湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 公司簡介 湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計公司簡介湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司成立于2017年，注冊資本為200萬元人民幣，是一家專業(yè)生產世界知名品牌運動鞋的企業(yè)。該公司位于臨湘市五里街道千針村花園組107國道北邊。它的生產經營范圍包括帽、鞋、體育用品、皮革制品、服裝的制造及銷售，自營和代理各類商品及技術的進出口。目前公司的主要客戶有世界知名品牌——“FILA（斐樂）”、日本的“MIZUNO（美津濃）”，“背靠背”（Kappa)、冠軍、彪馬（PUMA），萬斯vans等。自成立以來，公司倡導“承諾實行、創(chuàng)新改革、客戶信任、誠信正直”四大核心價值觀，本著以人為本、公平公正的管理制度，形成了特有的企業(yè)文化。公司的組織結構圖具體如下圖1-1所示：圖1-1湘建鞋業(yè)有限責任有限公司組織架構圖公司管理費用支出情況湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司2018-2020年的管理費用支出情況，2020年發(fā)生管理費用240.82萬元，相比較去年同期的管理費用增長了37.15萬元，其中業(yè)務招待費支出增長6.31萬元，辦公費增長5.63萬元，差旅費增長13.13萬元。

表2-12018-2020年公司管理費用支出情況表單位：萬元項目2018年2019年2020年同比人工費用106.88115.4121.676.27業(yè)務招待費9.8212.5918.96.31勞務費1.351.561.690.13資產折舊攤銷費25.626.728.51.8辦公費5.489.6515.285.63差旅費11.7915.8128.9413.13車輛使用費5.66.26.50.3修理費3.674.515.891.38其他10.8511.2513.452.2合計181.04203.67240.8237.15公司管理費用報銷中存在的問題我在湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司實習期間，在裝訂憑證及與同事交流中，我認為公司在管理費用報銷中存在以下三個問題：3.1業(yè)務招待費支出隨意湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司在業(yè)務招待費的支出管理上規(guī)定較少，在列支項目和報銷標準上都沒有做出具體的規(guī)定，各部門發(fā)生業(yè)務招待費時都比較隨意性。主要體現在以下方面：在報銷業(yè)務招待費時，因為業(yè)務招待費界限不明，部分員工會在費用支出中夾雜著個人消費。其次，由于公司對于業(yè)務招待費沒有詳細的報銷標準，財務部門在審核時只要是業(yè)務招待費一律給予報銷，以至于2020年業(yè)務招待費較去年同期增長了6.31萬元。3.2辦公費監(jiān)管不到位（1）開支隨意。采購員購置辦公用品，只有辦公用品發(fā)票，無明細清單，數量一批，金額不詳，金額比較大。（2）辦公用品大量購買。采購員在購置時，對于一些日常的辦公用品，像書寫工具類、稿紙、辦公本簿等，均是大量購買，每個月多花費一定的金額，到年末累積起來也不是一個小數字。（3）虛假報銷辦公費。發(fā)票亂開、代開的現象也比較常見，把購買其他物品的發(fā)票開成辦公用品發(fā)票，把請客送禮等費用都以辦公費名義來報銷。還有許多非權限人員報銷辦公用品的現象。3.3差旅費管理制度不健全湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司2020年發(fā)生差旅費28.94萬元，較去年同期增長了13.13萬元。究其原因：第一，湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司差旅費報銷標準、報銷范圍未明確。許多員工利用這一點，在出差時，住宿選擇高檔酒店，乘坐交通工具超等級；報銷差旅費時，在其中列支私人費用，這都增加了差旅費的金額。第二，差旅費報銷審批手續(xù)不完整，報銷附件不齊全。出差人員報銷差旅費時沒有填寫出差申請單，沒有進行事前審核，出差的原因也不明，沒有相關通知和證明文件；并且報銷時票據不齊全，出差住宿費無相關憑證，直接按照住宿費的標準報銷。第三，單位領導審批隨意，財務人員審核時，不能做到嚴格把關。公司管理費用報銷審批流程優(yōu)化設計針對湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司管理費用報銷審批流程中出現的問題，我的建議如下：4.1業(yè)務招待費報銷審批流程優(yōu)化設計明確業(yè)務招待費報銷限額進一步明確業(yè)務費和招待費的具體明細和報銷標準。（1）業(yè)務費：為招待客戶提供的香煙、水果、飲料以及贈送客戶的紀念品等所花費的費用。圖4-1業(yè)務費報銷標準（2）招待費：只因工作需要招待有關人員發(fā)生的就餐費、旅游景點參觀費和交通費以及宴請客戶的酒水、煙及食品等費用，以及在辦理業(yè)務時為有關部門的員工提供的臨時膳食費用。圖4-2招待費報銷標準完善業(yè)務招待費報銷審批流程（1）加強業(yè)務招待費事前審批。由經辦人填制招待申請單，部門經理進行事前審核，認真核對具體招待內容，包括接待事由、接待人數、人員職務、地點以及預算金額等。最后，由總經理進行審核，審核通過，就可以進行接待。表4-3業(yè)務招待費申請審批流程（2）嚴把業(yè)務招待費事后報銷關。首先，經辦人填寫業(yè)務招待費報銷單，并準備好相關費用支出的原始憑證，其次，部門經理根據業(yè)務招待費的具體明細判斷該費用支出是否為業(yè)務招待費，審核該項費用支出的真實性、合理性。財務經理審核票據的合規(guī)性，最后總經理審批。對于一些違規(guī)列支招待費用的情況，一經查處，要追究當事人和相關負責人的責任。表4-4業(yè)務招待費報銷審批流程4.2辦公費報審批流程優(yōu)化設計4.2.1明確辦公費報銷限額財務人員根據各部門員工人數和使用頻率，來確定使用辦公費用的指標。按照各部門分類，制定月標準。表4-1辦公費報銷限額部門月均費用（元/月）總經理、副經理200采購部500銷售部400生產部200人事部500財務部7004.2.2完善辦公費報銷審批流程（1）事前加強采購計劃審批。為了合理控制費用支出，由采購部門在每月25日前收集各部門辦公用品需求情況進行統(tǒng)一匯總，并申請購買。部門經理仔細審核采購員匯總的辦公用品，審核內容主要包含：物品名稱、規(guī)格型號、數量、單價。最后，由總經理進行審批，審批通過，采購部門方可進行采購。（2）加強事中控制。在對辦公室用品進行采購時，應減少使用價值不高、必要性不大的設備。檢查是否存在非辦公室用品以辦公室用品的名義進行采購的現象。其他部門沒有得到上級批準，不能私自進行采購，如果有違反現象發(fā)生．則不予以報銷。（3）嚴格事后報銷審批。首先，報銷人整理報銷單據并填寫對應的費用報銷單，部門經理審核費用報銷單與相關原始憑證以及支付票據是否一致；采購的辦公用品是否與申請購買的辦公用品一致；發(fā)票金額是否在預算范圍內，若有超出金額，為必要辦公用品支出，則需填寫相應的申請，并由總經理批準后才可報銷；為必要性不大或者虛增報銷金額，均不予報銷。其次，財務經理對發(fā)票是否合規(guī)進行復核。最后，總經理進行審批，審批通過，方可到出納處報銷。4.3差旅費報銷審批流程優(yōu)化設計4.3.1明確差旅費報銷限額細化差旅費的報銷制度，規(guī)定每項與差旅費相關的報銷限額。按乘坐交通工具的不同對城市間交通費進行憑票報銷。按照住宿費的標準限額憑發(fā)票據實報銷。按出差目的地的不同對伙食補助費進行憑票報銷。按報銷標準對市內交通費進行報銷。會議費，對方安排食宿或交納會務費的，按照規(guī)定進行補助。差旅費不按照公司規(guī)定開支的，超支部分由個人自理。當年度的發(fā)票只能當年度報銷完，逾期不予報銷。表4-2差旅費報銷限額費用類別報銷標準城市間交通費部門主管以上：飛機頭等艙、火車、高鐵商務座，憑票報銷其他職員：飛機經濟艙、火車、高鐵二等座，憑票報銷住宿費經濟特區(qū)、直轄市：200元以下、150元以下，憑票報銷其他地區(qū)：不超過100元，憑票報銷伙食補助費省會城市、直轄市每人每天120元，其他地區(qū)每人每天100元市內交通費按出差天數計算，每人每天80元會議費按補助標準的50%補助4.3.2完善差旅費報銷審批流程（1）建立差旅費的事前審批。首先，出差人員對各項出差費用的支出進行合理地預算估計，并根據預算填寫出差申請單。由部門經理對申請單進行審核，審核內容包括：出差事由、出差起止日期、出差人員、出差目的地、經費預算、交通工具，內容屬實，則在申請單上簽好字。最后，由總經理進行審批，審批通過，方可出差。圖4-5差旅費申請審批流程（2）事后加強差旅費的審批。在進行報銷時，需具備齊全的支出憑證，并經核對后，方可予以報銷。根據原始憑證，嚴格按照管理費用報銷制度的規(guī)定，審核住宿發(fā)票，來確保是否為出差地住宿、住宿時間是否與出差時間一致、住宿金額是否超過標準；報銷餐費必須提供相關的支付依據，支付時間是否與出差時間一致。通過對原始憑證的審核，來杜絕虛假報銷，減少差旅費的支出。圖4-6差旅費報銷審批流程加強對差旅費管理制度的學習。領導應該帶頭學習，以身作則；財務人員要明確到自己的工作職責，提高自身職業(yè)道德水平，擺正對待工作的態(tài)度，嚴格按照制度對原始票據進行審核，減少在這方面給企業(yè)帶來的經濟損失。小結湖南湘建鞋業(yè)有限責任公司管理費用報銷審批流程中存在的問題主要有三點：業(yè)務招待費支出隨意、辦公費監(jiān)管不到位、差旅費管理制度不健全。針對這些問題，我的建議是：進一步明確業(yè)務招待費的具體明細和報銷標準，優(yōu)化審批流程；對于辦公費，根據各部門分類，制定月標準，事前加強采購計劃審批，事中進行合理控制，嚴格事后報銷審批；對于差旅費，需要細化差旅費的報銷制度，制定報銷標準，建立規(guī)范的報銷審批流程，加強對差旅費管理制度的學習。通過以上的管理費用報銷優(yōu)化，可以有效地降低企業(yè)的成本支出，提高企業(yè)管理費用報銷的工作效率，促進企業(yè)更加健康快速的發(fā)展。

參考資料[1]陳維