EPC總承包工程采購內(nèi)部控制措施

EPC總承包工程采購內(nèi)部控制措施為了加強總承包工程的管理，我公司制定了《華北電力設(shè)計院工程有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》，本項目將結(jié)合招標(biāo)文件中合同條款的要求制定如下內(nèi)控措施，確保本工程按照采購原則完成工程項目的物資供應(yīng)。采購部將按照設(shè)計部提供的技術(shù)規(guī)范書進行設(shè)備材料的采買，保證購買的設(shè)備滿足招標(biāo)文件要求。采購程序?qū)⒎蠂壹肮镜南嚓P(guān)規(guī)定。1.1質(zhì)量保證措施為了保證所采購的貨物符合國家有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求和該工程設(shè)計的要求，必須加強項目物資采購各環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和質(zhì)量管理。1.1.1制定相應(yīng)的質(zhì)量控制措施為了做好廠商選定、監(jiān)造、檢驗、倉儲管理等工作，項目采購部將在業(yè)主提供的各項管理程序和公司原《采購控制程序》和《設(shè)備采購管理程序》、《材料采購管理程序》、《物資倉儲管理制度》、《物資發(fā)放管理制度》、《物資驗收管理制度》五項作業(yè)文件的基礎(chǔ)上，修改和完善以上程序和作業(yè)文件，使之適合于本總承包工程。這些程序和作業(yè)文件的制定，加強了貨物采購的系統(tǒng)管理，保證了采購工作按質(zhì)量管理程序進行。另外，我公司已經(jīng)制定了總承包項目設(shè)備材料采購內(nèi)部質(zhì)量、進度保證等體系文件：序號文件名稱文件編號1項目采購計劃的編制規(guī)定Q/HB2-P001-20092設(shè)備、材料請購單的編制規(guī)定3采買工作程序及管理規(guī)定4合格供貨商管理規(guī)定5項目供貨商選擇管理規(guī)定6招標(biāo)(詢價)文件編制管理規(guī)定7供貨商報價跟蹤管理規(guī)定8報價文件評審管理規(guī)定9設(shè)備材料招標(biāo)管理規(guī)定10設(shè)備材料招標(biāo)工作手冊11設(shè)備材料款支付管理規(guī)定12設(shè)備、材料采購催交工作管理規(guī)定13設(shè)備采購出廠檢驗管理規(guī)定14現(xiàn)場開箱檢驗管理規(guī)定15設(shè)備監(jiān)造管理規(guī)定16設(shè)備材料文件整理與移交管理規(guī)定17檢驗、測量和試驗設(shè)備的控制規(guī)定18檢驗和試驗狀態(tài)控制規(guī)定19設(shè)備材料不合格品管理規(guī)定20顧客提供產(chǎn)品的控制規(guī)定21采購產(chǎn)品售后服務(wù)管理規(guī)定22進出口設(shè)備、材料檢驗管理規(guī)定23進出口設(shè)備、材料清關(guān)管理規(guī)定24采購貨物運輸計劃編制規(guī)定25采購貨物國內(nèi)運輸管理規(guī)定26采購貨物國際運輸管理規(guī)定27采購貨物包裝要求28設(shè)備(材料)采買報告編制規(guī)定29設(shè)備(材料)監(jiān)造報告編制規(guī)定30設(shè)備(材料)催交報告編制規(guī)定31設(shè)備(材料)檢驗報告編制規(guī)定32設(shè)備(材料)運輸報告編制規(guī)定33項目采購報告編制規(guī)定34項目采購文件資料管理規(guī)定35物資倉儲管理規(guī)定36項目采購總結(jié)報告編制管理規(guī)定1.1.2設(shè)立專門的催交監(jiān)造主管崗位，將本項目的監(jiān)造工作委托給有資質(zhì)的監(jiān)造分包商(監(jiān)造措施詳見1.5)。監(jiān)造分包商受采購經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)，采購部由催交監(jiān)造主管對監(jiān)造工作的日常工作進行管理。1.2進度保證措施根據(jù)工程進度一級網(wǎng)絡(luò)計劃安排：2011年4月1日澆筑第一方砼；2012年7月30日第一臺機組通過168h滿負(fù)荷試運；2012年8月30日第二臺機組通過168h滿負(fù)荷試運。我公司制定了“項目物資采購計劃”為了保證計劃的實施，還要做到以下幾點：1.2.1物資運輸本工程具備公路直接運抵廠內(nèi)的條件(需要大件鐵路運輸?shù)呢浳锍?，物資采用公路運輸運到工地現(xiàn)場。一般在簽訂合同時明確貨物質(zhì)量、尺寸、包裝方法、運輸方式、運輸時間、交貨地點、需要卸貨的工具等，保證工程安裝的進度要求。大件運輸方案見4.2。物資運輸屬難以控制的方面，與氣候、車況、道路、人員等有著密切的關(guān)系，并且隨時可能發(fā)生意想不到的情況，因此不能以理論時間來計劃設(shè)備材料應(yīng)到時間。對于安裝時間允許的物資可以由供應(yīng)商自行安排運輸，對于加工制造周期長或特殊情況延誤交貨時間的物資，催交工程師要及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商改變原運輸計劃，采用快捷的運輸方式，以滿足安裝工期的需要。對于大件設(shè)備的運輸應(yīng)事先了解設(shè)備的實際尺寸和重量，了解供應(yīng)商擬采用的運輸方式，如果采用汽運，運輸工程師將根據(jù)沿途的道路情況和各省市對道路運輸?shù)囊?，指?dǎo)供應(yīng)商做出運輸?shù)陌才藕蜏?zhǔn)備，如果不適宜汽運要及時通知供應(yīng)商采用火車運輸方式。1.2.2為保證工程總體進度及滿足設(shè)計提資的要求，采購部將對與設(shè)計進度較密切的的設(shè)備優(yōu)先進行采購，并派專人對設(shè)備廠家需向設(shè)計提交的資料進行跟蹤和催要，保證工程設(shè)計進度。1.2.3對于工程主要材料的交付保證措施：如建筑鋼筋、鋼結(jié)構(gòu)、鋼管、放水材料等，這些材料的按期到貨直接制約著施工工期，因此我們將作為重點工作并采取以下措施：(1)根據(jù)現(xiàn)場施工計劃，提前做好采購計劃，做好供應(yīng)商的選擇工作，掌握材料的實際交貨工期，隨時準(zhǔn)備啟動采購程序。(2)隨時跟蹤施工圖設(shè)計進度，提前了解材料品種、規(guī)格及預(yù)估數(shù)量，先期進行招標(biāo)，按單價簽訂合同，降低物價不穩(wěn)定導(dǎo)致的消極影響，一旦收到材料量后立即發(fā)出訂單，并按訂單結(jié)算。(3)掌握市場價格趨勢，研究合同內(nèi)容，保證合同條款的合理性和買賣雙方的共同利益，不論在市場行情上漲和下浮時均能保證供應(yīng)商按期供貨。(4)發(fā)揮設(shè)計在總承包工程中的龍頭地位，將采購工作納入設(shè)計管理，設(shè)計與采購深度交叉融合，采買崗位設(shè)專人與設(shè)計保持密切聯(lián)系，保持信息暢通，隨時掌握設(shè)計進度和設(shè)計工程量，以保證最短的采購周期。1.3采購流程保證措施1.1.1項目采購部項目采購部在項目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由項目采購經(jīng)理、采購部副經(jīng)理、采買工程師、綜合管理工程師共同完成設(shè)備的采買工作。1.1.2采買流程結(jié)合我公司管理制度及本項目特點，初步確定如下采買流程，總承包合同簽訂后采買流程可根據(jù)業(yè)主要求進行調(diào)整：圖4采買工作流程1.1.3編制采購計劃采買工程師按工程總進度和費用預(yù)算的要求，并與設(shè)計進度計劃、施工進度計劃充分溝通、協(xié)調(diào)，結(jié)合工程的特點，編制出相應(yīng)的采購進度計劃。計劃應(yīng)滿足項目的總體計劃要求，由項目采購副經(jīng)理、經(jīng)理審核后報項目經(jīng)理審批。1.1.4編制依據(jù)(1)施工網(wǎng)絡(luò)進度計劃；(2)總承包方供貨范圍；(3)物資清單。輔機設(shè)備采購進度以工程網(wǎng)絡(luò)計劃為原則，由各設(shè)計專業(yè)提出分批采購設(shè)備名錄，項目采購部按網(wǎng)絡(luò)計劃編制“采購計劃”，并按采購計劃安排招標(biāo)時間。1.1.5采購進度計劃的調(diào)整工程初期編制的采購進度計劃是一個初步的計劃，隨著各項工作的開展，需要進一步修改和細(xì)化，特別是對最難預(yù)測的運輸周期，將會隨著制造廠商地點的確定而得到進一步落實，制造周期也將更為確切。同時，設(shè)計工作的進展也會為定單周期提供更為確切的依據(jù)。從而整個采購周期將會發(fā)生變化。采購進度計劃將做出相應(yīng)的調(diào)整和變動，以適應(yīng)工程的總進度計劃。調(diào)整后的采購計劃，經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后實行。1.1.6招標(biāo)文件的編寫及招標(biāo)供應(yīng)商名單的確認(rèn)(1)采買工程師根據(jù)不同的采購方式編寫招標(biāo)文件。采用招標(biāo)/詢價方式進行貨物采購/分包時，將按規(guī)定編寫招標(biāo)/詢價文件，定標(biāo)后訂立合同；進行直接采購時，應(yīng)編寫設(shè)備清單、設(shè)備規(guī)范書、材料匯總表，雙方商定后訂立合同和技術(shù)協(xié)議。(2)招標(biāo)文件的商務(wù)部分由項目采購經(jīng)理組織編寫。招標(biāo)文件的技術(shù)部分以及用于直接采購的設(shè)備清冊、設(shè)備規(guī)范書和材料匯總表，由設(shè)總負(fù)責(zé)、相關(guān)專業(yè)設(shè)計人員編寫。招標(biāo)文件的商務(wù)部分和技術(shù)部分，由項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)匯總、協(xié)調(diào)，組成完整、統(tǒng)一的投標(biāo)文件，根據(jù)公司《采購控制程序》等相關(guān)文件進行評審，并由項目經(jīng)理審批。(3)投標(biāo)人名單及相關(guān)資質(zhì)與業(yè)績資料在招標(biāo)文件發(fā)出前7天提交設(shè)計監(jiān)理審查，業(yè)主將根據(jù)主要輔助設(shè)備、主要材料性價比、運行經(jīng)濟性、可靠性等進行審批。設(shè)備招標(biāo)技術(shù)規(guī)范書在發(fā)標(biāo)前兩周前交付業(yè)主審定(業(yè)主的審查確認(rèn)并不免除總包方的任何責(zé)任)，招標(biāo)技術(shù)規(guī)范書以業(yè)主、承包方審定后的版本為準(zhǔn)(但雙方對最終版本協(xié)商的時間不能超過一周)。(4)1.1.7投標(biāo)文件的評審成立專家評標(biāo)委員會，對報投標(biāo)件進行評審。評審分為初步評審、詳細(xì)評審和綜合評審。我公司承諾在設(shè)備、材料招標(biāo)過程中對發(fā)出重大技術(shù)、商務(wù)澄清文件征求設(shè)計監(jiān)理與業(yè)主代表的意見，我公司在設(shè)備、材料招標(biāo)時邀請業(yè)主代表及監(jiān)理參與評標(biāo)，技術(shù)評標(biāo)委員會必須有設(shè)計監(jiān)理或業(yè)主人員兩名，商務(wù)評標(biāo)委員會必須有設(shè)計監(jiān)理或業(yè)主人員一名。1.1.8初步評審(1)評標(biāo)委員會的商務(wù)專家在閱讀投標(biāo)文件的基礎(chǔ)上，對投標(biāo)文件進行審查，檢查投標(biāo)文件是否對招標(biāo)文件做出了實質(zhì)性的響應(yīng)，投標(biāo)文件與招標(biāo)文件有無實質(zhì)性偏差，以確定其是否為有效的投標(biāo)文件。(2)初評的目的是篩出那些交貨期過長，價格顯然過高，報價內(nèi)容不符合要求或其他方面不能接受的報價。經(jīng)初評淘汰的報價不進入詳細(xì)的技術(shù)評審和商務(wù)評審。(3)經(jīng)過初評淘汰其中不能接受(包括廢標(biāo))的報價，然后按報價金額遞增排列，列出可以進入詳細(xì)技術(shù)評審和商務(wù)評審的廠商名單，即所謂“短名單”。(4)“短名單”經(jīng)項目采購經(jīng)理審查和項目經(jīng)理批準(zhǔn)后，即進入技術(shù)評審和商務(wù)評審，并將結(jié)果報業(yè)主審查。1.1.9詳細(xì)評價：分別進行技術(shù)評價、商務(wù)評價和報價計算。(1)技術(shù)評審i技術(shù)評審由設(shè)計部(即物資請購文件編制和提交的部門)負(fù)責(zé)進行，監(jiān)理和業(yè)主參加，通常由設(shè)計經(jīng)理負(fù)責(zé)組織進行。技術(shù)評審的主要內(nèi)容如下：·技術(shù)文件是否齊全和滿足要求?！ひ?guī)格性能是否滿足技術(shù)規(guī)范書的要求?！ぜ夹g(shù)經(jīng)濟指標(biāo)的先進性和合理性?！ぐ踩灾笜?biāo)。ii技術(shù)評審需填寫《技術(shù)評審表》。設(shè)計部在進行技術(shù)評審時，除評審表規(guī)定的項目外，還應(yīng)注意下列內(nèi)容的優(yōu)劣和特點：·效率?！す霉こ滔闹笜?biāo)?！?yōu)質(zhì)材料?！こd?！げ僮髻M用?！な酆蠓?wù)?！C械保證期?！ぷ罱K確認(rèn)圖紙交付日期?！ぴO(shè)計特點等。評標(biāo)委員會的技術(shù)專家、業(yè)主進行技術(shù)評審后，應(yīng)寫出書面評審意見。評審意見應(yīng)提出“優(yōu)先推薦”、“推薦”、或“不推薦”的結(jié)論。(2)商務(wù)評審i商務(wù)評審由項目采購部負(fù)責(zé)，由項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織進行。ii商務(wù)評審的主要內(nèi)容如下：·商務(wù)報價文件是否齊全和滿足要求?！ど虅?wù)報價中供貨范圍是否與價款組成相一致?！へ浳锱c技術(shù)文件的交付日期。·各種費用科目是否齊全、合理?！r款的支付條件。·交貨地點。(3)報價計算i報價計算由項目采購部負(fù)責(zé)，招標(biāo)代理或評標(biāo)委員會工作組執(zhí)行，由項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織進行。ii報價計算的主要內(nèi)容如下：·核對報價總表和報價分項表。·根據(jù)打分規(guī)則對報價進行計算評分。1.1.10綜合評審根據(jù)價格、技術(shù)、資質(zhì)、業(yè)績、財務(wù)、生產(chǎn)周期等情況，通過綜合評審，提出預(yù)中標(biāo)廠商順序(合格供貨廠商/分包商名單表)。(1)綜合評審由項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織，評標(biāo)工作組匯總技術(shù)、商務(wù)分?jǐn)?shù)和報價計算的結(jié)果。(2)對于技術(shù)評審被否定的報價，一般不再進行商務(wù)評審和綜合評審。(3)進行綜合評審時，除考慮和權(quán)衡技術(shù)評審和商務(wù)評審的推薦意見外，尚需綜合考慮各種可能影響選擇中標(biāo)廠商的潛在和間接因素，例如供貨廠商所在的國家和地區(qū)，距項目建設(shè)地點的距離，交貨日期風(fēng)險等。(4)當(dāng)技術(shù)評審意見和商務(wù)評審意見出現(xiàn)重大分歧時，應(yīng)提交項目經(jīng)理或公司主管經(jīng)理裁決，并將結(jié)果報業(yè)主。(5)綜合評審的結(jié)果，應(yīng)提出推薦的中標(biāo)廠商，以及替補中標(biāo)廠商的次序。1.1.11編寫評審報告評標(biāo)委員會負(fù)責(zé)編寫評審報告，內(nèi)容包括：評標(biāo)委員會人員組成情況；評審過程；資格審查(預(yù)審和復(fù)審)情況；主要技術(shù)性能數(shù)據(jù)、主要技術(shù)特點和技術(shù)評分表；投標(biāo)價格表、分項報價及商務(wù)評分表；中標(biāo)供貨廠商/分包商名單排列順序或推薦意見。按公司的相關(guān)管理規(guī)定，評審報告報項目經(jīng)理審核。1.1.12定標(biāo)根據(jù)公司《采購控制程序》、《設(shè)備招標(biāo)管理規(guī)定》及相關(guān)規(guī)定進行定標(biāo)控制。招標(biāo)結(jié)果應(yīng)報設(shè)計監(jiān)理審查，業(yè)主審批。業(yè)主有權(quán)對存在損害業(yè)主利益、項目目標(biāo)的招標(biāo)或采購文件條款和招標(biāo)結(jié)果進行否決。1.1.13中標(biāo)廠商談判在對報價文件嚴(yán)格評審的基礎(chǔ)上所推薦的中標(biāo)廠商經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由項目采購經(jīng)理負(fù)責(zé)組織與中標(biāo)廠商談判。談判主要內(nèi)容為：全面核對詢價、報價文件及技術(shù)說明；核對并落實評審過程中提出的各種問題；中標(biāo)廠商確認(rèn)完全了解并同意買方的意圖和要求；進一步明確供貨范圍及貨款的支付規(guī)定。在對上述問題雙方無異議時，即可向中標(biāo)廠商發(fā)出中標(biāo)通知書，確認(rèn)其中標(biāo)。當(dāng)雙方發(fā)生重大分歧，又不能取得一致時，則應(yīng)考慮取消中標(biāo)推薦，而推薦其他中標(biāo)廠商。對中標(biāo)廠商協(xié)調(diào)會要寫出會議紀(jì)要，可作為采購合同的附件，或者納入合同條款。1.1.14簽訂采購合同(1)在采購物資時，我公司須遵守業(yè)主認(rèn)可的規(guī)格要求、采購計劃和工程關(guān)鍵日期的安排。在未獲業(yè)主批準(zhǔn)之前，我公司不得替換任何材料。在業(yè)主選擇總包方建議的技術(shù)層面上可接受的制造廠(制造商)人選以外的其它制造廠(制造商)時，總包方