廣州市金笑食品有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-3"\h\u314941公司概況 廣州市金笑食品有限公司財務付款審批流程優(yōu)化設計公司概況廣州市金笑食品有限公司（以下簡稱金笑食品）注冊資本為50萬元。于2002年07月31日在廣州市番禺區(qū)工商行政管理局注冊成立，是一家專業(yè)生產及銷售調味品的企業(yè)。公司的生產配套、傳統(tǒng)工藝與現代化科技于一體。推出有釀造醬油、釀造食醋、甜醋、蠔油、鮑魚汁及各類醬料等系列產品。圖1.1采購付款審流程圖公司付款審批流程存在的主要問題物資采購付款審批不合理采購日關鍵物料名稱采購數量是否緊急采購請購是否得到批準5月3日黃豆3噸否是5月6日白醋用塑料桶1000個是否5月10日商標紙4000張否否5月10日醬油用玻璃瓶500個否是5月15日糯米2噸是是……表2.1采購審查表從上表可以得知，部分采購是否為緊急采購，都沒有得到請購的批準，這就說明了有些采購可能是無計劃采購，審批人員卻沒有因此去審查采購計劃。接下來進行的實際盤點和采購明細賬相比的無計劃采購出現在采購單中，那項原材料就是采購數量超支異常。對于一些采購回來的物資（例如玻璃瓶）的堆積也是不問緣由的，有些還是釀造的原料。沒有使用正規(guī)的統(tǒng)一盤點表進行盤點。對于超支數量也不是特別多，超支不多。審批人員也就沒有反饋，所以管理人員也就對此不怎么知情。審批人員就算問起來:“為什么采購了這么多”，采購就說：“材料有備無患”。審批人員對公司存在的\o"會計百科:資產"資產和積壓、閑置物料，也是沒有進行充分確認，并積極督促生產部門進行處置或者實現充分利用。在每個季度或者市場需求量改變之后，采購計劃的更改后沒有后續(xù)的審批程序。在發(fā)現制成品需求增高之后，原材料的采購計劃相應增高，但沒有進行重新審批的手續(xù)。綜上所述，在金笑食品物資采購的時間點上來說，先是審批人員沒有對材料采購計劃在購買前就進行審查，沒有審查是否滿足生產經營需求和是否能夠節(jié)約、合理的使用企業(yè)的資金，然后做出評價。再到采購完畢之后，對請購作業(yè)是否被有效控制進行審批這一部分存在缺陷。所以說材料采購審批不合理。在采購與付款循環(huán)的付款環(huán)節(jié)中涉及了“應付賬款”這個科目，這個科目對于金笑食品公司來說非常的重要。審批人員就需要評價付款環(huán)節(jié)中的風險，防止明細上的應付金額與實際付款金額不同等。但是應付賬款的查核卻被審批人員忽略掉，導致付款審批不完整。憑證記載應付金額廠商名稱提供發(fā)票廠商名稱發(fā)票金額發(fā)票開具時間入庫單時間入賬時間9000XX公司XX公司800012月29日1月3日1月3日27690A公司A公司276901月15日1月10日1月20日4000B公司B公司40001月20日2月23日2月23日15000C公司C公司150002月16日2月17日—……表2.2應付賬款入賬情況查核表對于已經記賬的應付賬款在入庫時可以看出是取得合法有效的票據，但是應付賬款入賬時間以B公司為例，很明顯是超過了一個月，但是金笑食品公司的內部審批人員沒有做出評價；應付賬款明細表觀察當期增減項目，發(fā)現有性質不明的或久欠未還的或是剛入庫檢驗合格的原材料被領用生產而未入賬和付款，有一部分因為檢查不合格退回，就如表上XX公司的憑證應付金額是9000，但是發(fā)票金額8000的這一筆應付賬款，是否有對應付賬款沖回完全不知情，僅是督促會計部門去查賬修改，審批人員并未去查明原因，所以這項業(yè)務支付正確與否全看會計部門修改后結果。在付款控制的審批方面，審批人員從金笑食品公司的會計部門拿到應付賬款明細表，重新計算應付賬款發(fā)生額和余額。卻發(fā)現大部分的已經付款的應付賬款都沒有經過領導核準，只有采購大額的固定資產的時候才會給領導核準。有未入賬的應付賬款，只是草草的去詢問負責的會計人員去了解原因。并沒有做過多的深入調查，沒有做出這些未入賬的應付賬款是否真實發(fā)生。綜上，雖然金笑食品公司的審批人員是有對付款環(huán)節(jié)進行審批的，但是缺少對問題的評價，深入的調查。由此可見，付款審批流程是不完善的。差旅費報銷審批不嚴謹金笑食品是采用人工報銷流程，各單位領導審批流程不夠嚴格，導致規(guī)章制度執(zhí)行不力。領導對具體差旅費報銷的執(zhí)行情況了解較少，使得財務人員的工作更加困難，導致財務部門的監(jiān)督審計職責失效。出差人員出差前應先填寫“出差申請表”，如出差前填寫“借支單”該制度可以看出，出差人員報銷差旅費時未填寫“出差申請單”，未報經單位有關領導批準，也可直接出差，這樣容易造成工作上的麻煩和差錯。在報銷過程中，還會經常會發(fā)現有不按照要求和規(guī)范，填寫單據及貼票的情況，造成重復貼票填寫等工作。即浪費大家的時間，又影響報銷的進度。有的公司職員差旅費報銷時票據不齊全，出差住宿費無相關發(fā)票，直接按住宿費的標準報銷，取得不合法票據給企業(yè)帶來損失，甚至有的職員礙于同事人情，不好意思退回不合規(guī)的業(yè)務等等。有的員工出差時注重享受，交通優(yōu)越，入住時選擇高檔酒店。如果能合住一個房間，就要分住兩個房間，單位會報銷超支部分，導致一些商務旅客養(yǎng)成不良習慣，花了很多錢。報銷時間沒有明確規(guī)定，很多員工都存在跨季度報銷差旅費的問題。有些員工出差頻繁，無法按時結清差旅費。薪資發(fā)放審批不科學公司的薪酬體系并不為員工所熟知，各種薪酬標準只是建立起來，模棱兩可。比如，業(yè)務提成按照業(yè)務員的簽約金額計算，業(yè)務員賺取的業(yè)務提成與業(yè)務員的業(yè)績直接掛鉤。然而，在與銷售人員的溝通中，一些銷售人員認為利潤高的合同應該比利潤低甚至虧損的合同獲得更高的傭金比例。也就是說，業(yè)務員認為傭金應該和簽單利潤成正比。這種說法表面上看似合理，但從實際業(yè)務流程來看，業(yè)務員的職責是與客戶和設計師充分溝通協(xié)調，確保賬單不跑路。而能影響簽單利潤的價格、成本、費用控制責任，更多的集中在公司的財務部和下屬施工隊。公司付款審批流程優(yōu)化設計物資采購付款審批優(yōu)化設計采購付款審批制度設計要采購審批得到審批人員重視，這必須先提高金笑食品公司的領導對審批的認識和提高審批人員的專業(yè)素養(yǎng)，就要做到先把審批人員的職位分離獨立出來，貫徹相容職務分離原則。而且要把審批部門的地位提高，使其不受其他部門的控制和制約。還需要管理層下多點成本去招聘審批專業(yè)出身的審批人員。審批人員必須充分的了解金笑食品公司的采購與付款活動的內控制度，根據采購人員或者醬油生產車間制定的預計采購方案探討采購過程中可能存在的風險、采購回來的釀造材料是否滿足金笑食品公司的生產需要。畢竟如果做好了科學的采購計劃審批是有利于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，會使材料采購更加合理規(guī)范。使得采購審批的結果更加貼合金笑食品公司，降低經營風險。在保證審批是按照金笑食品公司規(guī)定的程序或者根據審批中重要程度有針對性的程序和合理的方法對所采購項目的數量和質量進行了有效的清點和檢驗并記錄下來，用來確定入庫的釀造材料是否跟記錄一致。在清點和檢驗中發(fā)現了有問題之后要及時處理并反饋給相關人員，并且還要核查相關人員的處理是否符合公司規(guī)定。此后在結算時必須及時提供有效的審查表。采購付款審批流程設計審批人員要充分了解清楚金笑食品公司的應付賬款可能發(fā)生的重大錯誤和錯弊風險。一旦發(fā)現了有應付賬款上的重大錯誤或者錯弊，一定要調查這些問題是無心還是有意之舉。無心之舉就是會計部門的人員可能是漏填或者錯填所導致的錯誤，而有意之舉就有可能是企業(yè)領導低估負債來達到盈利能力高的假象。（1）請購。當業(yè)務部門或倉儲管理部門提交采購申請時，請購權的分配方式會隨著業(yè)務運營的性質而變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請購活動。購買原材料或低值易品。倉庫管理人員應根據生產計劃、生產訂單和通知檢查庫存，以確定實際采購數量。常物料或勞務請購。由使用部門直接提出，經部門負責人和財務資金預算負責人批準，由采購部采購。特殊事項的請購。不定期購買價值較大的設備或資產時，專門授權專門人員申請購買。請購時，應編制采購計劃，作為編制采購資金預算的依據。（2）采購實施。采購部首先進行詢價，初步確定供應商的選擇范圍。重大采購應上報公司最高管理層協(xié)商，然后與供應商簽訂采購合同。最后，買方準備采購訂單，確認采購業(yè)務，并簽署采購合同。（3）驗收。保管員根據發(fā)貨單或采購訂單進行驗收，檢查貨物的質量和數量，確認后辦理入庫手續(xù)。對于約定期限內的應付款，經辦人員需要提前與財務部門溝通資金情況，優(yōu)先考慮供應商與生產相關的付款。如果所有付款都很緊急，總經理會選擇付款優(yōu)先級。只有在資金允許的情況下，才能填寫付款申請表。所有的購買和支付必須由董事會主席簽字。如有特殊情況，打電話說明原因，批準后通知出納，然后董事長補充簽字。支付業(yè)務流程包括申請、審批、資金支付、會計記錄和數據存儲。具體流程如下：經辦人員填寫付款單，然后交財務經理審核。財務經理審核付款單的采購物資名稱、采購數量、采購型號是否正確，發(fā)票、入庫單、送貨單是否齊全。為了確保采購合同/訂單的合法性、準確性和有效性，財務經理需要審查合同條款、合同正文和合同內容是否合法和正確，然后簽署付款單進行確認，并報總經理批準。總經理批準，董事長批準總經理復核審核內容是否正確，然后報董事長批準實施。④出納人員只有取得董事長簽字的付款單才能支付款項，否則有權拒絕付款。⑤完成支付后整理交付會計記錄并負責資料保管。圖3.1采購付款流程差旅費報銷審批流程優(yōu)化設計差旅費報銷審批制度設計在企業(yè)現行制度的基礎上，出差需提前審批，結合預算管理和資金情況填寫詳細的出差審批表，逐級報批。進一步細化差旅費報銷制度，明確報銷時間和原因，讓員工有章可循。財務人員應嚴格核對票據，嚴格按照單位有關制度做好審核和報銷工作。根據報銷金額大小，各級領導授權審批權限并夯實責任分工，壓縮審批流程，減少差旅費報銷時長。廣州市金笑食品有限公司，應建立健全公務出差差旅費報銷制度，出差要嚴格填寫出差申請表，如表3.1所示；借款按要求填寫借支單，如表3.2所示。原始票據和憑證上不能隨意涂更改，錯誤的文字都不能存在。差旅費費用報銷單按要求填寫，如表3.3所示。出差申請表表3.1出差申請表表3.2借支單表3.3差旅費報銷單廣州市金笑食品有限公司應對出差人員的住宿費、伙食補助費和交通費實行“包干使用，節(jié)約歸己，超支不補”原則。超出規(guī)定標準的費用不予報銷，超出的部分由個人承擔。避免公司職員利用公司給予的權利在外貪圖享樂。對弄虛作假虛報、多報費用等損害公司利益的行為，一經發(fā)現，給予相應損害金額經濟賠償處罰。下列是相關費用的報銷標準表。1.住宿標準(單位：元/天)地區(qū)/人員直轄市省會城市省轄市縣級市以下總經理實報實銷（含副總經理，下同）經理320240200150其他人員3002301801502.伙食補助費(單位：元/天)地區(qū)/人員直轄市省會城市省轄市縣級市以下總經理實報實銷經理180150120100其他人員150120100803.交通費(單位：元/天)地區(qū)/人員直轄市省會城市省轄市縣級市以下總經理實報實銷經理18181610其他人員161686差旅費報銷審批流程設計（1）提供合法票據。索要住宿賬單時，應要求對方填寫賬單內容，包括：單位名稱(姓名)、日期、住宿天數、單價、金額、填票人。（2）填報“工作人員出差審批單”。內容包括：姓名、目的地及交通、出差任務、出差時間、領導審批。（3）參加會議，需附經領導簽字認可的會議通知。（4）填寫差旅費報銷單。填寫：姓名、出差日期、出差天數、出差原因、起止地點、起止日期、差旅費、住宿費等。（5）提交統(tǒng)計部門審核，再提交財務審核。經理然后將“差旅報銷單”提交給公司領導簽字批準，該報銷單經核實無誤。（6）如果承包公司出差人員的補貼，必須提供住宿發(fā)票和餐飲發(fā)票，否則計入個人工資收入。（7）所附文件由經理、會計部、財務部審核簽字，負責人簽字。（8）提交財務報賬。圖3.1差旅費報銷審批流程薪資發(fā)放審批流程優(yōu)化設計薪資發(fā)放審批制度設計薪資資料提供規(guī)范。提供工資數據的標準，日常數據是指考勤、入職、調動、調薪、轉正、離職等月度日常數據。在常規(guī)數據提交時間節(jié)點，必須在每月4日17:30前將考勤匯總、入職匯總等各種常規(guī)數據對應的匯總表單提交給薪酬部門，并進行登記備案。序號活動內容要求責任崗位文本輸出時間/備注1常規(guī)類資料提交相關信息每日收集、月度匯總責任崗位《xx匯總表》2匯總表明確崗復核責任部門明確崗位《xx匯總表》復核、簽字3匯總表提交至薪酬部，并登記責任崗位《xx匯總表》《薪資資料登記表》每月4號17:30前4登記信息確認薪酬部責任崗位《薪資資料登記表》考核數據是指每月初工作計劃、目標材料(利潤分成考核、D-計數考核、績效考核)等各種工資結算的基礎數據。明確收到考勤匯總表后，反饋必須在一個工作日內17:30前確認，逾期視為確認。在考核數據提交時間節(jié)點，必須在每月4日17:30前將考核數據對應的各種考核結果匯總表提交給人力資源部，并登記備案。序號活動內容要求責任崗位文本輸出時間/備注1考核類資料提交上月目標考核數據閱讀匯總部門明確崗簽字《xx部門x月考核匯總表》每月4號17:30前2人資薪酬部責任部門明確崗《xx部門x月考核匯總表》復核、簽字3總經理批簽總經理《xx部門x月考核匯總表》審批、簽字4至薪資部作為抄表、造冊憑據薪酬部責任崗位《xx部門x月考核匯總表》、《薪資登記表》每月6號17:30前5登記信息確認薪酬部責任崗位《薪資登記表》獎懲數據是指根據公司或部門的相關制度，通過選擇或統(tǒng)計獲得的獎懲結果的相應數據。比如評價獎，晨會報告，月度總結等。在獎罰數據提交時間節(jié)點，必須在每月4日17:30前將獎罰數據對應的各種獎罰結果匯總單提交至人事部并登記備案。序號活動內容要求責任崗位文本輸出時間/備注1獎罰類資料提交相關獎罰數據匯總責任崗位《xx獎罰匯總表》2明確崗復核責任部門明確崗《xx獎罰匯總表》復核、簽字3總經理批簽總經理《xx獎罰匯總表》審批、簽字4匯總表提交至薪酬部，并登記責任崗位《xx獎罰匯總表》、《薪資資料登記表》每月4號17:30前5登記信息確認薪酬部責任崗位《薪資資料登記表》補貼數據是指按照公司相關制度統(tǒng)一發(fā)放或特殊崗位的補貼數據。比如午餐、交通、通訊、培訓、教學等補貼。在補貼信息提交時間節(jié)點，將補貼信息對應的各類補貼結果匯總成表格，于每月5日17:30前提交至人事部。序號活動內容要求責任崗位文本輸出時間/備注1補貼類資料提交相關補貼數據統(tǒng)計匯總責任崗位《xx補貼匯總表》2明確崗復核責任部門明確崗《xx補貼匯總表》復核、簽字3總經理批簽總經理《xx補貼匯總表》審批、簽字4匯總表提交至薪酬部，并登記責任崗位《xx補貼匯總表》、《薪資資料登記表》每月5號17:30前5登記信息確認薪酬部責任崗位《薪資資料登記表》薪資發(fā)放審批流程設計（1）制定薪資管理制度。入職前，要求員工簽署《薪資管理制度》，留存?zhèn)浒?。?）確定員工基礎薪資數額，根據簽訂的勞動合同、職級、入職年限和福利待遇，確定員工基礎工資數額。（3）統(tǒng)計員工薪資?；趩T工的出勤、日常表現、效績及社保中繳納部分，對員工薪資進行增減。（4）確定員工應發(fā)工資數額。根據統(tǒng)計情況確定應發(fā)工資數額。（5）核對員工應發(fā)工資數額。對財務部門統(tǒng)計的工資數額進行核對。（6）報請人力資源部經理進行審批。對工資薪資進行審批。（7）報請總經理審批。對工資薪資進行審批。（8）發(fā)放工資。財務部門應及時足額的將工資發(fā)放給員工。圖3.2薪資發(fā)放審批流程設計評