衡陽(yáng)市靚達(dá)服裝有限公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)衡陽(yáng)市靚達(dá)服裝有限公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介衡陽(yáng)市靚達(dá)服裝有限公司(以下簡(jiǎn)稱"靚達(dá)服裝公司")成立于2001年7月,注冊(cè)資本為200萬(wàn)人民幣,創(chuàng)始人賈東。公司地址在衡陽(yáng)市蒸湘區(qū)中山南路建設(shè)銀行旁,占地面積為1780平方米,目前員工已有350人。靚達(dá)服裝公司是一家主要以服裝生產(chǎn)及銷售為主的企業(yè),目前公司的主要經(jīng)營(yíng)范圍有:服裝、服飾的銷售。制作時(shí)所使用的材料又可以分為面料和輔料。其中面料主要是：棉布、麻布、絲綢、呢絨、皮革、混紡、化纖、色織布、針織、羊毛混紡、纖維混紡、復(fù)合面料等;輔料是拉鏈、紐扣、織帶、花邊、襯布、商標(biāo)、線繩、填充物、塑料配件、金屬配件、包裝盒袋、印標(biāo)條碼等。靚達(dá)服裝公司材料采購(gòu)現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題2.1公司材料采購(gòu)的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購(gòu)流程圖生產(chǎn)部門提出需求與供應(yīng)商詢價(jià)采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃靚達(dá)服裝公司是一家主要以服裝的生產(chǎn)及銷售為主的企業(yè),通過(guò)資料了解,我發(fā)現(xiàn)該公司采購(gòu)員進(jìn)行采購(gòu)時(shí)都是按照傳統(tǒng)的采購(gòu)方式,且沒有固定的幾家供應(yīng)商,全靠零散的商家提供材料,這樣嚴(yán)重影響了生產(chǎn)線的生產(chǎn),無(wú)法讓公司快速的成長(zhǎng)。目前公司材料采購(gòu)的流程一般是先由公司的生產(chǎn)部提前說(shuō)明材料需求,然后由采購(gòu)部?jī)?nèi)部人員制定材料采購(gòu)計(jì)劃,接著到市場(chǎng)與供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),最后確定,簽訂采購(gòu)合同等。材料到貨時(shí)也只是由倉(cāng)庫(kù)保管員清點(diǎn)驗(yàn)收,沒有設(shè)定專門的質(zhì)量監(jiān)管員,驗(yàn)收后便通知財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。以下是靚達(dá)公司現(xiàn)有材料采購(gòu)流程圖如圖1所示:

生產(chǎn)部門提出需求與供應(yīng)商詢價(jià)采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃 訂單 通過(guò) 簽訂采購(gòu)合同 簽訂采購(gòu)合同財(cái)務(wù)部門結(jié)算清單 財(cái)務(wù)部門結(jié)算清單辦理入庫(kù)手續(xù) 審核辦理入庫(kù)手續(xù)圖1靚達(dá)公司現(xiàn)有材料采購(gòu)流程圖2.2目前公司材料采購(gòu)制度中存在的問(wèn)題2.2.1原材料采購(gòu)計(jì)劃制定不嚴(yán)謹(jǐn)靚達(dá)服裝公司之所以在采購(gòu)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)原材料費(fèi)用較高，就是沒制定好采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)計(jì)劃其制定得內(nèi)容是否合理、有依據(jù)將直接影響到整個(gè)公司的發(fā)展運(yùn)營(yíng)。為了制定好的制定采購(gòu)計(jì)劃，就是得判斷市場(chǎng)的需求、公司生產(chǎn)能力的多少以及采購(gòu)時(shí)環(huán)境等其他各種因素來(lái)確定采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)、以及更好的開展進(jìn)行各項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)等。而目前靚達(dá)服裝公司制定采購(gòu)計(jì)劃都是按傳統(tǒng)老式的方法來(lái)進(jìn)行的,無(wú)法達(dá)到以下的目的:（1）預(yù)測(cè)所需要材料的數(shù)量和時(shí)間，確保材料的及時(shí)供應(yīng)。（2）提前與生產(chǎn)部門溝通好。保證有合適的原材料來(lái)達(dá)到生產(chǎn)量的需求。生產(chǎn)部門從而順利地完成銷售任務(wù)。（3）盡量減少庫(kù)存量，降低采購(gòu)成本，避免浪費(fèi)。如果公司的倉(cāng)庫(kù)堆放太多又毫無(wú)用處的閑置材料，如果沒法在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng)造它的價(jià)值，就會(huì)不停的耗用資金產(chǎn)生高額的費(fèi)用。如果盲目的去采購(gòu)，不僅會(huì)導(dǎo)致材料庫(kù)存數(shù)量過(guò)多，嚴(yán)重破壞了公司的正常資金運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)給市場(chǎng)也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)公司未來(lái)的經(jīng)營(yíng)很不利，所以，制定合理、完善的采購(gòu)計(jì)劃是至關(guān)重要的。2.2.2缺乏對(duì)供應(yīng)商科學(xué)管理要做好原材料的采購(gòu)工作，選擇一個(gè)好的供應(yīng)商是十分重要的。從公司目前的采購(gòu)現(xiàn)狀來(lái)看，靚達(dá)服裝公司生產(chǎn)的產(chǎn)品范圍較廣，所需的材料多種多樣，每年都需要從全國(guó)各地進(jìn)行采購(gòu)，但是一直都是較為零散的供應(yīng)商對(duì)該公司進(jìn)行供應(yīng)，很難形成一個(gè)較為穩(wěn)定的長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，且后續(xù)的原材料使用情況也不能得到及時(shí)反饋。所以，在我看來(lái)，靚達(dá)服裝公司在供應(yīng)商的管理方面還存在以下幾個(gè)問(wèn)題:

(1)供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)。該公司沒有統(tǒng)籌兼顧質(zhì)量、成本、交貨期、服務(wù)等要素，使得在供應(yīng)商選擇過(guò)程中過(guò)分注重價(jià)格，從而忽略了質(zhì)量、服務(wù)等其他競(jìng)爭(zhēng)要素。這種只注重自身短期經(jīng)濟(jì)效益，造成供應(yīng)商之間形成價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)，而不是長(zhǎng)期考慮合作的行為，往往會(huì)失去供應(yīng)商的信任，難以與核心供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴從而形成企業(yè)供應(yīng)鏈的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。(2)對(duì)供應(yīng)商供貨情況沒有及時(shí)反饋。以至于對(duì)供應(yīng)商提供的貨物質(zhì)量無(wú)法進(jìn)行檢驗(yàn)。當(dāng)采購(gòu)員向供應(yīng)商購(gòu)買材料后,倉(cāng)庫(kù)管理員沒法馬上反饋送來(lái)的原材料有質(zhì)量問(wèn)題,

如果該供應(yīng)商提供的貨物出現(xiàn)質(zhì)量等問(wèn)題,靚達(dá)公司也無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)尋找到合適的供應(yīng)商,會(huì)導(dǎo)致交不上貨等后果。就目前而言，靚達(dá)服裝公司要想對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理，就必須建立供應(yīng)商檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣才能找到更加合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作，才能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的要求。所以能否及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)能力信息，是否值得與該供應(yīng)商繼續(xù)進(jìn)行后續(xù)的合作等一些問(wèn)題是需要慎重考慮的。2.2.3材料入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)不縝密材料驗(yàn)收是材料采購(gòu)的最后-道關(guān)口，也是能檢驗(yàn)產(chǎn)品質(zhì)量較為重要的一道程序。由于靚達(dá)服裝公司原材料大多都是直接采購(gòu)的，所以公司一般等貨物到達(dá)時(shí)，由倉(cāng)庫(kù)保管員直接進(jìn)行簽收，然后立即送至生產(chǎn)車間進(jìn)行生產(chǎn)，不會(huì)在倉(cāng)庫(kù)過(guò)多停留。正因?yàn)樵谶@種模式下，倉(cāng)庫(kù)僅有一名保管員，沒有設(shè)置專門的質(zhì)量檢查員，那么公司所購(gòu)買的原材料得不到質(zhì)量保證，會(huì)出現(xiàn)以次充好，材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情況。公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案及優(yōu)化后的流程圖3.1材料采購(gòu)制度優(yōu)化目的靚達(dá)服裝公司進(jìn)行材料采購(gòu)管理制度優(yōu)化的目的為了保證公司更好的可持續(xù)發(fā)展，發(fā)現(xiàn)公司現(xiàn)有的材料采購(gòu)流程中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，采取相應(yīng)的方案來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)完善采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，提升培訓(xùn)員工的專業(yè)知識(shí)技能和綜合素質(zhì)。不僅有利于更好的開展采購(gòu)工作，滿足生產(chǎn)需要，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，提高公司采購(gòu)工作的效率、更了解崗位職權(quán)，還體現(xiàn)了公司對(duì)優(yōu)良資本的需求，還能保障采購(gòu)流程工作的有序進(jìn)行，更好的協(xié)助各部門，從而使公司的利益最大化。3.2材料采購(gòu)管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案3.2.1完善材料采購(gòu)計(jì)劃為了更好的引導(dǎo)公司的采購(gòu)部門的開展實(shí)施采購(gòu)工作，確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠正常進(jìn)行和所用的資金得到合理規(guī)劃以及讓公司的利潤(rùn)最大化。我將從以下幾點(diǎn)來(lái)完善采購(gòu)計(jì)劃:(1)及時(shí)與倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行對(duì)接。采購(gòu)部門在確定采購(gòu)計(jì)劃之前，首先應(yīng)查詢倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存原材料情況，以免進(jìn)行重復(fù)采購(gòu)，導(dǎo)致浪費(fèi)材科等現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，在與倉(cāng)庫(kù)對(duì)接究成后，也要利用公司的信息系統(tǒng)對(duì)多家供應(yīng)商提供的原材料價(jià)格進(jìn)行對(duì)比等操作。

(2)需集合各部門討論。制定計(jì)劃不僅是采購(gòu)部門獨(dú)自考慮后所決定的，而是需要集合各個(gè)部門來(lái)一-同協(xié)商。制定計(jì)劃時(shí)，集合生產(chǎn)部門，銷售部門，倉(cāng)庫(kù)，財(cái)務(wù)部-起，

根據(jù)實(shí)際情況提出建議，采購(gòu)部將意見匯總后，再制定采購(gòu)計(jì)劃。3.2.2加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理公司進(jìn)行供應(yīng)商的管理就是對(duì)各供應(yīng)商的選擇、了解、使用、控制，管理的目的就是要建立起一個(gè)穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商隊(duì)伍，為企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展提供穩(wěn)定可靠的相應(yīng)物資供應(yīng)。為此公司建立一套完善的供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)。（1）對(duì)公司之前合作過(guò)的供應(yīng)商以及將要合作的供應(yīng)商都要要求每年年末必須執(zhí)行一次評(píng)估并且要保存評(píng)估的結(jié)果，以便隨時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑u(píng)級(jí)。（2）從供應(yīng)商采購(gòu)的所有原材料都需得在公司評(píng)估機(jī)構(gòu)中為提現(xiàn)和格

(即C級(jí)以上)的供應(yīng)商中來(lái)選擇。（3）年度評(píng)估方式:見以下供應(yīng)商年度評(píng)估分值表。表1供應(yīng)商年度評(píng)估分值表序號(hào)評(píng)估內(nèi)容評(píng)估部門評(píng)估分值（%）1價(jià)格采購(gòu)部452質(zhì)量質(zhì)量部、市場(chǎng)部453交貨時(shí)間采購(gòu)部10合計(jì)100公司把對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行的評(píng)估流程分配在每年年末后，由各個(gè)部門統(tǒng)一把相關(guān)的年度報(bào)告情況進(jìn)行評(píng)審再作為評(píng)估結(jié)果的依據(jù)，由質(zhì)量部、

生產(chǎn)部、采購(gòu)部等部門根據(jù)評(píng)估細(xì)則評(píng)出分?jǐn)?shù)，填寫至《供應(yīng)商評(píng)估表》，經(jīng)采購(gòu)部匯總后歸入相應(yīng)的評(píng)估等級(jí)，并根據(jù)評(píng)估的結(jié)果更新《合格供應(yīng)商名錄)，海汰出相關(guān)不合格的供應(yīng)商。每次更新都應(yīng)該注明更新時(shí)間:若連續(xù)12個(gè)月無(wú)供貨，則應(yīng)該取消其合格供應(yīng)商資格。如需恢復(fù)該供應(yīng)商，則應(yīng)該重新技照新的供應(yīng)商評(píng)審程序進(jìn)行再次評(píng)估。具體的評(píng)估分值結(jié)果表如表2所示。

表2供應(yīng)商評(píng)估分值結(jié)果表評(píng)估等級(jí)評(píng)估結(jié)果處理方式分值A(chǔ)優(yōu)秀供應(yīng)商日常保持90以上B一般供應(yīng)商正常改進(jìn)70-89C合格隨時(shí)積極改進(jìn)60-69D不合格取消供貨資格60以下3.2.3建立完善的驗(yàn)收制度針對(duì)靚達(dá)服裝公司材料入庫(kù)驗(yàn)收手續(xù)不鎮(zhèn)密的問(wèn)題，我建議公司在完善驗(yàn)收材料制度時(shí)，首先應(yīng)增強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)保管員的工作意識(shí)，完善激勵(lì)與懲罰措施，

嚴(yán)禁有“賄賂”的違規(guī)行為。其次，在驗(yàn)收時(shí)公司應(yīng)當(dāng)安排一名“質(zhì)檢員"與倉(cāng)庫(kù)保管員一同對(duì)材料的驗(yàn)收質(zhì)量等情況進(jìn)行檢查，避免因個(gè)人疏忽從而出現(xiàn)的驗(yàn)收不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，特別是面料是否達(dá)標(biāo)的問(wèn)題，一定要進(jìn)行抽樣檢查。最后，驗(yàn)收人員應(yīng)該對(duì)照合同、購(gòu)貨發(fā)票、運(yùn)費(fèi)單據(jù)、入庫(kù)單進(jìn)行核對(duì)，審查單據(jù)的數(shù)量，金額，是否合規(guī)，準(zhǔn)確。對(duì)于一些到貨時(shí)質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題的原料，要做好退料記錄等。3.3公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化后的流程圖在對(duì)靚達(dá)服裝公司的采購(gòu)管理流程進(jìn)行優(yōu)化后，我制定了一個(gè)優(yōu)化后的材料采購(gòu)制度流程圖，如圖2所示：生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)生產(chǎn)部門請(qǐng)購(gòu)采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃 查詢供應(yīng)商系統(tǒng)采購(gòu)部門制定采購(gòu)計(jì)劃 制定計(jì)劃前 倉(cāng)庫(kù)銜接庫(kù)存 審核不通過(guò)采購(gòu)主管審批采購(gòu)主管審批 審核通過(guò)簽訂合同簽訂合同 驗(yàn)收（需質(zhì)檢員一同驗(yàn)收） 驗(yàn)收（需質(zhì)檢員一同驗(yàn)收） 退換貨 不合格退換貨反饋材料質(zhì)量情況財(cái)務(wù)部門付款生產(chǎn)部門領(lǐng)用反饋材料質(zhì)量情況財(cái)務(wù)部門付款生產(chǎn)部門領(lǐng)用圖2靚達(dá)服裝公司優(yōu)化后的材料采購(gòu)流程圖對(duì)靚達(dá)服裝公司材料采購(gòu)制度優(yōu)化方案的評(píng)價(jià)經(jīng)過(guò)對(duì)靚達(dá)服裝公司材料采購(gòu)中存在的相關(guān)問(wèn)題做出相對(duì)應(yīng)的優(yōu)化設(shè)計(jì)方案，使公司材料采購(gòu)管理制度在許多不完善的環(huán)節(jié)得到了優(yōu)化，減少了不必要的采購(gòu)成本。首先，在制定采購(gòu)計(jì)劃時(shí)也增加了相關(guān)因素的考慮。其次，在供應(yīng)商方管理面完善了相關(guān)制度，建立了供應(yīng)商檔案機(jī)構(gòu)，擴(kuò)大了供應(yīng)商的合作達(dá)到了與多家供應(yīng)商加強(qiáng)合作聯(lián)系的目的。最后，還建立了員工培訓(xùn)機(jī)制，促使公司整體能力的加強(qiáng)。在進(jìn)行了采購(gòu)管理制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)后，不僅提高了靚達(dá)服裝公司的經(jīng)營(yíng)管理水平，