歸檔存檔管理制度

歸檔存檔管理制度1.總則歸檔存檔管理制度是為了規(guī)范企業(yè)文件歸檔存檔工作，確保企業(yè)文件的安全保管和高效利用，提高工作效率和信息管理水平，保障企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展所訂立的管理制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全體員工，包含全部部門、辦事處、分支機(jī)構(gòu)等。3.文件歸檔存檔組織原則3.1.文件歸檔存檔組織應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)、用途和流轉(zhuǎn)程序進(jìn)行合理分類和編制。3.2.文件歸檔存檔采用標(biāo)準(zhǔn)化的文件編號(hào)、裝訂和存放方式，確保易于檢索和閱讀。3.3.不同類別的文件采取不同的歸檔周期和保管期限，詳見(jiàn)附表1、4.文件歸檔存檔流程4.1.歸檔流程4.1.1.編寫文件：依據(jù)文件要求和規(guī)范編寫相關(guān)文件。4.1.2.文件審批：經(jīng)相關(guān)部門、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，準(zhǔn)備歸檔。4.1.3.文件復(fù)制：將文件存檔原件和副本分別復(fù)制一份。4.1.4.文檔分類：依據(jù)文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類。4.1.5.文件編號(hào)：為每份文件調(diào)配唯一標(biāo)識(shí)號(hào)碼，依照年份、序號(hào)進(jìn)行編號(hào)。4.1.6.文件裝訂：將文件依照分類和編號(hào)進(jìn)行裝訂。4.1.7.文件存檔：依照歸檔要求將文件存放到指定的存檔地方。4.2.存檔管理4.2.1.存檔地方：確保管檔地方安全、防潮、防火，并標(biāo)明存檔地方的名稱和住址。4.2.2.存檔柜：采用封閉式存檔柜，柜門應(yīng)加鎖，只有授權(quán)人員方可打開。4.2.3.存檔標(biāo)簽：為每個(gè)存檔柜和文件夾貼上清楚明確的存檔標(biāo)簽，標(biāo)明文件分類和編號(hào)。4.2.4.存檔清單：建立存檔清單，記錄文件的存檔時(shí)間、地方、編號(hào)等信息，用于日后查找。4.2.5.存檔備份：訂立定期備份存檔文件的制度，確保文件不會(huì)丟失或損壞。5.文件檢索與借閱5.1.檢索員：指定專人負(fù)責(zé)存檔文件的檢索工作，在崗時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。5.2.檢索程序：依照存檔編號(hào)和分類進(jìn)行檢索，供應(yīng)檢索懇求和借閱申請(qǐng)服務(wù)。5.3.借閱規(guī)定：借閱文件應(yīng)填寫借閱登記表，借閱期限不得超出15個(gè)工作日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。5.4.文件的歸還：借閱者須定時(shí)歸還文件，歸還后由檢索員進(jìn)行存檔。6.文件銷毀6.1.文件銷毀的條件6.1.1.文件存檔期限屆滿。6.1.2.文件發(fā)生了重點(diǎn)修改或被廢棄不再適用。6.1.3.文件被要求銷毀。6.2.文件銷毀程序6.2.1.訂立銷毀方案：確定需要銷毀的文件范圍和銷毀方式。6.2.2.文件復(fù)查：對(duì)需要銷毀的文件進(jìn)行復(fù)查，確保無(wú)遺漏。6.2.3.銷毀準(zhǔn)備：聯(lián)系特地的銷毀單位，準(zhǔn)備銷毀所需的設(shè)備和人員。6.2.4.銷毀過(guò)程：依據(jù)銷毀方案進(jìn)行文件銷毀操作。6.2.5.銷毀證明：銷毀單位應(yīng)供應(yīng)文件銷毀的證明，并填寫銷毀登記簿。附表1：文件歸檔存檔周期和保管期限類別歸檔周期保管期限行政管理類3年10年項(xiàng)目管理類項(xiàng)目結(jié)束后10年財(cái)務(wù)管理類每年年底15年人力資源類停止后30年客戶合同類合同停止后合同有效期后再加5年以上制度由企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織實(shí)