鴻瑞祥房地產公司辦公用品采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1 鴻瑞祥房地產公司簡介 鴻瑞祥房地產公司辦公用品采購業(yè)務賬務處理流程優(yōu)化設計鴻瑞祥房地產公司簡介郴州市鴻瑞祥房地產開發(fā)有限公司（以下簡稱鴻瑞祥房地產公司）成立于2005年12月02日，主要的經營范圍包括房地產的開發(fā)和經營，還有物業(yè)管理服務。公司的注冊資金為3000萬，并有房地產三級資質開發(fā)的權利。公司本著真誠服務他人用心做好房地產的態(tài)度，在當地房地產開發(fā)業(yè)有較好的名聲。公司地點位于林邑之城湖南省郴州市開發(fā)區(qū)五嶺大道紫云山莊18棟。目前主要經營君悅瀾山警苑小區(qū)樓盤，開發(fā)占地面積124畝，開發(fā)規(guī)模307060平方米，共開發(fā)房屋37幢、1910套，綠化率達到40%。公司為了探索房地產領域，適應房地產市場經濟發(fā)展的需要。積極拓展經營領域，堅持為小區(qū)居民住戶提供美好的現代都市生活新空間。每一套戶型堅持“以人為本”的設計思想，以新穎的設計、獨特的造型、優(yōu)美的環(huán)境，為住戶創(chuàng)造一個優(yōu)美、安全、舒適、方便、文明和具有較高生活水平的居住環(huán)境。公司將秉承“創(chuàng)造精品，奉獻社會”的經營理念，遵循“追求卓越，筑造精品”的宗旨，真誠希望與社會各界共同創(chuàng)造一個美好的未來。公司的組織結構如圖1-1所示。圖1-1公司組織結構圖鴻瑞祥房地產公司辦公用品采購現狀分析及流程2.1辦公用品采購現狀分析該公司是一家房地產開發(fā)公司，公司分為很多個部門，其中銷售部和財務部所需的辦公用品最多，合理的辦公用品采購有利于公司每天業(yè)務的順利進行，目前公司具有較為完整的采購流程。鴻瑞祥房地產公司現在主要由財務部某位工作人員兼顧采購員的工作在指定供應商進行采購，每月都會固定去市場進行辦公用品的采購，并及時清點辦公用品庫存確保之后的辦公過程中可以供應充足。公司采購人員依據每個部門供需辦公用品情況提供相對應的辦公用品，如表2-1所示是9月份各部門辦公用品采購供需計劃，采購員需根據計劃進行辦公用品的采購。表2-19月份辦公用品采購供需計劃表（舉例）部門序號名稱及規(guī)格單位數量備注銷售部1一次性紙杯包10100個裝2傳真機臺23文件夾個50牛皮紙4訂書機個15得力財務部5筆盒1015只裝6A4紙包20500張7打印機臺28餐巾紙包15200抽2.2辦公用品采購流程分析本公司的采購流程是首先由各部門提交辦公用品采購供需表，然后由采購人員收集各部門辦公用品采購供需表進行審核，根據各部門需求去市場進行采購，將采購的辦公用品放入公司庫房，采購人員進行庫存盤點。根據市場開具的發(fā)票和購買憑據在財務部進行報賬，由財務部編制相關會計憑證，借記管理費用——辦公費，貸記貨幣資金。并且登記領用臺賬記錄各部門領用情況，本公司財務部采購辦公用品采購流程圖如圖2-2所示。圖2-2鴻瑞祥房地產公司辦公用品采購流程圖鴻瑞祥房地產公司辦公用品采購業(yè)務賬務處理存在的問題對于一個房地產開發(fā)有限公司來說，銷售業(yè)務是公司的主要環(huán)節(jié)，那么采購業(yè)務就是公司的核心環(huán)節(jié)。采購看起來很簡單，但是有很多值得我們重視的環(huán)節(jié)?？赡軙捎诓少徣藛T的懶散而導致大批辦公用品賬實不符，浪費大量資金用于采購辦公用品上。該企業(yè)雖然有較為完整的采購流程，但是其中有許多小問題，這些小問題往往容易到最后釀成大問題。3.1沒有制定規(guī)范的辦公用品采購計劃規(guī)范的辦公用品采購計劃有利于加強公司對辦公用品的管理，控制費用的開支，減少不必要的浪費，有利于辦公用品的采購和使用。該公司的采購計劃中沒有對不同價位辦公用品的價格有相應的上限要求，這樣會造成辦公用品價格變動較大。所以公司應該規(guī)定辦公用品的合理市場價格范圍，從中挑選出性能好價格又相對實惠的產品，如遇之前購買的產品價格突然上漲，但是又有可替代性價比高的新產品，采購人員可以向領導申請后更換原始購買計劃。公司的采購計劃制定隨意，往往是復制了上個月的采購計劃，而不是根據每個月實際需要來填寫。因此每個月的采購計劃都需要使用部門進行嚴格審核后再上報到采購員處，由采購員進行一一購買。3.2辦公用品采購報銷流程不嚴謹費用報銷是財務人員日常工作中很重要的一部分，因為公司會發(fā)生各種各樣的業(yè)務，隨之發(fā)生的各項費用也不盡相同。該公司的采購報銷業(yè)務是財務部根據采購人員提供的辦公用品購買單據和相關增值稅發(fā)票，對采購人員進行報賬。如果出現了自制收據就是所謂的“白條”是不能進行報銷的，同時要嚴格把關發(fā)票，尤其是印章部分，萬萬不可以馬虎大意。該公司的報銷流程過于單一，會出現辦公用品價格超過預算標準，產品質量不達標的問題，財務人員應該清點購買物品的實際數量和單據上的數量是否一致，并檢查是否都可以使用。同時報銷單需要經過相關部門經理和主要領導審核批準后，財務人員再將采購費用支付給采購人員。3.3辦公用品采購審批流程不完善該房地產公司的辦公用品采購單據都是采用手工傳遞，主要由采購人員將采購供需單和采購計劃表交給相關部門經理簽字審核，再交給公司領導審批批準。通過市場采購后，將采購原始憑證交給財務部進行審核報賬，財務部根據原始憑證寫出會計分錄并登記相關賬簿，同時報賬申請單要由財務人員和公司領導進行審核。審核通過后，采購人員憑報賬申請單完成報賬。手工傳遞采購單據容易導致單據遺失而發(fā)生相互指責推卸責任的內部問題，這樣不利于公司的發(fā)展，同時手工傳遞浪費了大量的時間去審核票據。隨著經濟社會的不斷發(fā)展，傳統的手工單據傳遞、統計單據與審核工作已與現代企業(yè)對辦公效率高效完美的要求逐漸脫節(jié)，這樣會影響公司內部的迅速發(fā)展。鴻瑞祥房地產開發(fā)有限公司辦公用品采購業(yè)務賬務處理優(yōu)化設計方案4.1提前制定辦公用品采購計劃針對目前本公司的情況來說，辦公用品應該由采購人員有計劃有目的進行采購的，每月的高消耗辦公用品采購一次，時間定為每月的30日。各部門應該列舉好下月所需辦公用品清單交給采購人員審核，采購人員制定完整的辦公用品采購計劃，并要進行商品估價上報給領導，待領導批準后再去采購。所以辦公用品采購應該分為日常采購計劃和緊急采購計劃，這樣就可以更好的節(jié)約人力物力財力，讓采購時間更加準確固定。非日常耗用辦公用品的采購屬于緊急采購，各部門如果想要臨時讓采購人員采買非日常耗用的辦公用品，就需要由各部門相關負責人填寫辦公用品采購申請單，并在申請表的說明欄內標注須立即采買辦公用品的原因，經相對應申請部門負責人審查通過后，才能讓采購人員進行采買任務。采購申請單如圖4-1所示辦公用品采購計劃申請表公司名稱：鴻瑞祥房地產開發(fā)有限公司年月日序號物品名稱數量單價（市場估價）用途申請部門申請人預估所需金額合計大寫：領導意見：4-1辦公用品采購計劃申請表4.2對辦公用品采購憑據進行審核財務部對于采購人員報銷的流程，首先要根據采購人員提供的物料清單，整理單據，打出正式的入庫單據。根據入庫憑據，采購人員把辦公用品的發(fā)票收據準確無誤的裝訂整齊，核對無誤后在記賬憑證后粘貼好支出憑證。嚴格對原始憑證的審核，如原始憑證存在殘缺必須要求相關人員進行補充，或者提供相關的證明材料來證明其真實性。還要根據采購流程找會計進行審核和使用部門的經理簽字，以及相關領導進行審批，待相關領導審批完成后再找財務現金會計報銷，并且加蓋銀行章進行報賬。對于相關支出要做好現金日記賬的登記，相關的增值稅發(fā)票也應該登記應交稅費明細賬。一張合格的辦公用品采購憑據應該有采購人員、財務經理、部門經理的簽字，采購金額應該詳細到小數點后兩位，日期要詳細。并且要加蓋供應商的公司章，公司章不得有模糊、殘缺。公司最好要有固定的辦公用品供應商來提供日常所需的辦公用品，采購人員要關注供應商每天更新的辦公用品市場價格，需要及時與公司的原始采購價格進行比對。采購人員還需填寫相關的采購費用報銷單，由領導審批完成后交給財務部進行審核。采購費用報銷單如表4-3所示。表4-3采購費用報銷單采購費用報銷單編號：填寫日期：部門采購人采購用品類別（）辦公用品（）日常用品（）其他號碼費用（合計）人民幣（大寫）審批意見：主管領導（簽字）審核（簽字）總經理（簽字）費用明細4.3使用OA辦公自動化系統釘釘是目前針對我國企業(yè)而量身定制的一款高效精準的免費辦公軟件，幫助企業(yè)建立一個規(guī)范、全面的辦公流程。同時可以幫助中國中小企業(yè)企業(yè)解決內部管理問題，全面提升公司的內部全方位管理。我們可以運用釘釘OA辦公自動化系統，讓公司領導以及成員能夠隨時隨地通過線上平臺了解到相關重要業(yè)務進度的情況。同時通過網絡線上平臺可以輕松實現移動辦公和遠程異地辦公的問題。首先由管理員登錄釘釘賬號添加辦公用品采購申請審批，打開工作功能后在常用應用中找到“審批”。點擊審批頁面后，相關人員可以根據所在部門對辦公用品的需求在釘釘工作臺中填寫采購申請單，然后由部門經理在釘釘工作臺頁面進行審核批準。再由采購人員查詢辦公用品庫存，如果無庫存則要填寫《采購計劃表》。采購人員通過采購計劃表安排采購，通過市場開具的發(fā)票和相關原始憑證交付給財務部進行報賬。財務部審核購買憑證，并在釘釘工作臺上填寫報銷流程移交到公司領導和相應部門經理，由公司領導和相應部門進行報賬的審批工作。OA辦公自動化系統盡量減輕公司成員平日工作的工作強度，同時也可以節(jié)約時間成本，提高工作效率更好地為公司創(chuàng)造收益。避免了線下辦公過程中單據傳遞而浪費的時間，用系統軟件代替?zhèn)鹘y的手工工作，這樣可以幫助公司處理相關內部事務。最終目的是幫助企業(yè)節(jié)省公司的經營成本成本，從而實現效益最大化。同時財務可以根據釘釘工作臺上的電子原始憑證進行做賬，簡化了手工傳遞原始憑證的步驟。電子原始憑證具有可靠性，安全性，保存時間長以便于日后的查詢。如釘釘辦公系統審批流程圖4-3所示。圖4-3釘釘辦公系統審批流程圖總結在市場環(huán)境中隨著市場經濟的不斷完善，中小企業(yè)之間的市場競爭也越來越激烈。中小企業(yè)要想在這場競爭中脫穎而出，就必須具備良好的內部控制。采購流程雖然是每個企業(yè)公司必須具備的，但是想要做好還是得依靠電腦數據，緊跟時代潮流。本公司針對沒有規(guī)范采購計劃的現象，及時制定詳細的采購計劃和完整的采購流程，讓財務部可以精準做賬，確保公司的每一筆賬都有所用。企業(yè)一定要注意采購過程，不僅要有采購人員對采購過程和采購質量負責。同時，全公司的每位員工都要關注并監(jiān)督采購的質量，發(fā)現問題需要及時匯報