǎo)對辦理某項事務(wù)的具體指示和要求。法定性程序:即根據(jù)法律、法規(guī)所規(guī)定的程序辦理事務(wù)。公文寫作、文書處理、信訪工作、保密工作、印信管理等秘書工作，都要嚴(yán)格按照相關(guān)的法定程序處理。技術(shù)性程序:有些依賴于技術(shù)支持的秘書實務(wù)，有一套技術(shù)操作的程序，必須遵循，如電話、傳真、電腦的操作，電視電話會議的組織。經(jīng)驗性程序:是指在長期的秘書工作實踐中積累和創(chuàng)造的大量經(jīng)驗形成的符合本單位實際的工作程序。《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（二）環(huán)境管理

環(huán)境是指對組織機構(gòu)及其成員能產(chǎn)生直接或間接影響的客觀世界的一切事物。從組織管理學(xué)角度看，組織與環(huán)境相互依存、相互作用。環(huán)境可以促進組織的發(fā)展，也可以阻礙組織的發(fā)展，而組織又可以改造和創(chuàng)造環(huán)境。秘書環(huán)境就是在秘書機構(gòu)及其人員從事秘書工作中對工作效率、行為傾向等產(chǎn)生影響的客觀世界。

秘書直接環(huán)境可以分為：物質(zhì)環(huán)境管理精神環(huán)境管理物質(zhì)環(huán)境管理精神環(huán)境管理《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

（三）人員管理秘書機構(gòu)的人員管理屬于人事管理的一個組成部分，其內(nèi)容比較豐富，包括：秘書的選拔、調(diào)配、任用、晉升、培訓(xùn)、崗位責(zé)任制、績效考核與團隊構(gòu)建。秘書人員管理的重點內(nèi)容：秘書的選拔與任用秘書的培訓(xùn)秘書崗位責(zé)任制

《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

秘書的選拔與任用

堅持德才兼?zhèn)涞脑瓌t?？蓞⒄諊夜珓?wù)員錄用標(biāo)準(zhǔn)或人力資源部門制定的錄用管理型人才的標(biāo)準(zhǔn)，以公開招聘方式選拔秘書。走職業(yè)化道路、擇優(yōu)錄用?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

秘書的培訓(xùn)

秘書的培訓(xùn)就是對秘書進行有目的、有計劃的培養(yǎng)訓(xùn)練，以提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使其知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)完善，以適應(yīng)秘書工作科學(xué)化管理的需要。(1)職前培訓(xùn)（2）職間培訓(xùn)《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

崗位責(zé)任制的建立崗位責(zé)任制是對秘書的職責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)、履行職責(zé)的情況等做出的明確規(guī)定。辦公室主任的崗位職責(zé):協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)研究政策，參與決策，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)之間、各職能部門之間、領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間的關(guān)系管理本組織秘書機構(gòu)的工作，擬訂工作計劃，主持?jǐn)M定秘書工作的各項制度并組織實施組織選拔、任用、培訓(xùn)、考核秘書主持秘書機構(gòu)的內(nèi)部工作《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

鏈接：某企業(yè)部分秘書崗位工作職責(zé)辦公室主任全面領(lǐng)導(dǎo)辦公室工作并具體主持行政事務(wù)工作。召集公司辦公室每周例會，制定每周工作計劃。審核批準(zhǔn)公司5000元以下行政費用開支報告。審核上報公司5000元以上行政費用開支計劃。負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。公司員工及住房管理。對外經(jīng)濟合同的審核簽章及公司法律事務(wù)協(xié)調(diào)?？偨?jīng)理辦公室人員編制管理。對外聯(lián)系的工作計劃制定與實施?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

行政主管按合同實施物資采購和小型用品采購。員工午餐的具體安排。電話費繳納。環(huán)境衛(wèi)生管理。外來賓客的住宿安排。車輛年檢、年審、保險、維修的具體辦理及與管理部門聯(lián)系。辦理公司員工暫住證及與安委會聯(lián)系。其他工作配合。《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)

前臺文員交換機電話轉(zhuǎn)接。傳真收發(fā)與登記。前臺接待、登記。來賓引見、招待、接送。打卡監(jiān)督與考勤匯總。請假及加班申報單的保管、匯總、造表。鎖門、電梯管理、檢查燈光和門窗。報刊函件收發(fā)及報刊的整理保管?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)鏈接:XX市XX區(qū)文印工作制度一、所有打印件，一律經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)或秘書督辦處（科）長簽署后才能安排打??；打字員不得私自接受打印任務(wù)。二、原則上按來稿時間先后、緩急程度安排文印次序。急件優(yōu)先并按時限完成；會議通知按急件安排。做到不積壓、不延誤。三、原則上誰起草的文稿誰負(fù)責(zé)校對，經(jīng)校對人簽名后才上機復(fù)印。四、做好保密工作。打字員不得將打印文稿的內(nèi)容摘抄和外傳；打印用過的紙張和試印廢紙要定期銷毀；打字員不得在打字室或文印間內(nèi)接待親友；與工作無關(guān)人員不得進入打字室、文印間內(nèi)翻閱打印文稿；室內(nèi)設(shè)備，未經(jīng)批準(zhǔn)，非本室工作人員不得借用或上機操作使用。五、文印室工作人員要認(rèn)真做好文印設(shè)備的日常維護和管理，節(jié)約使用和管理紙張、紅頭、文印耗材等?！睹貢鴮W(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)1．秘書機構(gòu)具有什么特點？

2．秘書機構(gòu)的設(shè)置必須遵循哪幾條原則？

3．怎樣理解秘書機構(gòu)設(shè)置的科學(xué)合理性？

4．秘書機構(gòu)的名稱有哪幾種？秘書機構(gòu)的組織類型有哪些？

思考訓(xùn)練與教學(xué)互動《秘書學(xué)概論》第二章秘書機構(gòu)5．XX市政府辦公廳為實現(xiàn)機關(guān)工作科學(xué)化管理，制定了會議工作程序、接待服務(wù)工作程序、督辦工作程序等一系列機關(guān)工作程序，明確了機關(guān)秘書的職